Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 1Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42 Konzept der Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm - überarbeitet durch Personalentwicklung Abteilung 42 -

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 2 1.Um was geht es? 2.Darstellung des grundsätzlichen Konzeptes 3.Weitere Infos/FAQ, Inhalt Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 3  Sowohl im Rahmen der Veränderungswerkstatt als auch in nachfolgenden Gesprächen wurde das Konzept der Hospitanzen immer wieder thematisiert.  Nach diesem Konzept sollen MitarbeiterInnen aus der zentralen Verwaltung in Bereichen der dezentralen Verwaltung oder im Bereich der Wissenschaft „hospitieren“, d.h. diese für einen gewissen Zeitraum besuchen.  Der/die Hospitierende soll dabei die Arbeit des anderen Bereiches kennenlernen oder begutachten bzw. arbeitet selbst probeweise mit. 1. Um was geht es? (1/2) Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 4  Sinn und Zweck der Maßnahme ist ein Perspektivwechsel. Eine Hospitation ermöglicht einen Blick „über den Tellerrand“ sowie die Entwicklung eines besseren Verständnisses für die Arbeit des jeweils anderen Bereiches, um ein besseres Zusammenarbeiten zwischen zentraler Verwaltung und den Wissenschaftsbereichen zu erlangen.  Ein entsprechender „Gegenbesuch“ des/r MitarbeiterIn aus der dezentralen Verwaltung oder der Wissenschaft in der zentralen Verwaltung ist ebenfalls Bestandteil des Konzeptes. 1. Um was geht es? (2/2) Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 5 2. Darstellung des grundsätzlichen Konzeptes (1/2) Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42 Die Hospitationen erfolgen von MitarbeiterInnen aus der zentralen Verwaltung in einem entsprechenden Bereich der dezentralen Verwaltung oder der Wissenschaft sowie vice versa. Vorstellung des Konzeptes der Hospitationen in der VK/Dekanate-Runde Abfrage in den jeweiligen Dezernaten und Stabsstellen nach Bedarfen für Hospitationen Interessierte melden sich bei Abteilung 42 unter Angabe des Hospitationszeitraumes und des gewünschten Hospitationsbereiches Abteilung 42 unterstützt InteressentInnen durch konzeptionelle Informationen (Rahmen- bedingungen der Hospitation, Hospitations- vereinbarung, Feedbackbogen). InteressentInnen organisieren ihre Stage weitgehend selbständig, bei Bedarf Unterstützung durch PE 42. Die vereinbarten Hospitationen werden durchgeführt Nach Abschluss der Hos- pitationsmaßnahme kehrt der /die MitarbeiterIn an den ursprünglichen Arbeitsplatz zurück Die Hospitationsvereinbarung liegt PE 42 von MitarbeiterIn, Vorgesetztem/r und Vorge- setzter/m d. Hospitations- bereiches unterschrieben vor 5 Der/die HospitantIn füllt den standardisierten Feedbackbogen aus und übersendet ihn an Abteilung 42 8 Die Maßnahme wird von A42 evaluiert und ggf. für das Jahr 2017 angepasst. 9

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 6 3. Weitere Infos/FAQ (1) Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42 1 ) Zielgruppe beschränkt auf zentrale/dezentrale Verwaltungs-MA oder erweiterbar auf Wissenschaft? Alle Bereiche der UzK, Wissenschaft wie Verwaltung und Technik, werden in das Programm einbezogen. 2 ) Zeitraum? Wann ist ein geeigneter Zeitpunkt, um die Testphase zu beenden und eine Bewertung/Evaluation durchzuführen? Welche Faktoren sind zu beachten (bspw. MAG) 2016: , um die Evaluationsergebnisse in die folgenden Mitarbeitergespräche einfließen lassen zu können. 2017: Abhängig von der Evaluation wird ggf. Zeitrahmen neu definiert.

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 7Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42 3 ) Dauer? 2016: Mindestens 3 Tage; 2017: Abhängig von der Evaluation wird ggf. Zeitrahmen neu definiert. 4 ) Wann soll Wiederholung stattfinden? Soll es eine Verstetigung geben? Wiederholung und Verstetigung sind denkbar und können nach Abschluss der Evaluation diskutiert werden. Wichtig: Berücksichtigung Personalkapazitäten Abt. 42/PE. 5 ) Erfolgsmessung: Wie wird festgestellt, dass sich „Hospitationen bewähren“ ? Durch die Einführung der Hospitationsvereinbarung und Evaluation der Maßnahmen mittels eines Fragebogens können Optimierungspotenziale festgestellt werden. 6 ) Organisatorische Einbettung der Hospitationsvereinbarung: Müssen diese von D4 + PR abgezeichnet werden (Prozess wie bei interner Weiterbildung)? Rein bilaterale Vereinbarung zwischen entsendender und aufnehmender Abteilung; Begleitung durch Abt. 42/PE. 3. Weitere Infos/FAQ (2)

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 8Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung 42 7 ) Wonach richtet sich, wer in der aufnehmenden Abteilung Vorgesetzte/r ist? (z.B. bei mehreren Stationen innerhalb eines Dezernats) Der/dieVorgesetzte/r des/der Ansprechpartner/in der jeweiligen Hospitationsstation ist auch für den Gast verantwortlich. 8 ) Verbindlichkeit: Nutzung Hospitationsvereinbarung? Ja, verbindliche Vereinbarung zwischen MA und FK unter Einbindung/Info an Abt. 42/PE. 9 ) Gibt es für die konkrete Gestaltung der Hospitationsmaßnahme Vorgaben oder können diese frei ausgehandelt werden? Einzige Vorgabe ist die Hospitationsvereinbarung, in der Zielsetzungen zu vereinbaren sind. Entsprechend diesen Zielen soll die Hospitationsmaßnahme ausgestaltet werden. 10 ) Gibt es eine offizielle Abordnung für die Zeit der Hospitationsmaßnahme? Nicht notwendig, solange Hospitation in Köln stattfindet (Info von Frau von Lovenberg). 3. Weitere Infos/FAQ (3)

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 9Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung ) Wie erfolgt die Zeiterfassung während der Dauer der Hospitation? Analog Telearbeit: Zeitnachweis wird vom eigenen Vorgesetzten rückwirkend bewilligt. 12 ) Wird der Mehraufwand für die Betreuung des Hospitierenden in einer geeigneten Weise ausgeglichen? Nein, da es sich um eine auf Gegenseitigkeit basierende Maßnahme handelt: Eine Seite betreut, die andere Seite zeigt ihr Interesse und ihre Wertschätzung für die Arbeit des/der anderen. Außerdem steht es dem/der Betreuenden frei, selber im Gegenzug eine Hospitation durchzuführen, was im Sinne des angestrebten Perspektivwechsels steht. 13 ) Kann ein MA auch in einem Bereich hospitieren, der derzeit nichts mit seinem derzeitigen Aufgabengebiet zu tun hat? Ja, wenn MA und FK dieses als sinnvoll für die Personalentwicklung des/der Hospitanten erachten und der/die MA bspw. überlegt, in diesen Bereich zu wechseln. Ebenso kann es für das Team/die Abteilung sinnvoll sein, die Arbeitsweise eines anderen Bereiches kennenzulernen, mit dem es Schnittstellen gibt oder zukünftig geben wird. 3. Weitere Infos/FAQ (4)

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 10Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung ) Muss der Gegenbesuch zwingend in dem Verwaltungsbereich des ursprünglichen Hospitierenden erfolgen oder darf auch ein anderer Bereich gewählt werden? Die Bereiche dürfen frei nach individuellem Bedarf und eigenem Einsatzgebiet gewählt werden. 15 ) Wie ist sichergestellt, dass während der Hospitation die eigentliche Arbeit des Hospitierenden erledigt wird? Im Rahmen der Vorgespräche mit dem eigenen Vorgesetzten zur Vorbereitung der Hospitation werden die internen Kapazitäten besprochen und geplant. 16 ) Ist es sinnvoll/gewünscht, die Hospitationen mit der Personalentwicklung zu verknüpfen? Ja, die Hospitationsmaßnahme ist möglichst im Gesamtkontext der Entwicklung des jeweiligen MA und des eigenen Bereiches zu betrachten und bspw. im Mitarbeitergespräch zu thematisieren. 3. Weitere Infos/FAQ (5)

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 11Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung ) Unterstützung durch Abt. 42/PE 2016: Konzeptionelle Unterstützung durch Abt. 42/PE (Rahmenbedingungen, Instrumente, Evaluation); TN organisiert seine Hospitationsstationen (Ansprechpartner) und Termine selbst; Anfragen an bislang nicht teilnehmende Stationen werden im Einzelfall behandelt. 18 ) Wie wird verfahren, wenn der Vorgesetzte den Hospitationswunsch ablehnt? Abt. 42/PE hält die abgelehnten Fälle für die Evaluation fest und lässt sie in das Gesamtergebnis einfließen. Im akuten Fall versucht der/die MA ein erneutes Gespräch mit seiner/ihrer Führungskraft und/oder dem nächst höheren Vorgesetzten zu initiieren. Die Begründung fließt in den Evaluationsbogen ein (-> alle InteressentInnen werden zur Evaluation befragt, nicht nur die, die die Hospitation durchgeführt haben). 3. Weitere Infos/FAQ (6)

Universit ä t zu K ö ln Der Kanzler Folie: 12Konzept Hospitationen Programmsteuerungsgruppe Veränderungsprogramm / Personalentwicklung Abteilung ) Wie wird verfahren, wenn der/die Interessent/-in nicht im gewünschten Bereich hospitieren darf? InteressentInnen werden aufgefordert sich einen alternativen Einsatzbereich zu suchen. A. Böhnke aus der Abt. 42/PE unterstützt bei Bedarf und hält im Rahmen der Evaluation fest, ob es einzelne Bereiche, gibt, die kategorisch Hospitationen ablehnen. Dieses ist dann unter Einbindung von OE für 2017 zu erörtern und eine Lösung zu erarbeiten. 20 ) Kommunikationsmaßnahmen: Start der Hospitationen / Kommunikation der Erfolge (MitUns)? 2016: Kommunikation gemäß Konzept. Zentrale Verwaltung ist informiert, VK/Dekane- Runde wird am erneute eingebunden, um eine flächendeckende Information an alle potentiellen Interessenten zu erreichen sollen weitere dezentrale Bereiche eingebunden werden. 3. Weitere Infos/FAQ (7)