Technische Themenaspekte  Open Archival Information System (OAIS) – Vorstellung des Referenzmodelles für Langzeitarchivierung Dr. Andreas Rauber, Technische Universität Wien, Department of Software Technology and Interactive Systems  Langzeitarchivierung - Was kostet es, nichts zu tun? und was wird getan? Dr. Ross King, Austrian Research Center (ARC), Research Studio Digital Memory Engineering

Open Archival Information System (OAIS) - Vorstellung des Referenz- modells für Langzeitarchivierung Ao.univ.Prof. Andreas Rauber Technische Universität Wien Institut für Softwaretechnik und Interaktive Systeme

Langzeitarchivierung – Was kostet es, nichts zu tun? und was wird getan? Dr. Ross King Austrian Research Centers Research Studio Digital Memory Engineering

Wien, 18. April 2007 Folie 4 Outline  Introduction  Digital Preservation: What is at stake? –or, what is the price of inaction?  Some Relevant Research Projects –DPE –CASPAR –PLANETS

Wien, 18. April 2007 Folie 5 Introduction Digital Preservation: Hardware vs. Software  Hardware: Digital Media –Hard drives, discs, tapes...  Software: Formats and Applications –MS Word 95, Flash, Quicktime, SMIL this talk is about “Software Preservation”

Wien, 18. April 2007 Folie 6 Langzeitarchivierung: w as kostet es, nichts zu tun?

Wien, 18. April 2007 Folie 7 Digital Preservation: What is at stake?  Sources: –M.K. Bergman, “Untapped Assets: The $3 Trillion Value of U.S. Enterprise Documents,” BrightPlanet Corporation White Paper, July 2005, 42 pp. –Lyman, Peter and Hal R. Varian, "How Much Information", Retrieved from on

Wien, 18. April 2007 Folie 8 Digital Preservation: What is at stake?  How many documents are produced? –Bergman estimates that 10 billion new documents per year are being produced in the United States. Let us conservatively assume that Europe produces half as many, or 5 billion documents per year.  What fraction of documents are worth archiving? –Lyman et. al. estimate a lower limit of 2% of documents that are worth archiving one year or more. N p = per year f A = 0,02

Wien, 18. April 2007 Folie 9 Digital Preservation: What is at stake?  What fraction of document formats are in danger? –Assuming that format obsolescence is the dominant factor (rather than media obsolescence) since most documents today are produced using proprietary (i.e. Microsoft) formats. According to Bergmann, nearly 70% of archiveable documents are produced using Microsoft formats.  When are these documents likely to be in danger? –Assume an approximate format lifetime of 10 years. f D = 0,66 L D = 10 years

Wien, 18. April 2007 Folie 10 Digital Preservation: What is at stake?  What is the average "half-life" of an archived document? –Assume that archived documents lose their value based on an exponential decay model. Given this assumption, the question is, how long does it take before half of archived documents loose their value? λ D = 2 years

Wien, 18. April 2007 Folie 11 Digital Preservation: What is at stake?  What is the commercial value of an archived document? –Bergman suggests that the cost of producing documents is, on average, about 300 Euro per document. –However, note that documents that are worth archiving (for example, patentable material) are worth considerably more than their mere production costs, so this is a quite conservative estimate. V D = 300 €

Wien, 18. April 2007 Folie 12 Digital Preservation: What is at stake?  Let’s calculate: T = N p x f A x f D x V D x exp - ( ln 2 ) L D / λ D = € / year

Wien, 18. April 2007 Folie 13 Langzeitarchivierung: w as wird getan?

Wien, 18. April 2007 Folie 14 Research Projects: DPE Digital Preservation Europe  Project instrument: FP6 Coordination Action, 5. IST Call –under “Technology-enhanced learning and access to cultural heritage”  Consortium: 9 organisations from 8 countries  Duration: 36 months (April 2006 – March 2009)  Budget: 1.45 Million Euro  Goals: –To foster collaboration and synergies among on-going projects and existing initiatives across the European Research Area and worldwide. –To raise up awareness on, and the criticality of, digital preservation challenges and to help policymakers, professionals and citizens in recognising the central role of digital preservation issues and the need for action in this field. –To create a coherent platform for proactive cooperation, collaboration, exchange and dissemination of research results and experience in the preservation of digital objects. –To increase prevalence of preservation services and their viability and accountability. –To improve awareness, skills and available resources.

Wien, 18. April 2007 Folie 15 Research Projects: DPE Digital Preservation Europe   Lead: Seamus Ross (HATII)

Wien, 18. April 2007 Folie 16 Research Projects: CASPAR Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval  Project instrument: FP6 Integrated Project, 5. IST Call –under “Technology-enhanced learning and access to cultural heritage”  Consortium: 17 organisations from 6 countries  Duration: 48 months (April 2006 – March 2010)  Budget: 15 Million Euro  Goals: –CASPAR methodology: to lay the foundation for all future preservation activities –CASPAR components : to create key advanced components to use in all the preservation activities –CASPAR framework : to create the long-term autonomous system to support all the preservation activities –CASPAR testbeds: to demonstrate the validity of the CASPAR framework with heterogeneous data and a variety of innovative applications

Wien, 18. April 2007 Folie 17 Research Projects: CASPAR Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval CASPAR Testbeds: –Cultural: UNESCO –Performing Arts: INA, IRCAM –Scientific: ESA and CCLRC  Complex, multi-source, multifaceted data  Many common preservation, evaluation, and validation issues  Some specific requirements on preservation (technical, delivery, legal)

Wien, 18. April 2007 Folie 18 Research Projects: CASPAR Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval OAIS Reference Model Implementation

Wien, 18. April 2007 Folie 19 Research Projects: CASPAR Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval   Lead: David Giaretta (CCLRC)

Wien, 18. April 2007 Folie 20 Research Projects: PLANETS Permanent Long-term Access through NETworked Services  Project instrument: FP6 Integrated Project, 5. IST Call –under “Technology-enhanced learning and access to cultural heritage”  Consortium: 16 organisations from 7 countries  Duration: 48 months (June 2006 – May 2010)  Budget: 14 Million Euro  Goals: –Increase Europe’s ability to ensure long-term access to its cultural and scientific heritage Improve decision-making about long term preservation Control the costs of preservation actions through increased automation, scaleable infrastructure –Build practical solutions for Software Preservation Integrate existing expertise, designs and tools Share and build

Wien, 18. April 2007 Folie 21 Research Projects: PLANETS Permanent Long-term Access through NETworked Services  PLANETS Sub-projects –Preservation Action tools for migration, emulation, ? –Preservation Characterization tools for characterization, validation –Preservation Planning tools for estimating risks, costs, and for developing strategies –PLANETS Testbed documented, reproducible preservation experiments –Interoperability Framework automated deployment, test, and processing infrastructure

Wien, 18. April 2007 Folie 22 Research Projects: PLANETS Permanent Long-term Access through NETworked Services

Wien, 18. April 2007 Folie 23 Research Projects: PLANETS Permanent Long-term Access through NETworked Services   Lead: Adam Farquhar (British Library)

Wien, 18. April 2007 Folie 24 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Dr. Ross King Research Studio Digital Memory Engineering Thurngasse 8/20 A-1090 Wien Tel:0043-(01)

„digLAimBund“ - Die österreichische Lösung: Archivierung von digitalen Verwaltungsinformationen  Der elektronische Akt im Österreichischen Staatsarchiv Dr. Manfred Fink, Österreichisches Staatsarchiv  Digitale Langzeitarchivierung technisch betrachtet DI Michael Freitter, Bundeskanzleramt  Digitale Langzeitarchivierung im sichersten Datentresor Europas HR Christian Schlegl, Bundeskanzleramt

Der elektronische Akt im Österreichischen Staatsarchiv Dr. Manfred Fink, Österreichisches Staatsarchiv

 Archivierung von Verwaltungsschriftgut (Akten) des Bundes (Bundesministerien, Bundesämter)  Bundesarchivgesetz 2000  Kernaufgaben (Prozesse) –Sichern (Bewertung, Übernahme, Schutz) –Erhalten (Lagerung, Restaurierung) –Vermitteln (Öffentlichkeit) Österreichisches Staatsarchiv (ÖStA)

ELAK–Archivierungsprozesse im ÖStA H1Übernahme und Klassifikation H2.DstArchivgut abrufen durch abgebende Dienststelle H2.BArchivgut abrufen durch Benutzer (z.B. Wissenschaftler, Bürger)

Prozess H1 – Übernahme und Klassifikation [H1.05] Klassifizierung bestimmen und eventuell korrigieren [H1.05] Klassifizierung bestimmen und eventuell korrigieren [H1.08] Findmittel für SCOPE und EDIAKT Paketen extrahieren [H1.08] Findmittel für SCOPE und EDIAKT Paketen extrahieren [H1.09] EDIAKT Pakete im Langzeitarchiv speichern [H1.09] EDIAKT Pakete im Langzeitarchiv speichern [H1.06] EDIAKT Pakete für archivwürdige Akten erzeugen [H1.06] EDIAKT Pakete für archivwürdige Akten erzeugen [H1.07] Aufzeichnungen aus EiB Kontrolliert vernichten [H1.07] Aufzeichnungen aus EiB Kontrolliert vernichten Aufzeichnungen/Gegenstände archivieren Schutzfrist ist abgelaufen Aufzeichnungen können freigegeben werden Kontrolliert vernichten abgeschlossen Abgebende Dienststelle

Prozess H2.Dst – Archivgut abrufen durch abgebende Dienststelle

Prozess H2.B – Archivgut abrufen durch Benutzer (z.B. Wissenschaftler, Bürger)

ÖStA / Digitales Langzeitarchiv  digLA als österreichisches Referenzmodell  Faktor “Kosten”  Kostenteilung und Synergien durch  Kooperationen  Partnerschaften  Österreichisches Staatsarchiv als Dienstleister  z.B. für kommunale Einrichtungen oder Private

Dr. Manfred Fink Österreichisches Staatsarchiv Nottendorfergasse 2 A-1030 Wien Tel.: +43 (01) –250 (DW) Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

Digitale Langzeitarchivierung technisch betrachtet DI Michael Freitter, Bundeskanzleramt

Wien, 18. April 2007 Folie 35 Agenda  Speicherformate  Speicherung / Zugriff  Datenmigration  Datenquellen

Wien, 18. April 2007 Folie 36 Agenda  Speicherformate  Speicherung / Zugriff  Datenmigration  Datenquellen

Wien, 18. April 2007 Folie 37 Speicherformate PDF/A ISO-Standard ISO/CD „Document management – Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF (PDF/A)“ EDIAKT II BLSG Empfehlung; siehe Mailingliste:

Wien, 18. April 2007 Folie 38 Verwaltungsbegriffe Akt

Wien, 18. April 2007 Folie 39 Einheitliches Austauschformat für Verwaltungsinformationen

Wien, 18. April 2007 Folie 40 Inhalte Metadaten Prozessdaten Inhaltsdaten Fachdaten EDIAKT – XML Paket Empfänger Sender

Wien, 18. April 2007 Folie 41 EDIAKT Viewer

Wien, 18. April 2007 Folie 42 EDIAKT Creator EDIAKT Creator Modul Fach- applikation

Wien, 18. April 2007 Folie 43 Agenda  Speicherformate  Speicherung / Zugriff  Datenmigration  Datenquellen

Wien, 18. April 2007 Folie 44 Konkretisierung für den Bund Österreichisches Staatsarchiv St. Johann Bundesministerien

Wien, 18. April 2007 Folie 45 Technischer Hintergrund Österreichisches Staatsarchiv St. Johann Bundesministerien

Wien, 18. April 2007 Folie 46 Mehrere Quellen St. Johann Bund Bundesländer Europäische Union

Wien, 18. April 2007 Folie 47 Mandantenfähig Bundesministerium Bibliothek Archiv digitales Langzeitarchiv

Wien, 18. April 2007 Folie 48 Zugriffsprofile auf das digLA Kunde Informationslieferant Referent des Archivs / der Bibliothek

Wien, 18. April 2007 Folie 49 Agenda  Speicherformate  Speicherung / Zugriff  Datenmigration  Datenquellen

Wien, 18. April 2007 Folie 50 Migrationspfad Zeit PDF/A EDIAKT II heute2020 PDF/ X ? EDIAKT III ?

Wien, 18. April 2007 Folie 51 Agenda  Speicherformate  Speicherung / Zugriff  Datenmigration  Datenquellen

Wien, 18. April 2007 Folie 52 Welche Daten? Fach- anwendungen KISELAK

Wien, 18. April 2007 Folie 53 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! DI Michael M. FREITTER

Digitale Langzeitarchivierung im sichersten Datentresor Europas HR Christian Schlegl, Bundeskanzleramt

Wien, 18. April 2007 Folie 55 Aufgabenbereiche Technische Infrastruktur St. Johann  Betrieb des Rechenzentrums BKA für: – RIS: Rechtsinformationssystem des Bundes – e-Recht: elektronischer Rechtserzeugungsprozess – sowie sämtlicher Intranet- und Internetangebote  Betrieb des Zentralen Ausweichrechenzentrums der Republik Österreich  Business Continuity Site für SIS II, VIS und BMS der Europäischen Kommission  Datenarchivierung für Bundesministerien

Wien, 18. April 2007 Folie 56

Wien, 18. April 2007 Folie 57 Digitale Langzeitarchivierung

Wien, 18. April 2007 Folie 58 Herausforderungen  Rechtliche Aufbewahrungspflichten  Sicherstellung der Verfügbarkeit sensitiver Informationen  Viele verstreute Ablageorte  Kosten eines traditionellen Archives (Raum, Transport)  Zeitaufwendige und kostenintensive Dokumentenbeschaffung  Wesentliche, entscheidungsrelevante Informationen stehen nicht im direktem Zugriff  Informationen nicht aktuell bzw. unvollständig

Wien, 18. April 2007 Folie 59 Anforderungen Archivsystem  Umfassende und integrierte Unterstützung der digitalen Informationsverarbeitung (Aufnahme, Speicherung, Management, Verteilung, sichere Langzeitarchivierung)  Ablageort für Dokumente unterschiedlichster Herkunft/Formate – von digitalisierten Bildern, Fax, Office-Dateien, s, etc.  Zusätzliche revisionssichere Archivierung auf externen kostengünstigen Speichermedien (WORM Magnetband)  Schutz von Inhalten durch Berechtigungsmanagement, Mandantenfähigkeit  Einfache Recherche oder universelle Suchfunktionen  Verfügbarkeit auf allen gängigen Plattformen/ Speichereinheiten für optimale Skalierbarkeit  Möglichkeit des Archivierens an mehreren Standorten (Replika)  Zertifizierte Archivierung auf Basis von Standards (OAIS)  Bewährte Lösung mit langfristiger Nutzbarkeit

Wien, 18. April 2007 Folie 60 Bundesarchive Österreichisches Staatsarchiv Parlament Oberste Gerichte Verfassungsgerichtshof Verwaltungsgerichtshof Oberster Gerichtshof Bundesdenkmalamt Bundesmuseen Museum für angewandte Kunst (MAK) Technisches Museum Wien mit österreichischer Mediathek Albertina Österreichische Nationalbibliothek Bundespolizeidirektion Landesarchive Burgenländisches Landesarchiv Kärntner Landesarchiv Niederösterreichisches Landesarchiv Oberösterreichisches Landesarchiv Salzburger Landesarchiv Steiermärkisches Landesarchiv Tiroler Landesarchiv Vorarlberger Landesarchiv Wiener Stadt- und Landesarchiv Stadt- und Kommunalarchive Stadtarchiv Klosterneuburg Archiv der Marktgemeinde Perchtoldsdorf Stadtarchiv Zwettl Kirchen-Archive Österreichische Bischofskonferenz. Diözese Eisenstadt. Diözese Feldkirch. Diözese Graz Seckau. Diözese Gurk. Diözese Linz. Diözese Innsbruck. Archiv der Erzdiözese Salzburg. Diözese St. Pölten. Erzdiözese Wien. Benediktinerstift Altenburg. Stiftsarchiv Geras. Stiftsarchiv Göttweig. Stiftsarchiv Heiligenkreuz. Kammer-Archive Bundeskammer für Arbeiter und Angestellte. AK Burgenland. AK Kärtnen. AK Niederösterreich. AK Oberösterreich. AK Salzburg. AK Steiermark. AK Tirol. AK Vorarlberg. AK Wien Quelle: Archivregister

Wien, 18. April 2007 Folie 61 Quelle: Bundesarchive Österreichisches Staatsarchiv Parlament Oberste Gerichte Verfassungsgerichtshof Verwaltungsgerichtshof Oberster Gerichtshof Bundesdenkmalamt Bundesmuseen Museum für angew. Kunst (MAK) Technisches Museum Wien Albertina Österreichische Nationalbibliothek Bundespolizeidirektion Landesarchive Wiener Stadt- und Landesarchiv

Wien, 18. April 2007 Folie 62 Zentraler und gesicherter Standort maximaler Schutz gegen physischen und logischen Datenverlust Shared Infrastruktur Gesicherte Abläufe Langzeit-Archiv Kopie der aktiven Ressort-Archive Laufender/professioneller Technologie-Austausch

Wien, 18. April 2007 Folie 63 Zusätzliche Vorteile des Standortes  befindet sich in einem militärischen Hochsicherheitsbereich  damit verbunden ein extrem hoher Objekt- und Personenschutz  Höchste Redundanzen bei Infrastruktur (Klima, Energieversorgung, USV etc.)  Zero – Risk - Umgebung

Wien, 18. April 2007 Folie 64 ONLINE META-DATEN Hierarchische Struktur Lokation-1 Lokation-2

Wien, 18. April 2007 Folie 65 Archivpool WRITE READ Gesicherte Aufnahme ins Archiv Lokation-1 Lokation-2

Wien, 18. April 2007 Folie 66 Zeit Datenmenge Technik-Zyklen

Wien, 18. April 2007 Folie 67 Staats-Archiv Bundes-Archive Länder-Archive  Physische Sicherheit –Gesicherte Lokation –Doppelspeicherung Primär: im Datentresor Sekundär: in Sekundärlokation  Betriebsführung –Archivsystem –Infrastruktur  Technologie-Austausch –Primär:Permanent parallel zur Nutzung –Sekundär:Permanent parallel zur Nutzung  Physische Sicherheit –Gesicherte Lokation –Doppelspeicherung Primär: im Ressort Sekundär: Replika im Datentresor  Betriebsführung –Infrastruktur (Replika)  Technologie-Austausch –Primär:Permanent Nutzung –Sekundär: Permanent parallel zur Nutzung

Wien, 18. April 2007 Folie 68 „Electronic Archives are the Memory of the Information Society.“ the Memory of the Information Society.“ Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft (bis 2004)

Begrüßung der Diskussionsteilnehmer/in SC Dr. Manfred Matzka, Bundeskanzleramt, GD Dr. Lorenz Mikoletzky, Österreichisches Staatsarchiv und GD Dr. Johanna Rachinger, Österreichische Nationalbibliothek

Zusammenfassung und Ausblick SC Dr. Manfred Matzka, Bundeskanzleramt

Podiumsdiskussion Zurück in die Zukunft – Aktuelle Herausforderungen und Perspektiven der digitalen Langzeitarchivierung

Wien, 18. April 2007 Folie 72 Weitere Informationen sowie die Dokumentation zum Symposium … finden Sie in einigen Tagen unter: Kontaktdaten der Veranstalter:  Bundeskanzleramt Österreich, IKT-Strategie des BundesBallhausplatz 2, 1014 Wien, Telefon: (+43)  Österreichisches StaatsarchivNottendorfer Gasse 2, 1030 Wien Telefon:(+43)  Österreichische NationalbibliothekJosefsplatz 1, Postfach 308, A-1015 Wien, Telefon: (+43 1) ,

Das war das … Symposium „Digitale Langzeitarchivierung“ Digitale Informationen nutzen und sicher auf diese zugreifen – auch in 200 Jahren!? 18. April 2007 Herzlichen Dank!