Einführung in Projektmanagement und Projektierung Aufgabenstellung Zielsetzung Durchführung Beurteilungskriterien

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Im Projektmanagement unterscheidet man zwischen linearen gemischten gruppenorientierten Projekten. In diesem Beispiel handelt es sich um eine gruppenorientierte Arbeit, d.h. ein Zentrum – Projektleiter – und die darunter liegenden Ebenen – Abteilungsleiter – sind weisungsbefugt gegenüber ihren Einsatztruppen. Die Organisation und Koordination liegt komplett bei dieser Einsatzleitung.

Projekt- leiter Abteilungs- leiter Abteilungs- leiter Abteilungs- leiter Arbeits- truppe Arbeits- truppe Arbeits- truppe

Die Koordination erfolgt zweckmäßigerweise über ein Pflichtenheft bwz. vorgefertigte Arbeitsaufträge, die von der Projektleitung erstellt werden müssen. Das Pflichtenheft bzw. die Arbeitsaufträge dienen als Arbeitsnachweis und müssen „gegen gezeichnet“ werden. Bei Bedarf muss eine Kopie des Arbeitsnachweises erstellt werden. Um die Ressource „Arbeitstruppe“ vollständig zu nutzen, muss die Projektleitung den Arbeitsumfang in Teilaufträge splitten und die zeitliche Aufeinanderfolge dieser Teilaufträge möglichst genau planen ( Projektierung ). Sie muss dafür sorgen, dass die Planziele erreicht werden. Man spricht von einem „Meilensteinplan“ und arbeitet mit einer zeitlich orientierten Projektmappe.

Damit ergeben sie für die Gruppe jetzt folgende Aufgaben: Zielvorstellung erarbeiten Brain storming – alle bringen ihre Vorstellungen ein und es muss ein einheitliches Konzept gefunden werden, bevor irgend etwas Anderes in Angriff genommen wird. Von besonderer Bedeutung ist dabei die klare Definition einer Zielvorstellung: am Ende des Projektes muss ein „Produkt“ vorzeigbar sein ! Darüber hinaus soll in dieser Phase auch eine erste Version der Aufgabenliste erstellt werden ( Kreativität ). Konkrete Fragestellung: Welche Teilaufgaben ergeben sich auf dem Weg zum Produkt in welcher Reihenfolge und in welchem Umfang Überprüfung: Lässt sich diese Vorstellung mit den vorhandenen Ressourcen ( Zeit, Personal, Material, Abhängigkeit von externen Bedingungen überhaupt realisieren ? )

Projektleiter, Abteilungsleiter, Arbeitstruppen einteilen Projektleiter und Abteilungsleiter beginnen sofort damit, die Arbeitstruppen mit ersten Aufträgen zu versorgen – in dieser Phase handelt es sich naturgemäß zuerst einmal noch um vorbereitende Tätigkeiten, die der Projektplanung zu arbeiten. Beispiele: Material sammeln, Anlaufstellen ermitteln, Bereiche einteilen, rechtliche Fragen klären !!!, wichtig: „rechtliche Fragen“ sind nicht einfach zu handhaben z. Bsp.: Sie möchten Bilder im Produkt verwenden – dann benötigen Sie eine Einverständniserklärung z. Bsp.: Sie möchten Aussagen von Personen im Produkt verwenden – dann benötigen Sie eine Einverständniserklärung z. Bsp.: Sie möchten Bewertungen über Institutionen oder Personen in ihrem Produkt verwenden – dann müssen diese neutral formuliert sein und dürfen keinesfalls eine Diffamierung darstellen ( siehe aktuelles Beispiel „StudiVZ“ )

Die Projektleitung beginnt schnellstmöglich mit einem Meilensteinplan und verplant die Arbeitstruppen für die zu erstellenden Arbeitsaufträge. Die Projektleitung muss die Arbeitsaufträge an realisierbare Möglichkeiten anpassen. Tipp: Vor allem der Zeitfaktor ist sehr schwer einzuschätzen – fast alle gescheiterten Projekte kranken an unrealistischen Zeitvorgaben – also eher großzügig planen. Tipp: Beachten Sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen: Rechner, Drucker, Beamer, Fahrzeuge, Tipp: Wie in der Kriegsführung ist es sinnvoll, einen Reservetrupp oder eine Springertruppe einzuplanen !

Die Projektleitung sammelt die zurücklaufenden Arbeitsaufträge bzw. Pflichthefte und gibt weitere Aufträge aus – das Projekt geht dem Ende zu. Die Projektleitung muss die erarbeiteten Resultate von den Arbeitstrupps ( eventuell neu zusammen gestellt ) in das vorher abgesprochene „Produkt“ bringen lassen: im Idealfall laufen viele verschiedene Aktionen parallel zu einander ab, die am Ende in ein gemeinsames Ziel führen Beispiele: Erstellung einer Webseite – Erstellung eines Plakates – Erstellung eines Flyers – Erstellung einer Pressemitteilung – Pressetermin - schneiden eines Videos - Basteln eines Modells,

Im Gegensatz zur naiven Vorstellung eines Schülers erhält nicht jedes Mitglied der Gruppe die gleiche Note. Jedes Mitglied der Gruppe wird individuell vom Beobachter beurteilt und erhält dem zu Folge seine persönliche Note. Für die Mitglieder der Arbeitstruppen sind dabei andere Beurteilungskriterien maßgeblich wie für die Führungsebene.

Arbeitstruppen: Die Arbeitstruppen werden größtenteils an ihren Pflichtenheften bzw. Arbeitsaufträgen gemessen werden können. Jedes Mitglied eines Arbeitstrupps muss am Mittwoch sein persönliches Portfolio abgeben – und jeder ist für sein Portfolio selbst verantwortlich. Das Portfolio enthält alle abgearbeiteten Arbeitsaufträge bzw. das Pflichtenheft mit allen erarbeiteten Materialien: Dokumente, Bilder, Dateien, Kriterien sind dann natürlich: ordentlich sauber vollständig Darüber hinaus gehen einzelne weitere Beobachtung ein wie „zuverlässig“, „pünktlich“, „eifrig“, „selbstständig“,

Projektleiter, Abteilungsleiter: Diese Personen werden stärker an der Umsetzung der Zielvorstellung gemessen – sie sind viel stärker dafür verantwortlich, ob und in welchem Umfang ein Projekt realisiert wird, d. h. sie werden z. Bsp. an der Frage gemessen: „entspricht das Produkt den Erwartungen“ Natürlich sind auch hier die entsprechenden erarbeiteten Unterlagen beurteilungsrelevant: Meilensteinplan, Arbeitsaufträge, Pflichtenhefte, Darüber hinaus sind hier vor allem folgende Fähigkeiten gefragt: Souveränität Kreativität Flexibilität Menschenführung Organisationstalent