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Seite 1 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Einer-für-Alle-Dienstleistung „ArchiSafe (Langzeitarchivierung)“ 3. Nutzerbeiratssitzung Physikalisch-Technische Bundesanstalt Braunschweig, 14. September 2005

Seite 2 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite 3 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite 4 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Start des Projekts Konstituierung Nutzerbeirat IT-WiBe Nutzerbeirat 2. Sitzung Fachkonzept Sicherheitskonzept Beginn Implementierung Nutzerbeirat 3. Sitzung  DV-Konzept  Nutzerbeirat 4. Sitzung  Test  Präsentation Meilensteine

Seite 5 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Projektstatus (I)  Der Antrag auf BundOnline 2005-Mittel für die Realisierung des Prototypen wurde im August genehmigt und die Mittel sind verfügbar.  Konzeptpapiere (Version 1.0) liegen dem Nutzerbeirat vor:  Verwaltungsrechtliche Rahmenbedingungen  Schutzbedarf für Archivierungssysteme  Fachkonzept  ARS Metadatenstruktur und XML-Schema (Version 0.7) liegt vor  Ergebnis der Umfrage zum Geschäftsmodells liegt vor

Seite 6 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Projektstatus (II)  Bereits installierte Komponenten:  IXOS eCONserver (Ablage der Archivobjekte)  IXOS Enterprise Content Repository (ECR-API, Speicherung der Metadaten)  Virtuelle Poststelle (Verifikation von Signaturen und Einholung von Zeitstempel)  In der Entwicklung befindliche Komponenten:  Signatur-Erzeugung in SAP R/3  Erstellung von ARS-Objekten in SAP R/3  ArchiSafe-Service (Web-Service zur Annahme von ARS- Objekten, Aufruf des PDF-Sig-Service und der VPS, Übergabe an die ECR-API)  PDF-Sig-Service (Extrahieren von Signaturen aus PDFs)

Seite 7 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Projekt Ausblick  Die nächsten Meilensteine:  Fertigstellung des DV-Konzepts  Abschluss der Implementierung  4. Nutzerbeiratssitzung

Seite 8 3. Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Aktuelles vom BSI-Projekt L‘Arche  Nach Aufhebung der Ausschreibung des BSI-Projekts L‘Arche wurden Pflichtenheft und Ausschreibungs- unterlagen in Zusammenarbeit mit dem Bundesarchiv überarbeitet  Ende September 2005 wird es eine neue Ausschreibung  Vorab können Pflichtenheft / Ausschreibungsunterlagen nur durch Institutionen die nicht an der Ausschreibung teilnehmen können, angefordert werden (z.B. BMWA)  Herr Dr. Mrugalla (BSI) wechselt zum zum BMI  Nachfolgerin ist Astrid Albrecht (auch für die VPS)

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Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Philosophie von ArchiSafe: Bitstream- Handling Offene Standards ArchiSafe Vollständigkeit Lesbarkeit Integrität und Authentizität ArchiSig Elektron. Signatur }

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe: Grundsätzlicher Ansatz PDF TIFF „Archiv“ Schnittstelle DMS / VBS XM L Input Rechtssichere Ablage ID Hash Baum ARS Archiv-Objekt XDP (XML DatenPaket) Objekt Metadaten Objekt ID (OID) Objekttyp Objektformat Erzeugungsdatum Aufbewahrungszeit Content (Base64) b7 … … Signatur Block Signaturinfos Verifikationsdaten Zeitstempel Block Signaturinfos A R S ArchiSafe Recordkeeping Strategie „Stabile“ DATENFORMATE  nach DOMEA 2.0 und IT-GSHB Für Speicherung Primärinformationen: TIFF & PDF(-A) Metadaten, Protokollinformationen: ASCII, XML „Stabile“ DATENFORMATE  nach DOMEA 2.0 und IT-GSHB Für Speicherung Primärinformationen: TIFF & PDF(-A) Metadaten, Protokollinformationen: ASCII, XML ArchiSig-Prinzip zur Signatur- erneuerung

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Einholung Archivzeitstempel (regelmäßig) Rückgabe Doc-ID der rechtssicheren Ablage an führendes System (PTB = SAP) Rückgabe Doc-ID der rechtssicheren Ablage an ArchiSafe- Service Übergabe vollständiges und geprüftes XML ARS-Schema an rechtssichere Ablage Zeitstempel zurück und Einbau in XML ARS-Schema VPS-Kernsystem fragt Zeitstempelprovider Hole Zeitstempel für „gefülltes“ XML ARS- Schema (Metadaten, Dokument, Verifikationsdaten) OCSP-Response zurück und Integration in XML ARS-Schema VPS-Kernsystem fragt OCSP-Relay Verifikationsdaten zum SigCert Falls PDF mit Inbound-Signatur  Extrahiere SigInfos nach XML ARS-Schema Übergabe XML ARS-Schema mit Metadaten und Base64-kodiertem Dokument Word  PDF  Erstellen einer eingebetteten Signatur (mittels PDF-Writer) (Dokument) PDF Sig Service ArchiSafe: Zielarchitektur – Pilot ArchiSafe Middleware ArchiSafe Middleware VBS / DMS / Fachverfahren Zeitstempel- dienst OCSP-Relay Signaturdienste Word  PDF  Signatur VPS DI Verify TS Rechtssichere Ablage / Langzeitspeicher (ArchiSig) 11 ID Dokument-ID („Garderobenmarke“) + 12 ID

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 DOMEA-Erweiterung - Ablage im rechtssicheren Langzeitarchiv zu jedem Zeitpunkt Neuanlage einer Akte zdA- Verfügung Verlagerung in die elektronische Altregistratur Abgabe an Archiv Endarchiv VBS / DMS Elektronisches Langzeitarchiv Eingang/ Neuer- stellung Dokument Ablageort hausintern  Archivierung aus dem Fachsystem zu jedem Zeitpunkt  Hinterlegung und Verwaltung vorgangsbezogener Metadaten im Fachsystem  Erzeugung hinreichend „selbstbeschreibender“ Archivobjekte (XML)  Zugriff auf Archivobjekte über eineindeutige ID („Garderobenmarke“  „dummes Archiv“)  Archivierung signierter und unsignierter Dokumente mit ARS  Archivierung aus dem Fachsystem zu jedem Zeitpunkt  Hinterlegung und Verwaltung vorgangsbezogener Metadaten im Fachsystem  Erzeugung hinreichend „selbstbeschreibender“ Archivobjekte (XML)  Zugriff auf Archivobjekte über eineindeutige ID („Garderobenmarke“  „dummes Archiv“)  Archivierung signierter und unsignierter Dokumente mit ARS

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Bitstream- Handling Offene Standards Elektron. Signatur ArchiSig ArchiSafe

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Soll-Prozess in SAP R/3 (I) Signatur SG SG Outbound Signatur Auslösen der Signatur Dok-Status Signatur 2. Separate Signaturdaten 1. PDF mit Inbound Signatur

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Soll-Prozess in SAP R/3 (II) ArchiSafe Auswahl der rechtssicher abzulegenden Dokumente Fachspezifische Metadaten Langzeitspeicherung auslösen Archiv-ID und Archivdatum

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Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe XML Schema Warum XML Schema?  Ziel: „ Selbstbeschreibende“ Archivobjekte auf Dokumentenbasis  braucht: Inhalt + Kontext  XML  Text (ASCII)  Maschinenlesbar  XML Schema  Modellierung Datenzentrierter Dokumente  Einfache und komplexe Datentypen  Erweiterbar  Attribute  Kardinalität (maxOccurs = 1)  Validierung  Dokumentstruktur  Inhalte Dokumentknoten (Datentypen)  Namensräume Anm.: Wurzel von XML = SGML SGML wurde und wird hauptsächlich zur Archivierung von Dokumenten genutzt

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005  Primitive Datatypes  string  boolean  decimal  float  double  duration  dateTime  time  date  gYearMonth  gYear  gMonthDay  Atomic, built-in  "Hello World"  {true, false, 1, 0}  7.08  12.56E3, 12, 12560, 0, -0, INF, -INF, NAN  P1Y2M3DT10H30M12.3S  format: CCYY-MM-DDThh:mm:ss  format: hh:mm:ss.sss  format: CCYY-MM-DD  format: CCYY-MM  format: CCYY  format: --MM-DD ArchiSafe XML Schema: einfache Datentypen Note: 'T' is the date/time separator INF = infinity NAN = not-a-number

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe XML Schema: Neue Datentypen 1. Erzeugt einen neuen Datentyp mit dem Namen ‚FileType‘ (Aktentyp). 2. Elemente dieses Typs müssen eine Zeichenfolge sein 3. Und müssen entweder den „Wert“ ‚issue‘ (Sachakte), ‚process‘ (Vorgangsakte) oder ‚personal‘ (Personalakte) haben

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe XML Schema: Übersicht „Garderobenmarke“ Schemaversion textuelle Beschreibung des Formats Initialer Zeitstempel Verwaltungsdaten Container (Metadaten) Objektdaten Container Akte | Vorgang | Dokument Datencontainer für die im Zusammenhang mit der Archivierung signierten (zeit- gestempelten) Informationen Location/ Kodierung Behörde/Verfahren ? ars:FinalPreservationData ? Diskussionsbedarf

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe XML Schema: Objekt Daten ars:ObjectContext definiert zunächst abstrakte Datentypen-Container für Akten (file), Vorgänge (record) und Dokumente (document) sowie Kontaktdaten (contact) die dann spezifisch PTBFile umgesetzt werden Der eigentliche Nutzdatencontainer für die Dokumentdaten und die Signaturdaten

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe XML Schema: (PTB) Akte Das ist die konkrete Ausprägung der ‚PTBAkte‘ mit zugehörigen (Verwaltungs-) Metadaten (FileDescription) und einer Liste zugehöriger Dokumente oder (Unter-) Akten (FileElements) Aktenführende Behörde Aktenzeichen Aktentitel Aktentyp: Sachakte, … Aktenplankennzeichen Aktenplaneintrag Zeitl. Beginn der Akte Zeitl. Ende der Akte Aufbewahrungsdauer Verfügung

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe XML Schema: Dokument-Metadaten Dokumenttyp: Anschreiben, Urkunde, … Posteingangsdatum Postausgangsdatum Datum der Dokumenterzeugung Betreff Unter-Betreff Geschäftszeichen (intern) Geschäftszeichen (extern) Anlagen Zeitlicher Anfang des Dokuments Zeitliches Ende des Dokuments Aufbewahrungsdauer Verfügungsaktion Weitere Bezugsangaben

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Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe DV-Grobkonzept Im DV-Grobkonzept  werden Module definiert und Komponenten zugeordnet  werden Prozesse (Archivieren, Abrufen, …) anhand der Module beschrieben  werden Schnittstellen und Protokolle definiert  werden die prozessierten Daten und Datenstrukturen festgelegt  wird ein Lösungsszenario beschrieben

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe Prozess Archivieren 1/2

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe Prozess Archivieren 2/2

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe Zertifikatsprüfung und Zeitstempel

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe Prozess Abrufen

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe Prozess Neusignierung

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 ArchiSafe Prozess Löschen

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Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Update zum Thema Geschäftsmodell Das Geschäftsmodell ist eine modellhafte Beschreibung eines „Geschäftes“:  WAS ist Gegenstand und bringt welchen NUTZEN für die (Nach-)Nutzer  WIE erfolgt die Bereitstellung DURCH WEN und  WER trägt die Kosten.

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells Welcher Bedarf wurde durch die Nutzerbeiratsmitglieder zurückgemeldet? Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Ausgangsbasis ArchiSafe Projektdokumentation Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Dienstleistungsausprägung Produkt- ausprägung Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (1/8)  A1 - Haben Sie ein Archiv im Einsatz?  A4 – Gibt es konkrete Einführungsplanungen? Nachfolgende Auswertung basiert auf den Rückmeldungen von 15 Nutzerbeiratsmitgliedern:

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (2/8)  B1 – Würden Sie einen zentralen Archivservice in Anspruch nehmen?  Kommentare bei „Ja“:  denkbare Alternative  wenn die Rahmenbedingungen, wie Verfügbarkeit, Geschwindigkeit, Kosten stimmen Potential von 60%, d.h. 9 Servicenutzern !

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (3/8)  B2 - Welche Dokumente / Datenobjekte würden Sei gern bei einem zentralen Archivservice archivieren?  elektronische Gerichtsakten inkl. Urteile, Beschlüsse etc. (s. § 1 Schriftgutaufbewahrungsgesetzes [Art. 11 JustizkommunikationsG v , BGBl. I S. 837])  bei elektronischer Führung der Geschäfte auch Verwaltungsvorgänge  Objekte aus der e-Vergabe  alle Dokumente der elektronischen Akten  PDF, TIF, RTF, JPG, MPG, MS Office, XML, ASCII  Website-Veröffentlichungen  Datenbankinhalte  B3 – Benötigen Sie eine automatische Schnittstelle?  B4 – Benötigen Sie eine „manuelle“ Schnittstelle?  Ja!

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (4/8)  B5 - Welche Servicequalität (Erreichbarkeit ServiceDesk, Verfügbarkeit, max. Ausfallzeit, etc.) erwarten Sie?  mittlere Erreichbarkeit ist ausreichend; max. Ausfall: 1 Tag; Anforderungen an Erreichbarkeit nicht zuletzt auch Frage der Kosten (Grenznutzenüberlegung)  erreichbar während der Geschäftszeiten, max. Ausfallzeit 4 Stunden  zu gewährleisten ist eine gute Verfügbarkeit, Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit und kompetente Beratung  Bereitstellung archivierter Dokumente ohne Verzögerung

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (5/8)  B6 – Welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?  Klärungsbedürftig;  Mindestanforderungen der zum Schriftgutaufbewahrungsgesetz vorgesehenen Rechtsverordnung sind zu beachten  Kompatibilität mit dem verwendeten Registratursystem  Webinterface/Browserinterface  vorausgesetzt werden IT-Sicherheit, Datenschutz, wirtschaftlicher Einsatz, gute Anbindung an die Infrastruktur, innerhalb des organisatorischen Rahmens  reibungsloses Zusammenspiel von Registratur- bzw. Dokumenten-/ Content-Management-System und Archiv muss gewährleistet sein (Stichwort: Integration der Garderobenmarke)

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (6/8)  B7 – Würden oder müssten Sie Dokumente / Datenobjekte verschlüsselt ablegen?

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (7/8)  B8 – Was spricht (ggf.) gegen einen zentralen Archivservice?  Selbständigkeit der Dritten Gewalt  gemeinsames Programm/Software ja, zentraler Service nein  Die Archivierung ist fester Bestandteil der Anwendung xyz. Eine Änderung der Archivierung würde aufwändige technische Anpassungen der Anwendung nach sich ziehen, die erhebliche Kosten verursachen würde.  Das Verfahren müsste fachlich/technisch auf die Behörde xyz angepasst und mit diversen Fachverfahren und manuellem Zugang gekoppelt werden. Das alles halten wir in einem Inhouse-System für besser lösbar. Interessant wäre aber eine fachlich/technische PTB-Beratung bei einer möglichen Einführung in der Behörde xyz.  Umfang und Sensibilität der Daten des Bundesministeriums xyz  Es handelt sich an verschiedenen Stellen um ein sog. Online-Archiv. Da die Parameter der zentralen Archivierung nicht bekannt sind, können wir nicht beurteilen, ob der Zugriff auf archivierte Daten schnell und sicher genug vonstatten gehen wird (Frage des Archivsystems und des Netzes). Ferner ist nicht klar, welche Daten außerhalb des Hauses xyz gespeichert werden dürfen Alles lösbar?

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Auswertung Fragebögen NB-Mitglieder (8/8)  C1 – Ergänzende Anmerkungen / Hinweise / Anregungen?  Gute Kompatibilität mit den jeweils aktuellen Workflow- und Registratursystemen  Speicherformate möglichst Open Source  Für die Verwendung im Archiv wäre es wünschenswert, hier auch Magazinverwaltungsprogramme und Benutzerverwaltungs- programme andocken zu können  Eine Garantie der Lesbarkeit über den gesamten Archivierungszeitraum aller Dokumente muss gewährleistet sein. Eine Formatkonversion des gesamten Dokumentenbestandes macht dezentral keinen Sinn  Wünschenswert ist eine dezentrale vom Gesetzgeber zertifizierte Archivierungslösung

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells EfA-Dienstleistung oder Basiskomponente ? Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Ausgangsbasis ArchiSafe Projektdokumentation Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Dienstleistungsausprägung Produkt- ausprägung Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 EfA-Dienstleistung? Umsetzungsplan der eGovernment-Initiative BundOnline 2005 (Dezember 2001): „In ausgewählten Bereichen (z. B. Beschaffungsplattform, Shop-Systeme) ist es sinnvoll, die Entwicklungen behördenübergreifend zu koordinieren.... Ziel ist es, die Idee des „Einer-für-alle“-Prinzips zu fördern, Parallelentwicklungen zu vermeiden und qualitativ hochwertige Softwaresysteme innerhalb verkürzter Entwicklungszeiten bereitzustellen.“ Umsetzungsplan der eGovernment-Initiative BundOnline 2005 (Dezember 2002): „Über die Basiskomponenten hinaus sind in diesem Zusammenhang auch die sogenannten „Einer für Alle“-Dienstleistungen zu betrachten. Die entsprechenden IT-Systeme zeichnen sich durch mehrere Aspekte aus:  In der Regel weitgehende, vollständige Abdeckung einer Dienstleistung  Sinnvoller Anteil von verallgemeinerbaren Basisfunktionalitäten  Vorbildliche Prototypen / Best Practice-Realisierung  Standardisierte Schnittstellen (möglichst geringer Anpassungsaufwand)  Betonung des Nutzens für Gesamtinitiative.“ ? ArchiSafe ist seit Oktober 2004 eine anerkannte EfA-Dienstleistung

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Basiskomponente? „Basiskomponenten bieten:  zentral technische Funktionalitäten an,  die durch unterschiedliche Dienstleistungen und Behörden genutzt werden können. Sie liefern Technologieplattformen, die – einmal entwickelt – teils identisch oder bedarfsgerecht konfiguriert zur breiten Anwendung in der Bundesverwaltung kommen. Eine wesentliche Eigenschaft der Basiskomponente besteht darin, dass sie Dienstleistungen unterstützen, selbst aber keine Dienstleistung im Portfolio der Bundesverwaltung darstellen. Vielmehr stellen sie Funktionsblöcke zur Verfügung, die Bestandteil sehr vieler Dienstleistungen sind. Dadurch vermindern sie den Realisierungsaufwand und Kosten bei der Umsetzung der BundOnline-Dienstleistungen.“ (*) (*) Quelle: „BundOnline - Basiskomponenten und Kompetenzzentren“ (Herausgeber: BMI, Projektgruppe BundOnline, Mai 2004) ?

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Lösungsansatz: Einer-für-Alle Basiskomponente  Basiskomponente, da:  autonome,  wiederverwendbare,  funktionale Module entwickelt werden und  eine zentrale technische Funktionalität - ein bundesverwaltungsinterner Archivservice - bereitgestellt werden kann. Hinweis: Der Dienstleistungsbegriff bei einer EfA-Dienstleistung steht für: die vollständige Abwicklung einer (Verwaltungs-)Aufgabe, die für einen externen Nutzer erbracht wird (Bürger und Bürgerinnen, Wirtschaft, Verwaltung)

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells - Diskussion der Varianten (1 / 6)  Rahmenvertragsausschreibung für Bundesverwaltung (Bundeslizenz) oder  Eigenständige Beschaffung durch Nachnutzer Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells - Diskussion der Varianten (2 / 6)  Pflege und Weiterentwicklung durch PTB  Weiterentwicklung gemäß Abstimmung im Nutzerbeirat oder  Freigabe als Open Source-Lösung  interessenbasierte Weiterentwicklung oder  Pflege und (Weiter-)Entwicklung durch eine externe Firma (z. B. bos als Ergänzungsmodul der VPS)  Steuerung/Beauftragung durch Nutzerbeirat Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells - Diskussion der Varianten (3 / 6)  Pflege- und Weiterentwicklung durch PTB oder  Pflege- und Weiterentwicklung durch Nutzerbeirat (Abstimmung) oder / und  Übergabe an KBSt / OSCI-Leitstelle oder  Pflege und (Weiter-)Entwicklung durch eine externe Firma  Abstimmung/Beauftragung durch Nutzerbeirat Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells - Diskussion der Varianten (4 / 6)  Projektdokumente und Projektergebnisse werden zur Nachnutzung veröffentlicht (mindestens innerhalb der Bundesverwaltung)  Pflege? Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells - Diskussion der Varianten (5 / 6)  Aufbau eines Kompetenzzentrums bei der PTB oder  Ausschreibung eines Rahmenvertrages zur Beratung Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Gegenstand des Geschäftsmodells - Diskussion der Varianten (6 / 6) Fazit aus Bedarfserhebung:  Entwicklung einer standardisierten, mandantenfähigen Lösung  Aufbau eines zentralen Services für interessierte Pilotnutzer auf Basis eines „Letter of Intent“ (LoI), zum Nachweis der Attraktivität des Modells Beratung durch das CC ArchiSafe XML- Schema ARS Zentral er Archiv- service (z. B. bei der PTB) ArchiS afe Service (Middle - ware) Pflege- und Wartun g ArchiS afe Service Rechts- sichere Ablage mit ArchiSi g- Prinzip

Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September 2005 Weiteres Vorgehen Maßnahme Termin  1. Workshop AK Geschäftsmodell  Vorstellung der Geschäftsmodellskizze auf 2. Nutzerbeiratssitzung  Feedback von den Nutzerbeiratsmitgliedern auf die Fragen: Würden Sie einen zentralen Archivservice in Anspruch nehmen? Was spricht dafür? Was spricht dagegen? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?Mitte Juni  Vorstellung Update Geschäftsmodellskizze auf 2. Nutzerbeiratssitzung Mitte September  Ausarbeitung 1. Entwurf Mitte Oktober  Diskussion / Überarbeitung des Entwurfs im Nutzerbeirat  Beschluss im NutzerbeiratEnde 2005

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Seite Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe September Nutzerbeiratssitzung ArchiSafe Agenda 10:30 Uhr: BegrüßungS. Hackel, PTB 10:45 Uhr: Projektstatus T. Schäfer, PTB 11:00 Uhr:Fachkonzept S. Hackel, PTB / T. Schäfer, PTB 12:00 Uhr:MittagspauseA L L E 12:45 Uhr:ArchiSafe Metadaten und XML-SchemaW. Zimmer, CSC 13:30 Uhr: DV-KonzeptJ. Biester, Secunet 14:00 Uhr: Umfrage Uni KasselS. Fischer-Dieskau, Uni Kassel 14:10 Uhr:GeschäftsmodellU. Hanewald, BearingPoint 14:40 Uhr: Diskussion & ZusammenfassungS. Hackel, PTB

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