Universitätsklinikum Düsseldorf Präsentation für den MBA-Studiengang Düsseldorf, den 16. Januar 2008 Projektmanagement im Unternehmen Projektkultur und Multiprojektmanagement

2 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Zum Einstieg... Alle reden von ihren „Projekten“ - was ist ein Projekt?...eine grundsätzliche Frage

3 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Grundlagen Projektmanagement Praxistipps für erfolgreiche Projekte Beginnen Sie nicht mit der Lösung – widmen Sie sich zuerst dem Problem Reden Sie nicht nur mit Ihrem Netzwerk – binden Sie Beteiligte ein Definieren Sie Projektressourcen und Projektdauer – stellen Sie klare Forderungen Optimismus ist gut – vergessen Sie nicht, sich auf Risiken vorzubereiten...und dann können Sie starten!

4 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Warum ein zentrales Projektmanagement? Es gibt immer mehr als ein Projekt und immer begrenzte Ressourcen Umsetzung der Unternehmensstrategie (transparentes Projektportfolio) Priorisierung von Projekten (optimaler Ressourceneinsatz) Aufzeigen von Vernetzungen und Abhängigkeiten (Synergien und Konflikte zwischen den Projekten) Überwachung der Projektabwicklung und der Ergebnisse (Ziele und Nutzen) Aufbereitung von Projekterfahrungen (Wissensweitergabe) Koordination aller Projekte im Unternehmen

5 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Ohne Regelwerk gibt es häufig Defizite in der Projektarbeit Problemlage, Zielsetzung und Ressourcenbedarf sind selten klar definiert, Verantwortlichkeiten verschwommen, Kosten- Nutzen-Betrachtungen und Zeitplan fehlen. Struktur Schulung Ergebnis Projektleiter haben in der Regel keine Fortbildung bekommen, die ihnen das erforderliche Knowhow vermittelt. Eine Überprüfung der Projektdurchführung und Zielerreichung findet nicht statt.

6 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Ergebnis der Erhebung am UKD Ca. 100 bekannte Projekte standardisiert erfasst 11 Projekte wurden anschließend nach den neuen Vorgaben des Projektmanagements durchgeführt 7 Projekte wurden im Erhebungszeitraum abgeschlossen 8 Projektdopplungen wurden zusammengeführt 12 Projekte wurden eingestellt 44 Projekte waren nicht antragsreif beplant (die meisten werden wohl unbearbeitet bleiben) 7 Projekte lagen nur als Idee vor

7 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Elemente einer zentralen Steuerung  Projektdefinition und Schwellenwerte  Formalisiertes Antragsverfahren  Verbindliche Rechte und Pflichten der Beteiligten  Strukturierte Projekte, transparentes Portfolio  Projektsteuerung / Reporting / Budget / Projektdokumentation  Fortbildung für Projektleiter  Priorisierung und inhaltliche Berichterstattung durch die Projektleiter  Jahresplanung Standards schaffen Vergleichbarkeit

8 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projekt- leitung Prozess Projektbeantragung (I) Leiter IT IT-Kommis- sion Vorstand Finanzen nein Antrag Abstimmung/ Unterschrift Unterschrift form. Prü- fung Priorisierung IT- Schwe llenw.? o.k. ja nein Stop Projektman. IT ? ja nein... Schätzung des IT-Aufwands durch IT- und Projektleiter

9 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projekt- leitung Prozess Projektbeantragung (II) Leiter IT IT-Kommis- sion Vorstand Finanzen Schwe llenw.? Projektman. Priorisierung Stop nein Verwaltung Projektbudget Projektsteuerung Projektarbeit ja Vergabe Kostenstelle... Start Projekt Projektfreigabe

10 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (I) 1. Projektidentifikation Projektverantwortlicher, Auftraggeber und Berichtsempfänger Vergabe Kostenstelle durch Finanzdezernat Vergabe Projektnummer durch Projektbüro Vom Projekt betroffene Ebenen, Bereiche und Menschen Start und Endtermin

11 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (II) 2. Problemstellung und Zielsetzungen Welches Problem soll durch das Projekt beseitigt werden? Welchen Auftrag soll mir der Vorstand dafür geben? Wie muss der Auftrag zur Problembehebung lauten? Welche Ziele sollen erreicht werden?

12 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (III) 3. Projektorganisation Gliedert sich das Projekt in unterschiedliche Verantwortungsbereiche? Vorschlag für Teammitglieder Soll ein Lenkungsausschuss für dieses Projekt eingesetzt werden?

13 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (IV) Welche Schritte sind wann erforderlich? Gibt es vorhersehbare Risiken im Zeitplan? 4. Projektplan

14 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (V) 5a. Kosten und quantitativer Nutzen Welche Kosten oder welcher quantitativer Nutzen entsteht? Angabe der Basiswerte für Kosten und Nutzen Wann werden Kosten oder Nutzen aktiv? Kosten Nutzen intern extern Summe = Multiplikator Basiswert * Multiplikator = Zwischensumme Auf welchen Kostenstellen werden Kosten oder Nutzen wirksam?

15 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (VI) 5a. Kosten/Nutzen Betrachtung Kosten und Nutzen kumuliert Graphische Darstellung der Ergebnisse aus der Werteeingabe in 5a

16 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (VII) 5b. Qualitativer Nutzen Insb. bei Projekten, die keinen monetären Nutzen aufweisen

17 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Projektantrag (VIII) Notwendige Bestätigungen und Genehmigung des Projektes Projekte mit IT-Anteil können nur mit diesen Bestätigungen genehmigt werden Start Projekt Bestätigung der zu belastenden Kostenstellen Projektleiter verantwortlich für Inhalt nach bestem Wissen und Gewissen

18 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Rechte und Pflichten der Beteiligten (I) Vorstand  Ausschließliche Genehmigung von Projekten über den beschriebenen Antrags- und Genehmigungsprozess: kein Projekt ohne Projektantrag  Keine doppelte Vergabe von Aufträgen  Letztentscheidung über IT- und andere Ressourcen  Delegation von Entscheidungshoheit an Organisationseinheiten / Gremien  Bestellungsschreiben für Projektleiter  Zügige Bearbeitung der Projektanträge (Rückmeldung binnen 2 Werktagen)  Unterstützung der Projektleiter bei der Erstellung eines Projektantrags  Festlegung und Prüfung formaler Standards  Standardreporting für Vorstand (und ggf. IT-Kommission)  Bereitstellung von aktuellen Daten und Informationen (z. B. im Intranet)  Exklusives Vorlagerecht für Projekte im Vorstand und in der IT-Kommission  Statusverfolgung des Projektfortschritts und der Projektbudgets  Eskalation  Keine inhaltliche Bearbeitung Projekt- manage- ment

19 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Rechte und Pflichten der Beteiligten (II)  Verantwortung für Konzeption und Umsetzung  Exklusives Recht, ein beauftragtes Thema zu bearbeiten  Vollständiger und nach bestem Wissen erstellter Projektantrag  Budgetverantwortung  Erwerb von Grundkenntnissen im Projektmanagement  Dokumentationspflicht für Projektergebnisse und erreichte Meilensteine  Inhaltliche Unterstützung  Bereitstellung personeller Ressourcen  Zustimmung zu Anträgen (z. B. Kostenstelle ist betroffen) Projekt- leiter Fach- bereiche

20 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Jahresplanung  Bedarfsermittlung Anfrage an alle Dezernenten und Abteilungsleiter Berücksichtigung von Gesetzesänderungen, Zielvereinbarungen etc.  Antragstellung nach bekanntem Verfahren (Projektmanagement) Erstellung Projektantrag (Projektleiter) Abstimmung mit IT-Leiter Vorlage des Gesamtpaketes in der IT-Kommission  Beauftragung und Priorisierung (Vorstand) Priorisierung der Projekte und Beschlussfassung (Zustimmung, Ablehnung oder Vertagung) anhand der vorhandenen Ressourcen und Kapazitäten Projektarbeit nach dem eingeführten Verfahren (Projektleiter) Bei Bedarf unterjährige Repriorisierung Abstimmung der strategischen Ausrichtung

21 Projektmanagement—aktuell-16.Januar 2008 Ende der Präsentation Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!