Umsetzung der Führungsleitlinien am UKT Materialien zur Arbeit mit den Leitsätzen Ansprechpartnerin: Dr. Dagmar Brendle Akademie für Bildung und Personalentwicklung

Beispiele für Mögliche umsetzung in klinik 2

Material für WS in Kliniken Auftaktveranstaltung Vorschlag Ablauf WS Einschätzungsbogen Ergebnisse MA-Befragung zu Leitsätzen zugeordnet Mitarbeitergespräche Management Meetings Folien Auftakt-Workshop 3

a) Auftaktveranstaltung Eine Auftaktveranstaltung hat Signalwirkung für die Beschäftigten. Sie erzeugt Aufbruchstimmung. Diese erzeugt eine Erwartungshaltung, d.h. sie sollten den Prozess weiterverfolgen, um glaubwürdig zu bleiben. Wichtig ist, dass der „Ball im Rollen bleibt“ Stellen sie die Leitsätze vor, ggf. gemeinsam mit ihren Führungskräften. Sie können Leitsätze, die Ihnen besonders wichtig sind, hervorheben und /oder mit Beispielen unterlegen. Möglichkeiten zur Einbeziehung der Teilnehmer/innen: Um die Beschäftigten einzubeziehen können sie eine Einschätzung zur Umsetzung der Leitsätze durchführen lassen. Nutzen sie dazu den Einschätzungsbogen oder bereiten sie eine Pin-Wand vor, auf der die Teilnehmer ihre Einschätzung angeben können. 4

a) Auftaktveranstaltung Möglichkeiten zur Einbeziehung der Teilnehmer/innen 2. Notieren sie jeweils einen Leitsatz auf eine Flipchart. Fragestellung: Woran erkennen wir die Umsetzung dieses Satzes? Die Teilnehmerinnen gehen nun zu den Flipcharts und schreiben ihre Idee direkt auf. Am Ende werden die Ergebnisse vorgestellt. Sie bilden die Grundlage für weitere Diskussionsprozesse in den Teams 5

b) Ablauf WS in Klinik Zeitrahmen: 6 Stunden, z.B. 10-16 Uhr, 12-18 Uhr Ablauf Anlass, Ziele, Prozess, Erwartungen Gemeinsames Verständnis der anwesenden Führungskräfte Einschätzung der aktuellen Umsetzung in der Klinik Gemeinsame Einschätzung der aktuellen Situation in Bezug auf die Umsetzung der Leitsätze Weitere Umsetzung in der Klinik Entwicklung der für die jeweilige Klinik passenden Maßnahmen zur weiteren Umsetzung, zum Monitoring und zur Gestaltung der Workshops auf der nächsten Ebene (hierarchisch, interprofessionell, in Teams etc.) -> Vorgespräch mit Prozessverantwortlichen/Internen Koordinatoren 6

b) Möglichkeit der Bearbeitung in Teams, Abteilungen, Stationen – Vorschlag Ablauf WS Zeitrahmen ca. 120-180 Minuten Vorstellung der Leitsätze und Einschätzung des Umsetzungsgrades in der Klinik und im eigenen Bereich, z. B. Station (Visualisierung an einer Pinnwand mit Klebepunkten) – ca. 30 Minuten Welche drei Leitsätze sind für uns am wichtigsten? – ca. 20 bis 30 Minuten Woran erkennen wir, dass diese drei Leitsätze umgesetzt sind? (Diskussion in Kleingruppen, Festhalten der Ergebnisse auf Flipchart) – 45 Minuten Falls der Umsetzungsgrad dieser drei Leitsätze noch gering ist, was müssten wir tun, um sie umzusetzen? – ca. 30 Minuten 7

b) Verabredung von Maßnahmen im WS Festlegen von Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten, z. B in einer Tabelle Wie kommunizieren wir die Ergebnisse aus unserem Workshop? Nr. Maßnahme verantwortlich bis wann 1 2

c) Einschätzungsbogen (liegt als Word-Datei vor) 9

d) Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung 2013 Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung geben einen Überblick über die Einschätzung zum aktuellen Stand der Umsetzung der Leitsätze in ihrem Bereich. Nutzen sie zur Auswertung das Online-Portal. Die Zugangsdaten liegen Ihnen vor. Bei Fragen wenden sie sich gerne an Frau Lindenbauer Tel. 83558, ABiP Nachfolgend finden sie die Zuordnung der Fragen aus der Mitarbeiterbefragung zu den Leitsätzen: 10

d) Zuordnung der Fragen MAB zu den Leitsätzen (1) 11

d) Zuordnung der Fragen MAB zu den Leitsätzen (2) Führungskräfte leben den konstruktiven Umgang mit Fehlern 26 Wird Kritik an Ihnen sachlich und konstruktiv geäußert? Kompetenz und Objektivität bilden die Grundlage für nachhaltige Entscheidungen der Führungskraft. 22 Werden Sie entsprechend Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse eingesetzt? Am UKT gibt es Führungsstrukturen mit klar definierten Entscheidungs-, Aufgaben- und Verantwortungsbereichen.   Keine Frage verfügbar Im Rahmen der Führung werden Ziele definiert, kommuniziert, umgesetzt und deren Erreichung überprüft. 29 Führt Ihre/Ihr direkte/r Vorgesetzte/r mit Ihnen Weiterbildungs-, Orientierungs- oder Zielvereinbarungsgespräche? ((Frage nur für aktuelle Auswertungen relevant. Wird später ersetzt durch Frage zur Durchführung von strukturierten Mitarbeitergesprächen) Zeit für Führung muss genommen und gewährt werden. 23 Ist Ihre/Ihr direkte/r Vorgesetzte/r für Sie gut erreichbar? In der nächsten Mitarbeiterbefragung können sie die Ergebnisse direkt vergleichen. Es besteht zudem die Möglichkeit gezielt weitere Fragen aufzunehmen, die Hinweise zur Umsetzung der Leitsätze geben. 12

e) Strukturierte Mitarbeitergespräche In den einmal jährlich stattfindenden Mitarbeitergesprächen besteht die Möglichkeit, sich als Führungskraft ein Feedback einzuholen. Insbesondere beim Thema “Austausch über Führung und Zusammenarbeit mit dem/der Vorgesetzten“, kann ein individuelles Feedback aus Sicht des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin eingeholt werden. Siehe Leitfaden für die Durchführung von Mitarbeiter/innengesprächen am UKT Falls Sie noch keine Mitarbeitergespräch eingeführt haben, wenden Sie sich bitte an die Frau Lindenbauer Tel. 83558, ABiP 13

e) Führungsfeedback im Rahmen der Mitarbeitergespräche Das Gespräch kann als Anlass genommen werden, ein gezieltes Feedback im Hinblick auf die erlebte Umsetzung der Leitsätze zu thematisieren. In einem ersten Schritt könnten Sie dies stufenweise einführen und zunächst nur in den Gesprächen mit den Führungskräften, die Ihnen direkt unterstellt sind, erproben. Wichtig: Informieren Sie Ihre Gesprächspartner im Vorab, damit diese die Möglichkeit haben, sich darauf vorzubereiten. Überlegen sie vor dem Gespräch ihre eigene Einschätzung. Nutzen sie Differenzen zwischen der Selbst- und Fremdeinschätzung zur Reflektion. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit ein Coaching in Anspruch zu nehmen. 14

f) Management-Meetings Einführung von Management-Meetings zur Reflexion der Umsetzung der Führungsleitlinien. Regelmäßige Auswertung der Umsetzung der Maßnahmen im Führungskreis. Z.B. quartalsweise Meeting mit allen Führungskräften der Klinik für 1,5 Stunden. Etablierung von Führung als Systemfunktion und gemeinsam geteilter Verantwortung. 15

g) Folien Auftakt WS

Pilotprojekt 3 Klinken starten als Vorreiter (bilder) für die anderen Klinken mit der Umsetzung. Die 3 Klinken können voneinander lernen. Der Vorstand kann von den 3 Klinken lernen. So entsteht ein gemeinsames Verständnis davon, wie Führung als gemeinsame Verantwortung gelebt wird. Parallel wurden die Leitsätze bereits im Kreis der GBL diskutiert und ein Vorgehen zur Implementierung in der Verwaltung verabredet. Ende Juli wurden die Leitsätze in der PDL-Konferenz vorgestellt, diskutiert und das weitere Vorgehen erörtert. 17

Ziele In den beteiligten Kliniken sind die Leitsätzen diskutiert, gemeinsam verarbeitet und Maßnahmen zur Umsetzung beschlossen. In den beteiligten Kliniken ist ein Monitoring der Umsetzung beschlossen und umgesetzt. Über die Umsetzung und die Erfahrungen mit dem Prozess ist im gesamten UKT informiert worden. Die Pilotkliniken dienen als Modell für andere Kliniken. 18

Erwartungen und Monitoring In einem gemeinsamen WS am 25.2.15 werden die Ergebnisse präsentiert und diskutiert. Ein Controlling wird verabredet. Ggf. werden die Umsetzungsmaßnahmen mit in die Zielvereinbarungen aufgenommen. Bei der nächsten MA-Befragung werden die Maßnahmen mit abgefragt. 19

Unterstützung Klinikinterner Workshop: In jeder beteiligten Klinik wird ein Workshop mit Führungskräften der Klinik durchgeführt, in dem das weitere Vorgehen erarbeitet wird. In jeder beteiligten Klinik gibt es einen klinikinternen Koordinator, der den Prozess begleitet und vorantreibt. Die Koordinatoren erhalten während des Prozesses Beratung und Unterstützung durch Fr. Dr. Lieckweg und Fr. Dr. Brendle Es wird ein Leitfaden mit Materialien und Vorschlägen zur Umsetzung erstellt, der in den Pilotkliniken eingesetzt und erprobt wird. 20

Umsetzung Führungsleitlinien: Chance und Nutzen Ergebnisse ins UKT tragen: Mit dem Pilotprojekt entsteht die Chance, die Führungsleitlinien im gesamten UKT umzusetzen. Dazu wird mit Hilfe eines Kommunikationskonzeptes dafür Sorge getragen, dass die Ergebnisse und Erfahrungen in das UKT getragen werden. So erhalten alle Mitarbeiter und Führungskräfte die Chance, sich über die Umsetzung zu informieren und im eigenen Bereich umzusetzen. 21

Prozess insgesamt (1/2) WS mit Ärztlichen Direktoren, leitenden OÄ, PDL, BL der 3 Kliniken Thorax-, Herz- und Gefäßchirurgie WS in Klinik interprofessionell In Teams/Abteilungen Kardiologie WS in Klinik interprofessionell Radiologische Klinik Feedback zum Vorstand: Zielvereinbarung, Controlling 22

Prozess insgesamt (2/2) 25.9.14 16-19 Uhr Okt. 14 bis Feb. 15 25.2.15 Auftakt-WS Führung 16-20 Uhr Auftakt-WS in Kliniken 1Tag Kommuni-kation in Team/ Abteilung Abschluss-WS Führung 16-20 Uhr Feedback Vorstand 25.9.14 16-19 Uhr Radiologie: 20.10.14 THG: 8.10.14 Kardiologie: 31.10.14 Okt. 14 bis Feb. 15 25.2.15 16-19 Uhr Je Klinik im Anschluss 23

Ablauf gesamt in Klinik Monitoring gesamt WS in Abteilungen WS in Teams WS im Führungsteam WS interprofessionell  Bis Februar 2015 24

Aufgaben der Prozessverantwortlichen in Klinik Organisation des Prozesses Dokumentation der Schritte Erstellen des Projektberichtes im Sinne eines Monitorings bis zum Ende des Projektes Feedback zu Fr. Dr. Brendle 25

Erwartungen an Führungskräfte/ Monitoring und Controlling Im Sinne eines Projektberichtes soll das Vorgehen (Beteiligte, Workshops, Ergebnisse, Vorhaben, Controlling etc.) in Form eines Projektberichtes dokumentiert werden. Dieser wird im Abschluss-WS im Februar präsentiert. Enthalten sein sollen: Einschätzung zur aktuellen Umsetzung der Leitsätze Kritische Punkte, an deren Verbesserung gearbeitet werden soll Abgleich mit der MA-Befragung Umsetzung der notwendigen Veränderungen: Ziele, Maßnahmen, Zeitplan, Verantwortung und Controlling Anschließend Präsentation im Klinikumsrat. 26

Möglichkeit zur Unterstützung Leitfaden und Material: Für die Durchführung der WS sowie für die Möglichkeiten der Implementation gibt es einen Leitfaden zur Orientierung und Material zur Umsetzung. Akademie: Die Veranstaltungen der Akademie können auch für die Umsetzung genutzt werden, z.B. Mitarbeitergespräche führen etc. Moderation: Wenn Bedarf für Moderation (z.B. von Konflikten) entsteht, kann hier Unterstützung angeboten werden. 27