1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Sonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen.

Präsentation zum Thema: "1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Sonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen."—  Präsentation transkript:

1 1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Sonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen

2 2 Prozesse im Studierendenmanagement (1) 1 1 Schrittanleitung: Sie müssen den einzelnen Schritten für das gewünschte Ergebnis folgen. Bitte gehen Sie hierbei nach der Nummerierung der Kreise vor. Hinweise: Die rechteckigen Kästchen machen Sie auf aktualisierte oder auf bestehende Informationen aufmerksam. Hier müssen Sie nicht tätig werden Sie sollten jedoch die angezeigten Informationen auf Ihre Richtigkeit überprüfen.

3 3 Prozesse im Studierendenmanagement (2) 1 2 3 Zu 1.: Per Klick auf den Pfeil neben „Verwaltung“ öffnen sich weitere Optionen. Zu 2.: Per Klick auf den Pfeil neben „Abteilung I – Recht, Akademische und Studentische …“ öffnen sich wiederum weitere Optionen. Zu 3.: Per Klick auf „Referat I/2 – Studierendenkanzlei“ kommen Sie zur richtigen Oberfläche.

4 4 Prozesse im Studierendenmanagement (3) 1 Zu 1.: Per Klick auf „Studierendenmanagement“ öffnen Sie die benötigte Applikation.

5 5 Neuen Studierenden anlegen

6 6 Neuen Studierenden anlegen (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Neue Person hinzufügen“ öffnet sich ein neues Fenster.

7 7 Neuen Studierenden anlegen (2) 1 2 * Hinweis: Gelb umrandete Felder sind Pflichtfelder, welche ausgefüllt werden müssen. Zu 1.: Hier muss unbedingt ein Haken bei „neu vergeben“ gesetzt werden, damit die Vergabe der Matrikelnummer automatisch erfolgt. Zu *.: Soll die Korrespondenzadresse als Heimatadresse verwendet werden, muss hier ein Haken gesetzt werden. Zu 2.: Mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ werden die Angaben gespeichert und das Fenster geschlossen. 1

8 8 Hochschulzugangsberechtigung ändern

9 9 Hochschulzugangsberechtigung ändern (1) Zu 1.: Mit einem Klick auf öffnen Sie ein neues Fenster. 1

10 10 Hochschulzugangsberechtigung ändern (2) Zu 1.: Hier können Sie die entsprechenden Daten ergänzen oder korrigieren. Zu 2.: Mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden Sie die Bearbeitung. 1 2

11 11 Akademische Vorbildung hinzufügen

12 12 Akademische Vorbildung hinzufügen (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf öffnet sich ein neues Fenster.

13 13 Akademische Vorbildung hinzufügen (2) 1 Zu 1.: Hier müssen Sie die entsprechenden Felder ausfüllen. Zu 2.: Sofern im Feld „Land der Hochschule“ Deutschland ausgewählt worden ist, können die weiteren Informationen auch mit einem Dropdown-Feld ausgewählt werden. Wird ein anderes Land ausgewählt, werden Freitextfelder zur Verfügung gestellt. Zu 3.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“. 3 2

14 14 Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern

15 15 Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Ändern“ fahren Sie fort.

16 16 Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern (2) 1 Zu 1.: Hier können Sie die entsprechenden Daten ergänzen oder abändern. Zu 2.: Das Feld Betriebsnr.-Suche und der zugehörige Button „Suche“ dienen lediglich zur Suche nach einer Krankenkasse, die Sie dann in der darauffolgenden Auswahlbox „Krankenkasse“ auswählen müssen. Diese Auswahlbox listet nur Krankenkassen, die zur Suche passen. 2

17 17 Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern (3) 1 Zu 1.: Hier sehen Sie die hinterlegte Krankenkasse, diese kann über das obige Suchfeld geändert werden. Beispiel :

18 18 Anmerkungen hinterlegen

19 19 Anmerkungen hinterlegen (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf fahren Sie fort.

20 20 Anmerkungen hinterlegen (2) 1 Zu 1.: Hier können Sie Ihre Anmerkung verfassen. Zu 2.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“ beenden Sie die Bearbeitung. 2

21 21 Anmerkungen hinterlegen (3) 1 Zu 1.: Hier können Sie nun Ihre Anmerkung sehen.

22 22 Anmerkungen hinterlegen (4) 1 Zu 1.: Ihre Anmerkungen werden chronologisch und historisiert abgelegt.

23 23 Sonstige Aktivitäten

24 24 Sonstige Aktivitäten > Suchfunktion (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Suche“ wechseln Sie die Oberfläche.

25 25 Personenbezogene Suchfunktion

26 26 Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (2) 1 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Felder für die personenbezogene Suche. Sie müssen (die gesamte Suche betreffend) mindestens eine Einschränkung vornehmen. Zu 3.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ beginnen Sie den Suchvorgang.

27 27 Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (3) 4 Zu 4.: Die Ergebnisse der Suche erscheinen ganz unten.

28 28 Studienbezogene Suchfunktion

29 29 Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (2) 1 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Felder für die studienbezogene Suche. Die entsprechenden Daten sind hier einzugeben. Zu 2.: Hier ist das betroffene Semester auszuwählen.

30 30 Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (3) 3 Zu 3.: Die Ergebnisse der Suche erscheinen ganz unten.

31 31 Beitragsbezogene Suchfunktion

32 32 Sonstige Aktivitäten > Beitragsbezogene Suchfunktion (2) 1 2 3 Zu 1.: Hier muss das entsprechende Semester ausgewählt werden. Zu 2.: Hier befinden sich die Felder für die beitragsbezogene Suche. Die entsprechenden Daten sind hier einzugeben. Zu 3.: Mit einem Klick auf „Suche“ starten Sie die Recherche. Zu 4.: Am Ende der Seite werden Ihnen die Ergebnisse angezeigt. 4

33 33 E-Mails verschicken

34 34 Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (1) 1 3 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Ergebnisse der Suchfunktion (siehe Folien zuvor). Zu 2.: Nun müssen Sie eines der Ergebnisse auswählen. Zu 3.: Mit einem Klick auf „E-Mail senden“ fahren Sie mit der Bearbeitung fort.

35 35 Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (2) 1 2 3 5 4 Zu 1.: Hier müssen Sie die entsprechende Vorlage auswählen. Zu 2.: Hier geben Sie Ihre E- Mail Adresse an. Zu 3.: Hier geben Sie Ihren Namen an. Zu 4.: Das ist die E-Mail, die der Empfänger erhält; die Angaben in den Klammern ( >) werden durch die Informationen des Studierenden ersetzt.

36 36 Daten exportieren

37 37 Sonstige Aktivitäten > Daten exportieren (1) 1 3 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Ergebnisse der Suchfunktion (siehe Folien zuvor). Zu 2.: Nun müssen Sie eines der Ergebnisse auswählen. Zu 3.: Mit einem Klick auf „Exportieren“ fahren Sie mit der Bearbeitung fort.

38 38 Sonstige Aktivitäten > Daten exportieren (1) 2 1 Zu 1.: Hier können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen. Zu 2.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Download“ können Sie nun den Downloadprozess starten.

39 39 Diverse Auswertungen

40 40 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Export / Listen“ wechseln Sie die Oberfläche.

41 41 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (2) 1 Zu 1.: Die gewünschte Liste und das gewünschte Dateiformat muss ausgewählt werden.

42 42 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (3) 1 Beispielhaft: Zu 1.: Mit einem Klick auf „CSV für Excel …“ laden Sie die entsprechende Datei herunter.

43 43 E-Mail Vorlagen bearbeiten

44 44 Sonstige Aktivitäten > E-Mail Vorlagen bearbeiten (1) 1

45 45 Sonstige Aktivitäten > E-Mail Vorlagen bearbeiten (2) 1 2 3 4 5 6

46 46 Studierendenkartei

47 47 Sonstige Aktivitäten > Studierendenkartei (1) 1

48 48 Sonstige Aktivitäten > Studierendenkartei (2) 1 1