Prüfungsausschuss - SAP Workflow -

Präsentation zum Thema: "Prüfungsausschuss - SAP Workflow -"—  Präsentation transkript:

1 Prüfungsausschuss - SAP Workflow -
sample for a picture in the title slide Prüfungsausschuss - SAP Workflow - Abschlusspräsentation Projektgruppe 4 FHTW - Berlin

2 Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

3 Projekt Projektname: SAP Workflow Prüfungsausschuss
Auftraggeber: Prof. Dr. Jörg Courant Auftragnehmer: Gruppe 4 Inteam Projektleiter: Jens Bretschneider Anzahl Mitarbeiter (insgesamt): 4 Beginn: Ende:

4 Projektziel – Auftrag Ziel: „Automatisierung der Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses: Bewilligung von Anträgen zur Bachelor- bzw. Masterthesis.“

5 Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

6 Planungsdaten / Ressourcenverteilung
Aufgabenverteilung Marco Gau Workflowumsetzung WF Hierarchie Marija Licnova Records Management Alexander Heß Wordanbindung, IST Prozess Abschlusspräsentation Jens Bretschneider Projektleitung Wordanbindung, Formular

7 Projektablauf Terminplanung
Aufwand zur Projektsteuerung kann hier erwähnt werden  vielleicht kurze Skizze an der Tafel

8 Durchführungsphase

9 Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

10 Ist Situation Eine wesentliche Aufgabe ist die Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen Händische Verarbeitung der eingehenden Anträge Kein ausgewiesenes Records Management Hoher Zeitaufwand in der Terminierung der Anträge und deren Ergebnisse Jede Art von Anträgen durchläuft in erheblichen Maße den gleichen Bearbeitungsvorgang

11 Soll Situation Automatisierter Bearbeitungsprozess eingehender Anträge
Antragsteller können mit einer erheblich verkürzten und rationaleren Bearbeitungszeit rechnen Alle Beteiligten des Prüfungsausschuss haben jederzeit direkten Zugriff auf benötigte Dokumente

12 Musskriterien Einführung eines Records Management für die Bearbeitung von Anträgen Erstellung eines Workflows, der die am häufigsten vorkommenden Fälle automatisiert Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen Einbindung aller beteiligten Ressourcen Anbindung an Word

13 Ausschluss Hardwarelösungen
Einrichtung von SAP Systemen bei den Prozessbeteiligten Neugestaltung des Prüfungsausschusses entgegen der geltenden Rahmenprüfungsordnung Erstellung eines Web-Frontends Kostenkalkulation

14 IST Prozess Antrag auf Abschlussarbeit Aktuelle Situation in der FHTW

15 SOLL Prozess Gewünschte Situation in der FHTW

16 Gegenüberstellung

17 Vergleich IST Prozess SOLL Prozess Händische Bearbeitung
Kein Records Management „Papierakte“ Sequenzieller Ablauf Hohe Durchlaufzeit SOLL Prozess Automatisierte Bearbeitung Anbindung an Records Management Elektronische Akte Paralleler Ablauf Geringe Durchlaufzeit

18 Vergleich der Durchlaufzeiten

19 Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

20 Die Aufbauorganisation

21 Der SAP-Business Workflow
Prüfung durch das Prüfungsamt Themenkontrolle Erstbetreuer Themenkontrolle Zweitbetreuer ggf. Themenüberarbeitung durch den Studenten Ablehnung bei negativer PAmt-Prüfung Vorlage beim PAusschuss Vorlage aller Daten beim PAmt automatische Anlage einer Akte im SAP RM

22 Speicherung der Formulardaten

23 Regeloperationen Problem: Dozentennamen sind als Zeichenkette vorhanden, werden aber als Bearbeiter für Workitems benötigt (Erst-/Zweitbetreuer) Lösung: Zuweisung der Bearbeiter durch Regeln

24 Änderung von Formulardaten
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25 Der Prüfungsausschuss
Voraussetzung: PAmt hat ok gegeben andernfalls: Negativ-Mail an Studenten Status: abgelehnt stimmt PAusschuss zu: Positiv-Mail an Studenten Mail an Erstbetreuer  Info über Thesisstart Mail an Zweitbetreuer  Info über Thesisstart Status: zugestimmt lehnt PAusschuss ab: Negativ-Mail an Studenten Status: abgelehnt in jedem Fall: Anlage der Akte

26 Probleme bei der Umsetzung
SAP-seitig: Fehler bei der Übergabe von Formulardaten (unregelmäßig) Fehler bei der Bearbeitung von Regeln (unregelmäßig) Fehler bei der der Einarbeitung einzelner Containervariablen in -Texte Regeln sind nicht auf -Workitems anwendbar (Problem bei den Bestätigungsmails an den Erst- und Zweitbetreuer)

27 Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

28 Records Management - Aktenmodell
Aktenmodell (Studentenakte) wichtig für den Workflow Anker muss vorhanden sein um das Dokument zu erstellen Aktenmodell wurde als Beispielaktenmodell angelegt

29 Records Management - Akte

30 Dokumenterzeugung aus WF

31 Dokumenterzeugung aus WF

32 Dokumenterzeugung aus WF

33 Container für die Formulardaten
Technische Umsetzung Startformular Container für die Formulardaten Methodenerweiterung für die Dokumentanbindung Verknüpfung Akte mit Dokument

34 Startformular

35 Startformular

36 Erstellung einer Datenstruktur

37 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

38 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

39 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

40 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

41 Automatische Aktenerzeugung

42 Automatische Word-Dokument Erzeugung

43 Verknüpfung der Akte mit Dokument

44 Verknüpfung der Akte mit Dokument

45 Verknüpfung der Akte mit Dokument

46 Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

47 Fazit Komplexe Prozessautomation ist mit dem SAP Business Workflow durchführbar Ständig zu wiederholende Tätigkeiten sind prädestiniert für SAP WF Individuelle Tätigkeiten nur zum Teil umsetzbar MS Office Integration mit SAP Records Management nicht intuitiv durchführbar SAP Business Workflow findet keine genügende Beachtung in der Wirtschaft

48 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!
sample for a picture in the title slide Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!