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Prüfungsausschuss - SAP Workflow - Abschlusspräsentation Projektgruppe 4 FHTW - Berlin sample for a picture in the title slide.

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Präsentation zum Thema: "Prüfungsausschuss - SAP Workflow - Abschlusspräsentation Projektgruppe 4 FHTW - Berlin sample for a picture in the title slide."—  Präsentation transkript:

1 Prüfungsausschuss - SAP Workflow - Abschlusspräsentation Projektgruppe 4 FHTW - Berlin sample for a picture in the title slide

2 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 2 Gliederung Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Projekt Records Management Planung / Projektmanagement Fazit

3 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 3 Projekt Projektname: SAP Workflow Prüfungsausschuss Auftraggeber: Prof. Dr. Jörg Courant Auftragnehmer: Gruppe 4 Inteam Projektleiter: Jens Bretschneider Anzahl Mitarbeiter (insgesamt): 4 Beginn: Ende:

4 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 4 Projektziel – Auftrag Ziel: Automatisierung der Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses: Bewilligung von Anträgen zur Bachelor- bzw. Masterthesis.

5 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 5 Gliederung Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Projekt Records Management Planung / Projektmanagement Fazit

6 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 6 Planungsdaten / Ressourcenverteilung Aufgabenverteilung Marco Gau Workflowumsetzung WF Hierarchie Marija Licnova Workflowumsetzung Records Management Alexander Heß Wordanbindung, IST Prozess Abschlusspräsentation Jens Bretschneider Projektleitung Wordanbindung, Formular

7 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 7 Projektablauf Terminplanung

8 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 8 Durchführungsphase

9 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 9 Gliederung Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Projekt Records Management Planung / Projektmanagement Fazit

10 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 10 Ist Situation Eine wesentliche Aufgabe ist die Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen Händische Verarbeitung der eingehenden Anträge Kein ausgewiesenes Records Management Hoher Zeitaufwand in der Terminierung der Anträge und deren Ergebnisse Jede Art von Anträgen durchläuft in erheblichen Maße den gleichen Bearbeitungsvorgang

11 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 11 Soll Situation Automatisierter Bearbeitungsprozess eingehender Anträge Antragsteller können mit einer erheblich verkürzten und rationaleren Bearbeitungszeit rechnen Alle Beteiligten des Prüfungsausschuss haben jederzeit direkten Zugriff auf benötigte Dokumente

12 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 12 Musskriterien Einführung eines Records Management für die Bearbeitung von Anträgen Erstellung eines Workflows, der die am häufigsten vorkommenden Fälle automatisiert Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen Einbindung aller beteiligten Ressourcen Anbindung an Word

13 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 13 Ausschluss Hardwarelösungen Einrichtung von SAP Systemen bei den Prozessbeteiligten Neugestaltung des Prüfungsausschusses entgegen der geltenden Rahmenprüfungsordnung Erstellung eines Web-Frontends Kostenkalkulation

14 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 14 IST Prozess Antrag auf Abschlussarbeit Aktuelle Situation in der FHTW

15 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 15 SOLL Prozess Gewünschte Situation in der FHTW

16 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 16 Gegenüberstellung

17 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 17 Vergleich IST Prozess Händische Bearbeitung Kein Records Management Papierakte Sequenzieller Ablauf Hohe Durchlaufzeit SOLL Prozess Automatisierte Bearbeitung Anbindung an Records Management Elektronische Akte Paralleler Ablauf Geringe Durchlaufzeit

18 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 18 Vergleich der Durchlaufzeiten

19 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 19 Gliederung Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Projekt Records Management Planung / Projektmanagement Fazit

20 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 20 Die Aufbauorganisation

21 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 21 Der SAP-Business Workflow Prüfung durch das Prüfungsamt Themenkontrolle Erstbetreuer Themenkontrolle Zweitbetreuer ggf. Themenüberarbeitung durch den Studenten Ablehnung bei negativer PAmt-Prüfung Vorlage beim PAusschuss Vorlage aller Daten beim PAmt automatische Anlage einer Akte im SAP RM

22 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 22 Speicherung der Formulardaten

23 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 23 Regeloperationen Problem: Dozentennamen sind als Zeichenkette vorhanden, werden aber als Bearbeiter für Workitems benötigt (Erst-/Zweitbetreuer) Lösung: Zuweisung der Bearbeiter durch Regeln

24 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 24 Änderung von Formulardaten 1 2

25 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 25 Der Prüfungsausschuss Voraussetzung: PAmt hat ok gegeben andernfalls: Negativ-Mail an Studenten Status: abgelehnt stimmt PAusschuss zu: Positiv-Mail an Studenten Mail an Erstbetreuer Info über Thesisstart Mail an Zweitbetreuer Info über Thesisstart Status: zugestimmt lehnt PAusschuss ab: Negativ-Mail an Studenten Status: abgelehnt in jedem Fall: Anlage der Akte

26 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 26 Probleme bei der Umsetzung SAP-seitig: Fehler bei der Übergabe von Formulardaten (unregelmäßig) Fehler bei der Bearbeitung von Regeln (unregelmäßig) Fehler bei der der Einarbeitung einzelner Containervariablen in -Texte Regeln sind nicht auf -Workitems anwendbar (Problem bei den Bestätigungsmails an den Erst- und Zweitbetreuer)

27 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 27 Gliederung Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Projekt Records Management Planung / Projektmanagement Fazit

28 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 28 Records Management - Aktenmodell Aktenmodell (Studentenakte) wichtig für den Workflow Anker muss vorhanden sein um das Dokument zu erstellen Aktenmodell wurde als Beispielaktenmodell angelegt

29 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 29 Records Management - Akte

30 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 30 Dokumenterzeugung aus WF

31 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 31 Dokumenterzeugung aus WF

32 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 32 Dokumenterzeugung aus WF

33 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 33 Technische Umsetzung Startformular Container für die Formulardaten Methodenerweiterung für die Dokumentanbindung Verknüpfung Akte mit Dokument

34 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 34 Startformular

35 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 35 Startformular

36 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 36 Erstellung einer Datenstruktur

37 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 37 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

38 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 38 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

39 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 39 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

40 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 40 Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

41 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 41 Automatische Aktenerzeugung

42 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 42 Automatische Word-Dokument Erzeugung

43 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 43 Verknüpfung der Akte mit Dokument

44 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 44 Verknüpfung der Akte mit Dokument

45 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 45 Verknüpfung der Akte mit Dokument

46 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 46 Gliederung Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Projekt Records Management Planung / Projektmanagement Fazit

47 Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 47 Fazit Komplexe Prozessautomation ist mit dem SAP Business Workflow durchführbar Ständig zu wiederholende Tätigkeiten sind prädestiniert für SAP WF Individuelle Tätigkeiten nur zum Teil umsetzbar MS Office Integration mit SAP Records Management nicht intuitiv durchführbar SAP Business Workflow findet keine genügende Beachtung in der Wirtschaft

48 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! sample for a picture in the title slide


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