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Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Kai-Inventarisierungstag der ekom21 Kommunale Inventarisierung: worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder.

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Präsentation zum Thema: "Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Kai-Inventarisierungstag der ekom21 Kommunale Inventarisierung: worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder."—  Präsentation transkript:

1 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Kai-Inventarisierungstag der ekom21 Kommunale Inventarisierung: worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh Nieder-Weisel, 13. April 2010 Kassel, 18. Mai 2010

2 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2 Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventarisierung in den Fachbereichen: Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt? Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?

3 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3 Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (1) Bilanz Stadt Musterstadt Umlaufvermögen Sachanlagen … Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst. Anlagevermögen RAP Eigenkapital Sonderposten Verbindlichkeiten Rückstellungen RAP Fehlbetrag Anlagen-Nachweis Der Anlagenbuchhalter Kämmerei

4 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4 Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (2) Schule Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, … Gegenstände in der Physiksammlung Musikinstrumente … …

5 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5 Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (3) Schule Ich will Geige lernen! Ich Waldhorn ! Ich Querflöte ! Musik- Instrumente? Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Der Herr Musiklehrer

6 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6 wichtig: Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (4) AnlagenbuchInventarverwaltung für den Bilanz-Nachweis für GWG's: nur summarisch Gesamtheiten (Fest- und Gruppenwerte) nur Eigentum Aktivierung nach Rg.-Eingang zur Bewirtschaftung Jeder Gegenstand einzeln (mit Ausnahmen …) auch Fremd-Eigentum (Leasing) Erfassung bei Lieferung Durchführung von Inventuren +

7 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7 Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?

8 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8 Inventarisierung Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? (1) Die Inventarnummer wird auf einem Etikett auf dem Gegenstand aufgebracht Achtung: Die Inventarnummer unterscheidet sich von der Anlagennummer Das Etikett enthält typischerweise nur die Nummer und bezeichnet nicht den Gegenstand Der Barcode ist nichts anderes als die "maschinenlesbare Form" der Inventarnummer warum? Jeder Gegenstand erhält eine Inventarnummer

9 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9 Inventarisierung Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? (2) Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen? => während der Inventur … von Hand … mit einem Handscanner … und einem Laptop … mit einem mobilen Erfassungsgerät

10 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10 Inventarisierung Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? (3) Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen? => während der Inventur … von Hand … mit einem Handscanner … und einem Laptop … mit einem mobilen Erfassungsgerät Fazit: Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation

11 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11 Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?

12 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12 Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (1) Ansager Zähl-Liste Aufschreiber 1 mal Goethe's Faust 2 mal Schillers Räuber 1 mal Ratgeber Garten … … okay: 1 mal Goethe's Räuber 1 mal Schillers Faust 2 mal Garten Im Prinzip schon ganz gut, aber …

13 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13 Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (2) Inventur einrichten Sachplan: wo? wessen Eigentum? was? Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: wer? wann? womit? wohin?

14 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14 Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (3) synchronisieren zählen

15 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 15 Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (4) zählen: Raum betreten Gegenstand vorhanden Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) Unerwarteter Gegenstand (mit Etikett) Neuer Gegenstand (Neufund) … …

16 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 16 Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (5) synchronisieren

17 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 17 Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (6) Differenzen bearbeiten: nicht erfasst (Fehlbestand?) Abweichung (Standort, Menge) Fremdfund Neufund Differenzen verbuchen

18 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 18 Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (7) Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

19 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 19 Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventarisierung in den Fachbereichen: Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?

20 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 20 Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (1) Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …

21 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 21 Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (2) Ich kann alle benötigten Datenfelder selbst einrichten … mit komfortabler Eingabe … und Plausibilitätsprüfung Texte, Zahlen, Datumsangaben

22 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 22 Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (3) Ich kann Inventargüter schnell finden Alles ist sicher und nachvollziehbar

23 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 23 Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (4) Ein fairer Deal … Der Fachbereich nutzt Kai für die eigene Disposition und gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung Der Anlagenbuchhalter übernimmt aus Kai die Zugangs- und Änderungsmeldungen und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch

24 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 24 Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventarisierung in den Fachbereichen: Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt? Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?

25 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 25 Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmale sind wichtig? detaillierte Prüfung 126 Kriterien Als erste und bisher einzige Inventarisierungslösung trägt Kai das Prüfsiegel als "Geprüftes Fach- programm für die Kommunale Inventarisierung"

26 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 26 Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmale sind wichtig? Stammdaten Mandanten und Buchungskreise Standorte Inventartypen Freifelder, Tabellen, Formeln Inventarmuster 357 Seiten Benutzer, Zugriffsrechte Werkzeuge Leistungsfähige Suchfunktionen Komfort: Sammel-Erfassung, Sammel-Änderung Export, Import Etikettendruck Auswertungen Inventuren: ordnungsgemäß und praxisgerecht Schnittstelle zum Anlagenbuch ("bidirektional")

27 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 27 So, jetzt wissen wir alle … …welche Unterschiede es zwischen Anlagenbuchhaltung und Inventarverwaltung gibt Schönen Dank für's Zuhören. …welche Rolle Barcode und Scanner spielen …warum die Inventarisierung in den Fachbereichen besonders gut aufgehoben ist …wodurch sich eine "ordnungsgemäße Inventur" auszeichnet …was eine "richtig gute" Inventarisierungslösung leisten sollte


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