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Veranstaltungen Öffentlicher Bibliotheken planen – organisieren – ausführen HA 2010-2012 / Barbara Smrzka.

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Präsentation zum Thema: "Veranstaltungen Öffentlicher Bibliotheken planen – organisieren – ausführen HA 2010-2012 / Barbara Smrzka."—  Präsentation transkript:

1 Veranstaltungen Öffentlicher Bibliotheken planen – organisieren – ausführen HA / Barbara Smrzka

2 2 Themen Veranstaltungsvielfalt in ÖB Warum Veranstaltungen in ÖB? Veranstaltungsstatistik 2010 Veranstaltungsmanagement (Rechtsfragen zu Veranstaltungen) Gruppenarbeit: Veranstaltungsplanung

3 3 Veranstaltungen, Aktionen, Programme Kreativ & Realistisch Veranstaltungen von A bis Z

4 ABCDEABCDE Auslagenaktion Book Crossing Café-Formate playDecide Ergometer-Lesen

5 FGHIJFGHIJ Flohmarkt Gruselnacht Heimatabend Interkulturelles Jazzkonzert

6 LMNOKLMNOK Lebende Bücher Märchen Nachtwanderung Orientalische Nacht Kreativ Workshop

7 PRSTPRST Poetry Slam Pub Science Rätselrallye Spielefest Theaterworkshop

8 UVWZUVWZ User Schulung Vorlesestunde Wandern und Lesen Zweisprachige V.

9 9 Warum Veranstaltungen? Als Produkt lt. Leitbild / Auftrag: Bildungsarbeit Kulturangebot Informationsvermittlung Sozial-integrative Funktion Zur PR gerichtet an: (neue) LeserInnen Träger allgemeine Öffentlichkeit MitarbeiterInnen

10 Veranstaltungen in ÖB aus der Statistik 2010ca. Öffentliche Bibliotheken1.500 BenutzerInnen BesucherInnen

11 11 Veranstaltungsstatistik der ÖB Ortsgröße Median 50% aller ÖB Bestwerte 5% aller ÖB < EW –3.000 EW –5.000 EW – EW – EW – EW > EW 40(>365!) Bezugsjahr 2010

12 12 Veranstaltungsmanagement Bestandsaufnahme: Wo stehen wir? Ziele: Was wollen wir? Konzeption: Was machen wir? Organisation: Wie machen wirs?

13 13 Bestandsaufnahme: Wo stehen wir? Ressourcen (finanzielle und personelle) Ausstattung (Raum, Technik, …) Zielgruppen (nach Alter, Interesse, …) Kooperationspartner und Mitbewerber Erfahrungen und Erfolge (Themen, Zeitplan, Besucherzahlen, …)

14 14 Ziele: Was wollen wir?

15 15 Ziele: Was wollen wir? Motive (neue) Zielgruppen Besucherzahl Medienecho Längerfristige Wirkung

16 16 Zielgruppen: nach Alter / Interesse / Bedürfnissen / Allgemeinheit Veranstaltungsthema: Literarische Themen (AutorIn, Neuerscheinungen, Regionalliteratur …) Sachthemen (E, G, N, P, V) IT-Themen (Computer, Internet …) Kunst und Kreativität Spiele(n) … Akteure und Partner: mit externen ReferentInnen / nur Bibliothekspersonal in Kooperation / ohne Partner Konzeption: Was machen wir? (1)

17 17 Veranstaltungsform einmaliger Event / länger dauernd im Rahmen eines Festivals / ohne größeren Rahmen Einzelveranstaltung / Veranstaltungsreihe Methode: frontal / interaktiv Ort und Raum: in der Bibliothek / außerhalb der Bibliothek Konzeption: Was machen wir? (2)

18 18 Planung: Wie machen wirs? Checklisten Terminplan Budgetplan

19 19 Checkliste: Akteure Hauptakteure*): AutorIn, ModeratorIn, ReferentIn, KünstlerIn Gäste: Ehrengäste, BesucherInnen, Begleitpersonen Veranstalter: Bibliothek, Kooperationspartner Service: Empfang, Garderobe, Catering, Technik, FotografIn, Security *) Anreise, Betreuung, Unterbringung

20 20 Checkliste: Raum und Ausstattung Raumbedarf: Kapazität, Zugangsbarrieren, Sanitäranlagen Beschilderung: Hinweis auf Bibliothek, Zugang, Anfahrt Mobiliar: Podest, Rednerpult, Bestuhlung, Büchertisch, Pinwand, Flipchart … Technik: Beleuchtung (Verdunklung), Ton (Mikros), Projektion (Beamer, Video, Leinwand), Klimatechnik Atmosphäre: Blumen, Dekoration, Ausstellung

21 21 Checkliste: Kommunikation Bewerbung: Einladung, Plakat, Website, Gästeliste, Versand, Anmeldung Pressearbeit: Vorankündigung, Eintragung in Veranstaltungskalender, Presseeinladung, Presseunterlagen, Pressemeldung / Aussendung Checkliste: Genüsse Bewirtung*): kalt/warm, Stehbuffet, Fingerfood, Getränke, Geschirr Rahmenprogramm: Musik, Moderation Geschenke: für Akteure, Giveaways für BesucherInnen *) Getränke für Hauptakteure nicht vergessen!

22 Termin und Terminplan Abstimmung mit anderen Veranstaltungen Abendveranstaltungen ab 19:00 Uhr Frontale Veranstaltungen nicht länger als 90 Minuten (je nach Zielgruppe kürzen) Vorbereitung Tag X NB

23 Beispiel-Terminplan >4W 4W3W2W1WVNB Kontakt Hauptakteure Ablauf laut Detailplan Termin fixieren Raum reservieren Werbemittel drucken Vorankündigungen veranlassen Plakatieren, Folder auflegen Einladungen verschicken Bewirtung organisieren Raum checken Detailablauf festlegen (Personal) Pressemeldung, Einladung AKM-Meldung Veranstaltung Pressemeldung, Pressespiegel Nachbesprechung

24 24 Budgetplanung Honorare, Spesen Drucksorten und Werbemittel Versandkosten und Pressearbeit Medienankauf Saal- und Gerätemiete Catering, Dekoration, Giveaways + Eintrittsgelder) (– Personalaufwand!)

25 25 Veranstaltungsrecht Vertrag mit Akteuren: häufig Werkvertrag, Honorarnote Haftungsfragen: Aufsichtspflicht (Eltern, LehrerIn, BibliothekarIn) Haftpflichtversicherung! (Träger) Jugendschutz (Alkohol, Rauchen) Urheberrechtsschutz: Öffentliche Aufführung Meldepflicht des Veranstalters Verwertungsgesellschaften ( LiterarMechana, AKM) Sonderfälle Film, Fernsehen

26

27 27 Veranstaltungen bis zum Umfallen … Vielen Dank!

28 28 Gruppenarbeit Drei Gruppen Aufgabe: Konzipieren einer Veranstaltung zum vorgegebenen Ziel 1.Ablaufplan: nur für den Veranstaltungstag 2.Budgetplan: Budgetposten (evt. grobe Kostenschätzung) 3.Werbung / PR: Plakat oder Einladung oder Pressetext


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