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1 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com.

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1 1 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Enterprise 2.0 – die organisatorische Herausforderung bleibt Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO, Köln, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Einführung ECM Was ist ECM? Ziele und Komponenten von ECM Anspruch Grundprinzipien Capture, Manage, Store, Deliver Markt und Trends Ausblick Compliance 2.0 Die Zukunft des Informationsmanagements

3 3 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Informationswachstum Elektronische Information wächst exponentiell. Jedes Jahr werden doppelt so viele Daten wie im Vorjahr generiert.

4 4 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Explosion der Unternehmensinformationen Feststehende unstrukturierte Daten Dynamische strukturierte Daten Storgage Demand Petabytes

5 5 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrüchen: Weder die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollständig. Die Chance, Ordnung und Vollständigkeit zu gewährleisten ist mit Unterstützung elektronischer Systeme in der elektronischen Welt deutlich größer. Medienbruch

6 6 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einführung ECM Enterprise Content Management

7 7 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM: Die Definition Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes. ECM tools and strategies allow the management of an organizations unstructured information, wherever that information exists. AIIM Association for Information and Image Management International, 2008

8 8 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM: Definition ECM umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen.

9 9 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content

10 10 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Ziele und Komponenten von ECM

11 11 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM: Das 5-Komponenten-Modell Capture (Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifkation etc.) Deliver (Output Management, Sicherheit, Multi-Channel- Distribution, Kryptographie, Signaturen etc.) Manage (Business Process Management, Collaboration, Records management, Document Management, Web Content Management) Storage (Speicherverwaltungssysteme, Speicherarchitekturen, Speichermedien) Preservation (Langzeitarchivierung, Schnittstellen, Formate, Speichermedien, Migration)

12 12 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM: Das 5-Komponenten-Modell PRESERVE CAPTUREDELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

13 13 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM: Das ECM-Haus

14 14 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Was ist neu im ECM-Portfolio? DAM Digital Asset Management Management EAI Enterprise Application Integration Search/Retrieval Content Integration Backup/Recovery Longterme Archival Migration Localization DRM Digital Rights Management

15 15 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Grundprinzipien

16 16 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM ist Infrastruktur ECM ist eine notwendige Infrastruktur! Infrastruktur ist die Gesamtheit aller technischen und logischen Elemente innerhalb einer Organisation, die zur automatisierten Informationsverarbeitung eingesetzt werden.

17 17 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM als Unternehmensinfrastruktur

18 18 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Integrative Middleware AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware

19 19 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Dienstekonzept AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen

20 20 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einheitlicher Speicherort AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp

21 21 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM Trends im Herbst 2009

22 22 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (1)Integration Integration von ECM Funktionalität in Standardan- wendungen und betriebssystemnahe Funktionen. Eigentliche ECM Produkte verlieren an Bedeutung. (2)SOA Weiterentwicklung von SOA-Ansätzen und Web­ services zu einer echten SOA Service oriented Architecture. Portale und Enterprise-Service-Bus-Konzepte gewinnen dabei an Bedeutung.

23 23 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (3)Prozessmanagement Nutzung von SOA-Architekturen für durchgängiges Prozessmanagement. Business Process Management und Business Intelligence beginnen zu verschmelzen. (4) Open-Source-Produkte Open-Source-Produkte gewinnen im engeren WCM- und im eigentlichen ECM-Markt an Bedeutung.

24 24 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (5)Mobile Devices Verstärkte Unterstützung von Mobile Devices mit Einbindung in die Unternehmensprozesse und Nutzung von ECM-Funktionalität. (6) SaaS SaaS Software as a Service wird stärker angenommen und die Anwender vertrauen immer stärker auf von Providern angebotene Anwendungen. Cloud Computing und Grid Computing gewinnen an Bedeutung

25 25 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (7) Informationsqualität Das Thema Informationsqualität gewinnt über die bisherigen Ansätze der Verbesserung der Datenqualität auch im ECM-Umfeld an Bedeutung. Master Data Management wird auch für ECM als nutzende und zuliefernde Systeme wichtig (8) Add-on zu Standardsoftware Besonders im Bereich MOSS und Exchange haben sich zahlreiche Produkte positioniert, die Lücken und Unzulänglichkeiten im Microsoft Produktportfolio ausfüllen.

26 26 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (9) Verfügbarkeit Business Continuity wird unter dem Gesichtspunkt der Verfügbarkeit und Sicherheit der Informationssysteme und gespeicherten Informationen wird durch die zunehmende Abhängigkeit der Unternehmen bedeutsam. (10) Compliance Compliance ist und bleibt einer der Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management und besonders Records Management. Fazetten sind -Management und Dokumenten- Management mit Ablösung der Fileshares. Mit dem Akronym GRC Governance, Risk Management und Compliance wird ein ganzheitlicher Ansatz angestrebt.

27 27 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (11) Marktkonzentration Hersteller- und Produktkonsolidierung im Sinne einer Marktkonzentration. Die großen Softwarehersteller nehmen verstärkt Einfluss und bestimmen die Trends der Weiterentwicklung. (12) Sicherheit und Vertraulichkeit Mehr Funktionalität für Sicherheit und Vertraulichkeit für Daten und Dokumente. Themen wie Verschlüsselung, Watermarks, Nutzungsprotokollierung, kontrollierter Export etc. werden angesichts der Datenschutz- skandale in Deutschland wichtiger.

28 28 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (13) Ready-to-work Ready-to-work - vorkonfigurierte, einfach einzu- führende Branchen- und Fachlösungen werden gerade von mittelständischen Anwendern bevorzugt. (14) Automatisierung Automatisierung der Erfassung, Erschließung, Indizierung und Verteilung von Informationen machen das Capture für Papierdokumente ebenso wie für elektronische Dokumente zu einer der wichtigsten Anwendungen.

29 29 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (15) Virtuelle Akte Virtuelle Akte und elektronischer Posteingangskorb sind aktuell die wichtigsten ECM-typischen Anwendungen. (16) ILM Ablösung dedizierter Archive durch Archivspeicher in netzwerk-basierter ILM-Information-Lifecycle- Management-Konzepten, die von allen Anwendungen genutzt werden können, stehen bei Speicherkonsolidierungsprojekten im Vordergrund.

30 30 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (17) Cloud Computing Die Bereitstellung von Anwendungen und Speichern im Internet ist inzwischen ein ernst zu nehmender Wettbewerber für Inhouse-Lösungen und wird sich zunächst im Backup- und Sicherungsbereich bemerkbar machen. (18) Web-2.0-Funktionalität Die Integration oder Nutzung von Web-2.0- Funktionalität wird wieder auf ein sinnvolles Maß bei Enterprise-Lösungen reduziert.

31 31 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT ECM-Trends (19) Browser-basierte Oberflächen Oberflächen und das Enabling von anderen Browser- basierte Anwendungen über Standardschnittstellen oder als Portlets sind State-of-the-Art. (20) Geringere Projektbudgets Es wird im nächsten Jahr geringere Projektbudgets durch die drohende wirtschaftliche Verschlechterung in Deutschland geben. Dies wird zu dem von den Anbietern selbst durch den Preiskampf gefördert.

32 32 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Ausblick

33 33 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Compliance treibt den Markt für Enterprise Content Management

34 34 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Compliance: Definition Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

35 35 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Compliance: Grundsätzliche Kriterien Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit

36 36 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GRC: Ganzheitlicher Ansatz Bisheriger Ansatz: Governance, Risk Management und Compliance als einzelne Säulen Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche Umsetzung in spezifischen Lösungen GRC-Ansatz: Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen Technische Infrastruktur zur Implementierung und Überwachung von Prozessen Definition und Kontrolle von Risiken Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen

37 37 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GRC GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell Governance Compliance Risk Management

38 38 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT

39 39 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

40 40 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Web 2.0 Definition: Gesellschaftliche Sicht Marketing-Schlagwort, das die veränderte Wahrnehmung und Benutzung des Internets beschreibt Keine zentralisiert verbreiteten Informationen mehr, sondern auch Verbreitung durch unabhängige Leute, die sich untereinander vernetzen. (Beispiele : Wikis oder WebBlogs) Das Web 2.0 gibt jedem mit Internet-Zugang eine Stimme, schneller - aber auch unkontrollierter - als je zuvor. Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert aber auch mit nicht gesicherter Qualität und Authentizität.

41 41 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Web 2.0 Definition: Technische Sicht Web 2.0 als Kombination der bereits Ende der 1990er Jahre entwickelten Techniken, die durch die große Zahl breitbandiger Internetzugänge erst jetzt großflächig verfügbar sind (z.B. Web-Service-APIs, AJAX, RSS). Web 2.0 existiert nicht wirklich: bezeichnet eher das Zusammenwirken verschiedener Technologien und eine vermutete bzw. gewollte Entwicklungsrichtung. Häufige Kritik: der Begriff ist unscharf und nahezu beliebig verwendet, um die Popularität von Angeboten &Techniken zu fördern, oder neue Trends wichtig & revolutionär erscheinen zu lassen.

42 42 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Communities: synonym benutzt für Web 2.0 Funktionalität Definition: Web 2.0 ist ein Oberbegriff für die Beschreibung einer Reihe neuer interaktiver Techniken und Dienste des Internets – speziell des WWW – und einer geänderten Wahrnehmung des Internets. Anwendungen, die den Internetnutzern eine interaktive Rolle ermöglichen, beispielsweise durch Informationsaustausch, -bearbeitung, Inhalte- Generierung sowie die Nutzung von Unterhaltungsmedien Gibt es ECM 2.0?

43 43 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Communities: synonym benutzt für Web 2.0 Funktionalität Ausgewählte Web 2.0 Funktionalität: Wikis Voting Social Bookmarks Mashups Blogs Foren RSS Community software / Social software Instant Messaging Social Tagging / Folksonomies Twittern etc. Es zählt die Reduktion auf das Wesentliche und Der Einsatz nicht-redundante Funktionalität.

44 44 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Enterprise 2.0 Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst.

45 45 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Web 42 Damit ich genügend Vorsprung vor diesen ganzen Web-Versionen habe, habe ich beschlossen, ich nehme die 42. Die Antwort ist 42! (Douglas Adams in der Romanreihe Per Anhalter durch die Galaxis)

46 46 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM 2.0

47 47 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Herausforderungen an ECM 2.0 Wiederstrebende Interessen Gleichzeitig Information verfügbar machen und Information zu schützen Information langzeitig nutzbar erhalten Herauslösen von Sicherungsattributen aus den Dokumenten, jedoch die ursprünglichen Rechte kenntlich machen, um die Information lesbar und nutzbar zu halten Wegfall des Urheberschutzes Lösungen für die Wahrung von Rechten, Schutz vor Kopien und Verfälschung bei gleichzeitigem Offenlegen aller Inhalte

48 48 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Herausforderungen an ECM 2.0 Transport von Rechten und Berechtigungen Rechte und Berechtigungen in Offline- und Home-Office- Situationen verfügbar machen und Objekten wie Dokumenten, elektronischen Akten oder anderen Containern mitgeben Rollen und neutrale Benutzerklassen Auch bei Änderung von Organisation und Berechtigungs- strukturen, bei Weggang von Mitarbeitern und Änderung von Zugriffsrechten, für interne wie auch für externe Nutzerge- meinschaften, muss der der Zugriff auf archivierte Dokumente immer erhalten bleiben. Durch Änderung von Rechten dürfen keine wichtigen Dokumente im Archiv verschwinden.

49 49 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Von ECM zu Informationsmanagement

50 50 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM und führende Anwendungen ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es um Dokumenten-orientierte Bearbeitung geht, als führende Oberfläche akzeptiert werden – als virtuelle Akte, bei bestimmten Typen von Workflow, als einheitlicher Posteingangskorb, als Anwendungs-unabhängiger Archivzugang. ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar.

51 51 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Die Zukunft von ECM: Enabling Ergänzung von vorhandenen Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oder Serverebene, damit mit gleicher Funktionalität die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus. Keine eigene Oberfläche, allenfalls Öffnung von Fenstern, sondern Bereitstellung der ECM-Funktionalität innerhalb der aufrufenden Anwendung selbst.

52 52 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Der ECM Desktop ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann reduziert sich dann die Funktionalität auf die drei Knöpfe: Informationen speichern, Informationen wiederfinden, Informationen strukturiert bereitstellen. Vielleicht überlebt ECM nur als kleines Portlet, integriert in Internet- und Intranet-Portale.

53 53 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Paradigma ECM = Unternehmenssoftware ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss Anwender schulen, damit die Software optimal genutzt werden kann. Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus – die Software ist für Unternehmen und die Nutzung im Unternehmen ausgelegt. ECM richtet sich an den professionellen Anwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner Arbeitsumgebung betrachtet.

54 54 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Paradigmenwechsel Nicht mehr nur Unternehmen, sondern jeder von uns hat soviel Information, dass sie nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können – Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrekorder. Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt komplett übersehen – oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung von Software im Unternehmen und Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf neue Benutzergruppen einrichten.

55 55 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung – zum Ersten … ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote: Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des Browsers Keine eigene Installation von Software Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten Reduzierte Komplexität Weite Verbreitung Ortsunabhängige Nutzbarkeit Medium-Unabhängigkeit

56 56 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung – zum Zweiten … ECM im privaten Raum – Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank: Verwaltung von eigenen Fotos, Videos, etc. Verwaltung von Downloads wie Webseiten, Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc. Verwaltung von Dokumenten, , signierten Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc. Verwaltung von eigenen und fremden Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc. Management der Sicherung aller Informationen lokal oder mit Backup über das Internet

57 57 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung – zum Dritten … ECM in der Kommunikation – Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet und Handtaschen-PC: Verwaltung von SMS, MMS, , Voic , etc. Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus dem Unternehmens-ECM Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und Signierung von elektronischen Dokumenten Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi-Media und anderen Dokumenten nebst Archivierung, Recherche, Workflow, etc. Collaboration im Kleinen

58 58 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Die Zukunft der Usability Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jedem beliebigen Menschen bedient werden können müssen. Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der Musikanlage zu Hause sein! Der Browser ist nicht der Weisheit letzter Schluss – die wahre Revolution der einfach zu nutzenden, intuitiven Benutzeroberflächen steht noch aus!

59 59 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Die Zukunft von ECM Der Einsatz von Enterprise Content Management ist längst nicht mehr eine Frage des Ob, sondern nur noch des Wie und Wann. ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informations- management aufgehen.

60 60 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM neu definiert Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für Enterprise Change Management benutzen!

61 61 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Die Zukunft des Informationsmanagements

62 62 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Selbsterfüllende Prophezeiung: Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen

63 63 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM Self-Fullfilling Prophecy Die erfolgte Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content = Informationsmanagement ECM EIM

64 64 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Informationsmanagement Enterprise Content Management geht auf im allgemeinen Informationsmanagement Die ECM-Funktionalität wird zunehmend in andere Produkte direkt integriert. ECM überlappt sich immer mehr mit angrenzenden Bereichen der ITK. Immer mehr Anbieter drängen aus angrenzenden Anwendungsgebieten in den ECM-Markt. DRT Document Related Technologies wird dagegen überleben, weil es immer Technologien geben wird, die sich speziell mit den Anforderungen elektronischer Dokumente beschäftigen müssen.

65 65 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 EIM Enterprise Information Management Definitionen der Analysten … zu kurz gesprungen?! Ist EIM Enterprise Information Management nur ECM Enterprise Content Management + BI Business Intelligence?

66 66 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 PROJECT CONSULT EIM Definition 2008 EIM Enterprise Information Management steht für die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugenden System, Anwendung, Format, Device und Zeit. EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Search, Business Intelligence, Governance- Risk-Compliance Management Infrastructure, Data Warehousing und Information Lifecycle Management.

67 67 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Der Wert von Information ist der Maßstab für die Investition.

68 68 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Der Wert von Information Der Wert und Charakter einer Information oder eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge Der Wert von Information kann sich in Zeit, Kosten, Wiederbeschaffung, Verfügbarkeit, Aktualität oder anderen Parametern ausdrücken Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig. Der Wert der Information ist in starkem Maße von der temporären Einschätzung in einer spezifischen Situation des jeweiligen Nutzers abhängig

69 69 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Der Wert von Information ändert sich über die Zeit Der Wert von Informationen ändert sich mit der Zeit: Informationen die heute wertlos scheinen, können morgen Millionen wert sein Konsequenzen: Der zukünftige Wert kann bei der Entstehung oder dem Empfang von Informationen nicht eindeutig abgeschätzt werden Jeder Mitarbeiter, der Information empfängt oder erstellt, muss den Wert der Information zumindest grob bestimmen können Information muss ständig neu bewertet werden, damit sie ihren Wert behält Falsche, ungültige oder veraltete Information muss rechtzeitig und kontrolliert entsorgt werden

70 70 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Der Wert von Information - Grundlage für Investition Der Umfang einer Investition für eine Enterprise- Content-Management-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren. Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird. ECM ist die Lösung, wenn es gilt den Wert der Information zu wahren, Informationsschätze zu heben, und Information ständig, orts-, personenund zeitunabhängig nutzbar zu machen.

71 71 DMS EXPO Enterprise 2.0 Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Joachim Hartmann Folien und Handout, Newsletter, Informationen...


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