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Kundenpräsentation 2010 Deutsch. Einordnung von CRM-Project CRM-Project ist das 4. Modul für Dynamics CRM CRM-Project stellt Projektmanagement Funktionalität.

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1 Kundenpräsentation 2010 Deutsch

2 Einordnung von CRM-Project CRM-Project ist das 4. Modul für Dynamics CRM CRM-Project stellt Projektmanagement Funktionalität in der CRM-Suite von Microsoft zur Verfügung. Alle notwendigen Funktionen für eine professionelle Projektdurchführung sind verfügbar.

3 Warum Projektmanagement in Microsoft CRM? Es gibt doch schon Lösungen für Projektmanagement!

4 Warum Projektmanagement im CRM System? 1.Bedarf an Projektmanagement Funktionalität Projektplanung und Ressourcenmanagement Projektsteuerung, Multiprojekt- und Programmmanagement Leistungs- und Zeiterfassung Reisemanagement Projektcontrolling und Berichtswesen Schnittstellen zu MS Project, SAP & NAV Abrechnung und Fakturierung 2.Integriertes Arbeiten ohne Integrationsprojekt Direkter Zugriff auf Kontakte, Aufträgen, Verkaufschance, Projektstände usw. Übergreifende Reports endlich möglich 3.Arbeiten in einer einzigen Oberfläche Weniger Training, mehr Komfort für die Mitarbeiter Endlich Konzentration auf den Prozess statt auf Tools Neue Kollegen werden schneller produktiv 4.Wunsch nach wenig komplexer Infrastruktur Keine zusätzlichen Server oder Applikationen Kein zusätzliches Backup, keine zusätzlichen Integrationstools Keine weiteren Clients Kein zusätzliches technisches Training 5.Nutzung der CRM Plattform auch für Projektmanagement Offline und mobil arbeiten Alle Formulare voll customizing fähig und Abläufe mit Workflows automatisierbar Alle Daten synchron in Outlook und Web Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit 5 Gründe

5 Branchen und Lösungen - Beispiele Branchenspezifische Anforderungen Beratungsunternehmen => Leistungs- und Zeiterfassung Baugewerbe => Organisation komplexer Bauvorhaben Dienstleister => Ressourcenplanung IT Unternehmen => Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden Produzierendes Gewerbe => Organisation standardisierter Abläufe Behörden: Tagesaktuelles Kostencontrolling in Projekten Maschinen und Anlagenbau => Planung von Vertriebsprojekten Funktionale Anforderungen aller Branchen Reisekostenmanagement Kostenüberblick laufender interner Projekte Arbeiten mit Projektvorlagen Abrechnung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern Integriertes Arbeiten mit Fokus auf den Kunden

6 Mögliche Infrastruktur vor CRM Kalender Aufgaben Verfügbarkeit Kontakte s Spesen Reisekosten Belege Skills Kostensätze Urlaub Krankheit Zeiterfassung Leistungserfassung Leads Verkaufschancen Tickets Kampagnen Firmen Projektpläne Vorlagen Gantt Aufträge Kundenpreise Rechnungen Abrechnungen Firmen Excel Cubes Reports Listen Workflows Automatisierung Benachrichtigung

7 Wahrscheinliche Infrastruktur mit CRM

8 Im Projektmanagement benötigte Informationen Auftrag Preise der verkauften Leistungen Liste der verkauften Leistungen Festpreis / Time & Material Stammdaten zu neuen Aufträgen Reisekosten- vereinbarung ProjektmanagementProjektvorlagenProjektstruktur Aufgelaufene Projektkosten Risikoabschätzung Interne / externe Projekte Dauer von Projektknoten ArbeitsfortschrittAktivitätenmanagementTeamkalender Übergreifend geplante / ausgeführte Aktivitäten s des KundenPrioritäten Einteilung von Mitarbeitern CRMSupportverträge Informationen zu Partnern und externen Dienstleistern Kundenanfragen und Leads Verkaufschancen Kontaktinformation des Kunden Personalabteilung Kostensätze interner Mitarbeiter Krankheit Urlaub Skills der internen Mitarbeiter ReisekostenWeitere Daten Verfügbarkeit und Kosten interner Ressourcen wie Fahrzeuge

9 Im CRM vorher vielleicht schon vorhandene Informationen Auftrag Preise der verkauften Leistungen Liste der verkauften Leistungen Festpreis / Time & Material Stammdaten zu neuen Aufträgen Reisekosten- vereinbarung ProjektmanagementProjektvorlagenProjektstruktur Aufgelaufene Projektkosten Risikoabschätzung Interne / externe Projekte Dauer von Projektknoten ArbeitsfortschrittAktivitätenmanagementTeamkalender Übergreifend geplante / ausgeführte Aktivitäten s des KundenPrioritäten Einteilung von Mitarbeitern CRMSupportverträge Informationen zu Partnern und externen Dienstleistern Kundenanfragen und Leads Verkaufschancen Kontaktinformation des Kunden Personalabteilung Kostensätze interner Mitarbeiter Krankheit Urlaub Skills der internen Mitarbeiter ReisekostenWeitere Daten Verfügbarkeit und Kosten interner Ressourcen wie Fahrzeuge Bereits im CRM vorhandene Informationen => Müssen nicht mehr erstellt bzw. gepflegt werden Im Projektmanagement zusätzlich entstehende Informationen

10 Vergleich Aufwand h

11 Die einfache und vertraute CRM Benutzeroberfläche steigert die Akzeptanz der Projektmanagement-Software, verkürzt die Einarbeitungszeit und reduziert den Schulungsaufwand im Unternehmen. Integriertes Arbeiten in einer Oberfläche

12 CRM-Project Funktionsüberblick Projektplanung Ressourcenmanagement Projektsteuerung Multiprojekt- und Programmmanagement Leistungs- und Zeiterfassung Reisemanagement Projektcontrolling Berichtswesen Schnittstellen zu MS Project, SAP & NAV Mobile Erweiterungen zu WM7, iPhone & RIM Abrechnung und Fakturierung

13 Basis Informationen im Projekt

14 Screenshot Basisinformation Getrennte Verwaltung von Arbeit, Kosten und Dauer Beliebig viele Ebenen (Projekte, Phasen, Meilensteine usw.) Viele Meta- Information bereits vorhanden, auch erweiterbar Verwaltung geerbter Personentage z.B. aus Arbeitspaketen Verwaltung geerbter Kosten z.B. aus Arbeitspaketen Kosten des gesamten Projektes Verwaltung gebuchter Personentage im Knoten selbst Viele Kontakt- Informationen verknüpfbar

15 Gantt-Diagramm Einfaches verschieben der Zeiträume per Drag&Drop Schnelles editieren mit automatischer Speicherfunktion Automatisches Anpassen von übergeordneten Phasen und Projekte Anzeige des Projektfortschritts

16 Projekterfassung & Strukturierung Erstellung und Strukturierung von Projekten direkt in Microsoft CRM® Beliebige Verschachtelung von Projektphasen, Teilprojekten und Arbeitspaketen Verwaltung von externen Partnern und internen Teams Flexible Organisation von kleinen Vorhaben bis hin zu Großprojekten Stücklistenorientierte Verwaltung von Dauer, Arbeit und Kosten Viele auf Projektorganisation abgestimmte Sichten

17 Plantafel Einfaches Hinzufügen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter Planung auf Skill- bzw. Abteilungsebene Optional Angabe der Effizienz Einfaches Anklicken der am Projekt beteiligten Mitarbeiter Geplante und zugewiesene Personentage Skills des ausgewählten Mitarbeiters werden angezeigt

18 Auslastungsgebirge

19 Projektinformationen im Outlook

20 Zeiterfassung über 10 Alternativen Zeiterfassung über die virtuelle Stechuhr Zeiterfassung größerer Leistungsblöcke Zeiterfassung über detaillierte Aktivitäten 12,5

21 Controlling & Auswertung Plan versus IST Beispiel Projektsicht im CRM Direkter Vergleich geplanter und realisierter Werte am Beispiel Personentage Vergleiche auch für Kosten möglich

22 Dashboard mit Beispielreports

23 Beispielreport geplante versus geleistete Arbeit

24 Beispielreport Projektkosten versus Auftragssumme

25 Beispielreport Aktivitäten eines Mitarbeiters

26 Beispielreport Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter

27 Vorbereitung der Abrechnung Korrektur aller Buchungstexte in einer einzigen Maske Leistungen können abweichend von der erfassten Arbeitszeit fakturiert werden Ein Klick und alle Änderungen sind gespeichert Festleung abzurechnender Leistungen

28 Erzeugen eines Leistungsnachweises Erstellung des Leistungsnachweises auf Knopfdruck Export des Leistungsnachweises in verschiedene Zielmedien (PDF, Excel usw.)

29 Microsoft Project Export und Import Übergabe von MS Project Projektpläne an und von Microsoft CRM Import und Export von Projekten, Arbeitspaketen, Meilensteinen usw. Bei Bedarf Übergabe von Aufgaben, Terminen usw.

30 CRM-Project ermöglicht Customizing wie gewohnt Neue Elemente können wir gewohnt ergänzt werden Felder und Abschnitte können verschoben oder gelöscht werden Felder können umbenannt und schreibgeschützt werden

31 Reisemanagement mit CRM-Project Die Reisezeit wird automatisch in den Outlook Kalender eingetragen Reisen können zu abweichenden Adressen geplant werden (z.B. Baustellen) Reisekosten werden aus einzelnen Belegen übernommen Neben Reisekosten können auch Reisezeiten erfasst werden Die Verrechnung von Reisen an Kunden wird unterstützt

32 Belege einer Reise 16 verschiedene Belegarten werden unterstützt Zu jeder Reise können beliebig viele Belege angelegt werden Dieser Beleg ist zur Abrechnung vorgesehen Die Kosten von Belegen werden einzeln verwaltet Die Verrechnung auch von einzelnen Belegen an Kunden wird unterstütz

33 Reisekosten Spesenrechner Je nach Spesenrechner können diverse Spesenarten berechnet werden Bei der Belegart Spesen können Spesenrechner integriert & genutzt werden Auch die steuerliche Berechnung von Auslandsreisen ist möglich Die Kosten werden automatisch berechnet

34 Sachkosten Die Kosten der Sachmittel werden dem Projekt automatisch zugerechnet Es können beliebig viele Sachmittel auf das Projekt gebucht werden Die Verrechnung von Sachmitteln an Kunden wird unterstütz

35 Raum/Geräte Der Besitzer während der Buchungszeit wird eingetragen Räume und Geräte können gebucht und mit Exchange/Outlook synchronisiert werden Zeitraum der Nutzung kann auf mehrere Tage ausgedehnt werden Die Verrechnung von Räumen und Geräten an Kunden wird unterstütz Die Kosten von Räumen und Geräten werden den Projekten zugewiesen

36 Externe Dienstleistung 84,75 Die Kosten der Ressource können vom Projektleiter eingegeben werden Auch externe Ressourcen wie beispielsweise freie Mitarbeiter werden organisiert Die Verrechnung von externen Ressourcen an Kunden wird unterstützt Der Leistungszeitraum für die Einhaltung ordentlicher Buchführung (GOB) wird gespeichert

37 Arbeiten mit Vorlagen Das geplante Startdatum aller Knoten und Aktivitäten wird auf Basis des eingegebenen Projektstarts neu vergeben Nach Eingabe des Startdatums wird das neue Projekt komplett erzeugt Projekte können komplett oder auch nur in Teilen aus Vorlagen erzeugt werden

38 CRM-Project auf dem Handy (Windows, Blackberry und iPhone)

39 Lizenzmodell CRM-Project hat 2 Rollen 1. Zeiterfassung => Rückmeldung von Zeiten und Leistungen auf Projekte 2. Vollzugriff => Nutzung beliebiger Funktionen von CRM-Project, beispielsweise: Unternehmensleitung => Reports Projektleiter => Gantt oder Plantafel Personalabteilung => Abwesenheit, Urlaub oder Abrechnung von Mitarbeitern Projektmitarbeiter => Planung und Verwaltung seiner Reisen Wartungsvertrag Erstes Jahr enthalten (obligatorisch), ab dem 2. Jahr 20% Wartungsgebühr. Anzahl User Mindestens 3 User pro Auftrag, auch bei Nachbestellung Es müssen nicht alle CRM User auch eine CRM-Project Lizenz erwerben Zeiterfassung über die virtuelle Stechuhr benötigt keine Microsoft CRM Lizenz

40 Handlungsfelder Projektmanagement Integrationsmanagement: Hier werden die verschiedenen Elemente eines Projektes koordiniert. Inhalts- und Umfangsmanagement (Scope Management): Das Management des Projektrahmens sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Es sorgt allerdings nicht nur für die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu veranlassen. Terminmanagement: Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens ab und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan dient dabei v. a. als Kommunikationsmedium. Kostenmanagement: Zielt auf die Budgeteinhaltung ab. Hierfür ist (zum Beispiel durch Projektkostenrechnung) der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten. Qualitätsmanagement: Projektspezifisches Qualitätsmanagement umfasst Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement Personalmanagement: Enthält die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung. Kommunikationsmanagement: Nimmt häufig bis zu 50 % der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein; auch im Veränderungsmanagement (Change Management) zu berücksichtigen. Risikomanagement: Projektspezifisches Risikomanagement. Enthält Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte. Insbesondere bei komplexen Projekten ist dies von Bedeutung. Beschaffungsmanagement: Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.

41 Bereiche des Projektmanagements Teilprojektleitung Unter Teilprojektleitung wird in der Regel die Steuerung eines klar abgrenzbaren Teils eines Projekts verstanden. Ziel ist die Delegation von Teilen des Projektmanagements an andere Personen. Meist werden Teilaufgaben der Projektsteuerung und Projektausführung an Teilprojektleiter delegiert. Programmmanagement Vom Multiprojektmanagement abzugrenzen ist der Begriff des Programmmanagements. Unter einem Programm versteht man in diesem Fall ein Bündel (inhaltlich) zusammengehörender Projekte. Programmmanagement ist im Gegensatz zu Multiprojektmanagement aber zeitlich limitiert (ähnlich wie ein Projekt). Multiprojektmanagement kann als Form der unternehmensweiten Ressourcensteuerung hingegen unbegrenzt eingesetzt werden. Großprojektmanagement Ähnlich dem Programmmanagement, wobei das Programmmanagement in der Regel Einzelprojekte eines Themenbereichs steuert und das Großprojektmanagement die Teilprojekte an einem (großen) Thema koordiniert. (Projekt-)Portfoliomanagement Im Projektportfoliomanagement werden die Projekte eines Unternehmens (meist rein aus Controlling-Sicht) verwaltet. Das Portfoliomanagement wird durch Konsolidierung der Kennzahlen aller Projekte eines Unternehmens dem Informationsbedürfnis des Managements gerecht. Multiprojektmanagement Werden mehrere Projekte gleichzeitig gesteuert und koordiniert, spricht man von Multiprojektmanagement. Multiprojektmanagement stellt besondere Herausforderungen an die Beteiligten, weil hier kritische Ressourcen über mehrere, vermeintlich oder tatsächlich voneinander unabhängige und um Ressourcen konkurrierende, Projekte hinweg koordiniert werden müssen. Enterprise Project Management (EPM) Ebenso wie Multiprojektmanagement, jedoch wird hier mit zentralisierten Ressourcen organisationsübergreifend geplant. Es beinhaltet Projektportfoliomanagement, Großprojektmanagement, Multiprojektmanagement

42 Inhalt und Anlass für Projektmanagement Anlass bzw. Inhalt Bauprojekte / Investitionsprojekte IT-Projekte Produktentwicklungsprojekte Innovationsprojekte Forschungs- und Entwicklungsprojekte Organisation Entwicklungsprojekte Logistikprojekte Qualitätsprojekte Vorprojekte / Planungsprojekte Marketingprojekte Kulturprojekte Beteiligung bzw. Initiierung interne Projekte abteilungsinterne Projekte abteilungsübergreifende Projekte externe Projekte / Kundenprojekte Komplexität Kleinprojekte Projekte Großprojekte / Programme Wiederholungsgrad Pionierprojekte Routineprojekte

43 Kontakt Hersteller itara GmbH Juliuspromenade 64a Würzburg Germany Phone: +49 (931) Vertriebs- und Hostingpartner => Kontakt

44 Kalibrieren der Auflösung Wie viele Zahlen sehen Sie? NochMinuten Bitte wählen Sie xxx Intern: Auflösung auf 1024 x 768 stellen


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