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Benchmarking als Instrument zur Analyse von Leistungen und Prozessen der Prüfungsverwaltung Oberhof 02.-04.11.2004.

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Präsentation zum Thema: "Benchmarking als Instrument zur Analyse von Leistungen und Prozessen der Prüfungsverwaltung Oberhof 02.-04.11.2004."—  Präsentation transkript:

1 Benchmarking als Instrument zur Analyse von Leistungen und Prozessen der Prüfungsverwaltung Oberhof

2 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Benchmarking ist… …das Durchführen von Vergleichen mit anderen Organisationen und das anschließende Lernen aus den Erkenntnissen, die aus diesen Vergleichen resultieren …mit Methode über den Zaun schauen oder Kiebitzen auf Gegenseitigkeit

3 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Bearbeitung Carsten Bartels Diplom-Wirtschaftswissenschaftler Verwaltungsbenchmarking Ausstattungsvergleich Organisationsentwicklung Studierenden- und Prüfungsverwaltung Dr. Yvonne Bauer Diplom-Sozialwissenschaftlerin Verwaltungskooperation Verwaltungsbenchmarking Organisationsentwicklung Studierenden- und Prüfungsverwaltung Dr. Harald Gilch Diplom-Physiker Organisationsentwicklung Verwaltungskooperation Gebäudemanagement Prüfungsverwaltung Arbeits- und Umweltschutz

4 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Allgemeine Aufgaben nPrüfungsanmeldungen und -abmeldungen nOrganisation der Prüfungen (Raum/Zeit) nErfassung und Dokumentation der Ergebnisse nZeugnisausgabe Fazit auf den ersten Blick! nZu wenig Unterschiede, standardisierte Abläufe nach Vorgaben, Vergleich ineffektiv

5 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Besondere Merkmale nzentrale und/oder dezentrale Organisationsstrukturen nunterschiedliche EDV-Unterstützung nunterschiedliche Prüfungsordnungen nwachsende Komplexität durch Modularisierung Fazit auf den zweiten Blick! nzu große Unterschiede, bei uns ist alles ganz anders, systematischer Vergleich nicht möglich

6 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Wenn man jedoch… die Unterschiede sichtbar macht und die Vergleichbarkeit gewährleistet … ist ein Lernen von den Besten möglich!

7 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Ansätze für Benchmarking Kennzahlenorientiert / quantitativ: nVergleich von Kennzahlen (Input / Output) nAuf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen nleistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen Prozessorientiert / qualitativ: nVergleich von Prozessen nErgänzt durch Aufwandschätzung und Kennzahlenbildung nOptimierungsmaßnahmen entwickeln und evaluieren in der Prüfungsverwaltung Weiterer Optimierungsansatz: nOrganisationsdiagnose und Organisationsentwicklung

8 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Ansatz Standards BM-Gruppe definiert Objekte quantifizierbar eindeutig abgrenzbar Datenverfügbarkeit Anspruch an Differenzierung Objekte Auswahlkriterien Aufwand

9 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Erhebung der Daten

10 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Erhebung der Daten

11 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - relativer Aufwand

12 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - relativer Aufwand

13 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Aufwand je Studierende

14 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Aufwand je Studierende

15 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Kennzahlen Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl

16 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Kennzahlen

17 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Kennzahlen

18 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Kennzahlen

19 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Quantitatives Benchmarking - Ansatz normierter und kompakter Vergleich keine unmittelbaren Optimierungsansätze Ansatz mit rote Lampe-Funktion Eigenschaften

20 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Ansätze für Benchmarking Kennzahlenorientiert / quantitativ: nVergleich von Kennzahlen (Input / Output) nAuf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen nleistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen Prozessorientiert / qualitativ: nVergleich von Prozessen nErgänzt durch Aufwandschätzung und Kennzahlenbildung nOptimierungsmaßnahmen entwickeln und evaluieren in der Prüfungsverwaltung Weiterer Optimierungsansatz: nOrganisationsdiagnose und Organisationsentwicklung

21 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Prozessorientiertes/qualitatives Benchmarking 3. Systematisierung 3. Systematisierung der Prozesse Problem- und Ursachenanalyse 1. Auswahl des Prozesses 2. Visualisierung 2. Visualisierung des Prozesses Kennzahlenbildung, Erhebung zusätzlicher Informationen Maßnahmenplanung und - umsetzung

22 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Auswahl des Prozesses Kriterien: nHäufigkeit des Prozesses nHoher Einsatz von personellen Ressourcen nAnfällig aufgrund vieler Schnittstellen Ergebnis: Prüfungsanmeldung und -organisation

23 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Visualisierung des Prozesses Ausschnitt Prüfungsanmeldung

24 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Systematisierung der Prozesse – Einführung einer Symbolik Mastertabelle Prüfungsanmeldung

25 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Systematisierung der Prozesse – Einführung von Modulen Modultabelle Prüfungsanmeldung

26 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Prozessorientiertes/qualitatives Benchmarking 3. Systematisierung 3. Systematisierung der Prozesse Problem- und Ursachenanalyse 1. Auswahl des Prozesses 2. Visualisierung 2. Visualisierung des Prozesses Kennzahlenbildung, Erhebung zusätzlicher Informationen Maßnahmenplanung und - umsetzung

27 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Erhebung zusätzlicher Informationen Kriterien: nRahmenbedingungen (z. B. rechtliche Grundlagen) nProzesscharakteristika (z. B. Routinetätigkeiten, Einzelfall) nSchnittstellen zu anderen Organisationseinheiten nArbeits- bzw. Hilfsmittel (z. B. Formulare, Software) nStärken und Schwächen

28 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Problem- und Ursachenanalyse Instrumente: nProzessvisualisierungen nKennzahlen nzusätzliche Informationen Ziel: angemessene Optimierungsstrategien entwickeln

29 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Automatisierung weiterhin erhöhen. Verwaltungsvorgänge / Informationswege vereinfachen Parallelität und Komplexität der Prüfungsordnungen berücksichtigen Schnittstellen optimieren Organisationsformen überdenken Rahmenbedingungen ändern 6. Maßnahmenplanung und -umsetzung

30 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Ansätze für Benchmarking Kennzahlenorientiert / quantitativ: nVergleich von Kennzahlen (Input / Output) nAuf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen nleistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen Prozessorientiert / qualitativ: nVergleich von Prozessen nErgänzt durch Aufwandschätzung und Kennzahlenbildung nOptimierungsmaßnahmen entwickeln und evaluieren in der Prüfungsverwaltung Weiterer Optimierungsansatz: nOrganisationsdiagnose und Organisationsentwicklung

31 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Organisationsanalyse Vorgehen in drei Schritten: nSchritt 1: Vor-Ort-Betrachtung der Prüfungsverwaltung (IST-Analyse) nSchritt 2:Erarbeitung eines Modellkonzepts nSchritt 3: Dokumentation der Ergebnisse

32 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Projektansatz: nqualitative Erhebungen nEinzel-/Gruppengespräche (story-telling) nWorkshops Ergänzend: nquantitative Erhebungen nAnalyse von Verfahrens- und Zeitabläufen Instrumente

33 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung nKombination zentraler und dezentraler Elemente nviele manuelle Tätigkeiten noptimierbarer EDV-Einsatz noptimierbare Kommunikationsstrukturen nhohe Zufriedenheit bei dezentraler Organisation Beispiel IST-Situation

34 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung nBerücksichtigung der Rahmenbedingungen ngute Ansätze weiterentwickelt ngleichmäßige Ausstattung für alle Fachbereiche noptimierter EDV-Einsatz nBerücksichtigung spezifischer und unspezifischer Aufgaben ngemeinsames Prüfungsamt mit Servicestellen Modellentwicklung

35 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung nRealisierbar nZukunftsgerecht ngeringe Veränderungen für die dezentral verwalteten Fachbereiche nVerbesserungen für zentral verwalteten Fachbereiche nEffizienter Einsatz des vorhandenen Know-hows nStart sofort möglich Eigenschaften des Modellkonzepts

36 Benchmarking in der Prüfungsverwaltung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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