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Was kann EndNote? Literaturdaten sammeln manuell online, Import

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Präsentation zum Thema: "Was kann EndNote? Literaturdaten sammeln manuell online, Import"—  Präsentation transkript:

0 Literatur verwalten mit EndNote X4
Dr. Christiane Holtz, 28.September 2010

1 Was kann EndNote? Literaturdaten sammeln manuell online, Import
aus pdf-Dateien erstellen Literaturdaten und Volltexte verwalten in Gruppen aufteilen Notizen, Abstracts, Schlagwörter anlegen pro Datensatz bis zu 45 Dateianhänge Volltexte herunterladen, lokale Verfügbarkeit ermitteln

2 Was kann EndNote? Bibliographien und Manuskripte erstellen
Kurzbelege, Literaturverzeichnis, Abbildungsverzeichnis automatisch generieren in Word und Open Office Writer 3 über CiteWhileYouWrite Formatierung von RTF-Dateien über Format Paper Word-Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

3 Ihre Datenbank EndNote Library = [Ihre Daten].enl
Automatisches Öffnen einer bestimmten Library beim Starten des Programms einstellbar (Preferences) Zu jeder Library gehört ein DATA-Ordner (enthält z.B. pdf-Dateien). Beim Verschieben oder Kopieren von Libraries über den Windows-Explorer immer den dazugehörigen DATA-Ordner mitnehmen enl-Datei und DATA-Ordner können gemeinsam in einer komprimierten ENLX-Datei gespeichert werden: File >> Compressed Library

4 EndNote im Netzwerk Masseninstallation auf mehreren PCs ist möglich
Mehrere Nutzer können eine Library gleichzeitig lesen: Im Windows Explorer für enl-Datei und DATA-Ordner auf Zugriffsrechte auf "Lesen" setzen Gleichzeitiges Bearbeitung durch mehrere Nutzer ist nicht möglich Zur Vergabe unterschiedlicher Rechte für verschiedenen Nutzer Rechteverwaltung des Netzwerks einsetzen

5 Das Datenbankfenster Tabellarische Kurzansicht
Datenbankfelder und Reihenfolge: Edit >> Preferences Vollansicht durch Doppelklick

6 Der Registerkartenbereich
Preview: Vorschau auf den ausgewählten Zitationsstil Search: Suche nach Referenzen in der EndNote Library Quick Edit: Vollansicht einer einzelnen Referenz zum Bearbeiten

7 Output Style Die Preview zeigt den ausgewählten Zitationstil (Output Style) Änderung der Auswahl jederzeit möglich Die Auswahlliste der Output Styles kann erweitert werden durch Select Another Style

8 Search Suche nach Wortbestandteilen, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung  HIV findet auch archive Lösung: Match words: das exakte Wort wird gesucht (Suche nach Zahlenbereichen ausgeschlossen) Match case: bei Eingabe von HIV werden nur Großbuchstaben gesucht (kann mit Zahlenbereichen kombiniert werden)

9 pdf-Dateien durchsuchen
pdf-Dateien im Attachment können ebenfalls durchsucht werden Suchfeld: "PDF" oder "Any Field + PDF" funktioniert nicht bei eingescannten Texten

10 Edit >> Preferences
Zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung an eigene Bedürfnisse, z.B. Library wählen, die beim Öffnen der Programms starten soll Felder und Reihenfolge der Feld im Datenbankfenster bestimmen Document Type wählen, der bei manueller Eingabe als erstes angegeben werden soll Alle Möglichkeiten für Find Fulltext nutzen (s. Folie 32)

11 Das Gruppenfenster permanent Group Set Custom Group angelegt
Smart Group angelegt automatisch

12 Arbeiten mit Gruppen Erstellen und bearbeiten: Groups-Menü oder rechte Maustaste Verschieben von Referenzen durch Drag and Drop aus anderen Gruppen oder aus dem Datenbankfenster Custom Groups und Referenzen in Custom Groups können gelöscht werden ohne Verlust der Referenzen (bleiben in "All References") Smart Groups, kombinierte und automatische Gruppen können gelöscht werden, aber Löschen einzelner Referenzen innerhalb der Gruppen entfernt Referenzen endgültig

13 Smart Groups Aus Suchen Gruppen erstellen
direkt im Anschluss an Search über den Button Options >> Convert to Smart Group über das Groups-Menü Neue Datensätze, die den Search-Bedingungen entsprechen, werden automatisch in die entsprechende Custom Group kopiert

14 Kombinierte Gruppen Custom Groups und Smart Groups können in einer kombinierten Gruppe zusammenfasst werden Groups >> Create from Groups Ausgewählte Gruppen werden mit Boolschen Operatoren (AND, OR, NOT) verknüpft AND bildet die Schnittmenge, OR bildet die Summe

15 Daten sammeln (Übersicht)
Manuell Feld für Feld Online-Recherche Kataloge Bibliographien Import Standardformate Spezialfilter aus pdf-Dateien generieren

16 Eingabe einer neuen Referenz
References >> New Reference Passenden Referenztyp wählen (Journal Article wird standardmäßig als erstes angeboten, Änderung über Preferences möglich) Feldbezeichnung ändern sich je nach gewähltem Referenztyp Figure, Chart and Table: Referenztypen für die Verwaltung von Abildungen, Dateien und Objekten Jeder Referenenztyp kann bis zu 45 Dateianhänge enthalten DOI bekannt  Online Search über CrossRef ermittelt die dazugehörigen Titeldaten

17 Regeln für die Eingabe von Autorennamen
EIN Autorenname pro Zeile Vorname Nachname oder Nachname, Vorname EndNote erkennt Vor- und Nachnamen und fügt neue Namen einer Term List hinzu Juristische Person Komma nach dem Namen erforderlich Zwei Kommata, wenn der Name einen Zusatz enthält World Bank, University of California,, Berkeley

18 Empfehlung für Journal Title
Vollen Namen eingeben und Abkürzung über Term Lists pflegen  Über den Output Style Ausgabevariante wählbar Auf Konsistenz innerhalb der Spalten achten Bei automatischer Datenübernahme evt. Korrektur notwendig

19 Term Lists Menü Tools Voreingestellt werden aus Autorennamen, Zeitschriftentiteln und Schlagwörtern Listen erstellt Bearbeitung der Listeneinträge über Open Term Lists >> Terms Weitere Listen können definiert werden

20 Journals Lists importieren
Zeitschriftentitel und die gebräuchlichen Abkürzungen aus einigen Fächern können importiert werden (EndNote-Programmordner "Terms Lists")

21 Dateianhänge Feld File Attachments
Menü Reference >> File Attachments >> Attach File Checkbox "Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link" aktivieren Kopie der Datei wird im DATA-Ordner gespeichert. Datei ist immer verfügbar, auch wenn der Speicherort für EndNote Library oder lokale Dateien verändert wird

22 Mit EndNote online suchen
Menü Tools >> Online Search oder Online Search im Gruppenfenster Voraussetzungen: Datenbank mit Z39.50-Schnittstelle bei lizenzpflichtigen Datenbanken muss die Universität Bonn ein Lizenz besitzen, Zugriff nur aus dem Uni-Netz oder über VPN-Client EndNote-Suchmaske wird der gewählten Datenbank angepasst, bietet jedoch nicht alle Möglichkeiten der Suche in der Datenbank direkt  Alternative: Import

23 Anzeige Modus Integrated Library & Online Search Mode
Alle Gruppen und Befehle Ergebnisse der Online Search werden direkt in der "All References"-Gruppe gespeichert Nicht gewünschte Referenzen können aus der "Online Search"-Gruppe gelöscht werden bzw. bearbeitet werden Die "Online Search"-Gruppe wird geleert, wenn eine neue Suche durchgeführt wird

24 Anzeige Modus Local Library Mode Keine "Online Search"-Gruppen
Bei Auswahl Tools >> Online Search springt die Anzeige in den Online Search Mode

25 Anzeige Modus Online Search Mode
Nur Online Search, Befehle für die Local Library nur eingeschränkt verfügbar Ergebnisse von online Suchen werden in einer temporären Library gespeichert Gewünschte Referenzen werden übernommen durch References >> Copy References to

26 Import In der Datenbank suchen, Ergebnisse in einem geeigneten Ausgabeformat abspeichern Menü File >> Import, über Choose File gespeicherte Datei auswählen Aus der Liste Import Options den zum Ausgabeformat passenden Filter auswählen Duplicates: Import All  Alle Datensätze werden importiert, auch wenn sie schon in der Library vorhanden sind (nachträgliche Dublettenkontrolle möglich) Text Translation  nur notwendig, wenn Text mit nicht-lateinischer Schrift importiert werden

27 Ausgabeformate und Importfilter
Häufig wird EndNote als Ausgabeformat angeboten Weiteres häufiges Standardformat: RIS Einige Datenbanken geben im txt-Format aus, das über datenbankspezifische Filter importiert werden kann Vollständige Liste der speziellen Filter: Edit >> Import Filter >> Open Import Filter Manager Ständig aktualisierte Liste mit Download: >> support & services

28 Importfilter Die häufigsten Standardformate Spezielle Filter
Online Search

29 Direktexport Einige Datenbanken senden Suchergebnisse direkt an EndNote und wählen den passenden Importfilter automatisch aus Auflistung der Datenbanken und Anleitung in der EndNote- Hilfe unter "Direct Export Providers"

30 Kontrolle erforderlich
Sowohl bei Online Search als auch beim Import können falsche Zuweisungen von Feldern oder Referenztypen vorkommen (häufig: Aufsatzsammlungen werden mit Zeitschriften gleichgesetzt  im Feld "Journal Title" steht der Herausgeber) Verschiedene Datenbanken verwenden verschiedenen Abkürzungen für Zeitschriftennamen Bei großen Libraries ab und zu Dublettenkontrolle durchführen: References >> Find Duplicates (Bedingungen über Preferences definierbar)

31 Referenzen aus pdf-Dateien generieren
Menü File >> Import >> pdf oder Folder Aus allen pdf-Dateien in einem ausgewählten Ordner werden bibliographische Datensätze generiert Die pdf-Datei in den DATA-Ordner kopiert und als Attachment angehängt Voraussetzungen: Internetverbindung (Firewall muss Port 80 erlauben) Bei Proxy Servern evt. Ausnahme für notwendig (Windows Systemeinstellungen) eindeutige DOI im pdf auf den ersten zwei Seiten – je aktueller der Artikel desto wahrscheinlicher

32 Volltexte finden Drei Möglichkeiten References >> Find Full Text
frei verfügbare und lizenzierte Dateien automatisch herunterladen funktioniert nicht bei allen Providern References >> URL >> Open URL Aufrufen des Volltextes, wenn Link vorhanden References >> URL >> OpenURL Link lokale Verfügbarkeit ermitteln, Datei manuell herunterladen Fernleihe

33 Voraussetzungen Volltexte finden
Uni-Netz oder VPN-Client Edit >> Preferences >> EndNote Web Account anlegen und hier eintragen >> Find Full Text Alle Suchoptionen aktivieren und OpenURL Path der ULB Bonn eintragen:

34

35 Find Full Text - Ergebnis
Volltexte gefunden und heruntergeladen (pdfs in DATA-Ordner und als Attachment Link zum Volltext gefunden  References >> URL >> Open URL keine Volltexte gefunden  References >> URL >> OpenURL Link

36 OpenURL Link Volltext in Bonn gedruckte Bestände in NRW

37 OpenURL Link Fernleihe (Bestellformular bereits mit Titeldaten gefüllt)

38 Daten ausgeben Geordnete Literaturverzeichnisse
CiteWhileYouWrite: Kurzbelege und Bibliographien in Word/Open Office Writer 3 Format Paper für rtf-Dateien Word Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

39 Geordnete Literaturverzeichnisse
Ordnung nach jedem EndNote-Datenbankfeld möglich, z.B. nach Keywords: Referenzen auswählen Sortierfeld(er) wählen über Tools >> Subject Bibliography Ggf. Layout ändern durch Ändern des Output Styles und ergänzend durch den Button Layout Ggf. nicht gewünschte Gruppierungen löschen über den Button Terms Als rtf, txt oder html speicherbar

40 Beispiel: Ordnung nach Keywords

41 CiteWhileYouWrite CiteWhileYouWrite integriert eine EndNote-Funktionsleiste in Word Cursor an die Stelle im Text setzten, an der eine Referenz eingefügt werden soll Aus der EndNote-Funktionsleiste Find Citations aufrufen, gewünschte Referenz wählen und über den Button Insert einfügen

42 CiteWhileYouWrite EndNote fügt den Kurzbeleg in den Text ein und generiert eine Bibliographie am Ende des Textes Der Zitationsstil entspricht dem gewählten Output Style und kann jederzeit geändert werden

43 Layout der Bibliographie ändern

44 Kurzbelege im Text bearbeiten
Bearbeitungen direkt im Text Änderungen gehen bei der nächsten Formatierung des Dokuments verloren Lösung für einzelne Zitate: EndNote-Funktionsleiste >> Edit Citation Hier vorgenommene Änderungen müssen den Regeln des gewählten Output Styles entsprechen. Beispiel: Hinzufügen von zitierten Seiten zum Kurzbeleg setzt voraus, dass im Template des Output Styles "Cited Pages" eingetragen ist.

45 Output Styles bearbeiten
z.B. zum Kurzbeleg zitierte Seiten hinzufügen Edit >> Output Style >> Edit ...

46 Abbildungen und Tabellen einfügen
Insert Citations >> Find Figures: Abbildungen und Tabellen (Reference Type "Chart or Table" oder "Figure") in Texte einbinden Je nach Vorgabe des Output Styles werden Abbildungs- und Tabellenverzeichnis am Ende des Dokument erstellt

47 Traveling Library Die EndNote-Zitate in einem Word-Dokument sind mit einen Feldcode verknüpft, der die Titeldaten enthält Word Citations-Gruppe >> Edit Library Reference(s): Referenzen bearbeiten, auch wenn die Original-Library nicht vorhanden ist Word Tools-Gruppe >> Export to EndNote >> Export Traveling Library: Daten aus einem Word-Dokument in EndNote übernehmen

48 Dokumentvorlagen verwenden
Dokumentvorlagen bestimmen das von einer Zeitschrift/einem Herausgeber verlangte Dokumentformat Zahlreiche Vorlagen befinden sich im EndNote-Programmordner "Templates" Aus EndNote heraus öffnen: Tools >> Manuscript Templates

49 Immer auf dem Laufenden
Tutorials und Webinare Neue Output Styles, Import Filters, Connections Files ... Administratoren: Updates und Patches


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