1 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Internet- und E-Mail- Nutzung am Arbeitsplatz.

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1 1 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Internet- und E-Mail- Nutzung am Arbeitsplatz

2 2 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Agenda  Aurenz stellt sich vor  Wie ist es in Ihrem Unternehmen?  Rechtliche Rahmenbedingungen  Steuerung durch Trennung  Privatnutzungserlaubnis mit WebFox  So einfach geht’s!  Konfiguration  Summenauswertung  Mehrwerte und Referenzen  Kontakt

3 3 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Aurenz stellt sich vor 1983 Gründung - Standardsoftware und kundenspezifische Projektlösungen - Vertriebsunterstützung für Partner -Schulungen, Services und Support - Beratung und Datenschutz Cisco Technology Developer Partner Alcatel Lucent Application Partner Unify Advanced Partner Innovaphone Swyx Auerswald Vertical MS Lync …

4 4 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Aurenz Produktportfolio AlwinPro Durchblick in Ihren Kommunikationskosten Anna4 Analyse des unternehmensweiten Telefonverhaltens AlwinPro Care Kommunikations- und Entertainmentabrechnung im Gesundheitswesen AlwinPro Hotel Gastabrechnung Telefonie, TV, Internet und Übernachtung in Hotels und Pensionen WebFox Internet- und E-Mail- Nutzung am Arbeitsplatz WebFox Proxy Datenschutzkonformer Web-Proxy

5 5 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Wie ist es in Ihrem Unternehmen? Wird in Ihrem Unternehmen privat genutzt und wissen Sie wie viel Ist die Privatnutzung von Internet- und E-Mail verboten ? Wie wichtig ist Ihnen die Einhaltung von Vereinbarungen ? Privates Surfen und Mailen - ist dies ein emotionales Thema in Ihrem Unternehmen ? Wie viele Gedanken haben Sie sich zu diesem Thema bereits gemacht ? Ist die Privatnutzung erlaubt ? ? Egal wie Sie es in Ihrem Unternehmen regeln wollen, wir lösen es für Sie !

6 6 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Wieviel private Internet- und E-Mail-Nutzung gibt es in Ihrem Unternehmen, was denken Sie ?

7 7 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. +++Stern Nachrichtenticker+++ 30. Dezember 2011, 13:50 Uhr Jeder Vierte während der Arbeitszeit bei Facebook Rund jeder vierte Beschäftigte in Deutschland ist laut einer Umfrage auch während der Arbeitszeit privat beim Online-Netzwerk Facebook aktiv. Dabei geht es im Schnitt um etwa zweieinhalb Stunden pro Woche, wie eine Umfrage im Auftrag der Kölner Kreativagentur youCom ergab. Ist das in Ihrem Unternehmen auch so?

8 8 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Rechtliche Rahmenbedingungen Privatnutzungserlaubnis Der Dienstaccount eines Mitarbeiters darf nach dessen Ausscheiden nicht gelöscht werden (Aktenzeichen: 4 W 961/12; Landgericht Leipzig 01 O 540/12) Der Mitarbeiter hat einen Herausgabe- und Löschanspruch seiner privaten E-Mails auf seinem Dienstaccount Der Arbeitgeber ist Telediensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes Archivierungspflicht Jede Mail muss archiviert werden Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. (Quelle: Computerwoche) Privatnutzungsverbot …überwacht er ein Verbot der privaten Nutzung nicht ausreichend, kann dies dazu führen, dass eine Gestattung der privaten Nutzung in Form einer sog. „betrieblichen Übung“ vorliegt. …Um der Entstehung einer betrieblichen Übung entgegenzuwirken, sollten Arbeitgeber von ihrem Recht, stichprobenweise zu prüfen, ob das Surfen bzw. Versenden von E-Mails durch die Arbeitnehmer dienstlicher Natur ist, Gebrauch machen und im Fall der Entdeckung von Missständen auch Abmahnungen aussprechen oder Sanktionen verhängen. …In jedem Fall sollte der Arbeitgeber eine ausdrückliche Regelung zur Frage der Zulässigkeit der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts und / oder des Internet-Zugangs treffen, um die aus fehlenden Regelungen folgende Rechtsunsicherheit zu vermeiden.“ (Quelle Website des Landesbeauftragten für Datenschutz in Baden Württemberg)

9 9 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Steuerung durch Trennung PRIVAT: Alle Daten:  werden verschlüsselt gespeichert  sind nur über „Vieraugenprinzip“ wieder herstellbar Wiederherstellung der Detailinformationen bei Verdachtsfällen nur mit doppeltem Passwort von Betriebsrat + Geschäftsleitung DIENSTLICH: Alle Daten:  werden verschlüsselt gespeichert  liegen mit Detailinformationen vor Kontrolle der Dienstlichen Nutzung durch Stichprobenauswertung

10 10 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Dienstliche Stichproben Stichprobenauswertungen  URL  Anzahl der Aktivitäten  Dauer der Nutzung  Max. 10% Stichprobe

11 11 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Summenauswertungen Gesamte Internetnutzung  Dienstliche Nutzung  Private Nutzung während der Arbeitszeit  Private Nutzungszeit während der Freizeit  Gesamtsumme

12 12 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. So einfach geht´s Eine Mini-Applikation (WebFoxTray) wird auf den Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeiter installiert. Der Mitarbeiter steuert eigenverantwortlich die Umschaltung in seine Privatsphäre. Das Tray-Icon zeigt dem Mitarbeiter den aktuellen Status an und informiert über die bereits verbrauchte Surfzeit. Die Datentrennung ermöglicht es, die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben getrennt zu verarbeiten Private Surfdaten sind von den dienstlichen getrennt, werden hochverschlüsselt abgelegt und sind nicht einsehbar. Die Privatsphäre ist geschützt.

13 13 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Privatnutzung nur erlaubt, bei Umschaltung auf Privat Tägliches/monatliches Zeitkontingent führt zur geregelten Privatnutzung ohne Produktivitätsverlust Mitarbeiter bilden Bewusstsein für ihre privat genutzte Zeit im Web Jeder Mitarbeiter weiß, wie lange er bereits privat genutzt hat (Zeitmanagement) und kennt dadurch sein restliches Kontingent, welches nicht auf den nächsten Tag/Monat übertragbar ist. Durch die datenschutzkonforme Überprüfung der Regeleinhaltung kommen Sie nicht in die betriebliche Übung Das Unternehmen darf im dienstlichen Bereich bedenkenlos archivieren Privatnutzungserlaubnis mit WebFox

14 14 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Konfiguration - Geschützter Zugang Vier-Augen-Prinzip -Schutz vor Missbrauch im Umgang mit privaten Daten der Internetnutzer -Sicherstellung, dass die gemeinsam vereinbarten Regelungen (Konfiguration) der Internetnutzung nicht einseitig verändert werden können

15 15 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Mehrwerte auf einen Blick  Sie lassen es nach Ihren Vorstellungen mit klaren Regeln für alle zu  Privat bleibt privat  Eindeutig definierte Prozesse  Datenschutzkonforme Missbrauchsaufdeckung  Problemlose E-Mail-Archivierung  Entlastung der IT  WebFox als Managementinstrument

16 16 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. WebFox Filtering URL-Filterung  Filtering nach Kategorien wie Werbung, Social Media..  Zugangsdefinitionen für den geschäftlichen und privaten Bereich  Blacklists und Whitelists  Filterregeln auf Gruppenbasis  Sperrung strafrechtlich relevanten Contents  Filterliste dienstl. untersagter URLs

17 17 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Systemübersicht

18 18 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Psst - WebFox behält es für sich

19 19© aurenz GmbH | D-72622 Nürtingen | Alle Rechte vorbehalten. Hier könnte auch Ihr Logo stehen…. Kunden mit bewusster Privatnutzung oder Privatnutzungsverbot © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Bezirk Unterfranken Bezirk Unterfranken

20 20 © aurenz GmbH | Alle Rechte vorbehalten. Kontakt Margarete Elschner Sales Manager aurenz GmbH Hans-Böckler-Str. 29 D-73230 Kirchheim unter Teck Tel. +49 (0) 7021 73888-35 Fax +49 (0) 7021 73888-30 m.elschner@aurenz.de www.aurenz.de