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ACCESS 8.0 Grundlagen Willkommen zur Veranstaltung des Hochschulrechenzentrums der Universität Essen Diese Seiten stellen die Inhalte der Einführung zum.

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1 ACCESS 8.0 Grundlagen Willkommen zur Veranstaltung des Hochschulrechenzentrums der Universität Essen Diese Seiten stellen die Inhalte der Einführung zum selbständigen Nachschlagen zur Verfügung. Copyright © 1998 Hochschulrechenzentrum Universität GH Essen Alle Rechte vorbehalten HRZ

2 2 n Ist ein System, das große Datenmengen in Tabellen speichert und verwaltet. n Stellt Werkzeuge zur – Auswertung, – Analyse, – Bearbeitung und – Präsentation der Daten bereit. Was ist ein Datenbankprogramm? HRZ

3 3 n Eine relationale Datenbank besteht aus mehreren Tabellen. n Mit sogenannten Schlüsselfeldern können Sie Verknüpfungen zwischen den Tabellen erstellen. n Die Datenmengen können dadurch gering gehalten werden, da Sie die Daten nicht doppelt führen müssen. Was ist eine relationale Datenbank? HRZ

4 4 Die normalisierte Datenstruktur: Beispiel für eine relationale Datenbank HRZ Tabelle Artikel ohne Daten- redundanz Tabelle Lieferanten

5 5 HRZ Objekte einer ACCESS-Datenbank n Tabellen n Abfragen n Formulare n Berichte n Ist eine Sammlung von Daten über ein bestimmtes Thema. Jede Zeile entspricht ein Datensatz und jede Spalte ist ein Datenfeld. n Mit einer Abfrage können Daten aus einer oder mehreren Tabellen ermittelt werden. n Formulare dienen zur Ansicht, Ein- gabe und Bearbeitung von Daten. n In Berichten fassen Sie die Daten aus den Tabellen zusammen.

6 6 HRZ Objekte einer ACCESS-Datenbank (2) n Makros n Module n Mit Hilfe von Makros können Sie immer wiederkehrende Arbeiten automatisieren. n Erweiterung der Automatisierung der Datenbank mit der einer Programmiersprache Visual Basic.

7 7 HRZ Start-Dialogfenster

8 8 HRZ Übung 1.9 Die Übung steht in der Seminarunterlage auf S. 11.

9 9 HRZ Datenbank mit dem Assistenten erstellen Mit dem Assistenten können Sie eine komplette Datenbank erstellen. Eine Datenbanklösung mit einer um- fassenden Sammlung vorgefertigten Tabellen, Berichten und Formularen. n Aus dem Start-Dialogfenster wird der Datenbank-Assistent aufgerufen oder über die Tastatur mit STRG und N.

10 10 HRZ Datenbank manuell erstellen n Aus dem Start-Dialogfenster wird der Programmstart über das Optionsfeld Leere- Datenbank aktiviert oder über das Symbol NEU in der Standardsymbolleiste. n Das auf dem Bildschirm erscheinende Datenbankfenster repräsentiert von nun an die Datenbank.

11 11 HRZ Datenbank manuell erstellen (2)

12 12 HRZ Übung 2.5 Die Übungen 1 und 2 stehen in der Seminarunterlage auf S. 17. Jeder Seminarteilnehmer kann in dem Verzeichnis benannt wie sein Nachname unter H:\TempCip\AccessKurs\ eigene Datenbanken erstellen. Beispiel: H:\TempCip\AccessKurs\Terzenbach

13 13 HRZ Tabelle erstellen n In einer Tabelle werden alle Daten zu einem Thema erfaßt. n Tabellen können mit einem Tabellenassistenten erstellt werden. Der Vorteil ist, daß Sie aus vordefinierten Datenfeldern alle oder nur bestimmte auswählen. n In der Entwurfsansicht kann eine Tabelle erstellt werden, wenn Sie die den Typ und die Eigenschaften der Datenfelder kennen.

14 14 HRZ Der Primärschlüssel einer Tabelle n Der Primärschlüssel stellt das Datenfeld dar, über das – ein Datensatz einer Tabelle eindeutig identifiziert werden kann. – Beziehungen zwischen Tabellen erstellt werden können. n Der Primärschlüssel kann aus einem Datenfeld (Einfacher Primärschlüssel) oder aus mehreren Datenfeldern bestehen (Zusammengesetzter Primärschlüssel), wenn damit ein Datensatz eindeutig identifiziert werden kann.

15 15 HRZ Der Primärschlüssel einer Tabelle (2) Zusammengesetzter Primärschlüssel Einfacher Primärschlüssel

16 16 HRZ Tabellen mit dem Tabellen- Assistenten erstellen Aus einer Reihe von vordefinierten Datenfeldern können Sie auswählen. Die Tabellen können in eine neue oder in eine bestehende Datenbank eingefügt werden. n Datenbankfenster: Register Tabellen - Neu n Menü: Einfügen - Tabelle n Symbol: Neues Objekt

17 17 HRZ Überlegungen zum logischen Tabellenentwurf n In einer Datenbank befinden sich die Daten zu einem Thema in einer tabellenartigen Struktur, genannt auch Relation. Sie ist gekennzeichnet dadurch, daß – alle Datensätze vom gleichen Typ sind – alle Datenfeldinhalte keine Mehrfacheinträge erlauben – kein Datensatz in einer Tabelle zweimal existiert.

18 18 HRZ Überlegungen zum logischen Tabellenentwurf (2) Werden die Daten physisch in eine Datei gespei- chert, so können dann folgende Probleme auftreten: n Datenredundanz: – Gleiche Informationen werden mehrfach gespeichert n Dateninkonsistenz: – Bei mehrmals gleichen Informationen an verschiedenen Stellen kann es zu Differenzen bei der Eingabe, bzw. zwischen den Daten kommen.

19 19 HRZ Tabellen manuell erstellen über die Datenblattansicht Über die direkte Eingabe der Daten in der Daten- blattansicht analysiert ACCESS beim Speichern der Tabelle die Daten und weist die entsprechen- den Datentypen zu. Der Feldname kann über das Kontextmenü umbenannt werden. n Datenbankfenster: Register Tabellen - Neu n Menü: Einfügen - Tabelle n Symbol: Neues Objekt

20 20 HRZ Primärschlüssel erzeugen Ist beim Speichern der Tabelle noch kein Primärschlüssel gesetzt worden, erscheint ein Dialogfenster mit zwei Möglichkeiten: n Primärschlüssel automatisch erzeugen lassen: – ACCESS fügt automatisch ein Feld mit Namen ID ein und vergibt den Typ AutoWert. n Keinen Primärschlüssel erzeugen lassen: – Schaltfläche NEIN betätigen. Hinweis! Wenn jedoch Beziehungen zwischen Tabellen erzeugt werden möch- ten, so müssen Sie einen Primärschlüssel definieren

21 21 HRZ Primärschlüssel erzeugen (2) In der Datenblattansicht kann kein Primärschlüssel festgelegt werden. Dies kann nur in der Entwurfs- ansicht geschehen. n Primärschlüssel manuell erzeugen lassen: – Auf den entsprechenden Feldnamen aus dem oberen Teil dieser Ansicht zeigen und das Symbol Primär- schlüssel drücken. n Primärschlüssel entfernen: – Auf die entsprechenden Zeile setzen und das Symbol Primärschlüssel drücken.

22 22 HRZ Datensätze im AutoFormular eingeben Datensätze können am übersichtlichsten mit Hilfe eines Formulars eingeben. Darin wird jeweils nur ein datensatz angezeigt. Das AutoFormular wird erstellt durch: – Geschlossene Tabelle über das Datenbankfenster: Register Tabellen -Tabelle markieren und dann das Symbol Neues Objekt - AutoFormular betätigen – Geöffnete Tabelle: Das Symbol Neues Objekt - AutoFormular betätigen.

23 23 HRZ Übung 3.10 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 32 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 33 beschrieben. Jeder Seminarteilnehmer kann in dem Verzeichnis benannt wie sein Nachname unter H:\TempCip\AccessKurs\ eigene Datenbanken erstellen. Beispiel: H:\TempCip\AccessKurs\Terzenbach\Büro.mdb

24 24 HRZ Grundlagen der Tabellen- bearbeitung n Tabellenteile markieren n Datenfelder hinzufügen und entfernen n Datensätze hinzufügen und entfernen n Feldinhalte bearbeiten / rückgängig machen n Feldinhalte suchen / ersetzen n Rechtschreibprüfung n Anzeige der Tabelle verändern

25 25 HRZ Übung 4.10 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 45 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 45 beschrieben.

26 26 HRZ Sortieren und Filtern von Datensätzen n Beim Sortieren werden alle Datensätze der Tabelle alphabetisch oder numerisch sortiert. Die physikalische Reihenfolge auf dem Datenträger bleibt hier unberührt. n Beim Filtern werden nur die Datensätze angezeigt, die bestimmte Kriterien erfüllen; die restlichen Datensätze werden ausgeblendet.

27 27 HRZ Filtermethoden im Überblick n ACCESS kennt vier Filtermethoden. Welche Filter Sie einsetzen, hängt davon ab, nach welchen Bedingungen und nach welcher Sortierreihenfolge Sie die Daten anzeigen lassen möchten. n Datensätze können Sie sowohl in der Datenblatt- ansicht als auch in der Formularansicht filtern. n Die Filtermethoden lassen sich auch kombinieren. Somit haben Sie die Möglichkeit, einen Filter aus bereits gefilterten Datensätzen zu erstellen.

28 28 HRZ (1) Auswahlbasierter Filter n Schneller Filtervorgang zur Anzeige von Daten- sätzen, die den gleichen Inhalt in einer Spalte (einem Datenfeld) aufweisen. Den einzelnen Wert, den Sie filtern möchten, klicken Sie an und betätigen das Symbol für den auswahlbasierten Filter. Beispiel:Anzeige aller Verkäufer der Region Nord. n Mit dem auswahlausschließenden Filter können Sie alle Datensätze anzeigen lassen, die einen bestimmten Inhalt nicht beinhalten.

29 29 HRZ (2) Filter nach-Methode n Auswahl von Datensätzen, die in einer Spalte (einem Datenfeld) mehrere mögliche Werte beinhalten können. aufweisen. Über das Kontext- menü haben Sie die Möglichkeit, nach mehreren Kriterien zu filtern. Beispiel: Alle Verkäufer der Region Nord oder Süd Alle Verkäufer mit dem Anfangsbuchstaben K oder L.

30 30 HRZ (3) Formularbasierter Filter n Auswahl von Datensätzen, die in mehreren Spalten (Datenfelder) mehrere Kriterien erfüllen. Ein Formular hilft Ihnen bei der Formulierung der Kriterien. Klicken Sie hierfür auf das Symbol für den formularbasierten Filter. Beispiel: Alle Verkäufer mit dem Anfangsbuchstaben K oder L und der Region Ost

31 31 HRZ (4) Spezialfilter / Sortierung n Auswahl von Datensätzen, die in mehreren Spalten (Datenfelder) mehrere Kriterien erfüllen, die zusätzlich sortiert werden können. Ein For- mular hilft Ihnen bei der Formulierung der Kri- terien. Klicken Sie hierfür auf das Symbol für den formularbasierten Filter und anschließend auf das Symbol für die Sortierung. Beispiel: Alle Verkäufer Region Nord mit der Verkäufer-Nr größer gleich 4 aufsteigend sortiert nach Verkäufername

32 32 HRZ Bedingungsausdruck Ein Bedingungsausdruck setzt sich aus Operatoren und Platzhalter zusammen. Dazu können Sie noch die UND/ODER-Verknüpfung benutzen. Diese Merkmale sind in der Seminarunterlage ab S.49 beschrieben. Der angegebene Filter wird mit der Tabelle gespei- chert. Sie erkennen an dem eingedrückten Symbol für die Filterung und in der Statuszeile.

33 33 HRZ Übung 5.10 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 55 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 55 beschrieben.

34 34 Unterschiede zwischen Filter und Abfrage HRZ

35 35 HRZ Mit einer Abfrage können Sie... n Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten. n Eine Auswahl von Feldern treffen, die Sie sehen möchten. n Datensätze sortieren lassen. n Berechnungen durchführen. n Eine Gruppe von Daten gleichzeitig aktualisieren, löschen, pflegen oder an einer anderen Tabelle anhängen. n Eine Grundlage für eine weitere Abfrage, ein Formular, einen Bericht oder ein Diagramm schaffen. n Nach doppelten Datensätzen suchen (Duplikatsuche). n Nach Datensätzen suchen, die keinen übereinstimmenden Da- tensatz in einer zweiten Tabelle besitzen (Inkonsistenzsuche).

36 36 Abfragearten HRZ

37 37 Auswahlabfrage mit dem Assistenten erstellen HRZ Mit Hilfe des Auswahlabfrage-Assistenten können Sie schnell eine Abfrage erzeugen. Diese können Sie dann in der Entwurfsansicht weiterbearbeiten. Gestartet wird der Assistent aus dem Datenbankfenster oder durch das Menü Einfügen - Abfrage oder durch das Symbol Neues Objekt: Abfrage

38 38 Auswahlabfrage manuell erstellen HRZ Aktivieren Sie entweder das Datenbankfenster oder das Menü Einfügen - Abfrage oder das Symbol Neues Objekt: Abfrage und wählen den Eintrag Entwurfsansicht.

39 39 Entwurfsansicht HRZ Name und Abfragetyp Feldliste Tabellenanzeige- bereich Entwurfsbereich: Aufbau der Abfrage Trennlinie

40 40 HRZ Abfrage mit mehreren Kriterien n UND-Verknüpfung: Die Bedingungen in einer Zeile werden durch UND miteinander verknüpft. Nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen. n ODER-Verknüpfung: Die Bedingungen in zwei Zeilen werden durch ODER miteinander verknüpft. Wird die Be- dingung einer Zeile mit Ja beantwortet, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen.

41 41 HRZ Kriterien mit Objektnamen, Datum, Uhrzeit, und Text

42 42 HRZ Vergleichsoperator WIE

43 43 HRZ Logische Operatoren

44 44 Berechnete Felder HRZ Mit Hilfe von arithmetischen Operatoren werden in ACCESS Berechnungen durchgeführt. Sie können z.B. der Abfrage ein neues Feld hinzufügen, das diese Berechnung durchführt. Beispiel: Mehrwertsteuer:[Einzelpreis]*0,16

45 45 Textfelder verknüpfen HRZ Mit den Verknüpfungszeichen & können Sie Textfelder verknüpfen. Es kann z.B. der Vor- und Nachname in einer Spalte angezeigt werden. Formel: [Nachname]&, &[Vorname] Anzeige: Meier, Kurt

46 46 Ausdrucks-Editor HRZ Komplexere Ausdrücke können Sie mit Hilfe des Ausdrucks-Editors erstellen. Dort erhalten Sie Listen von Tabellen, Abfragen, Formularen, Be- richten, und Funktionen, die Sie sich zeigen lassen können. diese dienen als Grundlage für eine Formel. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die Formel stehen soll und drücken das Symbol Aufbauen oder nutzen Sie das Kontextmenü.

47 47 HRZ Übung 6.13 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 68 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 69 beschrieben.

48 48 Der AutoBericht HRZ Für den Ausdruck von Daten stellt ACCESS sogenannte berichte zur Verfügung. Mit Hilfe der AutoBericht-Funktion haben Sie die Möglichkeit, für eine Tabelle oder eine Abfrage einen einfachen Bericht zu erstellen. Markieren Sie im Datenbankfenster die Tabelle oder Abfrage und klicken auf das Symbol Neues Ob- jekt: AutoBericht. ACCESS erstellt einen Bericht und blendet die Sei- tenansicht ein.

49 49 Datensätze in mehrere Spalten verteilen HRZ Bei Berichten wird im Dialogfenster Seite Einrich- ten ein zusätzliches Register Spalten zur Verfü- gung gestellt. Dort können Sie die Spaltenzahl und die Verteilung auf der Seite bestimmen.

50 50 Daten ohne Feldnamen drucken HRZ Bei Berichten wird im Dialogfenster Seite Einrich- ten das Register Ränder zur Verfügung gestellt. Dort können Sie über das Kontrollfeld Nur die Daten drucken die Feldnamen unterdrücken.

51 51 HRZ Übung 7.6 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 75 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 75 beschrieben.

52 52 Allgemeine Bearbeitung der Datenbankopjekte HRZ Die Datenbankobjekte können Sie im dem Daten- bankfenster über die einzelnen Register markieren und n umbenennen n kopieren und löschen n aus- und einblenden. Im Datenbankfenster können Sie die Ansicht und die Anordnung der Objekte festlegen.

53 53 HRZ Übung 8.7 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 80 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 80 beschrieben.

54 54 Tabellenstruktur bearbeiten HRZ Jede Tabelle besitzt eine einheitliche Datenstruktur mit den Eigenschaften für die einzelnen Daten- feldern. Gründe für die Veränderung der Tabellenstruktur können sein: n Speicherplatz reduzieren und Verarbeitungszeit beschleunigen n Beschreibungen von Datenfeldern zur Dokumen- tation n Erleichterungen / Hilfestellungen zur Datenein- gabe

55 55 Entwurfsansicht einer Tabelle HRZ Feldeingabebereich Feldeigenschaften- bereich Informationsbereich

56 56 Datenfelder hinzufügen und bearbeiten HRZ Ein Datenfeld besteht aus aus einem Feldnamen, Datentyp und optional aus einer Beschreibung. n Ein Feldname darf max. 64 Zeichen lang sein und darf keine Sonderzeichen enthalten. n Mit dem Felddatentyp bestimmen Sie, welcher Typ von Information in dem Datenfeld gespeichert werden soll. Aus einer Liste kann der entsprechen- de Typ ausgewählt werden. Die Liste der Datentypen ist auf S. 84 beschrieben.

57 57 Besonderheiten beim Erzeugen des Primärschlüssels HRZ n Bei der Definition des Primärschlüssels wird ein Index ohne Duplikate erzeugt. n In einem Datenfeld mit Primärschlüssel ist zu jedem Datensatz ein Eintrag notwendig. n Die geöffnete Tabelle ist nach dem Feld mit dem Primärschlüssel sortiert. n Es kann nur ein Primärschlüssel vergeben wer- den, aber nicht jede Tabelle benötigt einen Primär- schlüssel. n Primärschlüssel sind zur Definition von Bezie- hungen zwischen Tabellen notwendig.

58 58 Feldeigenschaften festlegen HRZ Mit den zusätzlichen Feldeigenschaften verbessern Sie die Funktionalität der Tabellen. Es können z.B. Formate definiert, die Lesbarkeit erhöht oder Fehlermeldungen bei einer Falscheingabe angezeigt werden. n ACCESS zeigt nur die Feldeigenschaften für das aktuelle Feld an. n Welche Feldeigenschaften es sind, hängt vom Datentyp ab. n Der Informationsbereich gibt eine kurze Be- schreibung.

59 59 Nachschlagelisten HRZ Mit der Nachschlageliste können Sie ein Datenfeld des Typs Text, Zahl, Ja/Nein mit Werten aus anderen Tabellen / Abfragen oder selbstdefinier- ten Listen verknüpfen. Dies geschieht in der Entwurfsansicht entweder manuell oder mit Hilfe des Assistenten.

60 60 HRZ Übung 9.13 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 98 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 99 beschrieben.

61 61 Indizierung HRZ Um auf einen Datensatz direkt zuzugreifen, ohne jeden Datensatz der Tabelle vom Anfang bis zum Ende zu lesen, können Indizes verwendet werden. Das Indizieren beschleunigt das Sortieren und Suchen erheblich. n Im Hintergrund verwaltet ACCESS für jeden Index eine Indextabelle. In dieser Tabelle wird von jedem Datensatz der Inhalt des indizierten Datenfelds sowie die Satznummer vermerkt. n Bei Änderungen und Hinzufügen von Datensätzen wird die Indextabelle automatisch aktualisiert. n Ein Index wird erzeugt, sobald ein Primärschlüssel definiert worden ist.

62 62 Arten von Indizes HRZ Die verschiedenen Arten von Indizes sind lassen, je nach Problemstellung, miteinander kombinieren. n Index mit Duplikaten In einem indizierten Datenfeld können Sie mehrere iden- tische Einträge vornehmen. n Index ohne Duplikate In einem indizierten Datenfeld kann nur ein Eintrag einmal vorkommen. n Einfacher Index Der Index ist auf ein Datenfeld beschränkt. n Zusammengesetzter Index Der Index ist auf mehrere Datenfelder verteilt. ACCESS sortiert erst nach dem ersten Indexfeld und dann nach allen weiteren.

63 63 Einfachen Index erstellen HRZ In der Entwurfsansicht der Tabelle markieren Sie das Datenfeld, für das Sie den Index definieren möch- ten. Im Eigenschaftsfeld INDIZIERT wählen Sie die Art des gewünschten Indexes aus: Ja (Duplikate möglich) oder Ja (ohne Duplikate)

64 64 Zusammengesetzten Index erstellen HRZ In der Entwurfsansicht der Tabelle klicken Sie das Symbol Indizes, für das Sie den Index definieren möchten. Primärschlüssel Einfacher Index Zusammengesetzter Index Indexeigen- schaften

65 65 Eigenschaften des Indexes festlegen HRZ In unteren Fensterbereich legen Sie die Eigenschaf- ten des Indexes fest: Primärschlüssel Der Index kann mit JA als Primärschlüssel definiert wer- den. Eindeutig Der Ja-Eintrag entspricht dem Index ohne Duplikate. Nullwerte ignorieren Bei ja werden fehlende bzw. leere Datenfelder vom Index ausgeschlossen

66 66 HRZ Übung 10.5 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 104 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 104 beschrieben.

67 67 Beziehungen zwischen Tabellen HRZ Um Datenredundanz und Dateninkonsistenz zu vermeiden, muß die Datenstruktur normalisiert sein. Dies erreichen Sie durch den Aufbau von Beziehungen zwischen den Tabellen. Beziehungen sind notwendig, um Daten aus unterschiedlichen Tabellen mit Abfragen auszuwerten. Berichte aus mehreren Tabellen bzw. Abfragen anzu- fertigen. Datensätze verschiedener Tabellen in einem Formular zu bearbeiten.

68 68 Die drei Beziehungsarten HRZ Die Beziehung zwischen zwei Tabellen ist abhängig von der Aufteilung der Tabellen und vom defi- nierten Primärschlüssel. Grundsätzlich erkennt ACCESS in der Datenbank automatisch, ob zwischen den verknüpften Ta- bellen eine 1:1- oder 1:n-Beziehung vorliegt. Bei einer m:n-beziehung kann ACCESS die Bezie- hung nicht feststellen.

69 69 (1) Eins-zu-Eins-Beziehung (1:1) HRZ (1) Eins-zu-Eins-Beziehung (1:1) Ein Tanzschüler besitzt einen Mitgliedsausweis. Ein Mitgliedsausweis ist genau einem Tanz- schüler zugeordnet. besitzt TanzschülerMitgliedsausweis 1 1

70 70 (2) Eins-zu-Viele-Beziehung (1:n) HRZ (2) Eins-zu-Viele-Beziehung (1:n; n:1) Ein Tanzschüler ist genau einer Altersstufe zu- geordnet. Ein er Altersstufe gehören mehrere Tanzschüler an. ist zugeordnet TanzschülerAltersstufe 1n

71 71 (3) Viele-zu-Viele-Beziehung (m:n) HRZ (3) Viele-zu-Viele-Beziehung (m:n) Ein Tanzschüler ist an mehreren Tanzkursen be- teiligt. Ein er Tanzkurs setzt sich aus mehreren Tanz- schülern zusammen. beteiligt an TanzschülerTanzkurs nm

72 72 Referentielle Integrität HRZ Bei einer relationalen Datenbank handelt es sich standardmäßig bei Beziehungen zwischen Tabellen um lose Verbindungen. Wird ein Datensatz aus der Mastertabelle gelöscht, so existieren die Details zu dem gelöschten Datensatznoch in der Detailstabelle. Bei einer Abfrage werden die Details nicht mehr angezeigt. Dieses Problem wird mit der referentiellen Integri- tät gelöst. Es wird eine feste Verbindung aufgebaut, d.h. bei jeder Veränderung wird quergeprüft, ob eine Verletzung vorliegt.

73 73 Vorüberlegungen zur Definition von Beziehungen HRZ n Die verbundenen Datenfelder brauchen nicht den glei- chen Namen haben. Maßgebend sind gleicher Feldda- tentyp und Feldgröße mit entsprechendem Feldinhalt. n Bei einem Datenfeld mit dem Typ AutoWert muß mit der zu verknüpfenden Tabelle der Typ Zahl mit der Feldgröße Long Integer definiert sein. n Durch Indizierung von verbundenen Datenfeldern wird die Arbeit beschleunigt. Zusätzlich bei der referentiellen Integrität n Die Haupttabelle muß einen Primärschlüssel oder einen eindeutigen Index ohne Duplikate haben. n Die Beziehung muß auf dem Datenfeld Primärschlüssel bzw. des Indexes basieren.

74 74 Beziehungsfenster HRZ

75 75 HRZ Übung 11.8 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 115 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 115 beschrieben.

76 76 Auswahlabfragen mit mehreren Tabellen HRZ In der Entwurfsansicht erscheint das Dialogfenster Tabelle einfügen. Markieren Sie die entsprechen- den Tabellen und fügen diese zu. Die gewünschten Datenfelder mit der Maus in den unteren Entwurfsbereichs ziehen.

77 77 Verknüpfungseigenschaften bei Abfragen mit mehreren Tabellen HRZ Standardmäßig hat das Ergebnis nur Datensätze, bei denen der Inhalt der verknüpften Datenfelder gleich ist. Oft ist es notwendig, alle Datensätze aufzulisten, un- abhängig davon, ob ein Datenfeld einer verknüpf- ten Tabelle leer ist. Durch einen Doppelklick auf die Verknüpfungslinie haben Sie die Möglichkeit, die entsprechende Verknüpfung zu wählen.

78 78 Verknüpfungseigenschaften HRZ n Exklusionsverknüpfung Fügt die Datensätze aus zwei Tabellen in die Abfrage ein, wenn die Werte der verknüpften Datenfelder gleich sind. n Links-Inklusionsverknüpfung Fügt alle Datensätze aus der Mastertabelle in die Abfrage ein, auch wenn die Werte der verknüpften Datenfelder der Detailtabelle fehlen. n Rechts-Inklusionsverknüpfung Fügt alle Datensätze aus der Detailtabelle in die Abfrage ein, auch wenn die Werte der verknüpften Datenfelder der Mastertabelle fehlen.

79 79 Abfragen mit Funktionen HRZ Mit Hilfe von Funktionen können Berechnungen durchgeführt werden. Das Ergebnis in der Abfrage wird nicht in der zugrundeliegenden Tabelle ge- speichert. n Über das Symbol wird in der Entwurfsansicht eine weitere Zeile für die Funktion eingefügt. Aus einem Listenfeld kann die entsprechende Funktion ausgewählt werden.

80 80 Parameterabfrage HRZ Beim Ausführen der Abfrage können Sie über ein Dialogfenster den Wert eingeben, wonach die Datensätze überprüft werden. In der Entwurfsansicht müssen Sie das entsprechen- den Auswahlfeld in der Zeile Kriterien mit eckigen Klammern [ ] versehen. Zwischen den eckigen Klammern können Sie wahl- weise einen beliebigen Text eingeben, der im Dia- logfenster oberhalb der Eingabe plaziert wird.

81 81 Aktionsabfrage HRZ Durch Auswahlabfragen erfahren die Daten in den Tabellen keine Änderung. Bei den folgenden beschriebenen Aktionsabfragen ist es anders. Tabellenerstellungsabfrage Abfrage zum Erstellen neuer Tabellen aus dem Ergebnis der Abfrage. Aktualisierungsabfrage Abfrage zur Änderung von Datensätzen. Anfügeabfrage Abfrage, um vollständige Datensätze aus einer Tabelle in eine zweite Tabelle einzufügen. Löschabfrage Abfrage, um Datensätze aus der abgefragten Tabelle zu löschen.

82 82 Kreuztabellenabfrage HRZ Mit Hilfe dieser Abfrage können Sie zusammengefaßte Werte eines Feldes anzeigen und nach einer Kategorie gruppieren. Kreuztabellenabfragen können Sie manuell oder mit dem Assistenten erstellen. Eine Auswahlabfrage kann nur zeilenweise gruppieren. Die Kreuztabellenabfrage kann zeilenweise und spal- tenweise gruppieren.

83 83 Assistenten zur Duplikatsuche und Inkonsistenzsuche HRZ Mit Hilfe des Assistenten zur Duplikatsuche können Sie nach doppelten Datensätzen suchen lassen. Mit Hilfe des Assistenten zur Inkonsistenzsuche können Sie eine Mastertabelle oder Abfrage nach Datensätzen abfragen, die keinen übereinstimmenden Datensatz in einer zweiten Detailtabelle oder Abfrage hat. Aus dem Datenbankfenster unter dem Register Abfrage und der Schaltfläche Neu können Sie den entspre- chenden Assistenten aufrufen.

84 84 HRZ Übung Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 128 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 129 beschrieben.

85 85 Standardformulare erstellen HRZ Durch eine ganz individuelle Gestaltung der Formulare, können Sie Ihre Daten für die Datenansicht vorbereiten. n Individuelle Gestaltung mit Hilfe von Grafiken, Objekten und mit verschiedenem Layout für die Darstellung der Daten. n Einfache, unkomplizierte Dateneingabe. n Vermeiden von fehlerhaften Eingaben. n Steuerelemente zur Datensatzauswahl.

86 86 Formulare erstellen mit... HRZ n AutoFormular Erstellen eines Formulars mit allen Datenfeldern der ausge- wählten Tabelle oder Abfrage. n Formular-Assistent Bestimmte Datenfelder können ausgewählt werden und die grafische Gestaltung des Formulars wird bestimmt. n Diagramm-Assistent Mit dem Assistenten wird ein Diagramm erzeugt, daß sich bei einer Datenänderung in der Tabelle bzw. Abfrage sich auto- matisch anpaßt. n Pivot-Tabelle Erstellen eines Formulars mit einer Excel-Pivot-Tabelle. n Entwurfsansicht Bearbeiten eines neuen Formulars dur eine ganz individuelle Gestaltung.

87 87 Layout-Möglichkeiten eines Formulars HRZ n Einspaltige Darstellung Es wird immer nur ein Datensatz spaltenweise dargestellt. n Tabellarische Darstellung Diese Datensätze werden zeilenweise dargestellt und ermöglicht das Anzeigen mehrerer Datensätze. n Datenblattdarstellung Die Daten werden werden in der Datenblattansicht dargestellt. Diese Layout gleicht der Datenblattansicht einer Tabelle. n Block-Darstellung Jeder Datensatz wird zusammenhängend als Block dargestellt. n Hauptformular mit Unterformular Diese Formularart eignet sich zur Darstellung von Daten mit den dazugehörigen Details. n Diagramm Grafische Darstellung der Daten.

88 88 AutoFormular erstellen HRZ Mit dem AutFormular können alle Datenfelder in den drei Ansichten Einspaltige Darstellung, Tabellarische Darstellung und in der Datenblattansicht dargestellt werden. Aus dem Datenbankfenster über das Register Formular und der Schaltfläche Neu haben Sie die Auswahl, eine Darstellung w.o. beschrieben auszuwählen. Nachbesserungen können in der Entwurfsansicht durch- geführt werden.

89 89 Formular mit dem Assistenten erstellen HRZ Mit dem Assistenten können ausgewählte Datenfelder in den vier Ansichten Einspaltige Darstellung, Tabellarische Darstellung, Datenblattansicht oder in der Block-Darstellung dargestellt werden. Aus dem Datenbankfenster über das Register Formular und der Schaltfläche Neu haben Sie die Möglichkeit, den Assistenten aufzurufen. Nachbesserungen können in der Entwurfsansicht durch- geführt werden.

90 90 Hauptformular mit Unterformular erstellen HRZ In einem Formular sollen Daten aus mehreren Tabellen dargestellt werden. Im Hauptformular wird der Datensatz aus der Masterta- belle und im Unterformular werden die Daten ange- zeigt. Dieses Formular eignet sich zur Ansicht von Tabellen mit einer 1:n-Beziehung. Beim ersten Schritt des Formular-Assistenten muß erst die Mastertabelle und dann zum Zweiten die Detailtabelle angegeben werden.

91 91 Diagrammformular erstellen HRZ In einem Diagramm können Zahlenreihen übersichtlich dargestellt werden. Dies geschieht mit Hilfe des Diagramm-Assistenten. Schritt 3: Bei der Auswahl von Datums/Uhrzeit-Feldern kann nach Zeitangaben gruppiert werden. Bei der Datenreihe kann festgelegt werden, ob oder wie die Datenreihe zusammengefaßt wird.

92 92 HRZ Übung 13.7 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 139 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 139 beschrieben.

93 93 Entwurfsansicht von Formularen HRZ Lineal TextfeldBezeichnungsfeld Bereichshöhe Bereichsbreite

94 94 HRZ Übersicht von Steuerele- menten n Textfeld: In diesem Feld erfolgt die Datenanzeige vom Typ Text oder Zahl. n Bezeichnungsfeld: Dieses Feld stellt die Beschriftung des Textfeldes dar und ist damit verknüpft. n Nachschlageliste: Ist ein Datenfeld aus der Tabelle als Nachschlage- liste definiert, so erscheint es im Formular auto- matisch als Listenfeld mit den entsprechenden Auswahlmöglichkeiten.

95 95 HRZ Arten von Steuerelementen n Gebundenes Steuerelement: Dieses Steuerelement ist stets mit einem Datenfeld einer Tabelle oder Abfrage verknüpft, um Inhalte anzuzeigen, einzugeben oder zu aktualisieren. n Ungebundenes Steuerelement: Werden verwendet, wenn beschreibender Text oder grafische Objekte dargestellt werden sollen. n Berechnete Steuerelemente: Diese Steuerelemente sind mit einem Ausdruck verbunden, der einen bestimmten Wert errech- net.

96 96 HRZ Steuerelemente bearbeiten Mit Hilfe einer Toolbox können Sie unterschiedliche Arten von Steuerelementen in einem Formular bear- beiten: n Kombinationsfeld Verbindet die Merkmale eines Listen- und eines Textfelds. Sie können Text in das Textfeld eingeben oder einen Eintrag aus dem Listenfeld auswählen, um einem zugrundeliegenden Feld einen Wert hinzuzufügen. n Listenfeld Zeigt ein Listenfeld mit Bildlaufleiste und einer Liste von Werten an. Sie können in der Formularansicht zum Eingeben eines Werts in einen neuen Datensatz oder zum Ändern des Werts in einem vorhandenen Datensatz aus dieser Liste auswählen.

97 97 HRZ Übung 14.9 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 147 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 147 beschrieben.

98 98 HRZ Berichte Mit Hilfe von Berichten können die Daten wirkungsvoll als Dokumente dargestellt werden: n AutoBericht Erstellen eine Berichts mit allen Datenfeldern aus Tabellen oder Abfragen. n Berichts-Assistent Erstellen eine Berichts mit ausgewählten Datenfeldern aus Tabellen oder Abfragen und die Bestimmung von gra- fischen Elementen. n Diagramm-Assistent Erzeugen eines Diagramms in einem Bericht. n Entwurfsansicht Ganz individuelle Gestaltung eines Berichts. n Etiketten-Assistent Erstellung von Adreßetiketten.

99 99 HRZ Layout-Möglichkeit eines Berichts Mit Hilfe von Berichten können die Daten wirkungsvoll als Dokumente dargestellt werden: n Einspaltige / vertikale Darstellung Die Datensätze werden einzeln untereinander angezeigt. n Tabellarische Darstellung Die Datensätze werden zeilenweise angezeigt. n Gruppierte Darstellung Mit der Gruppierungsfunktion eines ausgewählten Daten- felds können Sie zwischen verschiedenen Layout-Mög- lichkeiten wählen. n Block-Darstellung Blockweise Zusammenfassen von Datensätzen. n Diagramm Grafische Darstellung als Diagramm.

100 100 HRZ Übung 15.9 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 155 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 155 beschrieben.

101 101 Entwurfsansicht von Berichten HRZ

102 102 HRZ Arten von Steuerelementen n Gebundenes Steuerelement: Dieses Steuerelement ist stets mit einem Datenfeld einer Tabelle oder Abfrage verknüpft, um Inhalte anzuzeigen, einzugeben oder zu aktualisieren. n Ungebundenes Steuerelement: Werden verwendet, wenn beschreibender Text oder grafische Objekte dargestellt werden sollen. n Berechnete Steuerelemente: Diese Steuerelemente sind mit einem Ausdruck verbunden, der einen bestimmten Wert errech- net.

103 103 HRZ Weitere Funktionen einfügen n Über das Menü Einfügen haben Sie die Möglichkeiten, Datums- und Zeitangaben, sowie Seitenzahlen einzufügen. n Über das Symbol Textfeld in der Toolbox fügen Sie an der gewünschten Stelle in dem Bericht ein Textfeld ein. Klicken Sie auf das Textfeld und geben nach dem Gleichheitszeichen die entspre- chende Funktion ein.

104 104 HRZ Übung 16.6 Die Übung1 (Datenbank Büro) ist in der Seminarunterlage auf S. 161 beschrieben. Die Übung2 (Datenbank Sport) ist in der Seminarunterlage auf S. 161 beschrieben.


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