Der Korrespondenzeingang in der Akte

Präsentation zum Thema: "Der Korrespondenzeingang in der Akte"—  Präsentation transkript:

1 Der Korrespondenzeingang in der Akte
Scan by AdvoSolution Der Korrespondenzeingang in der Akte Handling der Eingangspost und der eingehenden Faxen in Phantasy

2 Scan by Phantasy Phantasy bietet mit der Historie einen schnellen Überblick über alle in der Akte verfassten Schreiben. Diese Funktionalität hilft beim Auffinden von Dokumenten und ermöglicht eine schnelle Auskunft über die eigenen Schreiben. Scan by AdvoSolution erweitert diese Funktionalität um die eingehende Post und die eingehenden Faxe. Abhängig von Ihrer Kanzleiorganisation kann die Post direkt beim Eingang gescannt und elektronisch verteilt werden oder aber erst nach der anwaltlichen Bearbeitung. Die elektronische Verwaltung der gesamten Korrespondenz in der Akte schafft die Möglichkeit zu einer umfassenden Auskunft über die gesamte Akte. Die elektronische Akte stellt auch die Basis für eine externe Aktenbearbeitung dar, zum Beispiel von einem Heimarbeitsplatz.

3 Schematische Darstellung (Scannen nach der anwaltlichen Bearbeitung)
Posteingang Phantasy Das gescannte Dokument wird der Phantasy-Akte zu-geordnet Öffnen und verteilen der Post Dokument wird in der Akte abgelegt Müller ./. Meier Bearbeitung der Post Dokument wird gescannt Der gesamte Schriftwechsel ist in der Akte verfügbar Post mit Verfügung

4 Arbeitsablauf Scan by AdvoSolution
Das Programm wird direkt aus Phantasy gestartet.

5 Grundkonfiguration Scan by AdvoSolution
Die Ablagepfade für die gescannten Dokumente können individuell einge-stellt werden. Durch diese Option können alle gängigen Scanner genutzt werden. PC-Faxprogramme die die Faxe als Datei auf einem Laufwerk ablegen können ebenfalls direkt eingebunden werden.

6 Anzeige des gescannten Dokuments

7 Zusammenführen mehrerer Seiten
Durch einen Tastendruck können einzelne Seiten zu einem mehrseitigen Dokument verbunden werden

8 Zuordnung zur Phantasy-Akte
Die Zuordnung des gescannten Dokuments erfolgt über die bekannten Phantasy-Dialoge. Die individuelle Verschlag- wortung des Dokuments erlaubt die schnelle Suche in der Phantasy-Historie.

9 Darstellung des gescannten Dokuments
Die Dokumente werden in der Historie unter dem vergebenen Namen angezeigt. Durch einen Doppelklick läßt sich das Dokument direkt öffen.

10 Anzeige des gescannten Dokuments

11 Der Faxeingang Der Arbeitsablauf zur Bearbeitung der Faxe folgt dem gleichen Schema wie die Bearbeitung der gescannten Dokumente. (Voraussetzung ist ein Fax-System, das die Fax als Datei zugänglich macht.) Alle Optionen, die bei der Bearbeitung der gescannten Dokumente zur Verfügung stehen, sind verfügbar.

12 AdvoSolution … von der Idee zur Lösung
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