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Projektmanagement und Budgetierung. m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 2 Definition Projektmanagement.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement und Budgetierung. m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 2 Definition Projektmanagement."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement und Budgetierung

2 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 2 Definition Projektmanagement

3 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 3 Ziel des Projektmanagements m:con Verbesserungspotentiale: - Ganzheitliche Veranstaltungsbudgetübersicht für PLs und Controlling - Just in Time Controlling für operativen und administrativen Bereich - Bessere Kontrolle der sensiblen Fremdaufwände (Freelancer/Fremdtechnik) - Verbesserte Kommunikation innerhalb der Serviceabteilungen - Einheitliche Bühnenanweisungen (auch digital abrufbar)

4 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 4 Anforderungen an Mitarbeiter m:con Anforderung zur erfolgreichen Umsetzung: - Regelmäßige Pflege des Systems - Nutzung von EBMS von allen Serviceabteilungen - Nutzung von SAP BW von PLs - Verbesserte/Regelmäßige Kommunikation zwischen Abteilungen (insbesondere zwischen Technik und PLs) - Frühzeitige Angebotsgenerierung - Führung des Kunden“ – Verkaufs und Servicegedanken m:con stärken

5 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 5 Prozessablauf m:con

6 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 6 Veranstaltungsplanung in EBMS Bitte folgende Felder unbedingt pflegen!! Durch die Disposition oder den PL! Rang/Preisliste/Kategorie/Klassif/Art/Betreut von/Projektleiter/Teilnehmerzahlen/Zeitplan

7 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 7 Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Zusatz Eintragungen durch Disposition und PL: Projektassistenz/Ausstellungsservice/TN-Registrierung/Auftragsanfrage/ Haupt-VA-Ort/ VA-Einstufung/CPD- Kundennummer/Webadresse/VA Ort/PSP Nummer - Bankverbindungen bei externen oder internen OrgaVAs Bei Kongressen bitte Konto eintragen! - Auftragsanfrage auf „Aussteller Online Bestellung“ und VA-Einstufung auf „Aussteller Online“ wenn Online- Modul genutzt werden soll - CPD-Kundennummer ist die Sammel-SAP-Kundennummer für die TN-Rechnungen

8 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 8 Veranstaltungsplanung in EBMS- Anlage Tab Zusatz Die Felder „Geplant“: sollen zur Information des PL genutzt werden, hier ist die Prognose des zu erwartenden Gesamtumsatzes manuell einzutragen. Die Felder „Bestellt“: muss momentan noch manuell eingepflegt werden. Die Möglichkeit der automatischen Eingabe durch EBMS wird noch geprüft Die Felder „Tatsächlich“: in Zukunft Möglichkeit der Zahlungsinformation für PL durch Schnittstelle von SAP nach EBMS

9 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 9 Hier können neben dem Kunden weitere Dienstleister und für die VA wichtige Personen eingetragen werden: - Kongresspräsident - Geschäftsstelle der Gesellschaft - Agenturen zB Ausstellungsorga, Technik, Rahmenprogramm Vorteil: Alle Adressen/Telefon/ der Verantwortlichen sind direkt aus der VA abrufbar (sofern sie natürlich als Adresse angelegt sind) Veranstaltungsplanung in EBMS- Anlage Tab Zusatz

10 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 10 Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Journal PLs: Bitte hier alle Wiedervorlagen/Checklisten/Aktivitäten einpflegen! Gerade für Kongresse von Bedeutung.

11 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 11 Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Ordner Hier kann der komplette oder relevante -Verkehr eingepflegt werden (re Maustaste)!! Aber auch einzelne Dokumente abgelegt werden, die unter sinnvollen Überschriften strukturell zusammengefasst werden sollten. z.B. die Bühnenanweisung des letzten Jahres oder Zusatzinformationen zur Bühnenanweisung Dies fördert die Kommunikation innerhalb aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter! Hier sollten alle mit der Veranstaltung betrauten Mitarbeiter relevanten Daten ablegen.

12 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 12 Veranstaltungsplanung in EBMS - Benutzerdef. Felder Disposition: Bitte hier Chef vom Dienst eintragen!!

13 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 13 Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan Der Funktionsplan ist das Grundschema einer Veranstaltung u. Grundlage der Bühnenanweisung: -Die Disposition füllt den „Muster Funktionsplan“ mit den Grunddaten für: Raum-Technik-Feuerwehr-Sanitäter Funktionspläne können aus anderen Veranstaltungen in die neue Veranstaltung kopiert werden.

14 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 14 Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan Funktionspläne können aus Musterveranstaltungen kopiert werden: -Klassikkonzerte: „Muster Ablaufplan“ - externe Kongresse: „Muster Kongress extern“ - Muster für bestimmte Kunden zB BB-Promotion Bei Wiederholungsveranstaltungen ist es auch möglich den Funktionsplan der Vorjahresveranstaltung zu übernehmen. Dieser muss dann nur noch aktualisiert werden.

15 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 15 Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan Zum Einfügen des gewünschten Funktionsplanes: Mit linker Maustaste auf die Zeile „Leistungs- und Kostensicht“ klicken, dann mit rechter Maustaste auf „Funktionsplan von anderer Veranstaltung...“ klicken. Erst die Veranstaltung auswählen, dann die zu übertragenden Funktionen markieren und deren Übernahme bestätigen.

16 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 16 Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan Danach muss ausgewählt werden, ob Funktionen / Aufträge und Stände mit/ohne Notizen etc. übernommen werden sollen!! Die Übernahme der Notizen ist nützlich bei Wiederholerveranstaltungen, denn die Notizen müssen somit nicht komplett neu angelegt, sondern nur aktualisiert werden.

17 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 17 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellungen z.B. die Funktion „Einrichtung“: Hier werden die Raummieten und die Bestuhlung eingebucht! Raummieten und Bestuhlung sollten prinzipiell in der gleichen Funktion angelegt werden. Einpflegen der Daten: zunächst durch die Disposition, Ergänzungen in der Veranstaltungsvorbe- reitungsphase durch den PL.

18 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 18 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion „Einrichtung“: - Hier sind auch die Einbuchung anderer Leistungen oder mehrerer Räume denkbar! - Alle eingebuchten Artikel können mit Notizen hinterlegt werden.

19 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 19 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Z.B. Funktion: Einrichtung – Artikel Bestuhlung! Die Notiz kann öffentlich (für den Kunden ersichtlich, z.B. im Angebot), vertraulich oder intern sein. Interne Notizen erscheinen in der Bühnenanweisung als Bemerkung zum Artikel. Z.B. Herr Knab bitte bis morgens Uhr den Saal komplett leer Räumen und Firma Ziegle Reinigung veranlassen!!!

20 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 20 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Leistung: Bestuhlung Die Bestuhlungsleistungen werden erlösseitig in den Raummieten abgebildet, daher werden die Bestuhlungsleistungen als interne Information zur Kostenerfassung genutzt. -Formular „Bestuhlung interne Kosten“ in den Preislisten !2007 und ! Haken „Intern“ an und Haken „Abrg.Fähig“ aus! -> kommt bei Bestuhlung automatisch! - Kosten sind bei Bestuhlung ebenfalls automatisch hinterlegt.

21 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 21 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Die Funktion Technik ist unterteilt in die Unterfunktionen: Projektion, Ton- und Lichttechnik. Eingabe der Daten: anfangs durch die Disposition, im Laufe der Veranstaltungsplanung durch den PL oder bei Großprojekten in gemeinsamer Absprache durch die technische Abteilung (Herr Helbing und Herr Seib).

22 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 22 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand aus SAP Bsp Unterfunktion „Tontechnik“: Bei Buchung eigener Technik müssen keine Kosten eingetragen werden, da der Aufwand direkt über hinterlegte Verrechungssätze aus SAP kommt. Wird die Leistung dem Kunden nicht oder mittels einer Pauschale berechnet, so ist die Leistung auf intern zu setzen!

23 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 23 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand aus EBMS Bsp Unterfunktion „Lichttechnik“ Es handelt sich bei diesem Beispiel um externe Technik (Kameratechnik) pauschal für eine Veranstaltung. Da diese Position nicht in der Pauschale (BB Konzert Pauschale) beinhaltet ist, wird diese Leistungen gesondert berechnet (nicht auf intern gesetzt).

24 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 24 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand aus EBMS Bsp Unterfunktion „Lichttechnik“Externe Kameratechnik: - Erlöse = Preis für Kunde: beim Buchen des Artikels eingeben wie gehabt - Aufwände (Tab Sonstige): - bei pauschalierter Leistung Kosten im Feld „Gesamtkosten für Position“ eintragen. - bei Stück, Stunde etc. Kosten im Feld “Kosten pro Leistungseinh.“ eintragen -> wird dann automatisch multipliziert

25 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 25 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Projektionstechnik: Hier eine in der Pauschale enthaltene Leistung, daher auf intern zu setzen.

26 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 26 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion: Personal Es werden hier die in der Pauschale beinhalteten - daher auf intern gesetzten – Leistungen der Hostessen und Hostesseneinsatzleitung (nur zur kostenseitigen Planung) gebucht. Die Position Bühnenmeister wird separat aufgeführt (nicht in Pauschale erfasst) und in Rechnung gestellt, (daher nicht auf intern gesetzt!) Die Position Freelancer dient auch nur der kostenseitigen Planung, daher auch auf intern gesetzt. Diese Planung wird von der Technischen Abteilung durchgeführt und auch im System hinterlegt.

27 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 27 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand in EBMS fest hinterlegt Bsp Eingangskontrollpersonal: Kosten 15 € für Hostessendienste GFS sind schon fest hinterlegt! Auch Informationen für die Bühnenanweisung als interne Notiz eintragbar (z.B. Einsatzzeiten, Anzahl etc.) Einpflegen durch den PL, schon vor der Bestellung durch das Projektmanagement und Serviceabteilungen).

28 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 28 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Einsatz der Freelancer! Leistung auf Intern gesetzt, da nur für Planung wichtig! Diese beispielhafte Position zeigt die Freelancer, die durch Herrn Haas eingesetzt werden. Sie haben schon einen fest eingetragen Kostenbereich 15,25 € für normale Arbeiten oder 15,50 € für Stage Hands. Auch hier können per interner Notiz Informationen für die Bühnenanweisung eingetragen werden. (durch den PL oder Serviceabteilungen)

29 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 29 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Interne Notiz für Bühnenanweisung: Veranstaltungstechniker werden dem Kunden in Rechnung gestellt. Freelancer nur kalkuliert für den Aufwand. Es soll dem Kunden nicht visualisiert werden dass mit Fremdpersonal gearbeitet wird.

30 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 30 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Kosten Freelancer ist auch pauschal für Veranstaltung möglich! Planung und Eintrag durch technische Abteilung!

31 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 31 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Bühnenmeister: Der Bühnenmeister wird dem Kunden in Rechnung gestellt, der Aufwand über die anfallenden Cats Stunden abgebildet. Als Beispiel hier Notizen mit dem Status (Öffentlich und Vertraulich), diese werden nicht in der Bühnenanweisung dargestellt.

32 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 32 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion Garderobe: Hier wird das Garderobenpersonal angelegt, der Aufwand ist hinterlegt (Aushilfen 13 €/STD) Auch hier können Informationen in Form einer internen Notiz für die Bühnenanweisung eingepflegt werden. Durch Projektleiter oder Guest Service!!

33 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 33 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion Sicherheit: Hier werden die Leistungen Feuerwehr und Sanitäter gebucht.

34 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 34 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Servicebestellung: Sicherheit Die Aufwände sind hier direkt hinterlegt: Feuerwehr 19 €/Std. und Sanitäter 8 €/Std. Die Leistungen werden vom PL geplant.

35 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 35 / Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Servicebestellung - Funktion Dekoration: Hier werden die Fremdleistungen für Dekoration etc. geplant. Die Eingabe erfolgt durch den PL.

36 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 36 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Leistung Beschilderung: Diese externe Leistung wird an den Kunden weiterberechnet. Da der Aufwand (Kosten) je Bestellung unterschiedlich ist, muss hier eine manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen. In diesem Fall sind es Kosten pro Leistungseinheit: Bedeutet wir berechnen pro STK 500 €, bezahlen an den Lieferanten aber nur pro STK 250 €.

37 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 37 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Leistung Blumendekoration: Leistung wird an Kunden berechnet und da der Aufwand (Kosten) je Bestellung variabel ist, muss hier ebenso eine manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen. In diesem Fall sind es die Gesamtkosten für Position: Bedeutet wir berechnen 2 Stück à 32 €, bezahlen an den Lieferanten aber nur 40 € pauschal.

38 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 38 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Auch bei diesen Leistungen können interne Notizen für die Bühnenanweisung hinterlegt und, wenn nötig, auch bearbeitet werden (Farbe/Fett oder Kursiv).

39 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 39 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion/Servicebestellung: Sonstige Die Leistung wird an Kunden berechnet und da der Aufwand (Kosten) je nach Bestellung variabel ist, muss hier auch die manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen. Hier z.B. die Leistungen Plakatierung und Veranstalterhaftpflicht

40 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 40 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion/Servicebestellung: Sonstige Leistung Plakatierung: Diese Fremdleistung wird an den Kunden mit einem Pauschalpreis von € berechnet. Aufwand: In diesem Fall sind es die Kosten pro Leistungseinheit: Es werden also an den Fremd-Dienstleister 2000 € bezahlt.

41 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 41 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Auch bei diesen Leistungen können interne Notizen für die Bühnenanweisung hinterlegt und, wenn nötig, auch bearbeitet werden (Farbe/Fett oder Kursiv).

42 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 42 Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion/Servicebestellung: Sonstige Leistung Veranstalterhaftpflicht: Diese Fremdleistung wird an den Kunden mit einem Pauschalpreis von € berechnet. Aufwand: In diesem Fall sind es die Gesamtkosten pro Leistungseinheit: Es werden also an den Fremd- Dienstleister € bezahlt.

43 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 43 Veranstaltungsplanung in EBMS - Bühnenanweisung Deckblatt Bühnenanweisung

44 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 44 Veranstaltungsplanung in EBMS - Bühnenanweisung Leistungsanhang! Mit individueller Eingabemöglichkeit von internen Notizen!!!

45 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 45 Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

46 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 46 SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand! Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung

47 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 47 SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand! Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung

48 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 48 SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand! Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung

49 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 49 SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand! Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung

50 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 50 SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand! Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung

51 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 51 Veranstaltungsplanung in EBMS - Budgetdarstellung

52 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 52 Detailübersicht mit Kostenarten SAP Veranstaltungsplanung in EBMS - Budgetdarstellung

53 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 53 Detailübersicht mit Kostenarten SAP Veranstaltungsplanung in EBMS - Budgetdarstellung

54 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 54 Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress In Planung ist, mit den Daten von EBMS in SAP BW zwei unterschiedliche Kongress-Budget- sichten zu realisieren: Das Kundenbudget und das m:con-Budget. Dies konnte nun in ersten Test erfolgreich dargestellt werden.

55 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 55 Alle Funktionen die Istwerte (IST-Servicebestellungen) darstellen, erhalten den Haken Istwerte! Für Funktionen, welche im Projektzeitablauf von den Serviceabteilunge mit Ist-Daten versehen werden (Teilnehmerregisterjung/Ausstellung/Sponsoring/Symposium etc) wird eine zusätzliche Funktion IST eingeführt Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

56 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 56 Die Funktionen mit Istwerte wie in der Folie 54 beschreiben werden kontinuierlich durch die Serviceabteilungen gepflegt und jede neue Funktion Erhält ebenfalls den Haken „Ist-Werte“. Dieser soll das Aufsummieren der Planwerte verhindern und eine zeitbezogene Darstellung ermöglichen. Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

57 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 57 Alle Aufwandspositionen (z.B. Catering; Porto, Rahmenprogramme, etc müssen den Haken „Abrechnungsfähig“ herausnehmen! Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

58 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 58 Die Kostenpositionen innerhalb der Budgets müssen in zwei Positionen eingetragen werden. Die Position unter dem Reiter Artikel soll dem Projektleiter bei der Übersicht aller Leistungen (siehe Folie 56) einen schnellen Überblich verschaffen, während der Eintrag unter dem Reiter Sonstige Steuerung der Aufwandspositionen in der Budgetdarstellung in SAP/BW darstellt. Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

59 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 59 Budgetpositionen welche nur den Bereich m:con gehören: (BSP: Externe Leistungen einer Agentur bei der Unterstützung der Erstellung einer Kongresshomepage) werden als intern gekennzeichnet und erhalten wie in der nachfolgenden Folie erläutert, den Budgetcode 1 für „nur m:con Budget“! Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

60 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 60 Dazu wurden alle Artikel der Musterveranstaltung „Kongress extern“ (Vorlage: Budget der GNPI 2006) mit folgenden Budgetcodes hinterlegt: 1= nur mcon Budget2= beide (Kunden+mcon Budget)3= nur Kundenbudget Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

61 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 61 Dazu wurden alle Artikel der Musterveranstaltung „Kongress extern“ (Vorlage: Budget GNPI 2006) mit folgenden Budgetcodes hinterlegt: 1= nur mcon Budget2= beide (Kunden+mcon Budget)3= nur Kundenbudget Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

62 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 62 -> Artikel mit Budgetcode 1: sind auf intern gesetzt, haben keinen Preis eingegeben, nur einen hinterlegten Aufwand (manuell vom PL oder automatisch von EBMS) Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

63 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 63. Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

64 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 64 Hier werden Zukünftig die genauen Bezeichnungen der Serivce-order/Artikel abgebildet! Dies ermöglicht die genaue Budgetpositionsdarstellung! Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

65 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 65 Um eine Gegenüberstellung der Plan/Istzahlen im späteren EBMSBW Report in den richtigen Budgetpositionen gewährleisten zu können, müssen zukünftig alle (und die Betonung liegt auf alle) Bestellungen in SAP angelegt werden. Durch den Eintrag in SAP/R3 unter dem Feld EBMS-SO (hier noch Empfänger) werden zukünftig die im EBMS und damit auch budgetrelevanten Daten eingepflegt. Siehe Screenshot auf der nächsten Seite. Diese Auftragsnummer und Zeileninformation sind für die Budgetdarstellung unbedingt notwendig!!!!!!!!! Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

66 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 66 Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

67 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 67 SAP Bestellung Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

68 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 68 Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

69 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 69 Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Zur Reibungslosen Darstellung der SAO/BW Excel Daten müssen in den Einstellung von Excel unter dem Punkt Extras/Makros/Sicherheit folgende Sicherheitsstufe eingerichtet werden.

70 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 70 Nützliche Tipps: Insbesondere für die Disposition: Beim Anlegen neuer Veranstaltungen können die Funktionspläne zur Gliederung einer Veranstaltung von bestehenden Veranstaltungen übernommen werden. Es besteht auch die Möglichkeit Veranstaltungen zu kopieren! - Rechte Maustaste auf Funktion und dann „Funktionsplan einer anderen Veranstaltung“!

71 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 71 Nützliche Tipps: Einblenden von zusätzlichen Spalten: Diese Einstellungen müssen gespeichert werden (über Button Datei)! Dies hilft insbesondere beim Bearbeiten komplexer Veranstaltungen, da Artikel direkt aus dem Funktionsfenster bearbeitet Werden können. Z.B. Abrechnungsfähig oder Intern setzen!

72 m:con Lehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger 72 Viel Glück bei der Klausur! Klausur


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