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© Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte.

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Präsentation zum Thema: "© Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte."—  Präsentation transkript:

1 © Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

2 Gliederung 1. Was ist Records Management? 2. Welche Ziele verfolgt das Records Management? 3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? 4. Was sind Akten und Aufzeichnungen? 5. Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? 2 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

3 1. Was ist Records Management? 3 © Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

4 Was ist Records Management? Unterstützungsprozess 4 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

5 Was ist Records Management? Definition nach DIN ISO Records Management ist die… … effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung Entgegennahme Aufbewahrung Nutzung Aussonderung von Aufzeichnungen (Records) einschließlich der Prozesse zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von papierbasierten und elektronischen Akten … die Verantwortung der Führungskräfte für einen reibungslosen Prozessablauf (DIN ISO 15489) 5 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

6 Wissensmanagement Was ist Records Management? Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten Wird in der Praxis… nicht als Führungsaufgabe verstanden nicht auf elektronische Aufzeichnungen bezogen  ein Teilbereich des Records Managements Records Management Schriftgut- verwaltung 6 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

7 2. Welche Ziele verfolgt das Records Management? 7 © Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

8 Welche Ziele verfolgt das Records Management? Zielursprung Schriftlichkeit Aktenmäßigkeit Aufbewahrungspflicht Zuverlässigkeit „Gebot der Nachvollziehbarkeit und der Transparenz des Verwaltungshandelns“ 8 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

9 Welche Ziele verfolgt das Records Management? Ziele des Records Management Verwaltungshandeln transparent machen Bearbeitung unterstützen Vollständige Bearbeitung ermöglichen Aufzeichnungen sichern 9 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

10 3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? 10 © Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

11 Art. 3 Abs. 1 GG „Grundsatz der Gleichbehandlung“ Art. 3 Abs. 1 GG „Grundsatz der Gleichbehandlung“ Art. 20 Abs. 3 GG „Rechtsstaatsgebot“ Bindung der Verwaltung an Recht und Gesetz Gebot der Aktenmäßigkeit Transparenz des Verwaltungshandelns Art. 20 Abs. 3 GG „Rechtsstaatsgebot“ Bindung der Verwaltung an Recht und Gesetz Gebot der Aktenmäßigkeit Transparenz des Verwaltungshandelns Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Vorschriften des Grundgesetzes 11 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

12 § 26 Abs. 1 HmbVwVerfG Akten dienen als Beweismittel zur Sachverhaltsermittlung § 26 Abs. 1 HmbVwVerfG Akten dienen als Beweismittel zur Sachverhaltsermittlung Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Vorschriften des HmbVwVerfG § 29 HmbVwVerfG Recht auf Akteneinsicht für Verfahrensbeteiligte § 29 HmbVwVerfG Recht auf Akteneinsicht für Verfahrensbeteiligte 12 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

13 13 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Vorschriften aus Fachgesetzen Hamburgisches Transparenzgesetz Prinzip der Aktenöffentlichkeit Trennungsgebot zur Wahrung des Personendatenschutz es Informationspflicht (Auskunft & Veröffentlichung) Hamburgisches Transparenzgesetz Prinzip der Aktenöffentlichkeit Trennungsgebot zur Wahrung des Personendatenschutz es Informationspflicht (Auskunft & Veröffentlichung) Hamburgisches Datenschutzgesetz Verarbeitung personenbezogener Daten Vertraulichkeit Vor Löschung / Vernichtung: Anbietung ggü. Staatsarchiv Hamburgisches Datenschutzgesetz Verarbeitung personenbezogener Daten Vertraulichkeit Vor Löschung / Vernichtung: Anbietung ggü. Staatsarchiv Fachgesetze - Aufzeichnungspflichten- Einsichtsrechte - Löschungspflichten- Pflichten ggü. dem Staatsarchiv Fachgesetze - Aufzeichnungspflichten- Einsichtsrechte - Löschungspflichten- Pflichten ggü. dem Staatsarchiv Hamburgisches Archivgesetz Verpflichtung zur stetigen Aussonderung von Aufzeichnungen an das Staatsarchiv Vernichtung / Löschung von Aufzeichnungen nur nach Genehmigung des Staatsarchivs Vernichtungsgebot Hamburgisches Archivgesetz Verpflichtung zur stetigen Aussonderung von Aufzeichnungen an das Staatsarchiv Vernichtung / Löschung von Aufzeichnungen nur nach Genehmigung des Staatsarchivs Vernichtungsgebot

14 Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Folgen der Missachtung Verwahrungsbruch § 133 Abs. 1 StGB „„Wer Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden … zerstört, beschädigt, unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.“ Verwahrungsbruch § 133 Abs. 1 StGB „„Wer Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden … zerstört, beschädigt, unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.“ 14 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

15 4. Was sind Akten und Aufzeichnungen? 15 © Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

16 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Akte behördliche Akte    € gedankliche („virtuelle“) Verknüpfung 16 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

17 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Akte als Verknüpfung Die Verknüpfung einzelner Aufzeichnungen erfolgt durch die Angabe des Aktenzeichens und die Anbringung von Verweisen bezüglich anderer Aufzeichnungen der Akte Akte (= Stand der Sache) fasst Aufzeichnungen zusammen.     Record Kontext = Aktenzeichen Sekundärinformation: Kontext, in dem die Aufzeichnung steht 17 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

18 erhöhter Aufwand für den Erhalt der Vollständigkeit Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Aktenarten nach Medium papierbasierte Akten erfordern Raumkapazitäten kein gleichzeitiger Zugriff möglich hoher Aufwand bei Falschablage erfordern Raumkapazitäten kein gleichzeitiger Zugriff möglich hoher Aufwand bei Falschablage elektronisch geführte Akten erleichtert Ablegen elektronsicher Aufzeichnungen vermeiden Medienbrüche weniger Aufwand bei Falschablage orts- und zeitunabhängig Mehrfachzugriff möglich erleichtert Ablegen elektronsicher Aufzeichnungen vermeiden Medienbrüche weniger Aufwand bei Falschablage orts- und zeitunabhängig Mehrfachzugriff möglich Hybridakten 18 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

19 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Funktionen der Akte Dokumen- tation Prävention Planung und Steuerung Sicherung Höchstrichterliche Funktionen Organisatorische Funktion behördliche Akte Weiterver- wendung Wirtschaftliche Funktion 19 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

20 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Anforderungen an die Akte Authentizität Integrität Benutzbarkeit Zuverlässigkeit Eine Akte kann ihre Funktionen jedoch nur erfüllen, wenn sie den Anforderungen entspricht… 20 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

21 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Aufzeichnung / Record 21 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

22 Prinzip der Trennung von Archiv und Verwaltung  Löschung der Aufzeichnungen ohne bleibenden Wert in der Behörde Akten und Aufzeichnungen? Lebensweg einer Akte Archivierung Staatsarchiv Zugang nach HmbTG, HmbVwVfG, besonderen Vorschriften Bearbeitung a) papierbasiert b) elektronisch Aufbewahrung a) Altregistratur  Aufbewahrungsfrist für die Akte b) ELDORADO  Aufbewahrungsfrist für die Akte  Stichtag für den Aktenschnitt Zugang nach HmbArchG von bleibendem Wert 22 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

23 5. Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? 23 © Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

24 Fachleute des Records Manangements zuständig für alle Fragen des Records Managements Sachbearbeitende rechenschaftspflichtig und verantwortlich für das Führen zutreffender und vollständiger Akten über eigene Arbeit Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Verantwortlichkeiten für das Records Management IT-Fachleute Technische Funktionen des Systems Führungskräfte Durchsetzung von Grundsätzen und Zielvorgaben in der gesamten Organisation 24 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

25 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Mitwirkungspflicht beim Records Management … Grundkenntnisse des Records Management haben … die Bedeutung von Akten anerkennen … dokumentieren und verfügen … mit der Registratur zusammenarbeiten … loslassen und Aussonderung zulassen Damit Records Management funktioniert, muss ich… 25 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

26 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Aktenrelevanz Bewertung der Geschäftsrelevanz: „Wurde ein Arbeitsschritt ausgelöst oder dokumentiert?“ relevant     Akte Record nicht relevant ja nein 26 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

27 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Vermerke Wozu werden Vermerke angefertigt? als Zusammenfassung eines Vorgangs als Vorbereitung und Begründung einer Entscheidung als Nachweis von nicht- schriftlichen Handlungen und Sachverhalten als Nachweis für abweichende Meinungen Was sind die formalen Bestandteile? Kopf Textkörper Schluss Behördenbezeichnung Geschäftszeichen (= Leitzeichen + Aktenzeichen) Datum und Ort Datum des Gesprächs, Art des Gesprächs Anwesende/ Gesprächspartner Gegenstand des Gesprächs Unterschrift Verfügungsleiste 27 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

28 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Beispiel eines Vermerkes Geschäftszeichen (=Leitzeichen + Aktenzeichen) )Vermerk Betr.: Widerspruch vom 7. Dezember 2014 Heute rief Herr W. (Tel.:…) an und begehrte wegen eines bevorstehenden Kuraufenthaltes eine Verlängerung der ihm gesetzten Frist zur Begründung seines Widerspruchs ( ) um einen Monat. Ich habe ihm tel. Fristverlängerung gewährt. 2)Verfügung Wv (Eingang Begründung?) Handzeichen 28 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

29 29 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Verfügungen Abschlussverfügungen: VerfügungBedeutungWirkung Wv./Wvl.WiedervorlageVorerst keine weitere Bearbeitung möglich/nötig. Weitere Überwachung des Verlaufs zum Wiedervorlagetermin z.V.zum VorgangAbschließende Bearbeitung eines Vorgangs; allerdings nicht der Akte. Wiedervorlagen bleiben erhalten. Akte erhält weiterhin Zuwachs an Aufzeichnungen. z.d.A.zu den AktenAbschließende Bearbeitung einer Akte. Wiedervorlagen werden gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen. Akte erhält keinen Zuwachs mehr. wgl.weglegenFür Aufzeichnungen mit geringer Bedeutung für den Dienstbetrieb. Aufbewahrungsfrist höchstens ein Jahr. Geschäftsgangverfügungen: VerfügungBedeutungWirkung z.K.:zur Kenntnisdient der Unterrichtung anderer Stellen und Sachbearbeitende über einen Vorgang z.w.V.zur weiteren Veranlassung eine enthaltene Anweisung oder Fragen sollen umgesetzt oder beantwortet werden

30 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Verantwortung gegenüber Dritten Partizipation an der staatlichen Information durch: § Parlamente § Gerichte  §Rechnungshöfe § Innenrevisionen  Führungskräfte  § Leitungshierarchie § politisch Interessierte § €Forschende § Lehrende € §Medien € Unternehmen € Gewerbetreibende…  € § behördliche Akte Record Rechtsstaatlicher Nutzen: -Dokumentation -Sicherung -Prävention Wirtschaftlicher Nutzen: -Weiterverwendung -Innovation Organisatorischer Nutzen: -Planung -Steuerung 30 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

31 Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management 31 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes Kulturbehörde – Staatsarchiv Kattunbleiche Hamburg Handbuch:Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management: Ein Handbuch für die hamburgische Verwaltung. FHHportal:http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/0008/oe/ Staatsarchiv/RecMa/SitePages/Homepage.aspxhttp://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/0008/oe/ Staatsarchiv/RecMa/SitePages/Homepage.aspx


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