nur Staub und Langweile? der Vorgangsbearbeitung

Präsentation zum Thema: "nur Staub und Langweile? der Vorgangsbearbeitung"—  Präsentation transkript:

1 nur Staub und Langweile? der Vorgangsbearbeitung
Akten - nur Staub und Langweile? Eine Auffrischung in der trockenen Welt der Vorgangsbearbeitung Version 2.8 / Februar 2008

2 Gliederung PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN
GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

3 das Image der Vorgangsbearbeitung ...

4 Hintergrund Ablösung der einheitlich geordneten Verwaltung
Tendenz zur Individualisierung des Arbeitsstils Methodenwandel durch elektronische Kommunikation ► individuelle Vorgangsbearbeitung & Ablagesysteme (und entspr. Ratgeberliteratur)

5 „... arbeiten für den Papierkorb
als aktuelles Beispiel eine Studie der Proudfoot Consulting: „sinnlose Tätigkeiten“ eines Angestellten in Deutschland 74 Arbeitstage pro Jahr, in den USA 96 (von 225 AT/Jahr) Ursachen: ineffiziente Planung und Aufsicht (40%) fehlende oder missverständliche Anleitung (32%) unklare Arbeitsorganisation und –kommunikation (9%) zum Vergleich: EDV-Probleme (4%)

6 häufig genannte Problemfelder
lange Suchzeiten nach Informationen keine Übersicht über laufende Vorgänge Ablage Medienbrüche Papier / EDV

7 und ihre Folgen im Büroalltag
... während der Bearbeitung keine einheitliche Struktur; Medienbrüche nur partielle Steuerung der Vorgänge, Beschlüsse nicht fixiert viele Informationen nicht schriftlich aufbewahrt ... nach Abschluss der Bearbeitung unübersichtlich durch Kopien Verluste durch Wegwerfen ... mit der Folge lange Suchzeiten, oft vergebliche Suche wenig Information über Abläufe und Tätigkeiten „Verwaltung wird kurzatmiger“

8 Ein Beispiel für einen Informationsverlust

9 und ein anderes Beispiel:

10 Problemfelder bei elektronischen Dateien
Dateien liegen in unterschiedlichen Formaten vor Textverarbeitungsformate Tabellenkalkulation, Datenbanken, Bilder Formate aus Vor- und Fachverfahren ... sind abgespeichert in unterschiedlichen Systemen File-System für eigene Ablagen -Server Server von Vor- und Fachverfahren ... können oft nur nach Begriffen gesucht werden Titelstichwort oder Begriffe im Text Wandel von Begriffen führt zu Unübersichtlichkeit oder Verlust

11 © 1998 United Features Syn. | www. dilbert. com | DIE ZEIT vom 01. 12

12 und das Ergebnis: ... ... mitunter beschleicht uns das Gefühl, das schlichte und geradlinige Verwaltungshandeln sei ein wenig außer Übung gekommen ...

13 Gliederung GRUNDLAGEN PROBLEMFELDER
GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

14 ein Gegenbeispiel: 2. zwei Verfügungen 1. eine Einladung
3. Erledigungsvermerk

15 Prinzip des vorgangsbezogenen Arbeitens
„Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit ... aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein.“ Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, 2000, Kap. 4, § 12) „Nur wenn der Bearbeiter die elektronischen Akten ordnungsgemäß führt ..., wird er die Übersicht über die Entwicklung und den Stand der Sache behalten und nicht im Datenchaos versinken.“ AWV: Einfluss von Informationstechnologien ..., 1997, S.16.

16 warum eigentlich Akten?
5. Dokumentation Gedächtnisstütze Abläufe gliedern 4. Erledigung vermerken 3. Terminplanung

17 Die vier Aspekte der Schriftgutverwaltung
Information über Inhalte Strukturierung der Unterlagen Steuerung von Vorgängen und Übersicht Dokumentation des eigenen Handelns

18 1. Gesprächsvermerk 2. und 3. Zwei Verfügungen darin: Text des Schreibens Vermerk über Erledi-gung und Abgang

19 Rechtsgrundlagen und Standards
Gesetzliche Grundlagen Art. 20 (3) GG: Rechtsstaatsprinzip: vollziehende Gewalt ist an Gesetz und Recht gebunden § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz: Aktenmäßigkeit der Verwaltung Archivgesetze, Signaturgesetz, Informationsfreiheitsgesetz ... Internationale Standards DIN ISO Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung MoReq, DOMEA Qualitätssicherung nach DIN ISO ff Dienstanweisungen und Handbücher GGO, Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen KGSt-Richtlinien IT-Grundschutzkataloge der KBSt

20 Prinzipien Systematische Gliederung der Unterlagen
nach Aufgaben, nicht nach Organisation Sachbearbeiterübergreifend Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Integration aller Formen von Schriftgut alle wesentlichen Schritte sind festzuhalten Informations- und Wissensmanagement die Unterlagen einer Behörde sind das Kernstück des Wissensmanagements

21 Instrumente der Schriftgutverwaltung
für Ordnung und Struktur Aktenplan Vorlagen für Schreiben und Verfügungen Anweisungen für die einheitliche Bearbeitung für Bearbeitung und Steuerung Vermerke Verfügungen für Bearbeitung und Dokumentation in einem Schritt vorgangsbezogenes Arbeiten sofortige Ablage nahtlose Integration elektronischer Unterlagen

22 GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE
Gliederung PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

23 Grundelemente: das Schreiben
ein Schreiben enthält Informationen über: einen Sachverhalt (im Text) den Bearbeitungsstand (Verfügungen und Vermerke) die Ordnung (Aktenzeichen, Steuernummer etc.) der Eingang = von „draußen“ eingehende Schreiben egal ob Brief, Fax, oder Formular externe Schreiben = Schreiben nach „draußen“ die Ausfertigung erhält der Empfänger, bei den Akten verbleibt die Aktenverfügung (auch Konzept oder Beschluss genannt)

24 STRUKTUR SACHVERHALT STEUERUNG & DOKUMENTATION

25 Grundelemente: interne Schreiben
Aktenverfügung enthält als Nr. 1 den vollständigen Text des ausgehenden Schreibens als Nr. 2 ff die einzelnen Verfügungen, wird abgeschlossen mit der letzten Nr. z.d.A, z.V. oder Wv. Aktenvermerk Notiz über ein Telephongespräch, einen Sachstand etc. mit Verfügungen wie z.K wird abgeschlossen mit z.d.A.

26 Beispiel für eine Aktenverfügung
1. der Text des Schreibens Aktenzeichen Erledigungsvermerke 2.-8. einzelne Verfügungen

27 GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE
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28 Grundelemente: der Vorgang
i.d.R. mehrere Schriftstücke zu einem konkreten einzelnen Geschäftsvorfall z.B. eingehendes Schreiben / Vermerk / Konzept mit Ausgang der alltägliche Schriftkram Vorgänge werden in der Regel in einer Laufmappe aufbewahrt nach Abschluss der Sache z.d.A aus umfangreichen Vorgängen werden oft Einzelfallakten

29 der Anfang eines Vorgangs ...
Posteingang / Zuschreibung Kenntnisnahme / Wiedervorlage

30 Bearbeitung: eine zweite Wiedervorlage / zwei inhaltliche Vermerke
und sein Abschluss z.d.A. Vermerk

31 GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE
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32 Für eine sichere Fahrt:
der Aktenplan als Leitplanke ... und Verfügungen als Wegweiser

33 Grundelemente: die Akte
Zusammenfassung aller Vorgänge zu einem Betreff zu jedem Betreff existiert eine Hauptakte Ablage der Vorgänge chronologisch oder alphabetisch ein Beispiel für Vorgänge in einer Akte: Aktenplan und Aktenordnung allgemein 1. Vorgang: Entwurf KGSt-Bericht 03/2003 [Eingang] 2. Vorgang: Stellungnahme [Entwurf und Ausgang] 3. Vorgang: Gutachterliches Verfahren [Eingang u. AV] 4. Vorgang: Dienstreiseantrag Sitzung KGSt Köln 5. Vorgang: ....

34 Grundelemente: die Hauptakten
Beispiele für Hauptakten aus dem Aktenplan: Registratur und Schriftgutverwaltung allgemein (Bd. I ) Aktenplan und Aktenordnung allgemein (Bd. I ) (Bd.II ) Rechtsgrundlagen der Schriftgutverwaltung (Bd. I ) Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplan und Aktenordnung der Stadt Mannheim

35 Außer der Reihe: die Handakten
Organisationsunterlagen Kopien von exemplarischen oder wichtigen Vorgängen Hilfsmittel wie Gesetze, Verfügungen etc. Materialsammlungen wie Rundschreiben, Protokolle = kein Aktenzeichen, sind persönlich angelegt Originale dürfen nicht zu den Handakten genommen werden !

36 Grundelemente: das Aktenzeichen
eindeutige Zuordnung des Schriftstücks zu einem Vorgang erzwingt damit eine Strukturierung Ordnung entsteht am Anfang, nicht am Ende eines Vorgangs Beispiele: Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplan und Aktenordnung der Stadt Mannheim = Hauptakte Überarbeitung der Aktenordnung der Stadt Mannheim = Einzelfallakte

37 Rahmen: der Aktenplan Aktenplan
enthält logisch gegliedert nach den Aufgaben alle potenziellen Hauptakten Beispiel Stadtarchiv / Aktenuntergruppen: 00.0 Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten 16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung u. Archivwesen 16.2 Städtische Registraturbildner 16.3 Nichtstädtische Registraturbildner 16.4 Dokumentationen und Sammlungen 16.5 Mikroverfilmung und Digitalisierung 16.6 Bibliothek 16.7 Benutzung 16.8 Öffentlichkeitsarbeit

38 Rahmen: der Aktenplan II
weiter untergliedert in Aktensachgruppen 16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung und Archivwesen 16.10 Registratur und Schriftgutverwaltung 16.11 Internationales Archivwesen 16.12 Archivwesen in Deutschland 16.13 Archivfachliche Aus- Fort- und Weiterbildung 16.14 Bestandserhaltung und Sicherung 16.15 Tektonik und Bestände 16.16 Bewertung, Ordnung und Verzeichnung 16.2 Städtische Registraturbildner 16.20 Urkunden und Verträge 16.21 Gemeinderat und Ausschüsse

39 INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE
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40 die elektronische Parallelregistratur I
T-Laufwerk / Aktengruppen = Ordner

41 die elektronische Parallelregistratur II
geöffnet: Publikationsreihe: Kleine Schriften, Band 19 Einzeldateien mit Namenskonvention

42 ELPAR: Namenskonvention
Aktenzeichen sechsstellig, ggf. mit Erweiterung in Klammern: exakter Betreff, rückläufig Kürzel für E = Eingang SE = Schreiben extern SI = Schreiben intern AV = Aktenvermerk PROT = Protokoll Datum rückläufig / Namenskürzel wichtig: Unterstrich_als Trennzeichen

43 Ausblick: DMS / VBS Dokumenten – bzw. Vorgangsbearbeitungssystem
integriert alle Dokumente in einen digitalen Vorgang bildet die Vorgangsbearbeitung elektronisch ab Einheitlichkeit vom Eingang bis zur dauerhaften Archivierung revisionssicher und gerichtsfest Bearbeitung unabhängig von Ort und Bürozeit volle Übersicht und Transparenz ein DMS kann nur auf eine gut funktionierende Schriftgutverwaltung aufgesetzt werden !!!

44 Gliederung WERKZEUGE PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN
GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

45 die Werkzeuge

46 Werkzeuge: die Vermerke
Vermerke informieren über bereits Geschehenes Eingangsstempel (mit Datum, Zeichnungen, Zuschreibungen) Vergabe des Aktenzeichens Datum und Handzeichen = Verantwortung K. g. = Kenntnis genommen erl. = erledigt

47 Werkzeuge: die Verfügungen
Verfügungen bezeichnen noch zu Erledigendes: z.K. = zur Kenntnis b.R. = bitte Rücksprache z.w.V. = zur weiteren Verwendung Umlauf = mit einer Verfügung im Klartext Kopie an = mit einer Verfügung im Klartext wegl. = aufbewahren für ein Jahr, ohne Akte Wv. = Wiedervorlage zum ... z.V. = zum Vorgang ... z.d.A. = zu den Akten ... Verfügungen werden durchnummeriert klare Anweisungen ersparen Mehrarbeit

48 mit Verfügungen steuern
der Auftrag die Einzelschritte

49 ein Vorgang ... Eingangsstempel eingehendes Schreiben (E-Mail)
zwei Aktenvermerke das Aktenzeichen

50 der Vorgang ... Fortsetzung und Abschluss
die Aktenverfügung (in Form einer ) 1. der Text des aus-gehenden Schreibens 2. Abgangsvermerk 3. z.d.A - Vermerk

51 Zweites Beispiel eines einfachen Vorgangs, Teil 1
ein Eingang (mit Eingangsstempel) zwei Aktenvermerke (aus der Bearbeitung) das Aktenzeichen

52 Zweites Beispiel eines einfachen Vorgangs, Teil 2
1. Verfügung: der Text des ausgehen-den Schreibens 2. Verfügung 3. z.d.A. - Verfügung

53 nur, wie gesagt, das Image ...

54 Gliederung UMSETZUNG VOR ORT PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN
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55 Voraussetzungen Einsicht in die Notwendigkeit gemeinsamer Regelungen
Wille der Führungskräfte Bereitschaft zur Selbstdisziplinierung Umsetzung in Pilotprojekten Umsetzung im eigenen Bereich

56 der Einstieg in einem Pilotprojekt ein gemeinsamer Aktenplan
Ablageregeln Akte, Vorgang und Vermerk EXPRESS

57 Vereinheitlichungen Aktenplan Ablagesystematik und –ort Papier
Ablagesystematik elektronische Unterlagen Dateinamen Dienstanweisung zur Vorgangsbearbeitung Vermerke und Verfügungen Formulare und Vordrucke

58 und dann: Gute und sichere Fahrt!

59 nur Staub und Langeweile ?
Akten nur Staub und Langeweile ? Ende (des theoretischen Teils) Vielen Dank und viel Erfolg bei Ihrer praktischen Umsetzung !

60 für Ihre Aufmerksamkeit bedankt sich:
iSG |  STADTARCHIV MANNHEIM² INSTITUT FÜR STADTGESCHICHTE DR. CHRISTOPH POPP Schriftgutverwaltung / DokumentenManagement Collinistraße 1 · Mannheim · Tel.: 0621 / Fax: 0621 / ·

61 Gliederung ANLAGE: THEORETISCHE PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN
GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE

62 Der Vorgang dient einheitlich und gleichzeitig
der Bearbeitung einer Sache durch Zusammenfassen der nötigen Informationen durch Festhalten aller Schritte als Rahmen der inhaltlichen Bearbeitung der Steuerung des Geschäftsganges durch Vermerke und Verfügungen der Dokumentation des Sachstandes durch Ablegen aller Informationen und damit der Nachvollziehbarkeit des Handelns ↳ und dies ohne Brüche, ohne Mehraufwand, in einem Zug.

63 Unterlagen werden systematisch gegliedert
gegliedert nach Aufgaben Aufgabenerledigung (Produkte) als Kern des Handelns nicht nach Organisation Organisationsentwicklung ist dynamisch übersichtlich, vollständig, einheitlich und stabil Gliederung logisch nachvollziehbar logische Suche ist treffsicherer als semantische Suche ↳ für jeden Betreff genau eine Akte

64 Einheitliche Bearbeitungsweise
Vorgang läuft bearbeiterübergreifend gemeinsamer Arbeitsstil gemeinsame Sprache gemeinsame „Werkzeuge“ Vorlagen, Formblätter, Vermerke und Verfügungen Am Anfang ist Ordnung ... ... statt Suchen am Ende Reduzierung von Komplexität durch Gliederung in einfache Schritte

65 Steuerung Inhalt und Steuerung sind untrennbar
jeder Arbeitsschritt endet mit einem Beschluss Festlegung der weiteren Schritte jeder erledigte Arbeitsschritt wird abgehakt durch Verfügungen werden auch: Abläufe zentral gesteuert Termine etc. überwacht Kontrollen und Routinen verankert

66 Entscheidungen Entscheidungen = Knotenlinien des Vorgangs
rechtliche Grundlage prüfen sind wir zuständig ? ist die Sache rechtsmäßig ? sachliche Grundlage prüfen sind die Akten- und Vorgangsbezeichnung korrekt ? ist die Aktenlage berücksichtigt / vollständig ? Form der Entscheidung finden ist das Nötige klar und eindeutig formuliert ? sind die weiteren Abläufe geregelt ?

67 Dokumentation des Verwaltungshandelns
Bearbeitung und Ordnung erfolgt in einem Schritt Information werden ohne zusätzlichen Aufwand gesichert das Gedächtnis (und der Schreibtisch) werden entlastet jeder Vorgang wird nur einmal, dort aber vollständig dokumentiert

68 systematisch betrachtet:
INFORMATION AKTENPLAN ÜBER INHALTE VERFÜGUNGEN STRUKTUR DER UNTERLAGEN STEUERUNG DOKUMENTATION DES VORGANGS DES HANDELNS