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My.PROjects ® / 32 1 my.PROjects ® - das Tool zur Steuerung Ihrer Projektlandschaft - my.PROjects ®

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Präsentation zum Thema: "My.PROjects ® / 32 1 my.PROjects ® - das Tool zur Steuerung Ihrer Projektlandschaft - my.PROjects ®"—  Präsentation transkript:

1 my.PROjects ® / 32 1 my.PROjects ® - das Tool zur Steuerung Ihrer Projektlandschaft - my.PROjects ®

2 / 32 2 Inhaltsverzeichnis 1.Multi-Projektmanagement Transparenz über laufende Projekte, deren Kosten, Ressourcen, Termine und Abhängigkeiten zur konsequenten Zielverfolgung 2.Das Tool für das systematische Projektmanagement Systematische Anleitung im Projektmanagement führt zur optimalen Projektabwicklung 3.Auswertungen sowohl aus Projekten wie der Projektlandschaft my.PROjects schafft Transparenz vom Projekt bis zum Projektportfolio 4.Die Features von my.PROjects ® Schnittstellen zu allen gängigen Tools, Dokumentenverwaltung und Viewer, WEB-Fähigkeit, etc. erleichtern die Projektarbeit 5.Leistungsspektrum rund um my.PROjects ® Preise, Zahlungsbedingungen und Zusatzleistungen rund ums Multi-Projektmanagement / 32

3 my.PROjects ® / Multi-Projektmanagement Transparenz über laufende Projekte, deren Kosten, Ressourcen, Termine und Abhängigkeiten zur konsequenten Zielverfolgung

4 my.PROjects ® / 32 4 Finden Sie solche Staus auch lästig und unnötig? Viele parallel laufende Projekte verhindern die konsequente Zielverfolgung und effiziente Ressourcennutzung in der Organisation! Warum kommt es dann so oft zu Projektstaus in eigenen Unternehmen bzw. bleiben gründliche Planung und konsequente Umsetzung auf der Strecke? So werden in Unternehmen eine Vielzahl parallel laufender Projekte initiiert, deren Wechselwirkung und Prioritäten meist nicht beachtet werden. Dies hat als Konsequenz, dass der Status einzelner Projekte nicht bekannt ist Projekte nicht priorisiert werden – keine Konzentration auf Schlüsselprojekte und deren konsequente Abwicklung Haben Sie Parallelen zu Ihrer Projektabwicklung erkannt? Projektziele und -inhalte nicht transparent sind und dadurch keine konsequente Zielverfolgung möglich ist es keine Instanz gibt, die Projekte koordiniert, priorisiert, deren Steuerung überwacht Regeln zur Projektabwicklung – projektübergreifende Standards – fehlen bzw. nicht befolgt werden

5 my.PROjects ® / 32 5 Multi-Projektmanagement (MPM) bringt Systematik und Transparenz in die Projektvielfalt und steuert operativ die ausgewählten Projekte Mit MPM gelingt eine systematische Aufbereitung und strategi- sche Ausrichtung der Projektvielfalt. Dies geschieht durch: inhaltlich klar beschriebene und abgegrenzte Projekte umfassende Bewertung der einzelnen Projekte anhand von ausgewählten Kriterien (Risiko, Projektstatus, Strategiebeitrag, etc.) klare Projektprioritäten als Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung, Verschiebung oder das Stoppen von Projekten rechtzeitig erkannte Chancen und Risiken der Projektabwicklung Auf der operativen Ebene des MPM findet Koordination einzelner Projekte sowie gesamter Projektlandschaft statt, und zwar durch: klar definierte Projektmanagement-Methodik und einheitliche Projektstandards Budget-,Terminpläne, Aktivitätenlisten einzelner Projekte sowie über alle Projekte hinweg Übersicht über den aktuellen Ressourceneinsatz in Projekten sowie über Projektabhängigkeiten konsequentes Reporting Beide Ebenen unterstützen sich gegenseitig durch Projektinformationen und -auswertungen

6 my.PROjects ® / 32 6 Der Einsatz des Multi-Projektmanagements ermöglicht so den Überblick über sowie Einblicke in alle Projekte Übersicht über alle Projekte und deren gegenseitige Abhängigkeiten Definition der TOP 10 Projekte Ressourcenfreisetzung und Kosteneinsparung durch die Konzentration auf die wesentlichen Projekte Übersichtlichkeit dank die Standards im Projektmanagement Kurze Reaktionszeiten durch PRO-aktives Projektcontrolling klare inhaltliche Beschreibung der Projekte Projektbibliothek sichert den Wissenstransfer Vergleichbarkeit der Projekte durch die Standards in Projektmanagement und - controlling Etablieren von Projektkultur und -disziplin im Unternehmen Nutzenargumente für den Multi-Projektmanagement-Einsatz:

7 my.PROjects ® / Das Tool für das systematische Projektmanagement Systematische Anleitung im Projektmanagement führt zur optimalen Projektabwicklung Am besten erledigt man Dinge systematisch. (Hesiot von Böotien, um 700 v. Chr)

8 my.PROjects ® / 32 8 Die Mitarbeiter werden durch die Methodik des Tools geführt Mit my.PROjects ® wird die Projektarbeit systematisch geführt: Ein Vorhaben wird nach einer Überprüfung als ein Projekt freigegeben Das Projekt wird definiert und Nach den Kick off Meetings (mit dem Kunden und mit dem Team) werden -Aufgaben -Termine und Meilensteine -Kosten sowie -Ressourcen geplant Die Durchführung des Projektes wird überwacht und dem Ziel entsprechen gesteuert Nach dem Projektabschluss werden die Unterlagen in die Bibliothek übernommen und als Referenz/Vorlage für die weitere Projekte eingesetzt Formulare, Checklisten, Vorgaben können im Tool zentral als Standards hinterlegt werden und stehen bei der Projektabwicklung als Hilfsmitteln zur Verfügung Vorhaben Projektdefinition Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss Übernahme von Inhalten aus der Bibliothek? E E Bibliothek Termin-/ Kostenplan Termin-/ Kostenplan Projekt- struktur Projekt- struktur Ressourcen- Einsatz Ressourcen- Einsatz Kick off Freigabe my.PROjects ® gibt dem Projektleiter den Leitfaden zur optimaler Projektabwicklung vor

9 my.PROjects ® / 32 9 Der Erfolg jedes Projektes liegt in der Klarheit der Ziele und Inhalte des jeweiligen Projektes Vorhaben Projektdefinition Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss E E E E Bibliothek In my.PROjects ® haben Sie die Möglichkeit, projektrelevante Informationen und Rahmen- bedingungen zu definieren: Beschreibung des Projektes vereinbarte Projektziele grobe Projektinhalt / Aufgaben Projektorganisation festgelegtes Projektkernteam zuständiges Steering Committee Vorgaben Phasen des Projektes Zeit- und Kostenrahmen Fortschrift des Projektes Unterscheiden von Vorhaben und Projekten Phasen des Projektes

10 my.PROjects ® / Projekte kann nur steuern, wer systematisch und konsequent geplant hat Vorhaben Projektdefinition Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss E E E E Bibliothek In dem Modul Projektdurch- führung werden tatsächliche Werte den geplanten in den gleichen Eingabemasken gegenüber- gestellt. Budget-/ Ressourcenplan Risiko- abschätzung Terminplan Projektstrukturplan inkl. Teilprojekt- und Arbeitspaketbeschreibungen inkl. Meilensteine Aktivitätensteuerung und Reporting bilden eine Basis für die transparente und konsequente Steuerung und dynamische Planung der Projekte Mit dem Modul Projektplanung des my.PROjects ® ist Ihre komplette Projektplanung schnell, zeit- und kosteneffizient durchgeführt. Ausgangsplanung wird als Basisplan nicht veränderbar hinterlegt

11 my.PROjects ® / Sichern Sie das im Projekt erworbene Wissen Vorhaben Projektdefinition Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss E E E E Bibliothek Systematische Projektablage inkl. alle hinterlegte Dokumente in einer Bibliothek- Datenbank hilft bei der Planung und Durchführung weiterer Projekte: Sie können durch die Einführung einer Projektbibliothek von Synergieeffekten profitieren, insbesondere wenn es sich um wiederkehrende Projekte für Ihr Unternehmen typische Projekte handelt. Vorteile: Verringerung des Planungsaufwands Projekt-Benchmarking Referenz für weitere Kundenprojekte Sicherung von Know how nach dem Personalwechsel Das Projektabschluss bedeutet nicht das Ende des Projektmanagements

12 my.PROjects ® / Auswertungen sowohl aus Projekten wie der Projektlandschaftmy.PROjects schafft Transparenz vom Projekt bis zum Projektportfolio / 32

13 my.PROjects ® / my.PROjects ® my.PROjects ® liefert aussagefähige Auswertungen pro Projekt sowie über mehrere Projekte hinweg Projektdauer Budget Plan IST IST-Erwartung Strategiebeitrag Amortisations- dauer niedrigmittel hoch Einzel-Projektauswertungen Multi-Projektauswertungen Projektsteckbrief Projektablauf als Phasendarstellung Visualisierung von der Entwicklung von Budget-Planwerten inkl. Erwartungswerte Grafik der Ressourcenaufteilung im Projekt Projekt(-abschluss-)dokumentation Multi-Projektkalender Projektbudgetbedarf je Monat im Unternehmen bzw. pro Organisationseinheit Ressourcenauslastung je Mitarbeiter Beurteilung von Projektrisiken (Risikoportfolio) Beurteilung von Projektabhängigkeiten (Matrixdarstellung) my.PROjects ®

14 / Multi-Projektauswertungen Alle Projekte aus einer Hand

15 my.PROjects ® / Beurteilung von Projektrisiken, -abhängigkeiten sowie Strategie- beiträgen einzelner Projekte wird als Portfolio dargestellt Risikostatus Projektstatus 0,50 1,50 2,50 3,50 0,501,502,50 grün gelbrot grün gelb rot Amortisations- dauer Strategiebeitrag niedrigmittel hoch < 1 J J. > 2 J. Zeitliche und inhaltliche Abhängig- keiten Strategisch relevante Projekte Sonstige Projekte ABCD123 Strategisch relevante Projekte (abhängig von...) A -... B X C D X Wechselwirkungen zwischen Projekten decken Synergien auf Projektbeurteilung hinsichtlich Status und Risiko, visualisiert durch eine Projekt-Portfolio- Darstellung Transparenz über Projekte bezüglich des Strategiebeitrages, der Amortisations-dauer und des Kostenvolumens

16 my.PROjects ® / my.PROjects ® Mit my.PROjects ® sehen Sie sofort, wie Ihr Projektbudget und Ihre Ressourcen geplant sind und in der tatsächlichen Entwicklung stehen Ressource: Mustermann, Axel (Abt. 0815) Kapazität in MT KW/ Monate P1 P2 P3 P4 Überlastung P1 P2 P3 P4 P1 P2 P3 P4 Sie sehen auf einen Blick, welcher Anteil des Budgets jeden Monat für Projekte aufgewendet wird Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt... Regelmäßige Überwachung des Ressourcen- einsatzes hilft bei dessen optimalen und flexiblen Ausbalancierung zwischen vielen Projekten

17 my.PROjects ® / Projektkalender stellt die gesamte Projektlandschaft in der Phasenform dar und hält deren zeitlichen Ablauf fest Die Phasendarstellung gibt einen ganzheitlichen Überblick über die wichtigsten Projektdaten, Leistungen und Dauer mehreren Projekte, sowie deren zeitliche Abhängigkeiten Projektkalender kann mit Hilfe eines Auswahlfeldes um weitere Informationen beliebig erweitert werden.

18 my.PROjects ® / Einzel-Projektauswertungen Jedes Projekt von A bis Z dokumentiert

19 my.PROjects ® / my.PROjects ® my.PROjects ® stellt Ihnen alle wichtigen Projektinformationen in Form von Tabellen, Grafiken, Formularen zur Verfügung Version 2.1 Version 2.2 Start End Rollout V2.1 Rollout V2.2 Further Improvements Mit Hilfe des Phasenplans bekom- men Ihre Projektauftraggeber einen schnellen Überblick über die Phasen, deren Dauer und ggf. Budgetaufteilung. Der Projektsteckbrief beschreibt detailliert die Ziele, Inhalte, Organisation, Planwerte/ Vorgaben eines Projektes. MS MS

20 my.PROjects ® / Kontrollieren Sie das Budget und die Ressourcenentwicklung im Projekte, um rechtzeitig reagieren zu können Team- mitglieder Kapazität in MT Monate Aufgabenverteilung und Kapazitätsauslastung zwischen den Teammitgliedern im Projekt Im Rahmen eines Projektes bietet my.PROjects Möglichkeit Auswertungen über: Plan-, Ist-Werte, Abweichungen sowie Die zu erwartende Werte Projektdauer Budget Plan Projekt- Ende Projekt- Status IST IST-Erwartung

21 my.PROjects ® / Das Projekt Cockpit wird mit den Daten aus den Statusberichten und der Bewertung der Projektleiter erstellt Wird aus den Projekten eine ROTE Ampel gemeldet, bedarf es einer Entscheidungsvorlage

22 my.PROjects ® / Die Features von my.PROjects Schnittstellen zu allen gängigen Tools, Dokumentenverwaltung und Viewer, WEB- Fähigkeit, etc. erleichtern die Projektarbeit

23 my.PROjects ® / my.PROjects ® Das Multi-Projektmanagementtool my.PROjects ® lässt keine grundlegenden Anforderungen offen! SAP-Schnittstelle Integriertes Dokumentenmanagement Erfassung der benötigten Bearbeitungszeit (Projektzeiterfassung) zur Durchführung von Aktivitäten bzw. Arbeitspaketen im Tool bzw. über WEB-Basierte Eingabemasken Kommunikations- und Berichtmöglichkeiten über das WEB sowie On- und Offline- Verfügbarkeit der Daten (ortsunabhängige Eingabe und Ausgabe von Daten) Möglichkeit der projektbezogenen und objektorientierten Dokumentenverwaltung (Formulare, Checklisten, Vorlagen) Datenimport von SAP sowie eine offene Schnittstelle zur Anbindung unterschiedlicher Systeme (ERP, Workflow, Datenbanken...)

24 my.PROjects ® / Der Toolaufbau ist praxis- und anwenderorientiert anhand des Projekt- ablaufes gestaltet Projektstruktur mit 3 Projektebenen zur Vereinfachung der Dateneingabe Trennung von Vorhaben und Projekten und von Projektphasen Aggregation der Daten über die Projektebenen sowohl für Termine, Kosten und Ressourcen Benutzerfreundlicher "Navigator" Selbstsprechende tabellarische und grafische Darstellungen Vordefinierte Checklisten, Formulare und Masterpläne Geprüftes Sicherheitskonzept durch individuelle Zugriffsrechte Datenimport und -export von/nach MS Word, MS Excel, MS Project und Outlook Unterstützt alle Windows-Systeme, SQL-Formate, und Multi-User-Einsatz (Client-Server-Applikation) Vorhaben Projekt Planung Durchführung Nachbereitung Übernahme von Inhalten aus der Bibliothek? E E Bibliothek

25 my.PROjects ® / Durch Transparenz von Planwerten und Steuerungsergebnissen trägt das Tool zur schnelleren Reaktionen und zu wirksameren Gegenmaßnahmen bei Systemgesteuerter Projekt- und Multi-Projekt- Cockpit mit Ampelsystem in den Dimensionen Zeit, Risiko, Kosten und Kapazität Standardisierte und benutzerdefinierte Projekt- und Multi-Projekt-Auswertungen in MS Word und Excel sowie im Tool Zentrale Ressourcendatenbank, die mit dem Ressourcenmanagement über einzelne Projekte harmonisiert ist Zeitnahes Kostenmanagement nach Kostenstellen und Kostenarten ("parallele Buchhaltung") Zentrale Datenbank Projekt AProjekt B Personalkosten... Invest... laufende Kosten

26 my.PROjects ® / my.PROjects ® my.PROjects ® beruht auf zahlreiche Projekterfahrungen und ist ein praxisorientiertes Multi-Projektmanagementtool Bedienung durch geführte PM-Methodik Einfache und schnelle Erlernbarkeit Zentrale Datenbank für das Multi-Projektmanagement Übersichtliche Projektplanung und-steuerung anhand des Projektstrukturplans Standardisierte (Multi-)Projektauswertungen/-reports Projektbibliothek als Wissensdatenbank mit Masterplänen my.PROjects ®

27 / my.PROjects ® 5.Leistungsspektrum rund um my.PROjects ® Preise, Zahlungsbedingungen und Zusatzleistungen rund ums Multi-Projektmanagement

28 my.PROjects ® / Das Leistungsspektrum der Harald Balzer Projekt AG umfasst folgende Bausteine Projektaufnahme & Erhebung der Anforderungen Toolintegration & Datenmigration Software-Lizenzen Trainings Wartung & Support

29 my.PROjects ® / my.PROjects ® Transparente Preisbildung für die unterschiedlichen Editionen des my.PROjects ®

30 my.PROjects ® / Projektaufnahme & Erhebung der Anforderungen Toolintegratio n & Datenmigratio n Wartung & Support Erfolgreiches (Multi-)Projekt- management Erfassen und Systematisieren aller Projekte Überprüfen der Projektanzahl und -typen Auswählen eines Musterprojektes Formulieren von Anforderungen und Erfolgsfaktoren Erstellen einer idealtypischen Projektmethode Technisches Installieren von my.PROjects Integration in vor- handene System- umgebung und Migration der Daten Integrieren von MPM in die strategische Planung und in das Berichtswesen Aufbauen eines unternehmens- spezifischen Projekt-Controlling mit dem my.PROjects Systematische Vorbereitung, Implementierung und anschließende Unterstützung – so können Sie erfolgreich Ihre Projekte planen Verabschiedung

31 my.PROjects ® / my.PROjects ® Mit Inhouse Schulungen garantieren wir Ihnen schnelles Erlernen des my.PROjects ® Training der Anwender Tool-TrainingTool- & Projektmanagement- Training 1-tägig max. 8 Teilnehmer an einem beispielhaften Projekt Erläuterung des zugrunde liegenden Projektprozesses Preis: 1450 inkl. Vor- und Nachbereitung 2-tägig Training von Projekt- management-Methodik Coaching in der Anwendung des Tool an einem realen Projekt Preis: 2400 inkl. Vor- und Nachbereitung

32 my.PROjects ® / my.PROjects ® my.PROjects ® hat sich bei den Unternehmen unterschiedlicher Branchen bewährt Activest, München AVL List GmbH, Graz DaimlerChrysler AG, Stuttgart debitel, Stuttgart Bank IT-Beratung Automobilbau Telekommunikation Baubeschläge Manometer KundeBranche Roto Frank AG, Stuttgart BEMA GmbH, Nagold ADD ON AG, Pforzheim Wika GmbH, Klingenberg SAP-Beratung Prüfstandstechnik, Motorenentwicklung Auszug aus der Kundenliste Verwaltung Steiermärkische Landesregierung, Graz


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