Inhaltsfolie PowerPoint Handbuch Vorüberlegungen Präsentationsregeln

Präsentation zum Thema: "Inhaltsfolie PowerPoint Handbuch Vorüberlegungen Präsentationsregeln"—  Präsentation transkript:

1 Inhaltsfolie PowerPoint Handbuch Vorüberlegungen Präsentationsregeln
Einheitliches Design Testfolie Gezeichnete Elemente Cliparts/Grafiken WordArt

2 Inhaltsfolie (Fortsetzung)
Text Textfelder Tabelle Word Tabelle Excel Tabelle Diagramm (MS Chart) Diagramm aus Excel Organigramm

3 Inhaltsfolie (Fortsetzung)
Zyklusdiagramm Medienclip Präsentation gestalten Folienobjekte animieren Grafiken als Hintergrund Präsentation einrichten Abschließende Arbeiten

4 Erstellt von Karl-Heinz Zeipelt
PowerPoint Handbuch Erstellt von Karl-Heinz Zeipelt

5 Vorüberlegungen Gliederung des Inhalts Bildmaterial (Medien) Tabellen
Erläuterungen Schluss, Terminfestlegung Einstieg/Einleitung Vorhandene Infos Animationen Raum/Equipment Handouts? „Dramaturgie“ Zeitrahmen Ziel/Absicht Absprachen Zielgruppe

6 Präsentationsregeln Schriftgröße mind. 24 pt
„Klare“ Schriftart, -farbe Stichpunkte 7 Zeilen – 7 Worte pro Zeile (MAXIMAL) Weniger ist mehr „Hintergründe“ (Format) Bilder sagen mehr als 1000 Worte Pro Folie EINE Aussage

7 Einheitliches Design ZUERST ein Design zuordnen – falls gewünscht
Dann den Master verändern und anpassen! Über Menü Format – Foliendesign kann eine „Entwurfsvorlage“ zugeordnet werden. Dieses enthält verschiedene vordefinierte Formate (Schrift, Hintergrund, Grafiken…) Falls m Aufgabenbereich direkt auf ein Design geklickt wird, dann gilt dies für alle Folien. Soll nur eine Folie ein anderes Design erhalten, dann muss der Winkel angeklickt werden, um die Auswahl treffen zu können, „für ausgewählte Folien übernehmen“. Damit nicht jede Folie einzeln formatiert werden muss, kann einer der MASTER verwendet werden. Titelmaster  dieser formatiert die erste Folie der Präsentation und alle Folien, die mit dem Folienlayout „Titel“ definiert wurden Folienmaster  alle folgenden Folien der Präsentation (außer Titel)

8 Testfolie Folienübergang testen

9 Gezeichnete Elemente Mit Hilfe der Zeichnensymbolleiste lassen sich zahlreiche grafische Elemente erzeugen. Die Reihenfolge bei der Erstellung legt die „Zeichnungsebene“ fest für das Objekt, z. B. erste Zeichnung = hinterste Ebene. Die Reihenfolge kann jederzeit verändert werden – Rechtsklick auf das Objekt Weiße Anfasser: Größe ändern Gelber Anfasser: Form ändern Grüner Anfasser: Freies Drehen Einzelnen Objekte können zu einem Objekt gruppiert werden. Markieren der Objekte (mit gedrückter Shift-Taste oder mit der Maus einen Rahmen ziehen) – Zeichnen-Symbolleiste – Schaltfläche „Zeichnen“ - Gruppierung

10 Cliparts/Grafiken Zuschneiden
Neu eingefärbtes „Fremdobjekt“ Zugeschnittene Grafik (Grafiksymbolleiste) Trick beim Positionieren von Objekten und beim Zuschneiden von Grafiken: Alt-Taste drücken und festhalten Ziehen mit der Maus, um zu verlagern  stufenlos möglich Ziehen mit der Maus beim Zuschneiden  stufenlos möglich STRG und Cursortaste (Pfeiltasten)  stufenloses Verschieben möglich Bildschirmfotos oder Screenshots lassen sich wie folgt erzeugen: Druck-Taste drücken  Der komplette Fensterinhalt wird fotografiert und in der Zwischenablage gespeichert, sodass dieser über „Bearbeiten – Einfügen“ auf eine beliebige Folie oder ein Worddokument übernommen werden kann. ALT und Druck-Taste drücken  Der Inhalt des aktuellen Fensters wird fotografiert und in der Zwischenablage gespeichert. Umgewandeltes Zeichnungsobjekt neu gruppiert

11 Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit!
WordArt Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit! Viele grafische Elemente lassen sich entweder mit einem Schatten oder einem 3D-Effekt versehen. Für individuelle Einstellungen gibt es eine „Schatteneinstellungen“-Symbolleiste und eine 3D-Einstellungen-Symbolleiste. Vorletzte und letzte Schaltfläche in der Zeichnensymbolleiste ermöglichen den Zugriff darauf.

12 Text Text kann über verschiedene Ebenen geschrieben werden
Hauptebene Unterebene1 Unterebene2 U2 u3 Standard sind Aufzählungen, bei denen das Maß für die Einrückung – wie bei Word – über das Lineal verändert werden kann Bei der Textanimation können die einzelnen Ebenen gezielt nacheinander eingeblendet werden, indem bei den Effektoptionen nach Abschnittsebene gruppiert wird (Register „Textanimation“). Tipp: Die Animation des Textes sollte recht dezent sein, es sei denn, es sollen ganz bestimmte Effekte erzielt werden.

13 Textfelder Textfelder sind sehr flexibel, d. h. sie können beliebig positioniert werde (wie ein graf. Element) Die Größe kann über die weißen Anfasser verändert werden. Der Zeilenabstand ist erweitert, falls ENTER gedrückt wird. Sollte Shift und Enter gedrückt werden, ist der Zeilenabstand einfach. In Textfeldern kann nummeriert oder aufgezählt werden. (Icon in der Formatsymbolleiste) Doch ist darauf zu achten, dass ein Einzug definiert wird, denn dies geschieht nicht automatisch!

14 Tabelle Menge Artikel Preis Summe 100 Hanuta 0,35 35,00 € 55
Rote Rosen 1,25 68,75 € 1 Jacke 214,5 214,50 € 12 Toaster 19,9 238,80 € In PowerPoint mit dem Folienlayout „Titel und Tabelle“ zu arbeiten, lohnt sich nicht. Denn es ist eine Tabelle im HTML-Format (Internet), dadurch ist es nicht möglich mit Absatzeinzügen oder Tabulatoren für komplette Spalten zu arbeiten. Es muss zellenweise formatiert werden. Empfehlung: Eine Word-Tabelle anlegen und in PowerPoint einfügen.

15 Word Tabelle Unverknüpft und umgewandelt
Menge Artikel Preis Summe 100 Hanuta 0,3 30,00 55 Rosen 1 55,00 Brot 2,35 Unverknüpft und umgewandelt Bestehende Daten, wie z. B. eine Word-Tabelle kann in PowerPoint eingefügt werden: Nicht zu empfehlen ist der weg über „Kopieren und Einfügen“, denn hierbei gehen Formate verloren, weil eine Umwandlung zu einer HTML-Tabelle stattfindet Besser: Die Quelldaten markieren und kopieren Anschließend in der Zielanwendung und Zieldatei – Menü Bearbeiten und Inhalte einfügen auswählen. Hier lässt sich das Format bestimmen, in dem eingefügt werden soll „Microsoft Word Dokument Objekt“. Zusätzlich können die Quelldaten verknüpft eingefügt werden, sodass bei Änderungen am Original, die Daten in der Zieldatei ebenfalls verändert angezeigt werden. Verknüpft und nicht umgewandelt

16 Excel Tabelle Bestehende Daten, wie z. B. eine Excel-Tabelle kann in PowerPoint eingefügt werden: Nicht zu empfehlen ist der weg über „Kopieren und Einfügen“, denn hierbei gehen Formate verloren, weil eine Umwandlung zu einer HTML-Tabelle stattfindet Besser: Die Quelldaten markieren und kopieren Anschließend in der Zielanwendung und Zieldatei – Menü Bearbeiten und Inhalte einfügen auswählen. Hier lässt sich das Format bestimmen, in dem eingefügt werden soll „Microsoft Excel Arbeitsblatt Objekt“. Zusätzlich können die Quelldaten verknüpft eingefügt werden, sodass bei Änderungen am Original, die Daten in der Zieldatei ebenfalls verändert angezeigt werden.

17 Diagramm (MS Chart) Das Folienlayout „Titel und Diagramm“ stellt einen Zugriff auf das Programm (altes, kleines Präsentationstool) MS Chart zur Verfügung. In der angezeigten Tabelle können Texte und Zahlen verändert und ergänzt werden. Berechnungen sind jedoch nicht möglich. Daten könnten zwar aus Excel nach MS Chart übernommen werden, doch dies führt meist zu erhöhtem Arbeitsaufwand. Deshalb besser: EXCEL Daten einfügen als Diagramm. (Verknüpft natürlich)

18 Diagramm aus Excel Bestehende Daten, wie z. B. ein Excel-Diagramm kann in PowerPoint eingefügt werden: Die Quelldaten markieren und kopieren (außen an der Diagrammfläche) Anschließend in der Zielanwendung und Zieldatei – Menü Bearbeiten und Inhalte einfügen - auswählen. Hier lässt sich das Format bestimmen, in dem eingefügt werden soll „Microsoft Excel Diagramm Objekt“. Zusätzlich können die Quelldaten verknüpft eingefügt werden, sodass bei Änderungen am Original, die Daten in der Zieldatei ebenfalls verändert angezeigt werden.

19 Organigramm QM Dieses kleine Programm (MS Organigram) bietet die Möglichkeit einfache Firmenstrukturen abzubilden. Für komplexere Darstellungen ist es nicht geeignet. Für die Darstellung der einzelnen Ebenen kann eine Untergebene oder eine Kollegin (das wäre die selbe Ebene) ausgewählt werden. Die oberste Position hat nur Untergebene. Stabsstellen werden durch Einfügen eines Assistenten erzeugt. Solange das Autolayout aktiviert ist, kann die Größe der einzelnen Form nicht verändert werden. Über die Schaltfläche Layout lässt sich dies verändern. Und es können darüber andere „Ausrichtungen“ der einzelnen Unterebenen/Zweige ausgewählt und eingestellt werden.

20 Zyklusdiagramm Analog – was die Bedienung betrifft – zum Organigramm kann das Zyklusdiagramm eingesetzt werden, um einfache Abläufe darzustellen. Autolayout und Autoformat gibt es ebenfalls.

21 Medienclip Alternativ zu dem Platzhalter, der per Doppelklick die Clipart-Gallery öffnet und aus der man einen Clip auswählen kann Menü – Einfügen – Film und Sound (Klänge/Filme – AVI, MP3)

22 Präsentation gestalten
Folienübergänge (entweder für die aktuelle Folie, für alle Folien, für den verwendeten Master und alle darauf basierenden Folien, für alle markierten Folien; die Auswahl „Für Master übernehmen“ gibt es nur, wenn mehrere Designs und somit mehrere Master existieren.)

23 Folienobjekte animieren
Jedes Objekt kann animiert werden! Text Tabellen Zeichenelemente Grafiken Diagramme (Organigramm, Zyklusdiagramm, Excel-/MS Chart-Diagramme) Objektanimationen können erzielt werden über Menü Bildschirmpräsentation – „Benutzerdefinierte Animationen“ Dabei stehen verschiedene Kategorien zur Auswahl: EINGANG: Wie soll das Objekt auf der Folie erscheinen? Hervorgehoben: Wie soll das Objekt hervorgehoben werden, nachdem es vorher auf der Folie erschienen ist? AUSGANG/BEENDEN: Wie soll das hervorgehobene – vorher erschienene Objekt – wieder von der Folie verschwinden? Animationspfade: Welchen Verlauf soll das Objekt nehmen? Text lässt sich pro Ebene animieren – siehe Folie „Text“. Tabellen und Zeichenelemente sowie Grafiken lassen sich nur als Ganzes animieren. Bei den Diagrammen lassen sich – je nach ausgewähltem Effekt! – die einzelnen Bestandteile einzeln animieren. Effekt „Wischen“ wirkt sehr gefällig! Excel Diagramme lassen sich nur als Ganzes animieren! Bei der Animation kann eingestellt werden, ob das nächste Element/das nächste Objekt „per Mausklick“ erscheinen soll oder zusammen „mit dem vorherigen“ oder „nach dem vorherigen“ Effekt. Die Reihenfolge der Effekte lässt sich jederzeit verändern. (Aufgabenbereich) Animationen, die bei allen Folien identisch sein sollen, z. B. für den Aufzählungstext, können beim Folienmaster definiert werden. Soll für eine Folie der Effekt des Masters nicht verwendet werden, dann muss der Effekt des Masters auf die Folie kopiert werden (per Rechtsklick). Nun kann der Effekt gelöscht werden.

24 Grafiken als Hintergrund
Über Menü Einfügen – Grafik – Aus Datei lassen beliebige Grafiken/Fotos in die Präsentation einfügen. Per Doppelklick kann die Größe verändert werden, sodass das Foto auf die Folie passt. Über die Grafiksymbolleiste kann die Grafik „ausgebleicht werden“ durch erhöhen der Helligkeit. Damit der Text oder sonstige Elemente der Folie zu sehen sind, muss die Grafik per Rechtsklick in den Hintergrund gestellt werden. (Masterfoliengrafiken werden dennoch überlagert!). Damit der Text innerhalb einer Textbox/eines Textfeldes gut zu lesen ist, sollte die Textbox mit einer Füllfarbe versehen werden. Sobald diese einen „Transparentwert“ (um die 50 %) erhält, sind sowohl der Hintergrund gut zu sehen als auch der Text gut lesbar. In der Grafiksymbolleiste steht ein Icon zur Verfügung, mit dem die Grafiken in der Datei komprimiert werden können sowie die weggeschnittenen Bereiche gelöscht werden können. Beides sorgt dafür, dass weniger Speicher notwendig ist. Manchmal kann ein Programm wie „IRFANVIEW“ weiterhelfen! Dieses Programm kann Grafiken in andere Formate umwandeln, die Größe ändern und bietet Komprimierungen an. Freeware! Es gibt dabei eine „Stapelkonvertierung“ (alle Bilder eines Verzeichnisses). Komprimierungsprogramme wie WINZIP und WINRAR dienen ebenfalls dazu, den Speicherbedarf zu reduzieren. Dies war ein toller Ausflug! Die Brücke war zwar etwas wackelig – doch wir haben es überstanden!

25 Präsentation einrichten
Präsentationsart (Redner/Kiosk) Zielgruppenorientierte Präsentation Die „normale“ Präsentation ist die „Vorführung durch einen Redner“. Kiosk-Präsentationen werden verwendet bei Messen, Info-Ständen, beim „Tag der offenen Tür“. Allerdings muss dabei eine Zeitsteuerung eingerichtet sein, denn sonst läuft die Präsentation nicht ab. Menü Bildschirmpräsentation - „Neue Einblendezeiten testen“. Die dabei festgelegten Zeiten beeinflussen evtl. die zeitgesteuerten Effekte auf den Folien. Falls nämlich eine Folie insgesamt kürzer angezeigt werden soll (vorgegeben durch die gemessene/festgelegte Zeit beim Folienübergang!) als sie angezeigt werden müsste aufgrund der Einstellung bei den Effekten, dann gilt nur die Zeit für den Folienübergang! Es können „Zielgruppenorientierte Präsentationen“ angefertigt werden, die jeweils orientiert am Zuhörerkreis eine bestimmte Auswahl an Folien enthalten. Beim Einrichten der Bildschirmpräsentation kann festgelegt werden, welche Zielgruppe oder ob alle Folien angezeigt werden sollen.

26 Abschließende Arbeiten
Notizenseiten evtl. anpassen und ausdrucken (Notizenmaster; Druckoption) Handzettel (1 - 9 Folien pro Handzettel; bei 3 Folien befinden sich rechts daneben Linien für eigene Notizen) Drucken der Gliederungsansicht; besser anfertigen und drucken einer oder mehrerer Inhaltsfolien Speichern und Mitnehmen Zum Anfertigen einer Inhaltsfolie kann in der Foliensortieransicht alles markiert werden (STRG + A) und über die Schaltfläche „Übersichtsfolie“ eine Auflistung der Folien erfolgen; ABER es muss für jede Folie ein Folientitel existieren! Alle Dateien, zu denen Verknüpfungen bestehen, müssen ebenfalls mitgenommen und gespeichert werden.

27 Testorganigramm Erst von der übergeordneten Ebene aus einen Untergebenen einrichten, dann das Layout bestimmen. Dies kann dann für jeden Zweig individuell bestimmt werden.

28 Sounddatei einfügen Sounds lassen sich über den „Umweg“ - Menü Einfügen - Folien aus Datei in eine neue Präsentation übernehmen, sodass ich den Folienübergang mit diesem Sound der anderen Präsentation gestalten kann. Die Inhalte der Folie werden entweder im alten Format“ oder ohne Formatierung übernommen, sodass sie das neue Design annehmen.

29 Dateitypen (-erweiterungen)
Ppt – normale Powerpoint Präsentation Pps Htm Mht Pot Ppt – normale Powerpoint Präsentation, Programm und Datei werden geöffnet Pps – Präsentation wird sofort ausgeführt, ohne dass der PowerPoint Arbeitsbildschirm zu sehen ist. HTM – HTML-Datei mit dem Internet Explorer zu öffnen (Link + Webordner) MHT – MHTML-datei, mit IE zu öffnen, 1 Datei POT = Entwurfsvorlage (vgl. Dokumentenvorlage bei Word); wird im Vorlagen-Ordner gespeichert (automatisch) und steht als Design für neue Dateien zur Verfügung.

30 Hyperlinks Text als Sprungmarke Interaktive Schaltflächen
Gezeichnete Objekte/ Grafiken Sprungmarke nach Word Sprungmarke nach Excel Hyperlinks sind Sprungmarken, die an verschiedenste Objekte gekoppelt werden können (Text, Bilder, Zeichnungen, Interaktive Schaltflächen). Es kann eine Sprungmarke innerhalb derselbe Datei sein oder eine Verzweigung ins Internet darstellen oder man kann eine bestimmte Office-Datei (Word, Excel) aufrufen und den Cursor an einer bestimmte Stelle positionieren. Für diese Positionierung benötigt man eine „Textmarke“ – diese wird gekennzeichnet durch „#Textmarkenname“, z. B. #Test. Bei Word können Textmarken definiert werden über – Menü Einfügen Textmarke. Bei Excel wird einer bestimmten Zelle (oder einem Zellbereich) ein Name zugewiesen (im Namensfeld der Bearbeitungsleiste). Dadurch entsteht eine Textmarke. In PowerPoint ist die Nummer der Folie inkl. Punkt (30.) der Textmarkenname. Der Folientitel muss nicht unbedingt angegeben werden. Mit Hilfe dieser Hyperlinks kann beliebig navigiert werden. Handzettel Print2 Chart

31 Testfolie für Hyperlinks
blabla

32 Vielen Dank!