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2 Redner und Mitwirkende Datum
Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand - Redner und Mitwirkende Datum

3 Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in
Unternehmen der öffentlichen Hand Geschäftsführung Gemeinderat Kreistag Bezirkstag Gesellschafter Wirtschaftsprüfer Beteiligungs- management Rechnungshöfe Aufsichtsrat © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Seite: 3 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt

4 Inhalt des Seminars 1. Rechtliche Grundlagen
2. Neuerungen durch das KonTraG 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben 4. Überwachung und Haftung 5. Überwachung nach § 53 HGrG 6. Berichtspflicht 7. Wirtschaftsprüfungsbericht

5 wirtschaftlicher Betätigung
1. Rechtliche Grundlagen Formen wirtschaftlicher Betätigung der öffentlichen Hand öffentlich-rechtliche Organisationsformen privatrechtliche Organisationsformen Anstalt Regie- Eigen- Zweck- öffentl. e.V. Stiftung GmbH AG betrieb betrieb verband Rechts

6 1. Rechtliche Grundlagen
Die Organe der Aktiengesellschaft und der GmbH und ihre wesentlichen Funktionen Aktiengesellschaft GmbH Vorstand unabhängige und grds. Weisungsfreie Leitung der AG Aufsichtsrat Überwachung der Leitungstätigkeit des Vorstandes und Bestellung der Vorstandsmitglieder Hauptversammlung (oberstes Organ der Gesellschaft) Grundlagenentscheidungen (u. a. Satzungsänderung/Feststellung des Jahresabschlusses Geschäftsführer weisungsabhängige Leitung der GmbH Aufsichtsrat, nur soweit in der Satzung festgelegt MitbestimmungsG (200 AN) BetriebsverfassungsG 1952 (500 AN) Überwachung der Geschäftsführung und ausnahmsweise Bestellung des Geschäftsführers Gesellschafterversammlung Grundlangenentscheidungen Weisungsrechte gegenüber Geschäftsführung bei Einzelentscheidungen

7 1. Rechtliche Grundlagen
Anwendbare Gesetze GmbH GmbHG mit Verweis auf Aktiengesetz Mitbestimmungsgesetz (2000 Arbeitnehmer) Betriebsverfassungsgesetz (500 Arbeitnehmer) Aktiengesellschaft Aktiengesetz MitbestimmungsG 1976 (2000 Arbeitnehmer) BetriebsverfassungsG 1952 (500 Arbeitnehmer) (MontanmitbestimmungsG) “Gesetze des Beteiligungsunternehmens”, wie z.B.: Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag (insbesondere zustimmungspflichtige Geschäfte) Geschäftsführungsvertrag Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat bzw. die Geschäftsführung

8 Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats
1. Rechtliche Grundlagen Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats Bestellung Wahl durch die Hauptversammlung der Aktiengesellschaft bzw. der Gesellschafterversammlung der GmbH Ausnahmen u.a. Entsendung von Aktionärsvertretern kraft Satzungsbestimmung MitbestG, BetrVG 1952: Wahl durch Arbeitnehmer Amtszeit Beginn: gemäß Bestel- lungsbeschluss und Annahme der Bestellung Dauer: höchstens fünf Jahre Satzung / Bestellungsbeschluss u.U. kürzer -- anders u. U. in der GmbH Wiederwahl Beendigung des AR-Mandats Wegfall der persönlichen Vor- aussetzungen (Inkompatibi- lität, Anzahl der AR-Mandate) Amtsniederlegung Ablauf der Bestellungs- zeitraums Abberufung durch die HV bzw. Gesellschafter- versammlung, mit drei Viertel Mehrheit jederzeit und ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich durch den Entsendenden durch das Amtsgericht des Sitzes der Gesellschaft (u. U. auch bei GmbH) bei Arbeitnehmer-Vertretern: Abwahl durch Belegschaft

9 Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit
1. Rechtliche Grundlagen Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Weisungsrecht: Ein Weisungsrecht gegenüber Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von ihr vorgeschlagen oder entsandt werden, besteht grundsätzlich nicht. So ist z.B. die Formulierung in den Verwaltungsvorschriften zur Gemeinde- ordnung, dass der Aufsichtsrat auch die Belange und die Interessen der Gemeinde zu beachten habe, ist lediglich eine Empfehlung. Rein gesell- schaftsrechtlich gehen die Interessen der Gesellschaft vor. Insoweit bestimmt das Bundesrecht (Aktiengesetz und GmbH-Gesetz sind Bundes- recht) die Handlungspflichten (vgl. auch § 65 VI BHO). Verschwiegenheits- pflicht: Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich aus der nichtöffentlichen Beratung und Entscheidung eines Sachverhalts und daraus, dass nach § 93 Abs. 1 AktG über vertraulich zugegangene Informationen Stillschweigen zu bewahren ist. Dies gilt für Vorstand und Auf- sichtsrat (§ 116 AktG). Einen höheren Grad als die Verschwiegen- heitspflicht erlangt die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Ein (vorsätzlich) unbefugt offenbartes Geheimnis führt auf Antrag der Gesellschaft zur Strafbarkeit (§ 404 AktG und § 85 GmbHG).

10 1. Rechtliche Grundlagen
§ 394 AktG Berichte der Aufsichtsratsmitglieder Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in den Aufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind,unterliegen hinsichtlich der Berichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwiegen- heitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihre Kenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist. § 395 AktG Verschwiegenheitspflicht (1) Personen, die damit betraut sind, die Beteiligungen einer Gebietskörperschaft zu verwalten oder für eine Gebietskörperschaft die Gesellschaft, die Betätigung der Gebietskörperschaft als Aktionär oder die Tätigkeit der auf Veranlassung der Gebietskörperschaft gewählten oder entsandten Aufsichtsratsmitglieder zu prüfen, haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen aus Berichten nach § 394 bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren; dies gilt nicht für Mitteilungen im dienstlichen Verkehr. (2) Bei der Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen dürfen vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, nicht veröffentlicht werden.

11 1. Rechtliche Grundlagen
Verschwiegenheitspflicht im Spannungsfeld zwischen Handels-/Gesellschaftsrecht und öffentlichem Recht Grundsatz: Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulichen Angaben/Geheimnisse Ausnahme: Dispens von der Verschwiegenheitspflicht, §§ 394,395 AktG Bei Berichtspflicht gegenüber Gebietskörperschaften (soweit Kenntnis vertraulicher Sachverhalte für Bericht notwendig) Berichtsadressat: Verwaltungsspitze (z.B. 1. Bürgermeister; Leiter Beteiligungsmanagement) NICHT Gemeinderat, Kreistag, Bezirkstag Diesen gegenüber gilt Verschwiegenheitspflicht

12 Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit
1. Rechtliche Grundlagen Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Befangenheitsvorschriften (am Beispiel der Gemeindeordnung): Befangenheitsvorschriften dienen der Sauberkeit der Verwaltung. Soweit aus persönlichen Gründen der Verdacht auf Befangenheit bestehen kann, greifen z.B. die Verbotsvorschriften der Gemeindeordnung (persönliche Vorteile oder Nachteile auch für Angehörige). Soweit eine Interessenkollision allein dadurch besteht oder bestehen kann, dass das Mitglied eines Aufsichtsrats als “Vertreter” der Gemeinde im Aufsichtsrat und im Gemeinderat an der Beratung und Entscheidung beteiligt ist, schließt die Gemeindeordnung eine Befangenheit aus. Ob sich gleichwohl eine Nichtbefassung im Aufsichtsrat oder im Gemeinderat empfiehlt, um jeden Anschein zu vermeiden, muss jeder Aufsichtsrat für sich entscheiden. Unterhalb der Befangenheit führt eine Nicht- befassung nicht zu einem Abstimmungsfehler oder zu einer Gefährdung ent- sprechender Aufsichtsrats- oder Gemeinderatsbeschlüsse.

13 Corporate Governance nach dem KonTraG
I. Grundgedanke: Aufsichtsrat als Herr der Unternehmensüberwachung Effektive Unternehmensüberwachung durch Stärkung des Aufsichtsrates Verantwortung des Aufsichtsrates steigt II. Elemente: Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer als Eckpfeiler einer effizienten Unternehmensüberwachung Unternehmensüberwachung als arbeitsteiliger Prozess (Kommunikation als Grundlage) WP als Erfüllungsgehilfe des Aufsichtsrates Aufsichtsrat Dialog Aufsichtsrat © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt

14 2. KonTraG Corporate Governance nach dem KonTraG
III. Einzelheiten der Corporate Governance: Reform der Aufsichtsratstätigkeit Beschränkung der Höchstzahl von Aufsichtsratsmandaten (§ 100 Abs. 2 AktG) Mitteilung des ausgeübten Berufs und der Mitglied- schaft in Gremien § 124 Abs. 3, § 125 Abs. 1 AktG Erhöhung der Sitzungsfrequenz, § 110 Abs. 3 AktG Unternehmer überwachen Unternehmer § 111 Abs. 1 AktG Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen wegen Pflichverletzung erleichtert, § 147 Abs. 3 AktG Erweiterung der Prüfungs- pflichten durch den Aufsichtsrat, § 171 Abs. 1, § 337 Abs. 1 AktG Rechenschaftsbericht über die Aufsichtsratstätigkeit, § 171 Abs. 2 AktG

15 2. KonTraG III. Einzelheiten der Corporate Governance:
Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer Intensivierung der Kooperation Aufsichtsrat - Wirtschaftsprüfer Auftragserteilung durch Aufsichtsrat § 111 Abs. 2 Satz 3 AktG § 218 Abs. 1 Satz 4 HGB Intensivierung der Abschlussprüfung § 317 HGB Aushändigung des Prüfungsberichts § 170 Abs. 3 AktG § 318 Abs. 7 HGB Teilnahme des WP an der Bilanzsitzung § 171 Abs. 1 AktG

16 Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat
2. KonTraG Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer Rolle des Aufsichtsrats als Herr der Unternehmensüberwachung wird deutlich Abstimmung der Jahresabschlussprüfung mit den Informations- und Überwachungsbedürfnissen des Aufsichtsrats (Arbeitsteilung)

17 Intensivierung der Abschlussprüfung
2. KonTraG Intensivierung der Abschlussprüfung Prüfungsbericht als wichtige Informationsquelle des Aufsichtsrats Problemorientierung der Abschlussprüfung: Ausrichtung auf Erkennen von Unrichtigkeiten und Rechtsverstößen Prüfung des Lageberichts: Information für Aufsichtsrat hinsichtlich Lage des Unternehmens und eventuelle Gefährdungen Prüfung des Risikofrüherkennungssystems: Unterstützung des Aufsichtsrats bei der Überwachungstätigkeit

18 Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat
2. KonTraG Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat Prüfungsbericht als zentrales Kommunikationsmittel zwischen Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer Ergänzung der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats Überblick über die Tätigkeit der Geschäftsführung

19 2. KonTraG Teilnahme/Berichterstattung des Wirtschaftsprüfers an/in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrates Wirtschaftsprüfer zeigt Schwerpunkte der Prüfung auf und legt Gesamtzusammenhänge offen Aufsichtsrat erhält Möglichkeit der Nachfrage (Informationsfunktion) Aufsichtsrat erhält Anregung für eigene Überwachungstätigkeit

20 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Modell eines Zielbildungsprozesses im öffentlichen Bereich Parlament Formulierung bundes- politischer Ziele Gesellschafter Bundesregierung Ableitung und Formulierung eines Unternehmenszwecks Aufsichtsrat Ableitung strategischer Ziele Ableitung taktischer Ziele Geschäftsführung Ableitung operativer Ziele Abteilungsleitung Realisierung

21 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Portfolio Analyse Öffentlich gebundene Aufgabenübertragung Verstärkte Aufgaben- verfolgung Schnelle und umfassende Veräußerung Reduzierung der Aufgabenwahrnehmung hoch niedrig Langfristiger Leistungsbedarf Erfordernis öffentl. Leistungserstellung

22 Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates,
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates, Umsetzung der Rechte und Pflichten eines Aufsichtsrates in die betriebswirtschaftliche Unternehmenspraxis 1. Corporate Governance 2. Strategische Unternehmensplanung 3. Personalentscheidungen Top-Management

23 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
1. Corporate Governance Controlling als die ständige Überwachung der Geschäftsführung darf nicht auf Kontrolle im Sinne des nachträglichen Aufzeigens von Fehlentwicklungen beschränkt sein, sondern auf den zukunftsorientierten Vergleich der Ist- mit den Planwerten für: die Dauerhaftigkeit der Kontrolle (Kontinuität) die Analyse von Abweichungen (Interpretation) das rechtzeitige Erstellen von Korrekturvorschlägen Das Controlling des Aufsichtsrates greift somit bereits in der Planungsphase ein. Überprüfung der Planungsergebnisse auf Plausibilität hinsichtlich: Rechtmäßigkeit Zweckmäßigkeit Wirtschaftlichkeit

24 Grenzen der Controllingfunktion
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben Grenzen der Controllingfunktion Die Grenzen der Controllingfunktion des Aufsichtsrates liegen dort, wo die Geschäftsführung beginnt. Aufgabe des Aufsichtsrates muss es sein, diese Grenzen zu definieren auf das Einhalten dieser Grenzen zu achten Beispiel: Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrates neue Produkte zu entwickeln. Er ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe “Entwicklung neuer Produkte”durch das Top-Management geplant und durchgeführt wird.

25 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
2. Strategische Unternehmensplanung gemeinsam mit dem Top-Management Festlegung der Unternehmensziele Entwickeln von Strategien Vereinbaren von Maßnahmen zur Umsetzung der Strategien Empfehlung: Langfristige Strategieplanung (5 Jahre)

26 3. Personalentscheidungen TOP-Management
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben 3. Personalentscheidungen TOP-Management Auswahl und Bestellung der Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft Mitwirkung bei der Bestellung von Geschäftsführern durch die GmbH-Gesellschafter Erarbeitung eines Anforderungsprofils Empfehlung: Ausschuss für “human resources management”

27 “Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen”
4. Überwachung und Haftung § 111 Abs. 1 AktG: “Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen” Geschäftsführungsprüfung ist eine Totalprüfung des gesamten Unternehmens in formaler und materieller Hinsicht. Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit gem. § 93 Abs. 1 S. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG ist die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters.

28 4. Überwachung und Haftung
Haftung (Verantwortlichkeit) des Aufsichtsrates als Gremium und als Mitglied hängen vom Umfang der Rechte und Pflichten ab Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates Ordnungsmäßigkeitskontrolle Wirtschaftslichkeitskontrolle Zweckmäßigkeitskontrolle Informationsrechte Zustimmungsvorbehalte Richtlinienkompetenz Verschwiegenheitspflicht Kontrolle Kompetenzen Pflichten

29 Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz
4. Überwachung und Haftung Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz 1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3) 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4) 6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112) 7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84) 8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9. Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171 und § 172)

30 4. Überwachung und Haftung
Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem GmbH-Gesetz (§ 52 GmbHG verweist auf das AktG) 1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3) 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4) 6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112) 7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84) 8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9. Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171) Im Unterschied zum Aktienrecht gehören die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung nicht zu den Aufgaben des Aufsichtsrates (sondern zu den Aufgaben der Gesellschafter), es sei denn die Satzung ermächtigt den Aufsichtsrat dazu.

31 4. Überwachung und Haftung
Unternehmensinterne Kommunikation im Rahmen der Überwachung Vorstand Aufsichtsrat Schriftliche und mündliche Berichte § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG Vorstand Aufsichtsrats- vorsitzender Berichte aus wichtigen Anlässen § 90 Abs. 1 Satz 2 AktG Vorstand Aufsichtsrat Aufsichtsratsmitglied Anforderung besonderer Berichte § 90 Abs. 3 AktG Bücher, Unterlagen Gesellschaftskasse Waren, Wertpapiere Aufsichtsrat Einsichtnahme zur Überprüfung § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG

32 4. Überwachung und Haftung
Dreifach abgestufte Überwachungspflicht I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung” III. In der Krise “Führende Überwachung”

33 Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit
4. Überwachung und Haftung Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG. Unterrichtung des Vorsitzenden des Aufsichtsrates über wichtige Anlässe (§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG). Anforderungen besonderer Berichte gem. § 90 Abs. 3 AktG durch den Gesamtauf- sichtsrat oder ein einzelnes Aufsichtsratmitglied. Einsichtnahme in Bücher und Schriften sowie Überprüfung der Vermögensgegenstände Gesellschaftskasse, Bestände an Wertpapieren und Waren gem. § 111 Abs. 2 AktG. Beauftragung von Sachverständigen zur Erledigung bestimmter Überwachungsauf gaben (soweit Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht dies zulassen gem. § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG). wurde die Überwachung durch einen Ausschuß vorgenommen: Dabei muss nicht auf die zugrundeliegenden Vorgänge eingegangen werden, jedoch ob sich Beanstandungen ergeben haben.

34 Angaben zum Umfang der Prüfung
4. Überwachung und Haftung Angaben zum Umfang der Prüfung Zahl der Aufsichtsratssitzungen und Häufigkeit der Prüfungen stellt für den Gesellschafter keine Information von Bedeutung dar (Auffassung der h.M.) Ausreichend ist die allgemeine Angabe, ob die Überwachung regelmäßig über das Geschäftsjahr verteilt oder nur einmalig durchgeführt wurde (vgl. Claussen in Kölner Komm. AktG, §171 Anmerkung 11) Ausreichend ist z. B. folgende Formulierung: “Der Aufsichtsrat hat sich während des Geschäftsjahres durch laufende Berichterstattung des Vorstandes über die Geschäftsführung des Unternehmens unterrichtet. In verschiedenen Sitzungen mit dem Vorstand wurden im Berichtszeitraum wichtige Fragen der Geschäftsführung besprochen”.

35 4. Überwachung und Haftung
Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzungen Zivilrechtliche Verantwortung - überstimmte Aufsichtsratsmitglieder - Sorgfaltsmaßstab - Verjährung Strafrechtliche Sanktionen - Allgemeine Straftatbestände - Geheimnisverrat

36 Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung
4. Überwachung und Haftung Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung Fazit: Die Gesamtdarstellung der Haftung und Verantwortlichkeit soll gewiss nicht über- bewertet werden. Es ist aber wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Fehlverhalten keineswegs folgenlos bleibt. Dies gilt ganz besonders und für den Täter in empfindlicher Weise dort, wo Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse unbefugt offenbart werden. Mangelnde Befugnis liegt stets vor, wenn Vertraulichkeit eines bestimmten Sachverhalts offenkundig ist oder sich aus den Umständen ergibt. Zu den Geschäftsgeheimnissen gehören kaufmännische Vorgänge, aber auch Personalangelegenheiten im weitesten Sinne. Zu den betrieblichen Geheimnissen zählt man technische Vorgänge.

37 4. Überwachung und Haftung
Sorgfaltspflichten der Gesellschaftsorgane Geschäftsführer einer GmbH gem. § 43 Abs. 1 GmbHG Vorstand einer AG gem. § 93 AktG Aufsichtsrat-Mitglied gem. § 116 AktG haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden. Verletzt er seine Pflicht zur sorgfältigen Geschäftsführung, so haftet er für den entstandenen Schaden mit seinem privaten Vermögen. Die Haftung erstreckt sich auch auf leichte Fahrlässigkeit. Die AG bzw. GmbH muss beweisen, dass ein eventueller Schaden durch eine Verletzung der Pflicht des Geschäftsführers, die Geschäfte mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters zu führen, entstanden ist.

38 Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung
4. Überwachung und Haftung Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ - nach Theissen) Grundprinzipien Grundprinzip der Ordnungsmäßigkeit Grundprinzip der Gesetzmäßigkeit Grundprinzip der Richtigkeit Grundprinzip der Zielgerichtetheit und Zweckmäßigkeit Grundprinzip der Transparenz Grundprinzip der Nachprüfbarkeit Besondere Grundsätze “Einzelne Ist-Überwachungsobjekte” Bücher und Schriften Berichtserstattungspflicht des Vorstandes Jahresabschluss Abschlussprüferbericht steuerlicher Außenprüfungsbericht etc. Allgemeine Grundsätze Personelle Anforderungen Grundsatz der Unabhängigkeit Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit Grundsatz der Verschwiegenheit Grundsatz der Vergütung und Entlastung Institutionelle Anforderungen Grundsatz der Planung und Kontrolle

39 5. § 53 HGrG Struktur der Unternehmensüberwachung bei Unternehmen der öffentlichen Hand Ziel: Sicherung der öffentlichen Interessen durch effektive Corporate Governance Aufsichtsrat Beteiligungsmanagement der Gebietskörperschaft Unternehmenstätigkeit Abschlussprüfung nach HGB und HGrG Risikomanagementsystem Betätigungsprüfung der Rechnungshöfe Unternehmensinterne Kontrolle = Corporate Governance im engeren Sinn durch AR und RMS Unternehmensexterne Kontrolle durch Wirtschaftsprüfung Mittelbare Kontrolle durch Beteiligungsmanagement der Gemeinde und Betätigungsprüfung der Rechnungshöfe

40 5. § 53 HGrG Überwachung der Geschäftsführung = Prüfung der
Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- organisation Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- instrumentariums Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- tätigkeit Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist Bestandteil der Jahresabschlussprüfung von Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist. Ermöglicht tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit Erleichtert die Überwachungstätigkeit Unterstützung der Überwachungstätigkeit durch Wirtschaftsprüfer

41 Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet:
5. § 53 HGrG Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet: nicht der Entscheidungsprozeß ist in seinen Einzelheiten zu prüfen, sondern wurden ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle oder erkennbare Fehldispositionen durchgeführt? ist die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt und wurde eine nach Satzung, Geschäftsordnung oder Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt?

42 5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich I
Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- organisation Prüfungslemente: Konkretisierung der Überwachungspflichten Zusammensetzung und Tätigkeit der Geschäftsführung Firmeninterne Regelungen für die Geschäftsführung Zweckmäßigkeit der Regelung im Hinblick auf die Erfordernisse einer effizienten und flexiblen Unternehmensführung Übereinstimmung der tatsächlichen Geschäfts- führungstätigkeit mit Gesetzen, Satzung und Gesellschaftsvertrag

43 5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich II
Prüfungselemente: Konkretisierung der Überwachungspflichten Aufbau- und ablauf- organisatorische Grundlagen Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- instrumentariums Rechnungswesen Informationssystem Risikomanagementsystem Planungswesen Versicherungsschutz Interne Revision

44 5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich III
Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- tätigkeit Investitionsentscheidungen Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans Auftragsvergabe Lieferverpflichtungen Entgeltregelungen Zustimmungsbedürftige Rechtsgeschäfte und Maßnahmen Berichterstattung an das Überwachungsorgan

45 Kernstück der Berichtspflicht
Mitteilung über Art und Umfang der Prüfung der Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres gem. § 171 Abs. 2 Satz 2 AktG. Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit Angaben zum Umfang der Prüfung

46 Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht
Berichtspflichten vom Geschäftsführer Aufsichtsrat vom Aufsichtsrat Gesellschafter Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht Geschäftsführer Gesellschafter an den an den

47 Gesetzliche Grundlagen
6. Berichtspflicht Gesetzliche Grundlagen Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung schriftlich mitzuteilen 1. sein Ergebnis der eigenen Prüfung unter Einbeziehung des Abschlussprüfers des Jahresabschlusses (einschließlich Anhang) des Lageberichts des Gewinnverwendungsvorschlages (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG)

48 Gesetzliche Grundlagen
6. Berichtspflicht Gesetzliche Grundlagen 2. in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 2). 3. welche Ausschüsse gebildet worden sind sowie die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates und die der Ausschüsse; nur bei börsennotierten Gesellschaften (§ 171 Abs. 2). 4. wie seine Stellungnahme zum Abschlussprüfer-Bericht lautet (§ 171 Abs. 2 Satz 3) 5. sein abschließendes Ergebnis eventuelle Einwendungen Billigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses (§ 171 Abs. 2 Satz 4)

49 6. Berichtspflicht Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei bzw. sechs Monate durch Vorstand (§264 Abs. 1 HGB) Vorlage an Abschlussprüfer unverzüglich (§ 320 Abs. 1 HGB) Prüfung des Jahresabschlusses/ Bestätigungsvermerk Datum (§ 321 Abs. 3 HGB) ca. 4 Wochen Übergabe des Prüfungsberichts an Geschäftsführung Übergabe des Jahresabschlusses plus Unverzügliche Weitergabe an den Prüfungsbericht an Aufsichtsrat Aufsichtsrat Prüfung durch Aufsichtsrat maximal 4 Wochen (§ 171 Abs. 3) plus 4 Wochen Kulanz Übergabe des Aufsichtsrats-Berichts Einberufung der Gesellschafter - mindestens 1 Woche vorher (§ 51 GmbHG) versammlung t

50 6. Berichtspflicht Problemfelder bei der Berichterstattung
durch den Aufsichtsrat Das Gesetz nennt keine konkreten formalen Vorschriften hinsichtlich Schrift- lichkeit und Vollständigkeit. Die Versagung der Billigung des Jahresabschlusses bei Fristüberschreitung ist theoretisch möglich. Die Berichtspflichten des Aufsichtsrates sind nicht übertragbar auf einen Aufsichtsrats-Ausschuss. Beschlussfassung bei Bedarf durch den Gesamt-Aufsichtsrat. Abweichende Auffassung von Mitgliedern des Aufsichtsrates kommen nur intern durch das Protokoll zum Ausdruck, oder durch Amtsniederlegung.

51 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer Ausgangspunkt: §§ 316ff HGB bzw. Satzung Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (§ 53 HGrG) Ablauf einer Jahresabschlussprüfung Aufbau eines Prüfungsberichtes Bestätigungsvermerk

52 Ablauf einer Jahresabschlussprüfung
7. Wirtschaftsprüfungsbericht Ablauf einer Jahresabschlussprüfung

53 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Interne Produkte Planung Vorprüfung Schlussprüfung Allgemeine Risikoanalyse unter Prüfungsergebnisse Prüfungsergebnisse Darstellung von Industrie- und Marktverhältnissen Zusammenfassung spezieller Prüfungsrisiken Zusammenfassung von EDV-Risiken Beurteilung des allgemeinen Kontrollumfeldes Flowcharts zu den Verfahren Verabschiedung des Zeitplans Erstellen der Arbeitsprogramme Präsentationen/Berichte an die geschäftsführenden Organe der Unternehmen des Bundes Zusammenfassung kritischer Zusammenfassung der Zusammenfassung der Sachverhalte Vorprüfungsergebnisse Prüfungsergebnisse Vorschlag zum Prüfungsablauf Anregungen für Bilanzpolitik Management Letter und Zeitplan Testat und Püfungsberichte

54 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Muster-Inhaltsverzeichnis A. AUFTRAG UND AUFTRAGSDURCH-FÜHRUNG B. RECHTLICHE VERHÄLTNISSE I. Handelsregister und Gesellschafts- vertrag II. Geschäftsführung/ Vertretungs- befugnis III. Aufsichtsrat IV. Beirat V. Stammkapital VI. Gesellschafterversammlungen VII. Aufsichtsratssitzungen VIII. Konzern- und Beteiligungs- verhältnisse C. WIRTSCHAFTLICHE VERHÄLTNISSE I. Gegenstand des Unternehmens II. Vermögens, Finanz- und Ertragslage III. Wesentliche Verträge D. WESENTLICHE BILANZIERUNGS- UND BEWERTUNGSGRUNDSÄTZE E. OFFENLEGUNG F. PRÜFUNGSFESTSTELLUNGEN I. Buchführung und Belegwesen II. Jahresabschluss III. Lagebericht IV. Sonstiges V. Nachweise durch die Geschäfts- führung G. BESTÄTIGUNGSVERMERK Erläuterungen zum Jahresabschluss

55 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Wie lese ich eine Bilanz? Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses Jahresabschluss besteht aus I. Bilanz II. Gewinn- und Verlustrechnung III. Anhang IV. Lagebericht (§ 264 I 1 HGB) V. Gewinnverwendungsvorschlag und Bestätigungsvermerk “Die Buchführung und der Jahresabschluss (hoffentlich uneingeschränkt entsprechen nach unserer pflichtgemäßen und ohne Hinweise bzw. Zu- Prüfung den gesetzlichen Vorschriften. Der sätze bzw. Vorbehalte) Jahresabschluss vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buch führung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz und Ertragslage der XYZ-GmbH. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluss”.

56 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Muster - Bilanz AKTIVA Berichts- jahr Vor- PASSIVA Immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagen Finanzanlagen = Anlagevermögen Vorräte Forderungen Sonstige Vermögensgegenstände Liquide Mittel = Umlaufvermögen Bilanzsumme Gezeichnetes Kapital Rücklagen Bilanzgewinn = Eigenkapital Pensionsrückstellungen Langfristige Verbindlichkeiten = Langfristige Verbindlichkeiten Sonstige Rückstellungen Kurzfristige Verbindlichkeiten Bankverbindlichkeiten = Kurzfristige Verbindlichkeiten Bilanzsumme

57 Diskussion Gemeinderat Kreistag Bezirkstag Rechnungshöfe
Geschäftsführung Gemeinderat Kreistag Bezirkstag Gesellschafter Wirtschaftsprüfer Beteiligungs- management Rechnungshöfe Aufsichtsrat © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 56

58 When using opening and closing presentation slides, use the masterbrand logo at the correct size and in the right position. This slide meets both needs. Given that all presentations have title slides (see examples following), opening slides are best used for projection while the audience arrives. Closing slides always should be used. An Andersen Legal version of this slide is available at the end of this portfolio.