Grant Management Seminar MOU Memorandum of Understanding.

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1 Grant Management Seminar MOU Memorandum of Understanding

2 Grant Management Seminar Die Entwicklung zum FV-Plan Mehr Verantwortung in die Distrikte und Clubs, Neuordnung der DDF-Mittel Vom Matching Grant und District Simplified Grant (DDF 80/20) zum Global Grant und District Grant (DDF 50/50) Betonung von Nachhaltigkeit / Effizienz Konzentration auf Schwerpunktbereiche

3 Grant Management Seminar Rotary Foundation Grants District Grants Global Grants Packaged Grants

4 Grant Management Seminar Vorgaben der Foundation Förderbetrag durch World Fund >15 000$ - 30% Clubbeitrag für GG`s immer >10 000$ (ca. 7 700) Förderquote durch World Fund (wie bisher): DDF-Mittel zu 100%; Clubmittel zu 50% Vorgaben der Foundation Förderbetrag durch World Fund >15 000$ - 30% Clubbeitrag für GG`s immer >10 000$ (ca. 7 700) Förderquote durch World Fund (wie bisher): DDF-Mittel zu 100%; Clubmittel zu 50% Global Grants

5 Grant Management Seminar Erfolgreiche Grant-Projekte decken echten Bedarf im Gemeinwesen achten auf regelmäßige Kommunikation mit dem Partner planen die Projektdurchführung gewährleisten Nachhaltigkeit verwalten Fördermittel ordnungsgemäß

6 Grant Management Seminar Verwaltung der Finanzmittel (Stewardship) Zur ordnungsgemäßen Verwaltung und Kontrolle von Grant-Mitteln zählt: Kontrolle durch Rotarier Prüfung der Finanzunterlagen Kontrolle der Fördermittel Melden von Unregelmäßigkeiten termingerechtes Einreichen von Berichten

7 Grant Management Seminar Absichtserklärung (MOU) für Clubs A Absichtserklärung (MOU) für Clubs 1.Qualifizierungsvoraussetzungen 2. Verantwortlichkeiten der Club-Amtsträger bei einer Qualifizierung 3. Finanzverwaltung 4. Kontoführung 5. Berichterstattung über die Verwendung von Grant- Geldern 6. Dokumentationsaufbewahrung 7. Berichterstattung bei inkorrekter Verwendung von Grant-Geldern

8 Grant Management Seminar 1.Qualifizierungsvoraussetzungen Zustimmung der Absichtserklärung Jährliche Teilnahme am Qualifizierungsseminar Club übernimmt als Gesamtheit Verantwortung Vermeidung von Interessenskonflikten Unterstützung von Überprüfungen

9 Grant Management Seminar Verantwortlichkeiten Der die Hauptverantwortung Der Clubpräsident benennt ein Clubmitglied, welches die Implementierung und Aufrechterhaltung der Club- Qualifizierung überwacht sorgt für die Einführung der TRF-Grants- Rechenschaftsmethoden und -Verwaltungspraktiken sorgt für eine Verfahrensentwicklung zur Interessenskonflikt-Vermeidung 2.Verantwortlichkeiten der Clubamtsträger

10 Grant Management Seminar 3.Finanzverwaltung Erstellung eines Finanzverwaltungsplanes Verwaltung von Ausgaben Verteilung der Geldmittel Ein-und Ausgabendokumentation Bestandssystem Wahrung gültigen Rechtes bei Grant- Aktivitäten

11 Grant Management Seminar 4.Kontoführung Eigenes Clubkonto für TRF-Grants Zinsen dokumentieren Keine Festgeld-, Wertpapier-, etc.-Anlage Bankauszüge als Nachweis Übergaberegelung

12 Grant Management Seminar 5.Berichterstattung Zwischenbericht < 12 Monate nach Mittelzuweisung Abschlussbericht <2 Monate nach Projektbeendigung

13 Grant Management Seminar Aufbau eines Archivs Qualifizierungsdokumente Verfahrensanweisungen zu Dokumenten Originaldokumente zu allen Grants Archivzugang für alle Clubmitglieder Aufbewahrungsdauer 10 Jahre 6.Dokumentationsaufbewahrung

14 Grant Management Seminar Berichterstattungspflicht bei unkorrekter Mittelverwendung Verpflichtung des Clubs zur Meldung an den Distrikt bei unkorrekter Mittelverwendung 7.Berichterstattungspflicht

15 Grant Management Seminar Qualifizierung Gültig für ein Jahr Club verantwortlich für Grant-Mittel Offenlegung von Interessenkonflikten Einverständnis mit allen Prüfungen Korrekte Nutzung von Fördergeldern Umsetzung der Club-Absichtserklärung

16 Grant Management Seminar Vielen Dank