Sicherstellung von Legal Compliance Erfahrungen und Tipps

Präsentation zum Thema: "Sicherstellung von Legal Compliance Erfahrungen und Tipps"—  Präsentation transkript:

1 Sicherstellung von Legal Compliance Erfahrungen und Tipps
EMAS-Erfahrungsaustausch Mittwoch, 8. Mai 2019

2 Oberfläche macht den Unterschied

3 5 | In addition to being a very traditional company, Collini is also a very international company. Here you can see our locations on a map. We have a so-called business cluster in Central Europe - Germany, Austria, Switzerland and Italy, where we are mostly located. Our most eastern location is Nizhny Novgorod, about 400 km southeast of Moscow, where we specialise in galvanising for the automotive industry. Our latest plant in the Collini Group is located in Mexico near Puebla, where we have a location for galvanising as well. international.

4 Oberfläche macht den Unterschied
Verschiedene Oberflächen ergeben verschiedene Eigenschaften. Durch die Federn kann der Vogel erst fliegen. Der harte Panzer schützt vor Verletzungen von aussen.

5 Erstes Chrombad in Österreich 1928

6 Warum Compliance Management?
Ein Unternehmen muss gut organisiert und strukturiert sein, um den hohen Anforderungen gerecht werden zu können.

7 Warum Compliance Management?
Rahmenbedingungen ändern sich laufend Internationale Dynamik Flut an Gesetzen und Verordnungen Steigende Komplexität in den einzelnen Rechtgebieten Vor allem im Bereich der umweltrelevanten Rechtsprechung (REACH, CLP, IUV, IE-R, EEffG usw.)

8 Projekt „Compliance@Collini“
Ausgangslage 13 Standorte, 6 Länder, Vielzahl an Technologien - Stark unterschiedliche Anforderungen Pflichten sind kaum transparent - Verfügbarkeit von Informationen und Nachweisen nicht sichergestellt Komplizierte Suche nach Auflagen, Grenzwerten und Bedingungen Handlungsbedarf nur teilweise rechtzeitig erkannt Zielzustand Systematische Rechtsinformation Professionelle Bescheidverwaltung Risikominimierung Effizienz- und Effektivitätssteigerung An allen Standorten der Gruppe gibt es die Anforderung die gesetzlichen Bestimmungen für das Anlagen-, Umwelt- und Arbeitsschutzrecht zu kennen, laufend zu pflegen und die Einhaltung sicherzustellen. Die vorhandenen Pflichten aus Bescheiden, Gesetzen, Verordnungen und Normen sind kaum transparent und nur unvollständig dokumentiert. Eine rasche Verfügbarkeit von Informationen und Nachweisen ist nicht sichergestellt. Die Suche nach Auflagen, Grenzwerten und Bedingungen ist kompliziert und aufwendig. Die laufenden Änderungen von Gesetzen und der ggf nötige Handlungsbedarf werden nur teilweise rechtzeitig erkannt. Systematische Rechtsinformation Geänderte/neue Rechtsquellen aus der Landes-, Bundes- und EU-Gesetzgebung werden von erfahrenen Technikern und Juristen laufend evaluiert und falls für Collini relevant automatisch mitgeteilt. Professionelle Bescheidverwaltung Einheitliche Datenbank zur Unterstützung und Optimierung des Managementprozess zur Verwaltung von Pflichten aus Bescheiden, Gesetzen und Verordnungen. Risikominimierung Bessere Transparenz der Rahmenbedingungen und der Auswirkungen auf Prozesse. Weniger „Negativberichte“ durch interne und externe Kontrollprozesse und dadurch geringere Ressourcenbelastung Effizienzsteigerung Optimierte Nutzung und zielgerichteter Einsatz vorhandener Kontrollmechanismen und Abwicklungssysteme, zentrale Verwaltung und direkter Zugriff über interne Anwendungen Effektivitätssteigerung Optimierung der internen Kontrollprozesse, Fundierte Entscheidungen, Automatisierung von Prozessschnittstellen

9 Unser Vorgehen Evaluierung Compliance Management Systems & Partner
Strukturierter Prozess Implementierungskonzept in Prozesslandschaft und Betriebssystem Prototyp mit höchster Komplexität Länderspezifischer Rollout Information & Training der Organisation

10 Managementinformations- und Controllingsystem
Durchführung der Pflicht Prüfung Pflichten-durchführung Datenbank Statusverwaltung Erinnerung an Zuständigen Rückmeldung der Durchführung Pflichten Gesetze Ist-zustand Neue Rechts-register Rechts-informations-system Berichte Erfüllungsstatus Bescheid-ablage-system Bescheid-prüfung Pflichten Bescheide

11 Erfahrungen & Tipps Einheitlich Vorhandene Prozesse und Strukturen
Berücksichtigung informeller und formeller Ebenen Einheitlich Vorhandene Prozesse und Strukturen Regelprozess definieren An allen Standorten der Gruppe gibt es die Anforderung die gesetzlichen Bestimmungen für das Anlagen-, Umwelt- und Arbeitsschutzrecht zu kennen, laufend zu pflegen und die Einhaltung sicherzustellen. Die vorhandenen Pflichten aus Bescheiden, Gesetzen, Verordnungen und Normen sind kaum transparent und nur unvollständig dokumentiert. Eine rasche Verfügbarkeit von Informationen und Nachweisen ist nicht sichergestellt. Die Suche nach Auflagen, Grenzwerten und Bedingungen ist kompliziert und aufwendig. Die laufenden Änderungen von Gesetzen und der ggf nötige Handlungsbedarf werden nur teilweise rechtzeitig erkannt. Systematische Rechtsinformation Geänderte/neue Rechtsquellen aus der Landes-, Bundes- und EU-Gesetzgebung werden von erfahrenen Technikern und Juristen laufend evaluiert und falls für Collini relevant automatisch mitgeteilt. Professionelle Bescheidverwaltung Einheitliche Datenbank zur Unterstützung und Optimierung des Managementprozess zur Verwaltung von Pflichten aus Bescheiden, Gesetzen und Verordnungen. Risikominimierung Bessere Transparenz der Rahmenbedingungen und der Auswirkungen auf Prozesse. Weniger „Negativberichte“ durch interne und externe Kontrollprozesse und dadurch geringere Ressourcenbelastung Effizienzsteigerung Optimierte Nutzung und zielgerichteter Einsatz vorhandener Kontrollmechanismen und Abwicklungssysteme, zentrale Verwaltung und direkter Zugriff über interne Anwendungen Effektivitätssteigerung Optimierung der internen Kontrollprozesse, Fundierte Entscheidungen, Automatisierung von Prozessschnittstellen Beteiligung von Experten vor Ort Verantwortung bleibt am Standort

12 Danke …