Flächenstart Projekt „Verwaltungsleitung einführen“

Präsentation zum Thema: "Flächenstart Projekt „Verwaltungsleitung einführen“"—  Präsentation transkript:

1 Flächenstart Projekt „Verwaltungsleitung einführen“

2 Projekt „Verwaltungsleitung einführen“
Auftrag und Ziele Meilensteine Wir verstehen es als unseren partnerschaftlichen Auftrag, Pfarrer und Pastoralteams durch die Einführung der Rolle „Verwaltungsleitung“ von Verwaltungsaufgaben zu entlasten und Kirchenvorstände in Ihren Tätigkeiten bestmöglich zu unterstützen. Bistumsstrategie: Mehr Raum für pastorale Entwicklung und Seelsorge KV-Konsultationen Projektauftrag Konzeptarbeit in Teilprojekten und Resonanzgruppen Pilotierung in Pastoralen Räumen Kontinuierliche Reflexion und Weiterentwicklung, z.B. der Stellenbeschreibung Beauftragung Flächenstart

3 Profil der Verwaltungsleitung Was ist neu?
Gemeinsame Leitung: VL und Pfarrer arbeiten eng, vertrauensvoll und auf Augenhöhe zusammen Aufgabenteilung: Verwaltungsleitung übernimmt Aufgaben und Verantwortung von den Schultern des Pfarrers Stärkung des Kirchenvorstands: Operative Entlastung schafft Räume für wichtige Zukunftsfragen Professionalität vor Ort: VL kümmert sich um Themen und Anliegen aus einer Hand Mitarbeiterführung: VL gewährleistet gute Arbeitsbedingungen, Absprachen und Abläufe Integration in das Pastoralteam: VL gestaltet Verwaltung nach pastoralen Erfordernissen Details siehe Stellenbeschreibung

4 Hoffnung O-Töne aus den Pilot-Räumen
Kanal des Erzbistums Paderborn

5 Lernen Verwaltungsleitung im Pastoralen Raum 1/4
KV Wie sind wir gemeinsam Pastoraler Raum (PR)? Wie beschreiben wir unsere gemeinsame Identität als PR? Wie arbeitet das Pastoralteam? Mit welchem Selbstverständnis? Wer gehört dazu? Was ändert sich im Pastoralteam durch Einführung einer Verwaltungsleitung (VL)? Gibt es einen Gesamt-Pfarrgemeinderat (PGR)? Oder mehrere PGRs? Wie sehen Schnittstelle und Zusammenarbeit zwischen PGR und Pastoralteam aus? Wie bekommen Andere Informationen aus Pastoralteam / PGR? Wie arbeiten Pastoralteam und Angestellte der Kirchengemeinde (MA) zusammen, z.B. Sekretariat? Welche Rolle spielt dabei der Kirchenvorstand (KV)? Welche Berührungspunkte gibt es zwischen PGR und KV? Welche Berührungspunkte gibt es zwischen Pastoralteam und KV? (außer Personalunion des Pfarrers) Wie ist die bisherige Zusammenarbeit zwischen KV und MA? Gehen einzelne KV direkt auf MA zu? Oder über den Pfarrer? Was ändert sich im Zusammenspiel von PGR, KV, Pastoralteam und MA durch die Einführung einer VL?

6 Lernen Verwaltungsleitung im Pastoralen Raum 2/4
Finanzausschuss Was ist als PR unsere Rechtsträger- und Gremien-Struktur? Sind wir eine Gesamtpfarrei mit einem Kirchenvorstand? Wie werden dann die Perspektiven einzelner Gruppen / Gemeinden vertreten? Sind wir ein Pastoralverbund mit mehreren rechtlich eigenständigen Pfarreien und KVs? Wie gelingen dann auf Ebene des Pastoralen Raums Absprachen und Zusammenarbeit? Gibt es die Rolle des geschäftsführenden Vorsitzenden im KV? Oder die Rolle des stellv. Vorsitzenden? Gibt es im Pastoralverbund einen Finanzausschuss, in dem sich Vertreter/innen aus allen KV regelmäßig abstimmen? Wenn ja, wie werden Absprach und Informationen aus dem Finanzausschuss an die einzelnen KV weiter gegeben? Welchen Stellenwert haben Absprachen im Finanzausschuss gegenüber der Beratung und Entscheidung in den einzelnen KV? Wie werden Informationen und Entscheidungen aus KV oder Finanzausschuss weiter gegeben? Wer setzt die Beschlüsse um? Wer erteilt Aufträge an MA? Wer behält Themen über längere Zeit im Blick? Was verändert sich an diesen eingeübten Abläufen durch die Einführung einer VL? Bezüglich der Rolle von geschäftsführenden Vorsitzenden? Bezüglich des Informationsflusses zwischen den Ebenen und Beteiligten? Bezüglich Schnittstelle zu den MA?

7 Lernen Verwaltungsleitung im Pastoralen Raum 3/4
Wer ist aus welcher Rolle in welchen Themen involviert? Wer ist Wissensträger/in? Oder: Wer kennt Wissensträger/innen? Wer hat den Überblick? Wie wird im PR über gemeinsame Ziele und Zukunftsszenarien beraten? Wer ist beteiligt? Wer ist involviert? Wer orientiert sich daran? Wer entscheidet im PR wie welche Themen Priorität haben? Wie funktioniert im PR Beteiligung? Welche gelebten / bewährten Formen gibt es? Wer behält übergeordnete Themen länger im Blick? Wer kümmert sich um die MA? Wer hat deren Anliegen und Bedürfnisse im Blick? Wie sieht die Zusammenarbeit mit dem Gemeindeverband aus? Wie werden Informationen mit dem Gemeindeverband ausgetauscht? Von wem? Wer ist im Kontakt? Inwiefern gibt es eine Transparenz über den Stand der Arbeit die außerhalb des PR passiert? Wie verändert sich das Zusammenspiel aller Beteiligten durch die Einführung einer VL?

8 Lernen Verwaltungsleitung im Pastoralen Raum 4/4
Wie wird Leitung und Führung im Pastoralen Raum bisher wahrgenommen? Gibt es neben dem Pfarrer noch weitere Personen die (lateral) führen? Wie verändert sich Leitung im PR durch Einführung einer VL? Welche (Führungs-)aufgaben werden an die VL abgegeben? Gibt es Personen die ihre führende Position durch eine VL-Einführung (teilweise) verlieren? Wie wird der Umgang mit Macht und Machtverlust besprechbar? Welche Ideen gibt es zur gemeinsamen Leitung von Pfarrer und VL? Welche Informationsbedarfe gibt es? Wo braucht es eine enge Abstimmung? Wo kann man von Aufgaben-Aufteilung profitieren bzw. sich gegenseitig entlasten? Wie verändert sich die Rolle des Pfarrers durch die Einführung eine VL? Welche Rolle spielt die Fachbereichsleitung VL (FBL) im Gemeindeverband? Wie spielen Pfarrer und FBL als Vorgesetzte der VL gut zusammen? Welche Vereinbarungen gibt es zur gegenseitigen Information? Wie unterstützt die FBL sowohl VL als auch Pfarrer in Themen, Konflikten usw.?

9 Übersicht Pastorale Räume im Piloten
Start am 1. März 2018 St. Ewaldi Dortmund PV Dortmund Ost St. Petri Hüsten PV Büren PV Stockkämpen Nicht besetzt PV Bigge-Olsberg PV Netpherland Start am 1. Mai 2018 PV Menden (bis Okt 2018) St. Elisabeth Bielefeld

10 Evaluation Projekt „Verwaltungsleitung einführen“
Zufriedenheit mit… Feb ‘19 Feb ‘19 Sep ‘18 Sep ‘18 Feb ‘18 Feb ‘18 Führung der MA Qualität der Verwaltung

11 Evaluation Projekt „Verwaltungsleitung einführen“
Belastung von Pfarrer und Pastoralteam Vor- und nach Einführung Fremdwahrnehmung Rot = Überlastet Dunkel grün = nicht belastet vorher nachher

12 Erfolgsfaktoren Beiträge zum Gelingen der VL-Einführung
Offenheit für Veränderungen Beteiligen und informieren Sorgen hören und ernst nehmen Gemeinsamen Weg gestalten Kommunikation Erwartungen klar benennen Direktes Feedback Irritationen anerkennen, ansprechen Ausreichend Zeit Einführung und Einarbeiten Regelmäßige Abstimmung und Rücksprachen Informelles „vertraut werden“ Prioritäten besprechen Was ist dran? Was kann warten? Wo soll die VL Schwerpunkte setzen? Reflexion Rollen, Verantwortung, Zusammenarbeit, Abläufe

13 Ausblick Ihre Schritte auf dem Weg zur VL Einführung
Informieren Stellenbeschreibung VL lesen Weiteres Info-Material im Verwaltungshandbuch nutzen Beim Gemeindeverband nachfragen Gemeinsam überlegen und „ins Boot holen“ Brauchen wir eine VL? Was würde sich bei uns verändern? Wollen wir das? Ist die Zeit reif dafür? Bspw. mit Ehrenamtlichen, Pastoralteam, Sekretariat, KV, PGR Beratung und Willensbildung Schriftliche Willenserklärung des Pastoralen Raums bis zum 31. Mai beim Gemeindeverband abgeben Siehe: Kommunikationshilfe

14 Ausblick Ihre Schritte auf dem Weg zur VL Einführung
Voraussetzung Der Pastorale Raum ist errichtet, der leitende Pfarrer ist installiert Einvernehmliche Willenserklärung des Pastoralen Raums, unterzeichnet von Pfarrer und allen gf./stellv. KV Vorsitzenden Prio-Kriterien für die Reihenfolge der VL-Einführungen Belastung des leitenden Pfarrers Pastorale Initiativen des Pastoralen Raums Erfolgsaussichten VL-Einführung im Pastoralen Raum VL - Kapazitäten Regelfall: 100% Beschäftigungsumfang Einzelfallklärung für Pastorale Räume kleiner Sz-Punkten größer Sz-Punkten Siehe: Willenserklärung

15 Zeitplanung Flächenstart
Start Vergabeprozess Apr 2019 Frist Willenserklärung Mai 2019 Frist Stellungnahmen Jun 2019 Entscheidung Reihenfolge Kommunikation Entscheidung Stellenausschreibung Bewerbungsfrist Jul 2019 Einladung Vorstellungsgespräche Aug 2019 Durchführen Auswahltage Zustimmung MAVen GemVerb Sept 2019 Führungszeugnis & Vertrag Vereinbarung zum Prozess im PR Klärung Arbeitsplatz & IT im PR Info-Angebote und Vorgespräche im PR Okt - Nov ‘19 Befugnis-Delegation KV + Pfarrer Nov 2019 Formale Information MAV des PR Beginn Arbeitsvertrag VL Jan 2020 Begrüßung und Einführung VL im PR Feb 2020 Begleitung VL Einführung Feb - Jul ’20 Zeitplanung Flächenstart Jährlicher Vergabeprozess Halbjährliche Ausschreibung Vierteljährliche Startpunkte Überlappende Durchgänge Stellenausschreibung Nov 2019 Bewerbungsfrist Dez 2019 Einladung Vorstellungsgespräche Jan 2020 Durchführen Auswahltage Feb 2020 Zustimmung MAVen GemVerb Führungszeugnis & Vertrag Mrz 2020 Vereinbarung zum Prozess im PR Klärung Arbeitsplatz & IT im PR Info-Angebote und Vorgespräche im PR Apr - Mai ’20 Befugnis-Delegation KV + Pfarrer Mai 2020 Formale Information MAV des PR Beginn Arbeitsvertrag VL Jul 2020 Begrüßung und Einführung VL im PR Aug 2020 Begleitung VL Einführung Aug - Jan ’21 Start Vergabeprozess Apr 2020 Frist Willenserklärung Mai 2020 Frist Stellungnahmen Jun 2020 Entscheidung Reihenfolge Kommunikation Entscheidung Stellenausschreibung Bewerbungsfrist Jul 2020 Einladung Vorstellungsgespräche Aug 2020 Durchführen Auswahltage Zustimmung MAVen GemVerb Sept 2020 Führungszeugnis & Vertrag Vereinbarung zum Prozess im PR Klärung Arbeitsplatz & IT im PR Info-Angebote und Vorgespräche im PR Okt - Nov ’20 Befugnis-Delegation KV + Pfarrer Nov 2020 Formale Information MAV des PR Beginn Arbeitsvertrag VL Jan 2021 Begrüßung und Einführung VL im PR Feb 2021 Begleitung VL Einführung Feb - Jul ’21