Qualitätsmanagement an der TU Ilmenau

Präsentation zum Thema: "Qualitätsmanagement an der TU Ilmenau"—  Präsentation transkript:

1 Qualitätsmanagement an der TU Ilmenau
Workshop in Vorbereitung auf die Systemakkreditierung 11. März 2009

2 Qualitätskonzept der TU Ilmenau
Ziele der Einführung des Qualitätsmanagementsystems Sicherung und Verbesserung der Qualität in Lehre und Forschung sowie damit verbundenen Dienstleistungen Förderung der Flexibilität in Lehre, Forschung und Dienstleistung Umsetzung transparenter und zeiteffektiver Regularien Grundsätze des Qualitätsmanagementsystems Einheit von Lehre und Forschung Freiheit von Lehre und Forschung Qualitätsmanagementsystem für Tätigkeitsfelder der Universität, d.h. Forschungsbereich Bereich Studium und Lehre geleitet durch Führungsprozesse und unterstützt durch Dienstleistungsprozesse

3 Qualitätsmanagementsystem Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems
Absol- venten Forschungs- partner Industrie Wirtschaft Politik Studien- interessierte Forschungs- partner Industrie Wirtschaft Politik Verantwortung Oberste Leitung Qualitätsdokumente Management von Ressourcen Messung Analyse Verbesserung QMB Aufzeichnungen Führungsprozesse Anforderungen Kernbereich Forschung Zufriedenheit Ergebnis Kernbereich Studium und Lehre Dienstleistungsprozesse Bedeutung: Prozess der Realisierung Information QMB Qualitätsmanagementbeauftragte

4 Vorgaben für Forschung, Lehre und Struktur Dienstleistungsprozesse
Kernbereiche, Führungs- und Dienstleistungsprozesse Führungsprozesse Strategische Entwicklung Einheit von Forschung und Lehre der FG Ressourcen und Infrastruktur Berufungspolitik Vorgaben für Forschung, Lehre und Struktur Kernbereich Forschung Forschungstätigkeit der FG Forschungsaktivitäten in den Forschungsschwerpunkte Kernbereich Studium und Lehre Lehre der FG Studiengänge Dienstleistungsprozesse Forschungsdienstleistungen Studien- und lehrbegleitende Dienstleistungen Verwaltungsdienstleistungen Marketing

5 Qualitätsregelkreis Qualitäts-management- beauftragte Prozess Prozess
Ausgangs- größe Qualitäts-management- beauftragte Ausgangs- größe Eingangs- größe Eingangs- größe Prozess Prozess Prozess Prozessbewertung (Soll-Ist-Vergleich) Steuerungs- maßnahmen Prozessmessung (interne Kenngröße) Prozessablauf

6 TU Ilmenau International School
Struktur des Qualitätsmanagements der TU Ilmenau Stabsstellen Rechtsamt QM Pressestelle Rektoramt Referenten Rektorat QMB-R Beauftragte* Innenrevision ... QMB-S Dezernate, Referate, Betriebseinheiten Gebäude und Technik Personal- angelegenheiten Planung und Haushalt Akademisches Service Center Marketing Forschungsservice und Technologietransfer Fakultäten Fakultäten QMB-S Betriebseinheiten Fakultäten QMB-S Betriebseinheiten Fakultäten QMB-S Betriebseinheiten Fakultäten TU Ilmenau International School QMB-S QMB-S QMB-S QMB-S Studierende Beauftragte*: Sicherheitsingenieur, Umweltschutzbeauftragter, Strahlenschutzbevollmächtigter, Datenschutzbeauftragter, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragter, Beauftragter für Belange behinderter Studierender

7 AG Qualitätsmanagementbeauftragte
Qualitätsmanagementbeauftragter ist für das Qualitätsmanagement in seinem Aufgabenbereich zuständig AG besteht aus Qualitätsmanagementbeauftragtem/n des Rektorates der Fakultäten und der International School der Betriebseinheiten, Referaten und Dezernaten der Studierenden Aufgaben der AG: Ressourcenangepasste zeitliche Steuerung des Qualitätsmanagement- systems stetige Verbesserung des zu etablierenden Qualitätsmanagement- systems Kontrolle der Maßnahmen der Prozessverantwortlichen Verdichten und Abstrahieren von Qualitätskennziffern Aktualisierung des Qualitätsmanagementhandbuches, insbes. der Prozessdokumentationen

8 Eckpunkte des Qualitätsmanagements
Prozessorientierter Ansatz des Qualitätsmanagementsystems mit der Unterscheidung in Kernbereiche, Prozesse, Teilprozesse und Abläufe Integriertes Qualitätsmanagementsystem mit den Kernbereichen Forschung Studium und Lehre sowie den Führungs- und Dienstleistungsprozessen Selbstlernendes System durch Anwendung des Subsidiaritätsprinzip Qualitätsmanagementbeauftragte der Struktureinheiten (QMB) mit Verantwortung für die Kontrolle und Koordination der dezentralen Qualitätsregelkreise Prozessverantwortliche mit Verantwortung für die Organisation des Prozesses Qualitätsmanagementdokumente, inkl. Informationsmanagement- system, als wichtiges Element für die Etablierung des nachhaltigen Qualitätsmanagements

9 Qualitätsdokumente, Teil 1
Ordnung für Qualitätssicherung: regelt auf der Grundlage des § 8 ThürHG die Qualitätssicherungsmaßnahmen im Rahmen des eigenen Qualitätsmanagementsystems der Universität gilt im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagementsystem der TU Ilmenau umfasst die Führungsprozesse, den Kernbereich Forschung, den Kernbereich Studium und Lehre sowie die Dienstleistungsprozesse extern und intern zugänglich Qualitätsmanagementhandbuch: Grundsätze zum QM, Aufbau- und Ablauforganisation, grundsätzliche Verantwortlichkeiten gültig für die gesamte Universität

10 Qualitätsdokumente, Teil 2
Prozessbeschreibungen: Prozessname, - ziel, ‑beschreibung und ‑zuordnung, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Teilprozesse, Abläufe, Eingangs- und Ausgangsgrößen, interne Kenngrößen und deren Bestimmung, Steuerungsmaßnahmen gültig für die betreffenden Bereiche/Prozesse der Universität intern zugänglich für Mitarbeiter in den betreffenden Bereichen/Prozessen Verfahrensanweisungen: Detailanweisungen und Verfahrensanweisungen für Einzeltätigkeiten gültig für betreffende Bereiche/Prozesse der Universität intern zugänglich für Mitarbeiter, die in diesem Sachgebiet arbeiten Prozessaufzeichnungen: Dokumentation des Qualitätsregelkreises, d. h. der Messung, der Bewertung sowie der Steuerung bei Abweichen des Ist- vom Soll-Zustand intern zugänglich für die Prozessverantwortlichen und QM-Beauftragten

11 Qualitätsdokumente, Teil 3
Interne Audits: Überprüfung der Durchführung der Prozesse im Hinblick auf Anwendung und Umsetzung der Vorgaben der Prozessbeschreibungen unter Zuhilfenahme der Prozessaufzeichnungen mit der Absicht Kontrolle, ob Prozesse und ihre Ergebnisse der Erreichung des Prozesszieles dienen, Identifikation von Verbesserungspotenzialen für QMS gültig für die betreffenden Bereiche/Prozesse der Universität intern zugänglich für Prozessverantwortliche und QM-Beauftragten Vorschrift interner Audits extern und intern zugänglich Vorschrift zur Lenkung von Dokumenten: Regelung der Vorgehensweise bei der Beantragung, Erstellung, Prüfung, Freigabe, Kennzeichnung, Verteilung, Aktualisierung/Änderung, Wiederauffindbarkeit / Verfügbarkeit und Archivierung der QM-Dokumente gültig für die gesamte Universität extern und intern zugänglich

12 Qualitätsdokumente, Teil 4
Beschreibung der Steuerungsmaßnahmen: Schaffung von Transparenz über die Reichweite und Konsequenzen der Steuerungsmaßnahmen des Qualitätsmanagements Herstellung des Verständnisses bei den Mitgliedern der Universität für die eingesetzten Steuerungsmaßnahmen gültig für die gesamte Universität intern zugänglich allgemeine Steuerungsmaßnahmen: Ziel- und Leistungsvereinbarungen Budgetierung Personalverteilungsmodelle Sachmittelverteilungsmodell für Forschung und Lehre Verteilungsmodell für Räumlichkeiten und Investitionen Beschlussfassung Hochschulrat, Rektorat und Senat Fächerkatalog Kompetenz- und Forschungskatalog Weiterbildung für wissenschaftliches und nicht-wissenschaftliches Personal

13 Steuerungsmaßnahmen Ziel- und Leistungsvereinbarungen (ZLV) des Rektorates mit den Fakultäten und Projektgruppen Schaffung von Anreizen für die Erreichung der gemeinsamen Ziele, die sich aus der Lehr- und Forschungsstrategie ableiten positive Stellungnahme des Senates am Vorgehensweise: Schritt 1: Analyse der derzeitigen Arbeit der Fakultäten Schritt 2: Hiervon ausgehend Vereinbarung von Optimierungsmaßnahmen; maßgebend sollen die fachspezifischen deutschlandweiten Durchschnittswerte sein Schritt 3: Zwischenstandskontrolle - evtl. Anpassung der Ziele oder Anpassung der Förderung Schritt 4: Ergebniskontrolle

14 Steuerungsmaßnahmen Ziel- und Leistungsvereinbarungen (ZLV) des Rektorates mit den Fakultäten und Projektgruppen Leistungskatalog, Teil I – Festlegung der Mindeststandards (Malussystem): Durchführung von Mitarbeitergesprächen Aktive Beteiligung an Studierendenwerbung Beteiligung der Fakultäten an Lehrlingsausbildung Beschäftigung von Schwerbehinderten Fristgerechte Korrektur und Meldung von Prüfungsergebnissen Ordnungsgemäße Pflege der Fächerbeschreibungen und der Modulhandbücher Beteiligung an der Jahres-Ist-Analyse der FG Beteiligung an Betreuungsprogrammen Einhaltung des Corporate Designs der Universität Lehrauslastung der Fachgebiete im Toleranzbereich Einbindung in die Forschungsstrategie der Universität Einbindung in die Lehrstrategie der Universität Einhaltung von Gleichstellungsstandards Mitarbeit im Rahmen des Evaluationswesens

15 Steuerungsmaßnahmen Ziel- und Leistungsvereinbarungen (ZLV) des Rektorates mit den Fakultäten und Projektgruppen Leistungskatalog, Teil II – Individuelle Leistungsziele der Fakultät (Bonussystem): Promotionsquote Habilitationsquote Publikationen Zahl der Absolventen Zahl der Studienanfänger Optimale Auslastung der Lehrkapazität in den Studiengängen Drittmitteleinwerbung gemessen an den bundesweiten Durchschnitten der Fächergruppen Organisation und Durchführung von Weiterbildungsveranstaltungen Nationale und internationale wissenschaftliche Veranstaltungen Weitere Maßnahmen der Internationalisierung Zahl der Patente

16 Steuerungsmaßnahmen Ziel- und Leistungsvereinbarungen (ZLV) des Rektorates mit den Fakultäten und Projektgruppen Bonus-Malus-System Bereitstellung von Mittel zur Finanzierung des Bonus-Systems zur Anreizsetzung Bildung eines ZLV-Fonds geplante Mittelverteilung: Erreichen der Mindeststandards des Teil I (unter Ziffer 2): Ausreichung von 100 % der Sachmittel Nichterreichen der Mindeststandards des Teil I (unter Ziffer 2): Malus i.H.v. max. 10% aus ATG 71 im folgenden HH Erreichen der vereinbarten Leistungsziele aus Teil II (unter Ziffer 2): Zuführung zusätzlicher Mittel aus dem ZLV- Fonds

17 Steuerungsmaßnahmen Budgetierung
Flexibilisierung der Verwendung bereitgestellter Mittel und Ressourcen zur Aufgabenerfüllung Grundlage für die Bildung des Budgets sind die Beschlüsse des Senats zur Verteilung der Sach- und Personalmittel Zusammensetzung der Budgets für die Fakultät: Sachmittelbudget Mittel für Honorare, studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sowie Aushilfskräfte Budget für die Finanzierung der Professuren Budget für die Finanzierung des sonstigen wissenschaftlichen Personals Budget für die Finanzierung des sonstigen Personals

18 Personalverteilungsmodelle
Steuerungsmaßnahmen Personalverteilungsmodelle Verteilungsmodell für das wissenschaftliche Personal Grundlage ist der Senatsbeschluss vom Bezugsbasis für die Verteilung der Stellen auf die Fakultäten sind 100 Fachgebiete 260 zu verteilende Stellen, davon: feste Verteilung von 240 Stellen auf die Fakultäten, d.h. 2,4 Stellen/FG pro FG eine Mindestausstattung von einer Stelle Verteilung nach leistungs- und belastungsorientierten Kriterien durch Fakultät auf FG verbleibende 20 Stellen: bei der Besetzung von Stiftungsprofessuren: eine Stelle für die Laufzeit der Stiftungsprofessur Stellen für die interne Forschungsexzellenz Stellen für die interne Lehrinitiative

19 Personalverteilungsmodelle
Steuerungsmaßnahmen Personalverteilungsmodelle 2. Verteilungsmodell für das sonstige Personal ∙ Verteilung nach möglichst objektiven Kriterien ∙ Grundlage der Verteilung ist bedarforientiertes Modell: Berücksichtigung des unterschiedlichen fächerspezifischen Aufwandes Anreizkomponente zur Einwerbung zusätzlicher Kapazitäten ∙ Grundaufbau in den Fakultäten/Lehreinheiten: Grundausstattung der Fakultäten: Aufwand, der in allen Fakultäten im Grunde nach gleich ist (VT- Bereich, Prüfungsamt) Basisausstattung für alle Fachgebiete: Personalanteil für den gehobenen und den mittleren und einfachen Dienst im Verhältnis 0,1:0,4 Fachgebietsabhängige Zusatzausstattung: unterschiedlicher Aufwand in Lehre und Forschung Ausstattung für Aufwand an Praktika: Erfassung des Anteils an Praktika in den einzelnen Studiengängen Drittmittelabhängige Zusatzausstattung: höhere Einwerbung von Drittmitteln führt zu erheblicher haushaltsmäßiger Gegenfinanzierung

20 Sachmittelverteilungsmodell für Forschung und Lehre
Steuerungsmaßnahmen Sachmittelverteilungsmodell für Forschung und Lehre Formelgebundene Verteilung auf die einzelnen Struktureinheiten Orientierung am indikatorbasierten Mittelverteilungsmodell LUBOM-Thüringen-Modell 2008 Formel der Sachmittelverteilung: M = Anteil der Fakultäten/ Lehreinheiten an den Mitteln der ATG 71 gi = Aufwandsfaktor für die jeweilige Fakultät/ Lehreinheit (gi= 1 … 2,5) S = Studierendenzahl der jeweiligen Fakultät/ Lehreinheit A = Absolventen der jeweiligen Fakultät/ Lehreinheit zugeordneten Studiengänge; P = Haushaltsfinanziertes sonstiges wissenschaftliches Sollpersonal (VbE) nach dem Verteilungsmodell und Ist-Professoren der jeweiligen Fakultät/ Lehreinheit fi = Bewertungsfaktor der jeweiligen Fakultät/ Lehreinheit für die Drittmitteleinwerbung D = Dritt- und Fördermittel der jeweiligen Fakultät/ Lehreinheit N = Nachwuchsförderung – abgeschlossene Promotionen und Habilitationen

21 Verteilungsmodelle für Räumlichkeiten und Investitionen
Steuerungsmaßnahmen Verteilungsmodelle für Räumlichkeiten und Investitionen Kennzifferngesteuerte Raumvergabe: z.Z. feste Zuweisung der Räumlichkeiten an die Fakultäten und Projektgruppen Mit Einführung der KLR sollen Kennziffern unter Berücksichtigung der bestehenden Aufwandsfaktoren gebildet und zur Weiterentwicklung des Raumvergabemodells genutzt werden. Priorisierung der Investitionen in IT-Struktur eCampus-Lenkungsausschuss bereitet unter Leitung des Rektors gemeinsam mit dem URZ Entscheidungen zur Priorisierung in Erneuerungs-, Erweiterungs- oder Ersatzinvestitionen der IT-Struktur vor Anhand der Empfehlungen des Beratungsgremiums trifft Rektorat Beschlüsse Priorisierung der Investitionen in die technologische Ausstattung Priorisierung der Investitionen in Erneuerungs-, Erweiterungs- oder Ersatzinvestitionen erfolgt im Rektorat Erteilung von Zusagen zu Großgeräten im Rahmen von Berufungsverhandlungen Zukünftig wird in den Technologischen Einheiten eine Refinanzierung der Geräte angestrebt.

22 Steuerungsmaßnahmen Beschlussfassung Hochschulrat, Rektorat und Senat
Vorbereitung der Beschlussfassung durch Unterausschüsse des Senates und die Beschlussfassung des Senates, Rektorates und Hochschulrates zur strategischen Entwicklung der Universität Regelung des Zusammenspieles der Gremien in Anlehnung an das ThürHG in der Grundordnung der TU Ilmenau Repräsentation des Ansehens und der Interessen der Universität in den Bereichen Wissenschaft, Kultur, Wirtschaft und Politik durch Hochschulrat Hochschulrat fasst in Abhängigkeit der Angelegenheit Beschlüsse, trifft Entscheidungen, gibt Stellungnahmen ab und erteilt Zustimmungen Zuständigkeit der Ausschüsse des Senates besteht entsprechend ihres Aufgabenschwerpunktes für die Vorbereitung von Senatsbeschlüssen (auch im QM-Handbuch nachzulesen) Diskussion und Verabschiedung der Beschlussvorlagen in den Sitzungen der Ausschüsse des Senates Änderung diese Beschlussvorlagen durch Senat mit der Mehrheit der Stimmen seiner Mitglieder, andernfalls Bestätigung

23 Steuerungsmaßnahmen Fächerkatalog
Initiierung der Aktualisierung des Fächerkataloges (Ändern von bestehenden Fachinhalten, Einführung neuer Fächer, Abschaffen alter Fächer), d.h. Fächerangebot der Fachgebiete der Fakultät an SGK inkl. Kapazitätsangaben bzw. Kapazitätskorrektur durch den Fachverantwortlichen aufgrund der Weiterentwicklung des Forschungs- bzw. Lehrprofils des FG durch die Studienkommission aufgrund der strategischen Ausrichtung der Fakultät sowie durch die Studiengangkommission aufgrund der Entwicklung und Weiterentwicklung des Studienganges Aktualisierung der Eintragungen in der Verantwortung des Dekans mit der Studienkommission der Fakultät (Fachverantwortlicher schlägt Aktualisierung vor, Absprache mit dem Modulverantwortlichen, Entscheidung durch Studienkommission und Dekan) Eintragungen erfolgt zentral über das Dezernat für Planung und Haushalt nach Beschlussfassung

24 Steuerungsmaßnahmen Fächerkatalog - Modulhandbuch
Fächerkatalog ist die Grundlage für Modulhandbuch Modulhandbuch beinhaltet die Modulbeschreibungen, die dem Studierenden laut Kultusministerkonferenz (KMK)-Rahmenvorgaben zur Verfügung gestellt werden Modulhandbuch als verbindlicher Teil des Fächerkataloges Änderungen des Modulhandbuches erst nachdem Zustimmung der Gremien zu Änderungen erfolgt ist (Aktualisierung der Fächer im Pflicht- und im Wahlpflichtbereich) Aktualisierung des Modulhandbuches einmal pro Semester Modulbeschreibungen müssen ein Semester vor Aufnahme des Lehrbetriebes dem Studierenden zugänglich sein Aktualisierung/ Änderung von Modulen erfolgt durch die Modulverantwortlichen Aktualisierung/Anpassung erfolgt in der den Modulhandbüchern zentral über das Dezernat Planung Modulhandbuch als Basis für die Organisation des Studienbetriebes

25 Steuerungsmaßnahmen Kompetenz- und Forschungskatalog
Initiierung der Aktualisierung des Kompetenz- und Forschungskatalog unter Berücksichtigung der Kapazitätsauslastung je FG bzgl. Anforderungen des Fakultätsrates zu Forschungstätigkeiten der FG im Kompetenz- und Forschungskatalog Anforderungen von Forschungsschwerpunkten an FG Überprüfung auf Realisierbarkeit des gesamten Angebotes der vom FG, Fakultätsrat oder Forschungsschwerpunkt unterbreiteten Vorschläge zur Änderung des Forschungsangebotes durch den Fakultätsrat Aktualisierung der Eintragungen in der Verantwortung des Dekans Sicherstellung der Einheit von Forschung und Lehre durch Verteilung der finanziellen Mittel innerhalb der Fakultät für eine im Toleranzbereich liegende kapazitätsgerechte Auslastung der FG durch den Dekan Initiierung kapazitäts- und inhaltsbedingte Änderungen im Kompetenz- und Forschungskatalog bei einer Überlastung außerhalb des Toleranzbereiches im Bereich der Forschung durch Dekan Eintragungen erfolgt zentral über FuT

26 Steuerungsmaßnahmen Weiterbildung für wissenschaftliches und sonstiges Personal
Weiterbildung für wissenschaftliches Personal Qualitätsverbesserung der Lehre durch didaktische Weiterbildung der Lehrenden Ausbildung des wissenschaftlichen Nachwuchses und der Fortbildung der Universitätsangehörigen im Kontext der Forschung In Verantwortung des Rektors Organisation von Weiterbildungsangeboten durch die TU Ilmenau Service GmbH Weiterbildung für sonstiges oder nichtwissenschaftliches Personal und wissenschaftliches Personal mit Führungs- und Verwaltungsaufgaben Reflektion benötigter Kenntnisse zur Erledigung der Arbeitsaufgaben und zum Umsetzen neuer Erkenntnisse im Arbeitsprozess mit dem Ziel Erhöhung fachlicher Kenntnisse im Verwaltungs- und Organisationsmanagement Erhöhung der sozialen Kompetenz Zuständigkeitsbereich der Kanzlerin Organisation der Weiterbildung durch das Dezernat Personalangelegenheiten

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!