Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007

Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Outlook®  2007 [Hinweis für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte.] Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

2 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Kursinhalt Übersicht: Das Geheimnis um die Archivierung ist gelöst Lektion 1: Was bedeutet diese Nachricht überhaupt? Lektion 2: Geschmack finden am Archivieren Jede Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

3 Übersicht: Das Geheimnis um die Archivierung ist gelöst
Sind Sie jedes Mal ratlos, wenn Outlook Sie fragt, ob Sie Ihre - Nachrichten archivieren möchten? Bringen wir doch Licht ins Dunkel: In diesem Kurs erfahren Sie, wie die Archivierung funktioniert. Besser noch: Sie werden herausfinden, die Sie die Archivierung dazu bringen, für Sie zu arbeiten, und zwar genau nach Ihren Vorstellungen. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

4 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Lernziele für den Kurs Einrichten von Outlook für das automatische Verschieben von s in Archivordner Automatisches Archivieren von Nachrichten oder Archivieren von Nachrichten zu ausgewählten Zeitpunkten Verwenden unterschiedlicher Archivierungseinstellungen für verschiedene Ordner entsprechend Ihren Anforderungen Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

5 Was bedeutet diese Nachricht überhaupt?
Lektion 1 Was bedeutet diese Nachricht überhaupt?

6 Was bedeutet diese Nachricht überhaupt?
Kommt Ihnen diese Meldung bekannt vor? Fühlen Sie sich schlecht, wenn Sie in diesem Dialogfeld auf Nein klicken, weil Sie nicht wirklich sicher sind, was bei der AutoArchivierung passiert? Keine Bange. Genau das erfahren Sie in diesem Kurs. Und wenn Sie erst einmal die Details kennen, dann klicken möglicherweise ganz bewusst auf Ja (oder es ist zumindest für Sie in Ordnung, wenn Sie auf Nein klicken). Hinweis: Wenn Sie dieses Dialogfeld noch nie gesehen haben, gibt es dafür sicherlich einen Grund. Manche Unternehmensinstallationen von Outlook bieten keine Unterstützung für die AutoArchivierung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt “Firmenaufbewahrungsrichtlinien” des Artikels “Sichern, Wiederherstellen oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung" in der Microsoft Office Online-Hilfe. Die Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird, enthält einen Verweis auf den Artikel. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

7 Grundlagen der Archivierung
Wie funktioniert das Archivieren? Bei diesem Vorgang werden Nachrichten automatisch aus dem Postfach in einen Ordner namens Archivordner verschoben. Die Abbildung verdeutlicht diesen Vorgang: Die im Postfach vorhandenen Unterordner werden automatisch im Ordner Archivordner erstellt. Zum Starten des Vorgangs klicken Sie auf Ja. Die Nachrichten werden aus dem Postfach… …in den Ordner Archivordner verschoben. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

8 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Schritt 1: Sicherstellen, dass sie aktiviert ist, und Festlegen, wie oft sie ausgeführt werden soll Die AutoArchivierung ist standardmäßig aktiviert. Dass sie funktioniert, erkennen Sie daran, dass regelmäßig die Meldung “Möchten Sie jetzt eine AutoArchivierung alter Elemente ausführen” angezeigt wird, die bereits zu Beginn des Kurses vorgestellt wurde. Wenn die Meldung nicht angezeigt wird, können Sie im Dialogfeld AutoArchivierung herausfinden, ob die AutoArchivierung aktiviert ist. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

9 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Schritt 1: Sicherstellen, dass sie aktiviert ist, und Festlegen, wie oft sie ausgeführt werden soll In der Abbildung sehen Sie die Details. Wenn das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle aktiviert ist, ist die AutoArchivierung aktiviert. (Und wenn keine AutoArchivierung ausgeführt werden soll, können Sie sie durch Deaktivieren des Kontrollkästchens einfach deaktivieren.) Die Anzahl von Tagen gibt an, in welchen Abständen die AutoArchivierung ausgeführt wird. Sie möchten wissen, wie Sie zu diesem Dialogfeld gelangen? Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, klicken Sie auf die Registerkarte Weitere, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche AutoArchivierung. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

10 Schritt 2: Festlegen, was “alt” bedeutet
Bei der AutoArchivierung werden die Nachrichten verschoben, nachdem die Meldung angezeigt wurde, wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert haben. Ein paar Dinge können jedoch auch Sie noch steuern. Die AutoArchivierung weist viele Standardeinstellungen auf. Und diese können Sie ändern. Das bedeutet, dass Sie festlegen, was “alt” bedeutet. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

11 Schritt 2: Festlegen, was “alt” bedeutet
Für manche Menschen sind E- Mails schon nach zwei Wochen als. Für andere hingegen sind sie das erst nach zwei Monaten. Sie legen die Einstellungen für den Zeitpunkt der Archivierung von Nachrichten im Dialogfeld AutoArchivierung fest. Dazu stehen Ihnen die in der Abbildung gezeigten Optionen zur Verfügung. Bei jeder AutoArchivierung werden alle Elemente, die das Kriterium “alt” erfüllen, in den Ordner Archivordner verschoben. Im Beispiel in der Abbildung werden alle Elemente, die älter als sechs Monate sind, in Archivordner verschoben. Sie können Einstellungen hinsichtlich der Fälligkeit von Nachrichten pro Ordner festlegen. Dieses Thema wird später behandelt. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

12 Bei der Archivierung werden Nachrichten nach Alter verschoben
Wie bereits erwähnt, werden bei der Archivierung Nachrichten automatisch nach ihrem Alter verschoben. Das bedeutet, dass Nachrichten in einen Archivordner verschoben werden, wenn sie "fällig" sind. Diese Fälligkeit legen Sie mithilfe der entsprechenden Einstellung im Dialogfeld AutoArchivierung fest. Die Fälligkeit ergibt sich aus dem Zeitraum, in dem eine Nachricht von Ihnen nicht verwendet wird. In anderen Worten: dem Datum der letzten Bearbeitung der Nachricht. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

13 Bei der Archivierung werden Nachrichten nach Alter verschoben
Das Bearbeitungsdatum (und auch die Bearbeitungsuhrzeit) einer Nachricht kann durch zahlreiche Aktionen geändert werden. Und dies hat Auswirkungen auf den Zeitpunkt der Archivierung der Nachricht. Wenn eine Nachricht nicht archiviert wurde und Sie der Meinung sind, sie sollte archiviert sein, dann liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie das Bearbeitungsdatum geändert haben, indem Sie die Nachricht weitergeleitet oder beantwortet oder eine der anderen Aktionen ausgeführt haben. Weiterleiten Antworten Allen antworten Bearbeiten und Speichern Verschieben Kopieren Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

14 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Übungsvorschläge Öffnen Sie das Dialogfeld AutoArchivierung. Überprüfen Sie die Einstellungen für die AutoArchivierung. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

15 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 1, Frage 1 Ausgehend von welcher dieser Eigenschaften bestimmt Outlook, ob eine Nachricht archiviert wird? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Erstellungsdatum Datum der letzten Änderung Datum, an dem die Nachricht empfangen wurde Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

16 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 1, Frage 1: Antwort Datum der letzten Änderung Das Alter einer Nachricht wird anhand des Datums der letzten Änderung bestimmt. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

17 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 1, Frage 2 Wenn Sie in Ihrem Postfach einen neuen Unterordner erstellen, wird dieser Unterordner automatisch unter Archivordner erstellt, sobald der Unterordner im Postfach Nachrichten enthält, die das zum Archivieren erforderliche Alter erreicht haben. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

18 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 1, Frage 2: Antwort Richtig Sobald im Unterordner im Postfach Nachrichten enthalten sind, die das zum Archivieren erforderliche Alter erreicht haben, erstellt Outlook den Unterordner im Ordner Archivordner und verschiebt die alten Nachrichten in diesen. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

19 Geschmack finden am Archivieren
Lektion 2 Geschmack finden am Archivieren

20 Geschmack finden am Archivieren
Die Archivierung kann einfach angepasst werden. Sie müssen nicht nur zu den ausgewählten Zeitintervallen archivieren, sondern können eine Archivierung in ausgewählten Zeitintervallen ausführen. Und Sie müssen auch nicht alle Elemente archivieren. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

21 Festlegen von Ausnahmen
Wenn Sie die Archivierung anpassen möchten, dann ist es ganz einfach, in Outlook die Kontrolle zu übernehmen. Sie können verschiedene Ordner in unterschiedlichen Zeitintervallen oder auch gar nicht archivieren. Sie können pro Ordner Archivierungsregeln festlegen. Sie können auch vollständige Ordner von diesem Vorgang ausschließen. Sie haben die Wahl. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

22 Festlegen von Ausnahmen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, klicken Sie auf Eigenschaften, und legen Sie die benutzerdefinierten Einstellungen fest, wie in der Abbildung gezeigt. Nachdem Sie die Einstellungen ausgewählt haben, läuft die AutoArchivierung ohne weiteres Zutun Ihrerseits ab. Darum ist die AutoArchivierung so einfach. Trotzdem sollten Sie sie von Zeit zu Zeit anpassen. Wenn Sie Ordner hinzufügen, sollten Sie auch die Einstellungen für die AutoArchivierung anpassen. Hier ein Szenario: Sie arbeiten an einem bestimmten Projekt. Die Nachrichten für dieses Projekt werden in einem Ordner namens Contoso gespeichert. Sie wählen Einstellungen aus, sodass zum Zeitpunkt der Archivierung die Nachrichten im Ordner Contoso archiviert werden, wenn sie zwei Monate alt sind (in der Standardeinstellung erfolgt dies, wenn sie sechs Monate alt sind). Vielleicht haben Sie ja auch einen Ordner namens Familie für Ihre private Korrespondenz, in dem die Nachrichten archiviert werden, wenn sie ein Jahr alt sind. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

23 Archivieren zu einem beliebigen Zeitpunkt
Angenommen, Ihr Posteingang wird unübersichtlich oder zu voll und die nächste Archivierung erfolgt planmäßig in einer Woche. Was können Sie tun? Sie können die Archivierung sofort ausführen, indem Sie im Menü Datei auf die Option Archivieren klicken. Und schon werden alle Nachrichten, die die für sie festgelegte Fälligkeit erreicht haben, sofort archiviert. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

24 Archivieren von Kalendereinträgen und anderen Outlook-Elementen
Die AutoArchivierung funktioniert nicht nur bei s, sondern auch bei Kalendereinträgen und Aufgaben. Und so, wie Sie die Archivierungseinstellungen für s anpassen können, können Sie auch die Einstellungen für den Ordner Kalender oder den Ordner Aufgaben anpassen. Wenn es jedoch um Ihre Kontakte geht, gelten die Regeln für die Archivierung nicht. Outlook-Kontakte erleichtern Ihnen das Verwalten von Partnern, Bekannten und Freunden, und Kontakte werden nicht archiviert. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

25 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Übungsvorschläge Rufen Sie das Dialogfeld auf, in dem Sie die Einstellungen für einen Ordner anpassen können. Rufen Sie das Dialogfeld auf, in dem Sie die Archivierung manuell ausführen können. Rufen Sie das Dialogfeld auf, in dem die Archivierungseinstellungen für den Kalender angezeigt werden. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

26 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 2, Frage 1 Verschiedene Ordner im Postfach können unterschiedliche Einstellungen für die AutoArchivierung aufweisen. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

27 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 2, Frage 1: Antwort Richtig Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

28 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 2, Frage 2 Welcher Elementtyp wird nicht archiviert? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Kontakte Aufgaben -Nachrichten Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

29 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 2, Frage 2: Antwort Kontakte Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

30 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 2, Frage 3 Wenn Sie archivieren möchten, müssen Sie warten, bis die Meldung “Möchten Sie jetzt eine AutoArchivierung alter Elemente ausführen” angezeigt wird. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

31 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Test 2, Frage 3: Antwort Falsch Es gibt andere Möglichkeiten, den Archivierungsvorgang zu starten, z. B. mithilfe des Befehls Archivieren im Menü Datei. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

32 Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten
Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

33 Hilfe zur Vorlage Diese Microsoft Office PowerPoint®-Vorlage enthält Kursmaterial zum Archivieren von -Nachrichten und anderen Elementen in Outlook Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs “Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten”. Merkmale dieser Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Adobe Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Adobe Flash Player-Version von der Adobe-Website herunter. Warnung zum Speichern der Flash-Animationen: Die Flash-Animationen werden in PowerPoint 2000 und höher wiedergegeben. Wenn Sie die Vorlage jedoch in PowerPoint 2007 speichern möchten, dann speichern Sie sie in dem früheren PowerPoint-Dateiformat: PowerPoint Präsentation (*.ppt) oder PowerPoint Vorlage (*.pot). (Die Dateitypen werden im Dialogfeld Speichern unter neben Dateityp angezeigt.) Wenn Sie die Vorlage in einem PowerPoint 2007-Dateiformat wie PowerPoint-Präsentation (*.pptx) oder PowerPoint-Vorlage (*.potx) speichern, bleiben die Animationen in der gespeicherten Datei nicht erhalten. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für die einzelnen Lektion und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Hinweis: Auf dem Computer muss Outlook 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenfeld oder durch Anzeigen der gesamten Notizenseite (Menü oder Registerkarte Ansicht).