Haushaltsverrechnung des Bundes mit SAP R/3

Projektstatus 1998 Projektvorbereitung 1999 Operationaler Prototyp, CCC im BRZ 2000 Pilot- und Probebetrieb BMSG 2001 Produktivstart BMSG, BMLFUW 2002 Produktivstart BKA und BMöLS, BMJ und BMI (in Vorbereitung) 2003 Rollout-Fortsetzung in allen Ressorts 2004 Rollout-Abschluss

Reorganisationsziele Gesamter Budgetkreislauf in einem System Redesign der Ablauf- und Aufbauorganisation Schaffung der technisch-funktion. Basis für NPM Integration der 1. und 2. Ebene der Haushalts-organisation: oberste Organe, Ministerien, BKA nachgeordnete Mittelbehörden Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (Parlament, BMF, Rechnungshof, Ministerien,...)

Budgetkreislauf mit SAP R/3 Analyse/Forecasting laufendes Jahr Vorschau auf künftige Jahre monatliches/jährliches Berichtswesen Budget Vorbereitung Erstellung Vollzug Liquiditäts- management Rechnungs- legung Controlling PS Projektsystem ISPS Haushaltsmanagement MM - Beschaffung SD - Vertrieb CO - Kosten-rechnung andere Module .... BW Reporting FI Financials = obligatorische Nutzung = fakultative Nutzung

Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation Eigene Organisationsentwicklung im Projekt Standardisierung/Normierung von Geschäftsprozessen Identifizierung geeigneter Prozesse: durch mengen- und wertmässige Relevanz bundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzen nicht alle Prozesse sind geeignet Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)

Transformation der Referenzprozesse Vorgaben durch Referenzprozesse Abgleich der Abweichung Analyse Umsetzung Coaching Knowledge- Transfer im Ressort Ressort- Prozess- Portfolio Vorgaben durch Referenzprozesse Vorgaben durch Referenzprozesse

Deckung des Informationsbedarfes Tagfertig: 93-95% Monatlich (zeitversetzt): 100% tägliche/periodische Integration der Daten aus IT-Applikationen: Verdichtung auf Bundes-Ebene tägliche/periodische Integration der Daten aus IT-Applikationen: 3. Ebene d. HH-Org. Kassen/KBF Verdichtung auf Ressort-Ebene Gehalts- und Pensionsgebarung Abgaben/ Steuern Familien / Kindergeld Haushalts- und Rechnungs- wesen auf Dienststellen-Ebene (first und second level) Zoll Arbeitslosen-versicherung Finanzschulden Business Information Warehouse Mietzinsberechnung Unterhaltsvorschüsse ... ... Non-SAP-Systeme Non-SAP-Systeme SAP R/3

Moduleinsatz im Projekt (1) Eingeschränkter Moduleinsatz Geplanter Moduleinsatz: Haushaltsmanagement (IS-PS inkl. Budgeterstellung mit allen Ebenen, top-down, bottom-up) Finanzbuchführung (FI-Financials) Kostenrechnung (CO) Beschaffungswesen (MM - Material Management) Verkaufs/Vertriebswesen (SD - Sales and Distribution) Projektsystem (PS) Business Information Warehouse (BW)

Moduleinsatz im Projekt (2) Ausweitung des SAP R/3-Einsatzes in späterer Phase volle Funktionalitäts-Nutzung (Stichwort "Ausreizung“) restlicher Modul-Einsatz: Anlagenbuchführung (FI/AA - Asset Accounting) Instandhaltungsmanagement (PM - Plant-Maintenance) ... auch bei Dienststellen der 3. Ebene der Haushaltsorganisation (Kassen)

Grundsatzstrukturen (1) Mehrebenenkonzept mehrere SAP-Mandanten zentrales Referenzsystem für Vorgabewerte REFERENZSYSTEM BUNDESEBENE - Budgetstruktur (FiPo) - Finanzstellenstruktur - Sachkontenrahmen - Bundesdebitoren-/ Kreditorenstamm - Deckungsringe - ... REPUPLIK ÖSTERREICH KONSOLIDIERUNGSEBENE Bereich: Justiz Bereich: Unterricht OPERATIVE EBENE Zentralstelle OLG Wien ..... Zentralstelle Landesschulr. FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR

Grundsatzstrukturen (2) SAP- Organisationselemente ein Mandant je Ressort (Gruppe) ein Finanzkreis, ein Kostenrechnungskreis und ein Buchungskreis je anweisendes Organ Einbindung externer Systeme Standardisierte Schnittstellen Vermeidung von Medienbrüchen

Haushaltsmanagement (IS-PS) Budgeterstellung/-änderungen Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen Ebenen Bottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, Vorgabewerte Budgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar. auch Budgetprovisorium Budgetvollzug Unterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen (auch der anderen Module) Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle Budgetstatus/forecast

Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes (Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht Mittelbindung einzelne finanzielle Verpflichtung Bestellung ohne MM Darlehens- / Förderungszusagen Mittelvorbindung verwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte Mittelreservierung aus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug) Wareneingang/Leistungs-erbringung (MM-Bezug) Obligo aus Bestellung (MM-Bezug) Bestellanforderung (MM-Bezug) Budgetplanung Genehmigtes Originalbudget Aktuelles Budget Zuweisung, Erhöhung, Verminderung, Umschichtung Verfügbares (Rest-) Budget Aktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO Rechnungseingang mit Bezug zu Mittelreser-vierung, -vorbindung, -bindung Zahlungsanordnung Zahlungsauftragserteilung Zahlung BUDGETSTEUERUNG INFORMATION Je Einzel- /Aggre- gationselement

Finanzbuchführung (FI) Allgemein analog der kaufmännischen Buchführung automatisierter Zahlungsverkehr einheitlicher Debitoren/Kreditoren-Stamm (Referenzsystem) Geschäftsprozesse Simultanprozesse aus dem Haushaltsmanagement auch reine kaufmännische Buchungsvorgänge (Abschreibungen, Vermögensabgang...) Offene Posten- Verwaltung je Debitor/Kreditor und Geschäftsvorgang Forderungsüberwachung/Mahnwesen Nachweis und Abstimmung des Geldvermögens

Beschaffungswesen (MM) Klassische Vorfeldintegration (ausgabenseitig) Beschaffung mit Nutzung Haushaltsmanagement und Materialwirtschaft Unterstützung des Beschaffungsvorgangs (Ratiopotential) Simultane Auswirkungen im Haushaltsmanagement zur weiteren Dokumentation des Standes (Phase) des Budgetvollzuges Bestellanforderung  Bestellung als Obligo  Wareneingang/Leistungserbringung  Rechnungseingang  Zahlung als Abschluß EINSATZKONZEPT NACH KOMPLEXITÄTSKLASSEN

EINSATZKONZEPT NACH KOMPLEXITÄTSKLASSEN Cost Controlling (CO) Kostenrechnung (Betriebsabrechnung) zur Abdeckung der Bedürfnisse des Verwaltungs-/ Leistungs-Controlling Ablöse der derzeit installierten Kostenrechnungssysteme Beibehaltung der bisherigen Ordnungsmerkmale, Hierarchien und Schlüssel (zumindest zu Beginn) "Dummy"-Kostenrechnung generell als Vorbereitung für spätere Einführung (Bundeskosten- und Leistungsrechnung in Planung) EINSATZKONZEPT NACH KOMPLEXITÄTSKLASSEN

Support für Liquiditäts-Management Projektabgrenzung Debt-Management ist derzeit nicht Projektinhalt  Einbeziehung erfolgt später Unterstützung des Cash-Managements untrennbare Verbindung zwischen Budgetmanagement, Zahlungsverkehr und Bank-Kontoführung Zahlungsverkehr über Bankkonten der Buchhaltungen automatisiert, automatischer Zahlungsvorschlag, automatische Skontofindung/ Zahlung Netto-Kassa

Liquiditätsbedarf (ausgabenseitig) Erwartete Ausgaben (1 Bill. ATS) - Datenbasis der Zeit und Höhe nach IT-Applikationen Gehälter Pensionen Transferleistungen ... Debt-Management Kapital Zinsen .. FI Rechnungsobligos Schuldenobligos ... SAP R/3 MM Bestellvorgänge Anzahlungsan-forderungen, ... ISPS Mittelreservierung Mittelbindung Zahlungsanordnung Zukunft ~ 15% ~ 50% ~ 15% Org. Maßnahmen Kontoguthaben, Termingelder, Erfahrungswerte, Schätzungen, zentrale Liquiditätsreserve, Überziehungsrahmen, kurzfr. Geldbeschaffung, ... ? % Ziel: < 20%

Nutzenpotential Echter Nutzen Qualitativer Nutzen Strategischer Nutzen Personal in Buchhaltungen/Vorfeldbereich Verbessertes Liquiditätsmanagement Vermeidung von Eigenentwicklung und Insellösungen Qualitativer Nutzen einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen Standardisierung der Verwaltungs-/Geschäftsprozesse Erhöhung der Gebarungsicherheit Verbesserung der Datenaktualität und -qualität Strategischer Nutzen Einführung von E-Procurement, vollelektr. Zahlungsverkehr ELAK.Connectivity

Eckdaten des Projekts (1) Projektorganisation Auftraggeber BMF Mitwirkung Rechnungshof, BMöLS gesetzlich beauftragter IT-Dienstleister BRZ GmbH Generalunternehmer (Siemens Business Services GmbH) Betroffene Bereiche Oberste Organe, Bundeskanzleramt und alle Ministerien nachgeordnete Mittelbehörden

Eckdaten des Projekts (2) Mengengerüst (derzeit) 19 Haushaltsleitende (strategische) Organe 135 anweisende (operative) Organe 900 SAP-Benutzer (5000 erwartet) 50 Mio. Buchungen (jährlich) 4 Mio. Konten 650 Mrd. Ausgabenseitiger Zahlungsverkehr (ATS) eingesetztes Projektpersonal (full-time-Basis) BMF: 8 Bedienstete BRZ-GmbH: 30 Beschäftigte (steigende Tendenz) Generalunternehmer: 24 Berater gesamt (fallende Tendenz)

§ 9-Prüfung - Probleme Schulung Verfahrensvorschriften Abfrageberechtigung (Info-User) Vollständigkeit Berichte (Filter) Berichtswesen allgemein Nachvollziehbarkeit Gebarungsfälle

Anforderungen des RH RH-User-Berechtigung Erstellung geeigneter Standard-Berichte Beschreibung Berichte und Geschäftsprozesse Gebarungsfalldokumentation Berichte für Rechnungsabschluss Regelungen für Mängelbehebungsverfahren