Modernisierung der Erhebungen im Bildungsbereich

Präsentation zum Thema: "Modernisierung der Erhebungen im Bildungsbereich"—  Präsentation transkript:

1 Modernisierung der Erhebungen im Bildungsbereich
Thomas Alabor, Bundesamt für Statistik

2 Inhalt Bildungsstatistik: Quo vadis?
MEBplus: Ziele, Organisation, Grobplanung Das modernisierte Erhebungssystem

3 Bildungsstatistik: Quo vadis?
Harmos, Sonderpädagogik Bologna, HFKG Bildungslaufbahnen Bildungskarrieren ISSB Individualdaten mit AHVN13 Elektronische Daten Selbständige Plausibilisierung Einheitliche Datenverarbeitung BFS Nutzung der Daten aus Schulverwaltungs- systemen Veränderung der Rahmenbedingungen Neue Informations- bedürfnisse Schliessung von Informations- lücken Register- strategie BFS Neue Möglichkeiten der IT-Nutzung / Unterstützung Modernisierung Bildungsstatistik Der Bildungsbereich ist ein – um nicht zu das „das“ – zentrale Element unserer Wissensgesellschaft. Die Bildungsstatistik hat den Auftrag, neutrale / objektive Daten für die Steuerung des Bildungsbereiches zur Verfügung zu stellen. Dabei muss regelmässig überprüft werden, ob die bestehende Statistik das System noch adäquat abbildet resp. welche zentralen Lücken in Zukunft geschlossen werden müssen. Ich nenne hier nur zwei konkrete Beispiele: 1.) Bolognareform: Die 1999 durch die Schweiz unterzeichnete Bolognadeklaration hat (nebst der besseren Vergleichbarkeit und Vereinheitlichung des Studiensystems und der Abschlüsse) zum Ziel, die räumliche und akademische Mobilität der Studierenden zu fördern. Studierende sollen also während ihres Studiums Leistung von verschiedenen Hochschulen beziehen können und die Hochschulen sollen sich als Excellenzcentren profilieren. Die bestehende Studierendenstatistik, welche erfasst, wo die Studenten eingeschrieben sind, kann diese räumliche und akademische Mobilität und die Herausbildung von Excellenzcentren nicht abbilden. 2.) Bildungsverläufe: Der Bildungsbericht 2006 hält als aktuell wichtigste Lücke in der Bildungsstatistik das fehlen von Individualdaten mit einem übergreifenden Personenidentifikator fest. Nur durchgehende Individualdaten mit einem über die Zeit und Bildungsstufen hinweg einheitlichen Personenidentifikator werden es mittelfristig ermöglichen, durchgehende Bildungsverläufe und Bildungskarrieren abzubilden sowie potentiell auch den Übergang in den Arbeitsmarkt. Die Quantifizierung und Herausarbeitung von typischen Bildungskarrieren ist zentral, um das Bildungssystem effektiv verbessern zu können. Schliesslich geht das BFS seit mehreren Jahren konsequent den Weg, das Statistiksystem effizienter zu gestalten. Zentrales Element dabei ist die sogenannte Registerstrategie, welche zum Ziel hat, wo immer möglich Daten aus den Administrativsystemen der Datenlieferanten zu nutzen. Diese sollen elektronisch geliefert und beim BFS automatisiert plausbilisiert und validiert werden. So soll es den Datenlieferanten möglich sein, die Daten selbständig ans BFS zu liefern und eine allfällige Datenbereinigung, selbständig durchführen zu können. Erfüllen die Daten die Qualitätskriterien des BFS, soll dem Datenlieferanten eine entsprechende Mitteilung zugestellt werden – und damit ist für den Datenlieferanten die Datenlieferung abgeschlossen. Idealerweise – ich möchte sagen „üblicherweise“ – gibt es danach keine Rückfragen mehr beim Datenlieferanten während der anschliessenden Datenaufbereitung durch das BFS. Im Laufe der Präsentation folgende Punkte wieder aufnehmen: Erhebungsapplikation mit selbständiger Lieferung, Validierung, Workflow-Verwaltung PLUS Monitoring für Kantone Datenerhebung inkl. Datenaufbereitung und Analyse konzipiert.

4 MEBplus Übergreifend Einführung der AHVN13
Standardisierung des Erhebungsprozesses mit Selbstplausibilisierung der Daten Modernisierung und Standardisierung der Prozesse und der Infrastruktur MEB (Nicht-Hochschulbereich) Harmonisierung: Erhebungsgegenstände, Stichtage, Nomenklaturen Vollständige Erhebung von Individualdaten, basierend auf Administrativdaten SHIS-Revision (Hochschulbereich) Etappe 1: Anpassungen der Studierendenstatistik ans Bolognasystem, Anpassungen der Personalstatistik Etappe 2: Vorbereitung auf und Anpassungen an das HFKG HFKG = Hochschulförderungs- und Koordinationsgesetz

5 Planung MEB In Umsetzung Projektabschluss Ende 2011
Anpassungen Sonderpädagogik voraussichtlich 2012 SHIS-R Aufteilung auf zwei Etappen Etappe 1: Studierendenstatistik sowie Anpassungen Personalstatistik In Detailkonzeptphase Umsetzung bis November 2012 Etappe 2: Personalstatistik, Finanzstatistik und Kostenrechnung Ab 2012, in Abhängigkeit des HFKG

6 Erhebungsprozess MEB (alt)
Manuelle Erfassung der Daten auf Papierfragebogen Semi-manuelle Kontrollen Pseudo- Individualisierung ohne Personen- identifikationsnummer Postversand Scanning Rückfragen Ich möchte Ihnen in den folgenden Slides die Modernisierung der Erhebungen im Nicht-Hochschulbereich sowie das modernisierte MEB-System etwas genauer vorstellen. Im Zentrum steht dabei der Produktionsprozess. Vor der Modernisierung wurden: die Daten manuell und in aggregierter Form auf Papierfragebogen erfasst (meistens direkt durch die Lehrer), anschliessend beim Kanton gesammelt, in einen Umschlag gesteckt und dem BFS resp. dem BIT zum Scanning geschickt. Nachdem die Daten gescannt wurden, wurden sie durch das BFS plausibilisiert, dabei kamen oftmals semi-manuelle Kontrollen zu Einsatz. Im Falle von unplausiblen Daten, von Fehlern und Korrekturen, wurde bei den Kantonen – zumeist telefonisch - rückgefragt. Waren die Daten plausibel, konnten diese für die Analyse Pseudo-Individualisiert werden. Allerdings erlaubte diese Pseudoindividualisierung – da keine stabile, eindeutige Personenidentifikationsnummer vorhanden war - keine Verknüpfung der Daten über die Zeit und auch nicht mit Daten aus anderen Erhebungen. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass der Prozess vor der Modernisierung aufwändig und - aufgrund von Medienbrüchen - fehleranfällig war. Der Prozess war in viele kleine, verteilte und durch unterschiedliche Stellen aufgeführte Prozessschritte aufgeteilt, was eine lange Prozessdauer zur Folge hatte. Besonders schwierig erscheint im Rückblick, dass eine grosse Zeitverzögerung bestand zwischen der Datenlieferung durch den Datenlieferanten (die Schule) und der Datenplausibilisierung durch das BFS. In diesem System erfolgten die Rückfragen zu einem Zeitpunkt, an welchem für den Datenlieferanten die Datenlieferung bereits abgeschlossen war. Kommt hinzu, dass in diesem System die für die Steuerung der Datenerhebung relevanten Daten zentral nicht zur Verfügung standen. Alle diese Elemente haben dazu geführt, dass es schwierig war, eine einheitliche, verbindliche Planung aufzustellen und „Zug“ ins System zu bringen. aufwändig; lange Prozessdauer mit Abhängigkeiten und Rückfragen; Medienbrüche Pseudo-Individualisierung ohne PIN

7 Erhebungsprozess MEB (neu)
Selbständige Plausibilisierung der Daten mit Plausibilisierungs- bericht Individualdaten mit AHVN13 Pflege der Daten in Schul-Admin- Systemen Schul- system Datenexport Sicherer Datentransfer Weiterverarbeitung BFS ohne Rückfragen Im modernisierten System werden die für die Statistiklieferung relevanten Daten in den Schulverwaltungssystemen gepflegt und können von dort exportiert werden. Die Daten können via sicherem Datentransfer in die neue Erhebungsapplikation hochgeladen werden, werden dort automatisch plausibilisiert und ein Plausibericht wird generiert. Der Datenlieferant kann auf Basis des Plausberichtes seine Daten im Lieferungsprozess korrigieren, sei es durch Korrekturen in seinem System und einer erneuten Lieferung, sei es durch die Korrektur der Daten direkt in der Erhebungsapplikation. Nachdem die Daten plausibel sind, führt der Datenlieferant eine Vorvalidierung seiner Daten durch und gibt sie somit für die Weiterverarbeitung durch die nächste Instanz (normalerweise der Kanton) frei. Der Kanton prüft die vorvalidierten Daten (Prüfungen auf Gesamtkantonsstufe) und gibt sie zur Weiterverarbeitung ans BFS frei (Validierung). Das BFS prüft die validierten Daten auf Ebene Schweiz und gibt die Daten nach bestandener Prüfung für die Analyse und Basispublikation frei. Der Prozess ist gebündelt, die Rollen auch im Ablauf sequenziell definiert, was bedeutet, dass es eigentlich nicht dazu kommen sollte, dass erst die dritte Instanz (das BFS) nach Wochen oder Monaten Probleme bei der Datenlieferung der ersten Instanz (der Schule) entdeckt. In der Erhebungsapplikation steht den Datenlieferanten zudem direkt und kontextual verknüpft Support zur Verfügung. Schliesslich ermöglicht die Erhebungsapplikation auch ein Monitoring der Datenlieferungen. Zurzeit zwar erst in einer rudimentären Form implementiert, ermöglichen diese Monitoringreports eine erste Einschätzung des Standes der Arbeiten und der Datenlieferung. Damit ist die Basis gelegt, frühzeitig Massnahmen zur Einhaltung des Zeitplanes und der Qualität zu ergreifen, sei es der Kanton gegenüber seinen Datenlieferanten, sei es das BFS zusammen mit den Kantonen. Die Einführung eines solchen Systems braucht Zeit, bis es „reibungslos“ funktioniert. Verschiedene Punkte Nutzung von Administrativdaten / Datenlieferung ohne Medienbrüche selbständige Plausibilisierung / Workflow-Unterstützung Individualdaten mit AHVN13

8 Funktionsweise des neuen Systems
Gesamt-system Definiertes Gesamtsystem über alle Ebenen, einheitlich und integrierend für alle Erhebungen Management-prozesse Definierte Qualitätssicherungs-Prozesse Definition von Zielen über die Zeit Definierter Planungsprozess Monitoring über den Produktionszyklus Geschäfts-prozesse Verschlankte, sichere, verbindliche Prozesse mit Selbstplausibilisierung durch die Datenlieferanten Support-prozesse „Hilfe zur Selbsthilfe“ Informationen und Support steht kontextual und zeitlich unabhängig zur Verfügung

9 Was zu tun bleibt… Finalisierung und Optimierung der Prozesse
Stabilisierung der Organisation Verbesserung der Tools Optimierung des Plausibilisierungssystems Abstimmung zwischen den Systemen BFS-interne Produktionsinfrastruktur Einführung der AHVN13 Finalisierung und Operationalisierung der restlichen Prozesse: Optimierung der Prozesse: Insbesondere die Initialisierungsphase (also die Vorbereitung der Erhebungen, bsp. die Überarbeitung der kantonalen Nomenklaturen) muss schlanker und einfacher werden. Stabilisierung der Organisation: Verbesserung der Rollenklärung und Optimierung der Schnittstellen; Ziel ist der Aufbau eine BFS-internen Steuerungscockpits. Verbesserung der Tools: beispielsweise die Usability der Erhebungsapplikation – eine erste kleine Usabilitystudie hat die Nutzerprofile und unseren Blick für die konkreten Bedürfnisse der User geschärft (von der Schule, welche als Basic-User möglichst einfach liefern und plausibilisieren will bis zum Kanton als Poweruser, welcher die Daten filtern und im Detail prüfen will). Erste kleine Verbesserungen wurden bereits implementiert [welche???]. Ausserdem ist das Supportset so zu konfigurieren, dass es zielgerichteter abgerufen werden kann. Auch bei den Monitoringreports, welche im Moment aus meiner Sicht erst rudimentär vorhanden sind, gibt es Steigerungspotential Tuning der Plausibilisierungsregeln: Herz des Systems ist die selbständige, frühzeitige Plausibilisierung der Daten durch die Datenlieferanten. Um das Ziel zu erreichen „durch den Kanton validierte Daten = durch BFS publizierte Daten“ müssen die Regeln verfeinert werden, im Prozess weiter nach vorne verschoben werden und mit historischen Daten verbunden werden. Zusätzlich sollte es in Zukunft möglich sein, im Vorjahr bestätigte, „korrekte“ Regelverletzungen im Folgejahr nicht noch einmal bestätigen zu müssen. Abstimmung zwischen den kant. Systemen und dem BFS-System: Verschiedene Kantone haben ein eigenes Erhebungs- und Datenaufbereitungssystem, welches dem BFS-System vorgelagert ist – zurzeit sind diese unterschiedlichen Systeme nicht optimal aufeinander abgestimmt. Das beginnt beispielsweise bei den Plausibilisierungsregeln, welche nicht gemeinsam und nicht einheitlich definiert sind. Schliesslich ist die BFS-interne Produktionsinfrastruktur für die Datenaufbereitung noch zu erstellen resp. zu konfigurieren. Und ausserdem ist nächstes Jahr die AHVN13 für die SchülerInnen und Schüler einzuführen. Ziel: Lieferung von plausibilisierten Daten = keine Rückfragen des BFS Ziel: Durch Kanton plausibilisierte Zahlen = publizierte Zahlen

10 Erfahrungen bisher… Harmonisierung von Nomenklaturen: aufwändig und schmerzhaft Modernisierung der Produktionsprozesse führt vorübergehend zu Instabilität und Unsicherheit Zeitplan und föderales System Harmonisierung von Nomenklaturen: Insbesondere beim Erstabgleich der Schullisten waren alle beteiligten Stellen über den Aufwand überrascht. Zudem führt die Zusammenführung von Erhebungen über die Nutzung von gemeinsamen Nomenklaturen zu schmerzhaften Systemanpassungen, von deren Umfang und Tiefe ein Teil der Kantone (und damit auch das BFS) überrascht wurde. Die Nutzung derselben Schulliste, basierend auf den im BUR erfassten Arbeitsstätten sowohl für die Schüler wie auch für das Schulpersonal ist zum Teil nicht möglich. Hier werden Grenzen der Eins-zu-Eins-Nutzung von Administrativdaten für die Statistik konkret und sichtbar. Modernisierung der Produktionsprozesse: Die Modernisierung der Produktionsprozesse soll zu einer Verschlankung der Datenerhebung und Datenaufbereitung führen. Dieses Ziel, zusammen mit Änderungen der Aufgaben und Rollen und der Diskussion über die optimale zukünftige Organisation, führt zu Instabilität der Organisation und Unsicherheit bei den Mitarbeitenden. Wir haben intern diese Thematik zusammen mit dem Projekt und der Linie frühzeitig diskutiert. Die Gestaltung der Zukunft scheint risikobehaftet – Verantwortung dafür zu übernehmen und die Zukunft aktiv zu gestalten, der damit einhergehende Kulturwandel – diese Diskussionen waren nicht immer einfach. Das Risiko in solchen Situationen besteht, vor dieser dumpfen, bedrohlichen Wolke der ungewissen Zukunft in Erstarrung zu verfallen. Wir sind dieser Bedrohung begegnet, indem wir konsequent und mit Disziplin die offenen Punkte notiert, unsere Grundsätze definiert und anschliessend mit Varianten gearbeitet haben. Zeitplan und föderales System: Den zeitversetzten Projekten sowie den unterschiedlichen Ausgangslagen in den Kantonen und allenfalls nochmals auf einer nächsten Ebene muss Rechnung getragen werden. Zugleich bin ich der Überzeugung, dass es ehrgeizige Ziele mit einem sportlichen, realistischen, verbindlichen und stabilen Zeitplan braucht. Es braucht auch eine klare Vision des Grundgerüstes des Zielsystems, an welchem sich die föderale Realität reiben kann. Einer der schwierigsten Punkte bei der Umsetzung im föderalen System finde ich, das Gleichgewicht zwischen Druck und Eskalation auf der einen Seite und Kompromissfähigkeit auf der anderen Seite zu finden. Um der Zeitversetzung und den föderalen Strukturen unseres Landes Rechnung zu tragen haben wir versucht: Wo möglich zentrale Tools anzubieten, welche gewisse organisatorisch herausfordernden Aufgaben (wie beispielsweise die Einführung der AHVN13 bei den Schülern) unterstützen Dank Pilotprojekten haben wir unsere Konzepte rasch und einfach an konkrete Beispielen überprüfen können. Die in Piloten gemachten Erfahrungen haben wir für die Verbesserung der Konzepte sowie für die Ausarbeitung von möglichst konkreten Anleitungen genutzt. Klare Pakete schnüren, dieses umfassend betrachten und die Umsetzung etappieren. Danach stetig optimieren.

11 Fazit Hohe Investitionen - substantielle Aufwandreduktion möglich
Die Modernisierung bringt Sicherheit Hohe Investitionskosten, substantielle Aufwandreduktion: der neue Erhebungsprozess ist kompakter und besser gekapselt, die einzelnen Stellen können ihre Arbeiten unabhängig voneinander durchführen und abschliessen. Ganz zu schweigen davon, dass eine jährliche manuelle Erfassung der Daten durch das Abstützen auf Administrativdaten nicht mehr nötig ist. Um eine substantielle Aufwandreduktion zu erreichten braucht es aber die Stabilisierung und Optimierung des neuen Erhebungssystems, was Zeit braucht. Entsprechend sollten grundlegende Modernisierungen nur in relativ grossen Zeitabständen durchgeführt werden – die Herausforderung ist, den richtigen Zeitpunkt dafür zu finden. Die Modernisierung der Erhebungen bringt Sicherheit: Einerseits bei der eigentlichen Datenlieferung und Datenverarbeitung: sicherer Datenkanal, weniger, unterschiedliche Stellen, Pseudonymisierung der AHVN13 Andererseits: Sicherheit und Verlässlichkeit durch Transparenz, Planung und Monitoring. Ziel war es, ein neues Gesamtsystem zu bauen: Aus meiner Sicht ist es dabei gelungen, nebst den notwendigen inhaltlichen Verbesserungen, welche in der heutigen Präsentation nur angetönt wurden, insbesondere ein System aufzubauen, welches eine Steuerung – und damit auch eine laufende Optimierung – ermöglicht. Meine sehr verehrten Damen und Herren, die modernisierte System der Erhebungen im Nicht-Hochschulbereich ist in einer ersten Version erstellt. In den nächsten Jahre gilt es, dieses System zu optimieren – wie Sie gesehen haben, sind die entsprechenden Punkte identifiziert und zahlreich. Packen wirs an! Damit bin ich mit meinen Ausführungen am Schluss. Ich bedanke mit herzlich für Ihre Aufmerksamkeit und stehe für Fragen gerne zur Verfügung. Nutzung von in Verwaltungssystemen bereits geführten Daten Unterstützung durch Supporttools (bsp. Video-Tutorials) Monitoring der Lieferungen Individualdaten mit AHVN13 für Verknüpfungen Kürzerer Prozess mit Support- und Monitoringtools Weniger Aufwand Kostengünstiger Mehrwert für Analysen

12 Fragen ?