Reklamationen: Betreff Anrede Worum geht es? Was ist der Grund? Was will ich? Was soll passieren? Grußformel
Sehr geehrte Damen und Herren, Permacor AG Postfach 10.02.10 50231 Köln 20.07.10 Unser Auftrag Nr. 02231-S/10 vom 03.07.10 Sehr geehrte Damen und Herren, der o.g. Auftrag ist leider immer noch nicht eingetroffen. Auch die telefonisch zugesagte Lieferung bis zum 18.07 ist nicht erfolgt, sodass die Einhaltung unserer eigenen Lieferverpflichtungen in Frage gestellt ist. Wir bitten dringend um Nachricht über den Verbleib der Sendung. Um ihnen entgegenzukommen, gewähren wir Ihnen eine Nachfrist von zehn Tagen. Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass uns die bestellten Druckprüfer spätestens bis zum 31.07 zur Verfügung stehen müssen, damit Folgeschäden vermieden werden, für die wir Sie zu unserem Bedauern haftbar machen müssten. Mit freundlichen Grüßen Allweier AG, Einkauf Martin
Strategien: Nur auf sachliche Vorwürfe eingehen; Verständnis für die Situation des Kunden zeigen; Betonen, dass es sich um den Einzelfall handelt; Am Briefanfang die Punkte beschreiben, in denen man mit dem Kunden übereinstimmt; Belehrungen wie “Sie sollten wissen, dass…” vermeiden; Was ist wichtiger: recht zu haben oder den Kunden zu behalten?
Redemittel Reklamation oder Antwort?