Der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz Die perfekte Symbiose der neuen Microsoft Technologien mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur Michael Schäffer mschaff@microsoft.com Business Productivity Advisor /public sector Microsoft Deutschland GmbH

Strategische Positionierung des MVA Zeitgemäße Integration von Bürokommunikation mit Behördlichen Fachverfahren und Querschnittsverfahren (z.B. Haushalt, Personal, Projektsteuerung) Noch stärkere Automatisierung von Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung durch Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenverwaltung Bereitstellen von Dokumentenmanagementfunktionen in Mitarbeiterportalen Erleichterung der Zusammenarbeit in Teams (auch über die Grenzen von Organisationseinheiten hinaus) Einbinden elektronischer Formulare in Workflows eGovernment - extern/intern harmonisieren

Der moderne Verwaltungsarbeitsplatz Basiert auf Microsoft Office System (Produktversion 2003 oder 2007) Office Kernanwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, InfoPath…) Office Server (Microsoft Office SharePoint Server, Forms-Server…) Integriert Ihre Backendsysteme, z.B. Behördliche Fachanwendungen HKR-Systeme; SAP; Archivsysteme Ist konsequent auf XML-Technologie für Datenbrücken ausgerichtet (XML-Dateiformat ab Office 2007!) Beispiel Anbindung von Juris oder LexisNexis per "smarttags" in die Textverarbeitung Microsoft Word Beispiel BizTalk-Steuerung im eGovernment-Starter-Kit (EGSK) Bietet den Mitarbeitern ein Arbeitsportal mit DMS-Funktionen Beispiel Aufgabencockpit AOK; eAkte in Ministerien Beispiel KomDVS (Kommunales Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem) Erleichtert die Gestaltung von Berichtswesen, Management-Cockpits, Statistiken, Haushaltsplanung und Teamsteuerung Weniger qualifiziertes Personal

XML Architektur MVWA Spezielle DB/Anwendungen Formularserver Der Zugriff auf den Modernen Verwaltungsarbeitsplatz erfolgt entweder über ein Portal oder über das Information Bridge Framework direkt aus Office Professional heraus. Wenn nur auf einige, wenige Systeme zugegriffen werden soll, dann macht es unter Umständen Sinn, diese System (in unserem Beispiel ein DOMEA System, ein System für Rechnungswesen oder Wissensmanagement) direkt über Webservices an Office oder das Portal zu koppeln. Sollen aber mehrere System in den modernen Verwaltungsarbeitsplatz integriert werden, empfiehlt sich die Integration über den BizTalk Server. Dieser integriert nicht nur die verschiedenen System in den modernen Verwaltungsarbeitsplatz. Er übernimmt zusätzlich die Funktion der Steuerung des Gesamtprozesses und integriert die Systeme untereinander. DMS&VorgangsbearbeItung eAkte Spezielle DB/Anwendungen Poststelle Virtuelle Formularserver Dateneingabe eProcurement Public Wissensmanagement Business Intelligence Fachverfahren 1-n weitere… 4

Wie wird Microsoft Office heute eingesetzt? Was aber wäre möglich? Für die Integration in bestehende Geschäftsanwendungen, um Geschäftsprozesse zu optimieren? Zum Verwalten von Dokumenten um Projektdurchlaufzeiten zu verkürzen? Zum Analysieren von Geschäftsdaten um effektivere Entscheidungen treffen zu können? Schreiben Präsentieren Rechnen

Herausforderungen Für jede Anwendung muss der Mitarbeiter eine eigene Applikation bedienen eAkte Vorgangsbearbeitung Fachverfahren GIS Email …

Zielsetzung: Integration von Office und Geschäftsprozessen Alle Anwendungen stehen in direkter Kommunikation mit Office Bilderdatenbank Fahndungsdaten Vorgangsbearbeitung … Email Szenarien

Wo fange ich an? 5 Stufen auf dem Weg zur modernen Verwaltung Integrierte Geschäftsprozesse BPIO Business Productivity Infrastructe Optimization Integrierter Fachverfahrenszugriff Dokumentenmanagement/ Elektr. Vorgangsbearbeitung Aktenzeichenverwaltung / (+ ggfs. Archivierung) Lebendiges Mitarbeiter-Informationsportal (Suchen&Finden von Informationen)

Zusammenfassung Microsoft Office System, Windows Vista und Exchange 2007 mit 500 Millionen Anwender weltweit sind entscheidend für die Definition eines neuen Arbeitens mit: Team-Zusammenarbeit Bessere Entscheidungen Optimierte Prozesse Mobilen Lösungen Schnelleres Suchen, Finden und Austauschen von Informationen Weniger Medienbrüche Erhöhung der Effektivität Hohe Akzeptanz Konfigurierbar und auf Geschäftsprozesse Anpassbar

Business Value Launch 2006 3/28/2017 8:11 PM © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

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