Einführung / Pilotprojekt im Bezirk Einsiedeln 28. Oktober 2011 Präsentation Pilotprojekt

Vorstellung Mattig-Suter und Partner Internes Kontrollsystem (IKS) Agenda Vorstellung Mattig-Suter und Partner Internes Kontrollsystem (IKS) Erfahrungen Bezirk Einsiedeln (Daniel Hungerbühler) Weiteres Vorgehen Präsentation in vier Bereiche aufgeteilt Zuerst stelle ich Ihnen… und Theoretischen Grundlagen der internen Kontrolle vor Anschliessend Daniel Hungerbühler Zum Schluss Hermann Grab

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1. Vorstellung Mattig-Suter und Partner Unsere Marktleistungen Finanz- und Rechnungswesen Wirtschaftsprüfung Wirtschaftsberatung und –mediation Steuerberatung Rechtsberatung Hauptsitz Bahnhofstrasse 28, PF 556 CH-6431 Schwyz Niederlassung Oberer Zürichsee Churerstrasse 77, PF 347 CH-8808 Pfäffikon Niederlassung Wallis Viktoriastrasse 15, PF 512 CH-3900 Brig Unternehmung in vier Sparten aufgeteilt Stärke gesamtheitlicher Beratungsansatz MiA steht im Zentrum Mit dem Wandel leben Hauptsitz / Niederlassungen Büro Zug Industriestrasse 22, PF 2623 CH-6302 Zug wallis@mattig.ch www.mattig.ch Niederlassung Uri Lehnplatz 9, PF 740 CH-6460 Altdorf

Ansprechpartner IKS und Risikomanagement 1. Vorstellung Mattig-Suter und Partner Ansprechpartner IKS und Risikomanagement Lothar Gwerder (lothar.gwerder@mattig.ch) dipl. Wirtschaftsprüfer dipl. Betriebsökonom FH Riskmanagement-Experte SWC Simon Achermann (simon.achermann@mattig.ch) Bachelor in Science of Business Administration HSLU Hermann Grab (hermann.grab@sz.ch) dipl. Wirtschaftsprüfer, dipl. Betriebsökonom FH Executive Master in Economic Crime Investigation Riskmanagement-Experte SWC seit 01.10.2011 im Finanzdepartement des Kantons Schwyz

Weitere Ansprechpartner 1. Vorstellung Mattig-Suter und Partner Weitere Ansprechpartner Angela Schläpfer (angela.schlaepfer@mattig.ch) Bachelor of Arts in Betriebswirtschaft HSG Florian Odermatt (florian.odermatt@mattig.ch) Bachelor in Science of Business Administration HSLU Manuela Schwery (manuela.schwery@mattig.ch) dipl. Betriebsökonomin FH Riskmanagement-Expertin SWC

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IKS-Ziele einer Gemeinde 2. Internes Kontrollsystem (IKS) IKS-Ziele einer Gemeinde Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung Ein Umfeld schaffen, welches betrügerisches Verhalten verhindert oder zumindest vermindern kann Effizienz und Effektivität der Geschäftstätigkeiten Einhaltung der Gesetze und Verordnungen Grundsätzlich.. Zahlen im Bericht tatsächlich den effektiven Werten entspricht Das zweite Ziel… Im Weiteren.. Ebenfalls.. Damit diese Ziele möglichst effizient erreicht werden können, hat MSuP ein einfaches IKS-Tool entwickelt.

2. Internes Kontrollsystem (IKS) Das Konzept des IKS-Tool basiert auf COSO-Model und wird im Mattig Cockpit dargestellt. Das Model ist auf die spezifischen Bedürfnissen von Gemeinden angepasst worden. Das COSO-Model internationaler Standard für IKS - Weltweit anerkannt – in CH bei kotierten AG / KMU und NPO weit verbreitet – mit diesem Modell sehr gute Erfahrungen gemacht Blick aufs IKS-Cockpit werfen Vier Aufgabenbereiche (beschreibende Teil, Risikobeurteilung erklären, Kontrollaktivitäten und Kontrolle / Überwachung) Beschreibende Teil ist Basis vom IKS besteht aus… Im Bereich der Kontrollaktivitäten geht es darum relevante Prozesse zu definieren, Prozesse abzubilden, Risiken zu eruieren, Massnahmen zu dokumentieren und schliesslich Kontroll-Lücken aufzudecken Im vierten Bereich der Kontrolle und Überwachung werden diese Kontroll-Lücken zusammengefasst und ein abschliessender Bericht kann gedruckt werden, welcher der RPK oder anderen Anspruchsgruppen für die Überwachung zur Verfügung steht Jetzt möchte ich mit Ihnen in den Bereich von den Kontrollaktivität eintauchen und die Prozesslandschaft anschauen

IKS Standard-Variante 2. Internes Kontrollsystem (IKS) In Prozesslandschaft können die für die Gemeinde relevanten Prozess ausgewählt werden Es stehen 16 Standard-Prozess zur Verfügung Grundlage für die Auswahl der Schlüsselprozesse sind einerseits die aus dem RM gezogenen Risikobehafteten Prozesse und anderseits die Jahresrechnungsanalyse. Bei der JR-Analyse werden die relevanten Positionen auf der Risikoanfälligkeit bewertet. Kriterien Anzahl Transaktionen, der Einfluss von Schätzungen sowie das inhärente Risiko (erklären). Erfahrungsgemäss muss ein IKS einer Gemeinde aus mindestens 7 Prozessen bestehen, welche wesentlichen Einfluss auf die finanzielle Berichterstattung haben. Dies sind… Bei der Auswahl der Prozesse sind Sie frei, gerne werden wir Ihnen dabei behilflich sein Damit Sie vorstellen können wie ein solcher Prozess aussehen könnte, zeige ich Ihnen einen Ausschnitt aus dem Prozess Zahlungen / Flüssige Mittel IKS Standard-Variante

2. Internes Kontrollsystem (IKS) Prozessablauf muss individuell auf Gemeinde angepasst werden

Bsp. Kontroll-Lücke im P1 Flüssige Mittel 2. Internes Kontrollsystem (IKS) Bsp. Kontroll-Lücke im P1 Flüssige Mittel Ist-Situation: Die Zahlungsanweisung für Steuerrückzahlungen werden durch die Sb Finanzen ins Abacus zur Zahlung (DTA-File) eingelesen. Die Zahlungsanweisung ist nur durch ein Einzelvisum durch die Leitung Steuern freigegeben. IKS Risiko: Es werden falsche oder unberechtigte Steuerrückzahlungen ausgelöst. IKS Massnahme: Die Zahlungsanweisung für Steuerrückzahlungen ist durch eine zweite Person in der Steuerabteilung freizugeben bzw. zu visieren.

2. Internes Kontrollsystem (IKS) Aktionsplan Herzstück IKS-Verantwortliche ist zuständig, dass Aktionsplan besprochen und diskutiert wird Nicht zwingend jede Kontroll-Lücke mit Massnahmen zu besetzen, Verantwortlichen müssen sich der Kontroll-Lücke bewusst sein Aktionsplan ist Hilfsmittel jährlichem Review – Kontrolle und Überwachung Umsetzung der Massnahmen Wichtig ist IKS lebt Aktionsplan wird mit dem gesamten IKS-Bericht gedruckt und steht den diversen Anspruchsgruppen zur Verfügung. RPK kann mit Bericht durch kurze Wurzelstichproben prüfen ob das IKS umgesetzt und gelebt wird. Erfahrung gemacht, dass Prüfstellen den Bericht sehr schätzen und als nützlich betrachtet haben Theoretischen Teil abgeschlossen, übergebe Wort

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3. Erfahrungen Bezirk Einsiedeln (Daniel Hungerbühler) Vorkenntnisse

3. Erfahrungen Bezirk Einsiedeln (Daniel Hungerbühler)

Total 37 Kontrollschwächen 3. Erfahrungen Bezirk Einsiedeln (Daniel Hungerbühler) Kontrollschwächen Total 37 Kontrollschwächen 21 können sofort und ohne grossen Aufwand bereinigt werden 11 können mittelfristig bereinigt werden Bei 5 Kontrollschwächen muss eine Machbarkeit/Einführung geprüft werden

Tool (Mattig-Suter und Partner Schwyz) 3. Erfahrungen Bezirk Einsiedeln (Daniel Hungerbühler) Tool (Mattig-Suter und Partner Schwyz) - Excel Einfache Handhabung Übersichtlich Jährliche Kosten Fr. 300.--

Für die Erarbeitung der Kontrollschwächen/Aktionsplan ca. 40 Stunden 3. Erfahrungen Bezirk Einsiedeln (Daniel Hungerbühler) Zeitaufwand Für die Erarbeitung der Kontrollschwächen/Aktionsplan ca. 40 Stunden Umsetzung ? Jährlich 1 – 2 Tage

- Schwachstellen werden aufgedeckt 3. Erfahrungen Bezirk Einsiedeln (Daniel Hungerbühler) Fazit - Schwachstellen werden aufgedeckt - Arbeitsprozesse werden ständig überprüft und dokumentiert Sicherheit kann mit kleinem Aufwand erhöht werden Kostengünstig

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Schnell – Unkompliziert – Kostengünstig – Kompetent 4. Weiteres Vorgehen Schnell – Unkompliziert – Kostengünstig – Kompetent Mehrwert: IKS-Dokumentation per Knopfdruck / Aktionsplan Leistungen MSuP: 1 Beratertag Einführung Beispielprozess ½ Beratertage Review / Schluss-Coaching Kosten Leistungen MSuP: CHF 3‘000.00 (inkl. Tool gemäss Vereinbarung vszgb) Tool : Leicht navigierbares Excel-Tool auf Citrix (Daten auf MSuP-Server) Lizenzgebühren Citrix: CHF 500.00 im ersten Jahr / CHF 300.00 in den Folgejahren Die Lizenzgebühren decken die Aufrechterhaltung der Datensicherheit (Backup, Updates, Zugriffsschutz, verschlüsselte Internetverbindung) und -verwaltung ab. Zeitaufwand Gemeinde: Pro Prozess ca. 1 Arbeitstag (Standard-Variante 7 Prozesse)