Rechnungsprüfung und –archivierung mit Windream und NavisionLink

Windream – DMS mit VFS Technologie Ein virtuelles Filesystem, das sich 100%-ig kompatibel zum Filesystem verhält und DMS-Funktionalitäten bietet. Jede Applikation welche auf ein Laufwerk speichert wird DMS-fähig Neue Programme oder Versionen funktionieren auf Anhieb, keine Schnittstellenprogrammierung! Einfache Migration durch Kompatibilität zu Windows-Laufwerken Das bisherige Handling bleibt erhalten Geringe Schulungskosten

Windream Anwenderinterface Anwendungen Windows Explorer Windream „Speichern unter...“ Webbrowser Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream

Erfassung der Eingangsrechnungen Erfassung der Eingangsrechnung in Navision und automatischer Barcodedruck Übergabe der Indexdaten mittels NavisionLink: Kreditor Kreditorennummer Belegnummer Datum Betrag Rechnungsprüfer Fälligkeitsdatum Etc. Scannen der Belege Barcode-Erkennung beim Scannen Trennung des Rechnungsstapels Archivierungsmodul (JobExtender) Zusammenführung der Indexdaten mit dem gescannten Beleg

Prüfung der Rechnungen durch Prüfer Rechnungsprüfer Rechnungsprüfer startet die Windream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch zu prüfenden Rechnungen angezeigt Mittels rechter Maustaste wählbar: ER abzeichnen ER Weiterleiten ER Rückweisen Abzeichnen (retour an Buchhaltung) Auswahl des zuständigen Abteilungsleiters Rechnung nicht ok (retour an Buchhaltung)

Prüfung der Rechnungen durch Abteilungsleiter Abteilungsleiter startet die Windream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch zu prüfenden bzw. alle bei einem Techniker befindlichen Rechnungen angezeigt Mittels rechter Maustaste wählbar: ER abzeichnen ER Weiterleiten ER Rückweisen Abzeichnen (retour an Buchhaltung) Auswahl des zuständigen Techniker Rechnung nicht ok (retour an Buchhaltung) Der Versand der Rechnung an den Techniker erfolgt per E-Mail; der Techniker erhält das Mail mit der Rechnung als Attachment und antwortet entsprechend per E-Mail an den Abteilungsleiter. Mit dieser Art des Versandes ist auch die Zugriffsberechtigung auf die Rechnung sehr einfach gelöst und in Windream muss in Bezug auf die Techniker keine Rücksicht genommen werden.

Abzeichnen der Rechnung durch Abteilungsleiter Abteilungsleiter startet die Windream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch zu prüfenden bzw. alle bei einem Techniker befindlichen Rechnungen angezeigt Mittels rechter Maustaste wählbar: ER abzeichnen ER Weiterleiten ER Rückweisen Abzeichnen (retour an Buchhaltung) Auswahl des zuständigen Techniker Rechnung nicht ok (retour an Buchhaltung) Der Abteilungsleiter trägt entsprechend dem Antwortmail des Technikers die relevanten Konteninformationen ein und zeichnet die Rechnung ab, womit sie wieder an die Buchhaltung oder den Prüfer retourniert wird.

Überwachung aus Sicht der Buchhaltung Buchhaltung startet die Windream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch nicht fertig gebuchten Rechnungen angezeigt. Rechnungen können nach Fälligkeit sortiert werden Rechnung ist noch beim Prüfer (kein Abteilungsleiter eingetragen) Rechnung befindet sich beim Techniker Rechnung ist geprüft (KST im Betreff bzw. ev. geprüft Häkchen) und kann fertig gebucht werden

Protokollierung der Aktivitäten In der Historie zu jedem Dokument werden alle Abzeichnungen und Weiterleitungen automatisch mitprotokolliert.

NavisionLink - Windream MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden Das Modul NavisionLink geht von der Konzeption davon aus, dass jeder Navision Anwender über eine Windream Lizenz verfügt. Um nun eine kostengünstige Lösung zu erreichen wird das Modul dahingehend erweitert, dass nur für den Zeitraum der Suche in Windream (diese wird von Navision aus gesteuert) eine Windream Lizenz gezogen wird. Für die sofortige Freigabe der Lizenz ist es jedoch erforderlich die gefundenen Dokumenten in den lokalen Temporärspeicher zu laden, d.h. bei einer großen Anzahl von Suchergebnissen (bei Eingangsrechnungen kaum zu erwarten) könnte es hier zu Zeitverzögerungen kommen. Geht man davon aus, dass in den meisten Fällen ein Dokument gefunden und angezeigt wird, so ergibt sich in dieser Lösung auch kein Zeitverlust und der Anwender kann gewohnt schnell zugreifen.