Archivierungsdienstleistung Übersicht Archivierungsdienstleistung der ArchiW & Software GmbH Wir über uns Problemstellung Dienstleistungsangebot Ablauf im Hause ArchiW & Software GmbH ArchiW & Software GmbH – Nöllenstrasse 11 - 70195 Stuttgart Tel: 0711 / 794 18 - 1 - Fax: 0711/ 794 18 – 50, Mail: info@archiw.de

Die ArchiW & Software GmbH Die ArchiW & Software GmbH, gegründet 2007, mit Sitz in Stuttgart-Botnang, ist ein Dienstleistungs- und Softwareunternehmen, das sich auf Bearbeitung von Papierbelegen spezialisiert. Das Produktportfolio umfasst komplexe Scan- und Archivierungssysteme für kleinere und mittelständische Unternehmen, die hierüber ihren Posteingang, Buchhaltung, usw. durch uns erfassen lassen können. Ebenso wollen wir die Software Lösung für den Kunden selbst anbieten. Die hohe Flexibilität dieser Software ermöglicht eine kurzfristige Anpassung an nahezu alle denkbaren Dokumente. Informieren Sie sich über unsere unterschiedlichen Produkte und Dienstleistungen. Wenn Sie ausführlichere Informationen wünschen oder Anregungen haben, freuen wir uns sehr, Ihnen persönlich mehr über unsere Möglichkeiten darlegen zu können. ArchiW & Software GmbH – Nöllenstrasse 11 - 70195 Stuttgart Tel: 0711 / 794 18 - 1 - Fax: 0711/ 794 18 – 50, Mail: info@archiw.de

Problemstellung Ist es nicht lästig? …ständig nach Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen, Verträgen suchen zu müssen? …für die Aufbewahrung dieser Papierbelege entsprechenden Lagerplatz bereithalten zu müssen? …Unmengen an Papier zum Steuerberater transportieren zu müssen? …bei einer Betriebsprüfung alle Dokumente vergangener Jahre zusammenstellen zu müssen? Laut einer Studie der Fraunhofer-Gesellschaft verbringt ein Angestellter bis zu einer Stunde am Tag damit, benötigte Dokumente zu suchen und zu beschaffen - in wettbewerbsintensiven Märkten ein extremer Kostenfaktor!

Kundennutzen Die elektronische Archivierung hat folgende Vorteile für das Unternehmen: 1. Einsparung von Raum - und Nebenkosten für das Papierarchiv. 2. Jederzeitigen Zugriff auf die Bilder mittels WEB Archiv Zugriff. 3. Die Suche von Unterlagen und Ordnern vom PC Arbeitsplatz aus. 4. Schnelle Verfügbarkeit der Unterlagen nach der Verschlagwortung der Bilder (Ordner). 5. Keine Wegzeiten ins Archiv (bis zu 1 Stunde am Tag), da die Suche vom PC aus erfolgt. 6. Abgesicherter Zugriff über das WEB - Archiv für berechtigte Personen (gleichzeitiger Zugriff von mehreren Personen möglich). 7. Weitergabe der gescannten Bilder auf CD/DVD oder über einen WEB - Zugriff zur Weiterbearbeitung durch den Steuerberater bereitstellbar. 8. Diese Bilder können durch den Steuerberater in dessen DMS-Software eingebunden werden. 9. Dadurch Einsparung von Verpackungs - und Portokosten. 10. keine Investitionskosten für Hard- und Software. 11. keine Kosten für Hard- und Softwarewartung.

Dienstleistungsangebot Unser Erfassungsteam archiviert für Sie jede Art von Papierbelegen elektronisch. Das können Buchhaltungsunterlagen, einzelne Rechnungen, ganze Kunden- oder Lieferantenakten, Verträge und jeder sonstige Papierbeleg in nahezu jeder Größe und Art sein. Belegannahme: Sie Senden uns Ihre Papierbelege, egal ob Verträge, Rechnungen, Lieferschein, Auftragsmappen, oder sonstige Unterlagen. Scannen: Wir scannen Ihre Belege mit Hochleistungsscanner. Verschlagwortung: Wir versehen Ihre Dokumente mit Suchbegriffen unter denen sie später wieder gefunden werden können. Datenbereitstellung: Nach Abschluss unserer Arbeiten stellen wir Ihnen die Daten und Bilder mit einem kleinen Recherchetool in Form einer CD/DVD zur Verfügung. Zusätzlich erhalten Sie einen verschlüsselten Zugang zu unserem Webarchiv indem Sie auf Ihre Belege zugreifen können.

Ablauf im Hause ArchiW & Software GmbH Papierdokumente Kunde Scannen Im Anschluss daran wird die Bearbeitung abgeschlossen. Die gescannten Daten werden Ihnen auf einem Datenträger (CD/DVD) zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig stehen Ihnen die Daten über das Webarchiv zur Verfügung. Sie erreichen das Archiv über einen verschlüsselten Zugang über das Internet. Dort werden sie entpackt, entklammert und im Anschluss eingescannt. Nach dem scannen werden die Dokumente von unserem Erfassungsteam nach Ihren Wünschen verschlagwortet. Die zu archivierenden Ordner werden vom Kunden an die ArchiW & Software GmbH geliefert. Verschlagwortung Webarchiv www

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung. ArchiW & Software GmbH – Nöllenstrasse 11 - 70195 Stuttgart Tel: 0711 / 794 18 - 1 - Fax: 0711 / 794 18 – 50, Mail: info@archiw.de