Zubereitung von Zytostatika mit SAP-basierter Software Gerald Hensel Apotheke des Universitätsklinikums Leipzig AöR Meine sehr verehrten Damen un Herren, mein Name ist Gerald Hensel, ich leite seit etwas übereinem Jahr die Zytostatikaabteilung unserer Apotheke. auch ich begrüße Sie auf das herzlichste hier in Leipzig und freue mich, dass Sie trotz … und der in Wien stattfindenden ESCP-Tagung den Weg zu uns gefunden´haben. Das ehrt uns und es zeigt mir, dass so eine Systemumstellung immer auf allgemeines Intersse stößt und niemanden kalt lässt. Manche von Ihnen haben so so eine Systemumstellung vielleicht schon durch, die anderen haben sie vielleicht noch noch vor sich und hoffen heute in den Vorträgen oder in der anschließenden Diskussion die Antwort auf ihre brennendsten Fragen zu bekommen. Und die für mich wichtigste Frage des heutigen Tages ist: Kann man mit SAP Zytostatika zubereiten???? – Man kann! Ich will Sie nicht mit einer langen Vorrede langweilen nur vorab vielleicht ein paar wichtige Informationen, die Sie wissen sollten: 1. Seit Produktivstart im letzten Jahr 28.000 Zubereitungen gefertigt, 1 Jahr Erfahrungen mit dem Programm sammeln, Wie jedes Programm hat és seine eigenen Vorteile, Nachteile und Eigenarten Besonderheiten

Aufbau und Struktur des Programms Geplante Weiterentwicklungen Gliederung: Allgemeines Aufbau und Struktur des Programms Geplante Weiterentwicklungen Nun, wqas<erwartet Sie heute genau??? Allgemeines: a Ihnen kurz umreißen, was Ihnen das Programm bietet, was es kann, und wie und wofür wir es einsetzen Aufbau: gebe ich Ihnen einen kurzen Exkurs in alle wichtigen Programmteile, angefangen von Stammdatenpflege, über Anlegen und Verwalten von Therapieplänen, Herstellungsplan, Verbuchung, Taxierung etc. Weiterentw: obwohl oder gerade weil wir ein Jahr mit dem Programm arbeiten, kennen wir auch die Schwächen. ist das Programm aber noch nicht perfekt und ich werde Ihnen einige verbesserungswürdige Punkte vorstellen, die z.T. aus Erfahrungen mit dem Programm ergeben haben, aber auch Punkte, bei denen bereits feststand, dass sie aufgrund der Kürze der EntwicklungsZeit bis zum Produktivstart im August letzten Jahres nicht mehr realisiert werden können.

Allgemeines: Vollständige Vernetzung mit anderen Bereichen des UKL Anbindung an ISH-med Integration in die Warenwirtschaft der Apotheke durch direkte Verknüpfung mit dem Materialstamm Automatische Generierung von Zusatzentgelten und Übertragung an die Patientenverwaltung Taxierung von Rezepten Was bietet das Programm und wofür nutzen wir es? Vernetzung: 100% transparent, es gibt keine Insellösung; FI, Controlling, könne iHnen genau auf die Finger gucken, Patientenverwaltung (Bsp: Lesezugriff auf alle Therapien, wann welcher Patient welche Therapie bekommen hat ISH: sämtliche Patientendaten, einschließlich der Fallnummer werden aus dem ISH gezogen, was wiederum die Voraussetzung für die Zuordnung und Codierung von Zusatzentgelten ist (ausnahme KG Größe) Warenwirtschaft: Buchungen und Stornierungen können mit 2 Klicks direkt aus dem Programm getätigt werden, Bewegungsarten????????????? Bestandsbuchung und -buchung

Aufbau des Programms: Stammdaten Therapieplan Herstellungsplan Ambulante Patientenabrechnung Auswertungen

So sieht es in Natura aus. Sie sehen, die Chemotherapie reiht sich nnathlos in das Bereichsmenü der Apotheke ein

Herstellungsplan: Freigabe gesperrter Zubereitungen, Druck Herstellungsplan, Etikettendruck, eine unpraktische Retourenverwaltung, Buchen und Stornieren

Sie sehen eine SAP-übliche Tabelle Hier werden Daten hinterlegt – ich zeig sie Ihnen am beszten im nächsten Bildschirm

Max. Einzel- und Kumulativdosenüberwachung Bei Überschreitung erfolgt im Therapieplan eine Warnmeldung, das kennen Sie sicherlich auch aus anderen Programmen Haltbarkeit der Zubereitung: Standardträgerlösung und eine Alternativträgerlösung In diesem Bsp unterscheidet sich die Haltbarkeit nicht, aber denken Sie an Carboplatin: lange Haltb in G5, nur 24h in isot. Kochsalzlösung und egal, welche Trägerlösung Sie später für einen Patienten auswählen, es erscheint immer die richtige Haltbarkeit auf dem Etikett

Präparate anzeigen: ganz wichtiger Punkt!

Hier erfolgt die Verknüpfung mit dem Materialstamm, direkter Zugriff auf die Transaktion mm02 Die Verknüfung ist die Voraussetzung um später buchen zu können Im Materialstamm die Verknüfung mit dem Wirkstoff herstellen Wichtiger Punkt: das Programm funktioniert auch ohne dies Verknüpfung, allerdings nur bis zur Zubereitung. Buchen können Sie diesen Wirkstoff dann nicht. Aber für die Zubereitung von bspw. Studienmedikation ist das durchaus ausreichend Chargenmanager: wird eine Hintergrundtabelle aktualisiert, wenn Sie neue Einträge oder Löschungen vorgenommen haben oder ein Präparat durch ein neues ersetzt haben. Solange Sie das nicht vergessen, erscheint auf Ihrem Produktionsplan immer das aktuell verknüpfte Präparat.

Trägerlösungen

Namen des Schemas Möglichkeit: maximalen Zyklenanzahl, die ein Patient bekommen darf Mindestabstand zwischen 2 Zyklen – Therapien eines Patienten werden automatisch überwacht und ggf. erscheint eine Warnmeldung, wenn Sie einen Patienten zu früh oder zu oft therapieren wollen!

Textverarbeitung erklären. Z. B Textverarbeitung erklären!!! Z.B. 30 min vor Therapiebeginn Urbason 100 mg i.v. BM: Berechnungsmethode wie in jedem anderen guten Zytostaikaprogramm: KOF, KG, ABS oder für Carboplation nach AUC, Wirkstoffe und Traägerlösungen aus den Tabellen, die Sie vorher gesehen haben Endvol: zuspritzen! Ad-Volumen Applikationsart, Ort und Zeit befinden sich in weiteren Hintergrundtabellen (SM30) In Tabelle A-Art ist auch eine Verknüpfung mit dem Materialstamm möglich _> Pumpen und Inf.besteck können so mitgebucht werden Textverarbeitung, in der Sie Angaben zu Dosismodifikationen, Literaturquellen, oder Begleitmedikation hinterlegen können

Wir versorgen auch das eine oder andere Fremdhaus und diese Patienten stehen natürlich nicht im ISH Patienten aus externen Einrichtungen -> kein ISH -> manuelle Datenpflege (Name, Vorname, Geb.-Datum, Geschlecht) Pflegehinweise für weitere Tabellen (Tabelle für Diagnosen, Applikationsart, Applikationsort, oder Inf.zeit z.B. mit Anthrazykline vorbehandelte Patienten können hier eingetragen werden. Überwachung der max. Kumulativdosis erfolgt dann ausgehend von diesem Startwert. Das Programm ist selbsterklärend. Um das Programm bedienen zu können, brauchen Sie kein langes Handbuch.

Auswählen der Einrichtung un d detr Station Suchen des Patienten im ISH-med über Patientennummer suchen, auch über Namen oder Geburtsdatum Therapiebeginndatum/Uhrzeit Fallnummernsuche es werden nur Fälle die offen zum Therapiebeginndatum sind, angezeigt, höchstens 2 GK & KG, wenn bekannt das Serum-Kreatinin Schema suchen

Stati erklären, Fallart wichtig für die Taxierung S – stationär A – ambulant E – „Pseudofallart“ Extern Nur Gebuchte Zubereitungen im Status „Gerfertigt“ erscheinen später im Arbeitsvorrat der Taxierung. Gehen wir einmal davon aus, dass dieser Patient erst Freigeben ist, dann gelangen Sie durch Klick auf eine Zubereitung in den Chargen manager

Jetzt möchte ich noch gemeinsdam mit Ihnen eine Buchung durchführen

Wollen Sie ganze Packungen buchen, müssen Sie von Hand ändern Wollen Sie ganze Packungen buchen, müssen Sie von Hand ändern. Buchungsmenge herauf- oder herabsetzen Sie erinnern sich an die Verknüpfung bei den Applikationsarten Stornierung in gleicher SArt und Weise nur dieser Bildschirm entfällt!

Ambulante Patientenabrechnung: Wir taxieren sowohl FAM, als auch Zubereitungen mit SAP

Aufgebaut wie ein Rezept:1. Patientendaten, 2. Verordnungszeile 3 Aufgebaut wie ein Rezept:1. Patientendaten, 2. Verordnungszeile 3. Felder für die Taxierung Im ausgewählten Zeiteraum die gebuchte, gefertigte Zubereitungen mit ambulanter Fallart angezeigt,

In diesen Arbeitsvorrat gelangen nur Zubereitungen im ausgewählten Zeitraum, die gebucht, fertiggestellt sind und eine ambulante Fallart besitzen Wenn Sie einen Patienten auswählen, Z.b dieser Patient bekam 2 Zubereitungen

Buchungsmenge und die Taxiermenge zum Erreichen der günstigsten Stückelung Befreit, nicht befreit, Kassenpatient, Privatpatient etc. Sieht alles sehr, sehr einfach und sehr gut aus, ist es aber nicht immer! Der Vollsatädigkeit halber muss ich das erwähnen! Die Pflege von Steuerzeichen, SonderPZN, Berechnungsmethoden ist kompliziert und wenig anwenderfreundlich. Ich könnte Ihnen auf Anhieb nicht sagen, wo ich den neuen Mehrwertsteuersatz einpflegen muss. Es gäbe da mehrere Möglichkeiten. Da sind wegen einfachster Probleme immer wieder Telefonate mit dem Entwickler notwendig.

Kostenauswertung nach Patient, nach Station, oder nach Wirkstoff Wenig benutzt, weil Weil sich die Kosten nach Wirkstoff oder die Kosten pro Station viel besser über DataWarehaus auswerten lassen

Ähnlich der komplexen Auswertung aus Zenzy Sämtliche Kombinationen Wieviel ambulante Zuberéituneg habe ich in einem bestimmten Zeizraum gefertigt und die Kosten über die Summenfunktion errechnen lassen Wir haben Patientenbericht und ein Kostenberichtlayout

Was funktioniert (noch) nicht: Bebuchung von Drittmittelkonten direkt aus dem Programm nicht möglich Als Mehrplatzsystem gegenwärtig ungeeignet Jede Zubereitung muss einzeln verbucht werden – keine Blockbuchung möglich Überprüfung auf Fallnummerngültigkeit nur zum Therapiebeginn Elektronische Stationsanforderung Der kleine Vortrag neigt sich dem Ende Sie sehen erschöpft aus! Habe Ihnen gezeigt, wie unser Programm funktioniert, aber wo Licht ist, ist auch Schatten und wir kommen jetzzt zu den wermutstroppfen im Programm, die Ihnen natürlich nicht vorenthalten möchte: Drittmittel: wir beliefern beispielsweise auch Forschungslabore! kein Feld zur Angabe einer Auftragsnummer(Verwendungszweck) -> FI kann nichts damit anfangen -> Buchung aus der Warenwirtschaft (Schalterabgabe) Sperrkonzept: das größte Manko des Programms Öffnen von 2 Anwendungen, die auf die gleiche Datentabelle zugreifen, ist nicht möglich Öffnen des Produktionsplans an 2Bildschirmen zum gleichen Zeitpunkt nicht möglich, zeitnahes Buchen unmöglich, selbst Überschneidungen mit der Taxierung, da sie auf die gleichen Daten zurückgreifen, seit einer Programmaktualiksierung (keine Erklärung, weder Mickley, noch Ficzel konnten bisher eine Erklärung dafür abliefern Nachdem das 5 mal an einem Vormittag passiert ist, schafft das natürlich auch eine gewisse Frustration unter den Kollegen Blockbuchung: Konsequenz aus einer Programmänderung wenige Tage vor dem Produktivstart, die leider erst auftrat, nachdem die Änderung erfolgt war (weder Wirkstoffblckbuchung, noch alle zubereitungen für eine bestimmte Station möglich) 20 -30Sek pro Buchung, SAP nicht schnell Nase putzen Frage dutrch andere Mitarbeiterin -> 45 – 60 min buchen pro Tag denke, Sie stimmen mir zu, wenn ich sage, dass dieser Zustand völlig unakzeptabel und nicht praktikabel ist Fallnummernabfrage: erfolgt beim Anlegen der Therapie geplante Patienten ohne Fallnummer können nicht angelegt werden Nicht mal im Status GE, Probleme beim Quartalswechsel Überprüfung bei HE -> ist denn die damals ausgewählte Fallnummer überhaupt noch gültig? Chargendoku: welche Charge wird auf Produktionsplan gedruckt? Nur eine, beide??? Es sit nur eine abbildbar und die ist auch nicht wählbar -> im Zweifelsfall immer das gedruckte Herstellungsprotokoll nötig

Geplante Weiterentwicklungen: Elektronische Stationsanforderung Umwandlung in ein praktikables Mehrplatzsystem, einschl. „Dokumentation unter der Werkbank“ Buchungsroutine / Blockbuchung Verbesserung der Fallnummernsuche Buchen von Zubereitungen auf Drittmittelkostenstellen Es besteht Hoffnung! Wenn diese Weiterentwicklungen erfolgt sind, haben wir ein durchaus konkurrenzfähiges Programm

Herstellung von Rezepturen und Defekturen mit SAP-basierter Software Gerald Hensel Apotheke des Universitätsklinikums Leipzig AöR Keine lange Vorrede, X Zubereitungen hergestellt, 1 Jahr Erfahrungen mit dem Programm sammeln, Wie jedes Programm hat és seine eigenen Vorteile, Nachteile und Besonderheiten

Genau wie die Zytostaikazubereitung hat auch die Eigenherstellung ihren festen Platz im SAP-Menü.

Welche Zubereitungen hier erscheinen, wird im Materialstamm festgelegt, in der Klassifizierung können Sie zwischen Defektur oder Rezeptur wählen Und Defekturen sind natürlich lagerhaltig! Ich möchte mit Ihnen eine Defektur herstellen!

Nehem wir die Dormicum-Lsg nach Vorschrift bder Medizinischen Akademie Dresden nach Auswahl wurde haltbarkeit und Lagerbedingungen aus dem Materialstamm übernomen Etiketten drucken, Kommissionierliste ausdrucken, oder in derTextpflege ein Herstellungsprotokoll zu hinterlegen.

Jeder Zubereitung, egal ob Rezeptur oder Defektur wird eine sog Jeder Zubereitung, egal ob Rezeptur oder Defektur wird eine sog. Stückliste hinterlegt, in der angegeben ist, wie sich die Defektur zusammensetzt (analog RDE in AMOR)

Aufbauend auf der Stückliste ersheint folgender Bildschirm bei Buchen von Defekturen erscheint Bestand im Lager Es wurde entschieden, unser Laborprogramm weiterzu verwenden, so dass wir die Eigenherstellungsmodule von JW ausschließlich zur Berbuchung nutzen. Gründe: Vernetzung von Herstellung und Qualitätssicherung (Zugriff auf Freigaben und Sperrung) Anbindung unseres Thermotransferdruckers an SAP war nicht möglich

Materialien mit Rezepturkennzeichen im Materialstamm erscheinen in dieser Tabelle Anfordernde Station, können Patientendaten aus dem ISH suchen

Material Dithranol: wird als Material gebucht 981 Herstellung von Rezeptur/Defektur ins Lager 311 Buchung vom Lager auf Station 201 Geld