Informationsveranstaltung für Führungskräfte zur Einführung der Doppik Oktober 2010 Präsentatoren: Dezernat 4 Dezernent Herr Michael Rothermel und Herr Burkhard Nawroth Projektleitung Einführung der Doppik: Frau Andrea Kaus, Herr Burkhard Nawroth

Agenda Die Änderungen aus der Einführung der Doppik Informations-/Kommunikationskonzept Buchinventur

1. Änderungen aus der Einführung der Doppik Agenda 1.1 Die Ablösung der bisherigen Ordnungsnummern durch die Einführung von „Organisationsstellen“ und „Finanzstellen“ 1.2 Der zukünftige Kontenplan der RUB 1.3 Das zukünftige finanztechnisches Reporting Mittels der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) 1.4 Budgetierung 1.5 Ablauforganisatorische Änderungen im Finanz- und Rechnungswesen 1.6 Das neue Informationssystem, Ablösung HH-Info

Ablösung der Ordnungsnummer 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Ablösung der Ordnungsnummer bisher : eine Ordnungsnummer (6-stellig) zukünftig : eine Organisationsstelle (7-stellig) und eine Finanzstelle (10-stellig)

Abbildung der Organisationsstruktur der RUB 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Abbildung der Organisationsstruktur der RUB bisher : von Fakultäten als „Finanzstelle“ verwendet zukünftig: dient die „Organisationsstelle“ der Verwaltung für die Zuordnung von Finanz- und Kostenstellen, Adressen etc. von Fakultäten nicht aktiv genutzt

Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte bisher : mit Hilfe von Kapitel und Titel zukünftig: erfolgt die Einbindung mit Hilfe einer 3-stellige Ziffer, die den Finanzstellen vorangestellt werden.

Überleitungsbeispiel 1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Überleitungsbeispiel Alte Struktur Neue Struktur Ziffer 4-6 MH Fakultät 7.Stelle ON alt 210 501 0 001 Kapitel Titelgruppe Ordnungs- nummer 91351 80 501 001   Beispiel: 501001 Beispiel: 2105010001 Ziffer 1-3 Ziffer 4-6 Mittelherkunft (MH) Landeszuschuss für den laufenden Betrieb Fakultät / Lehreinheit/ Betriebseinrichtung laufende Nummer Die Nummernsystematik für Fakultäten wird beibehalten -> Wiedererkennungswert für Fakultäten (Bsp. 501 = ev. Fakultät)

1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Die Vorabstimmung mit den am Projekt beteiligten Fakultäten“ ist erfolgt. Die Ordnungsnummern - Inhaber werden schriftlich über die einzelne Überleitung (Ordnungsnummer -> Finanzstellen) zusammen mit der entsprechenden Rechtevergabe in Mach Web (Ablösung HH-Info) informiert. Die Rechtevergabe für die Finanzstellen erfolgt analog zum HH-Info.

1.2 Kontenplan Gegenüberstellung Kameralistik Doppik KEA (Kosten- u. Erlösarten) Fibu-Konten Ausgaben und Einnahmen Aufwendungen und Erträge ./. Anlage- und Umlaufvermögen Schulden und Verbindlichkeiten 3-stellige KEA Nummern 6-stellig Sachkontennummern

Ein Beispiel aus der Überleitung (auszugsweise) 1.2 Kontenplan Ein Beispiel aus der Überleitung (auszugsweise) Kostenart Bezeichnung Konto 198 Reisekosten 685000 331 Print – out - Medien 681000 Zeitungen und Fachliteratur 511 DV-Ausstattung Hard- u. Software 086000 Hardware 025000 Erworbene Software 519 Sonstige Geschäftsausstattung 085010 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung

1.2 Kontenplan Auf der Homepage Dezernat 4 / Doppik Projekt : im Intranet werden zum Download bereitgestellt: der Kontenplan für das bilanzielle Rechnungswesen und ein Kontenplan für die dezentralen Bereiche eine Überleitungstabelle für Kontenklasse 6 (Sach- und Personalaufwand) Vorlage für Kontierstempel Buchungs- und Kontierungsleitfaden (ab 2011)

Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik 1.3 finanzwirtschaftliches Reporting mittels Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik Kameralistik Doppik Einnahmen und Ausgaben Einzahlungen und Auszahlungen (Finanzrechnung) Erträge und Aufwendungen (Ergebnisrechnung) Investitionen (Investitionsrechnung)

1.3 Aufbau BAB A. E R G E B N I S R E C H N U N G Erträge Buchung A. E R G E B N I S R E C H N U N G Erträge 1. Hochschultätigkeit 14.500,00 2. Erträge aus Drittmitteln 30.000,00 = Summe der (ordentlichen) Erträge 44.500,00 Aufwendungen 1. Materialaufwand -7.562,00 2. Personalaufwand -15.000,00 3. sonstige betrieblichen Aufwendungen a) Kommunikation, Reisen, Werbung -60,00 b) Beiträge, Sonstiges, Wertkorrektur -7.000,00 = Summe der (ordentlichen) Aufwendungen -29.622,00 = Ergebnis der (ordentlichen) Geschäftstätigkeit 14.878,00 B. F I N A N Z R E C H N U N G (Geldströme) Einnahmen 1. Einnahmen aus Hochschultätigkeit 13.200,00 2. Einnahmen aus Drittmitteln 25.000,00 = Summe der (ordentlichen) Einnahmen 38.200,00 Ausgaben 1. Materialausgaben -3.562,00 2. Personalausgaben 3. sonstige betriebliche Ausgaben -7.060,00 = Summe der (ordentlichen) Ausgaben -25.622,00 = Saldo (ordentliche) Einnahmen/Ausgaben 12.578,00

Allgemeines 1.4 Budgetierung Kameralistik Doppik Direkte Mittelzuweisung Planwerte Mittelkontrolle auf Basis von Einnahmen und Ausgaben Mittelkontrolle auf Basis von Erträgen und Aufwendungen HH-Info Mach WEB Mittelzuweisung ./. Vorbindung ./. Festlegung ./. Ausgabe = verfügbare Mittel Planwert ./. Aufwand = verfügbare Mittel Hinweis: die Planung und Budgetierung von Studienbeiträgen mit Planwerten über Mach WEB wird derzeit in zwei Fakultäten im Echtbetrieb erprobt!

Annahmeanordnung (ANA) Auszahlungsanordnungen (AZA) 1.5 Ablauforganisation Veränderungen bisheriger ablauforganisatorischer Geschäftsprozesse Ausgangsrechnungen Annahmeanordnung (ANA) Auszahlungsanordnungen (AZA)

I. Ausgangsrechnungen 1.5 Ablauforganisation Eine der bedeutendsten Veränderungen im Rahmen der Umstellung auf die Doppik ergibt sich aus der Umgestaltung des ablauforganisatorischen Prozesse zur Be- und Verarbeitung von zu erwartenden Zahlungseingängen: Durch die zentrale Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen bezüglich der Sollstellung von Forderungen. Die Überwachung von Zahlungseingängen in Verbindung mit dem Ausgleich der vorher zum Soll gestellten Forderungen.

Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung ersetzt die Annahmeanordnung! 1.5 Ablauforganisation II. Annahmeanordnungen (ANA) bisher zukünftig Erstellung einer ANA für erwartete Zahlungseingänge durch Drittmittelabteilung Weiterleitung an Uni-Kasse mit der Bitte um Zahlungseingangsüberwachung Bei Buchung des Zahlungseingang erfolgt -> Belegnummerierung durch Uni-Kasse Der Drittmittelbereich erhält eine Kopie der ANA, die nach deren Bearbeitung an den Haushalt zur Buchung geht. Erstellung eines Mittelabrufes durch Lehrstuhl Dann Erstellung einer Ausgangsrechnung durch Debitorenbuchhaltung Erfassung der Ausgangsrechnung/Mittelabruf als Forderungen durch die Debitorenbuchhaltung Forderungsausgleich durch automatisches Einlesen der Kontoauszüge durch die Haupt- buchhaltung und Durchführen des OP-Ausgleichs. Info an Drittelabteilung nur wenn Abweichung zwischen Forderung und tatsächlichem Geldeingang / Klärung durch den Lehrstuhl Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung ersetzt die Annahmeanordnung!

Die Bearbeitung der Eingangsrechnung ersetzt die Auszahlungsanordnung! 1.5 Ablauforganisation III. Auszahlungsanordnungen (AZA) bisher zukünftig Buchung der Eingangsrechnungen im Haushalt. Erstellung einer AZA und Weiterleitung der AZA an die Uni-Kasse. Überweisung der Rechnungsbeträge an die Lieferanten durch die Uni-Kasse. Erstellung einer AZA für auszahlungs- pflichtige Vorgänge ohne Beleg oder Rechnung (z.B. Reisekostenvorschüsse). Buchung der Eingangsrechnungen durch die Kreditorenbuchhaltung. Überweisung der Rechnungsbeträge mittels Zahlungslauf durch die Hauptbuchhaltung. Der genehmigte und sachl. /rechn. richtig gezeichnete Reisekostenantrag wird als Eingangsrechnung erfasst. Die Bearbeitung der Eingangsrechnung ersetzt die Auszahlungsanordnung!

Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info 1.6 Neues Finanz-Info-System: Mach WEB Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info Neues Informations-System MACH-Web Zugriffsberechtigungen

Die Gründe für die Notwendigkeit zur Ablösung des HH - Info: 1.6 Mach WEB I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info Die Gründe für die Notwendigkeit zur Ablösung des HH - Info: 1) Wegfall der Kapitel / Titel – Struktur 2) zusätzliche Darstellung der Ergebnisrechnung (Aufwand und Ertrag)

1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB campusweites Informationssystem Darstellung von Finanz- und Ergebnisrechnung Abruf von aktuellen Kontoständen Auswahl unterschiedlicher Betriebsabrechnungsbögen (BAB) möglich.

II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB Login HH-Info bisher : Login MACH – Web : Für die Campus-Nutzer werden die Felder –Anmeldemodul- sowie –Datenbank- mit Werten vorbelegt sein, es ist keine manuelle Auswahl möglich /erforderlich ! 22

1.Die Bildschirmanzeige nach Login in HH-Info - Gesamtübersicht - 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.Die Bildschirmanzeige nach Login in HH-Info - Gesamtübersicht - 23

3. Finanzstelle auswählen (Ordnungsnummer) - anzeigen 1. bestätigen   2. Anzeige 3. Finanzstelle auswählen (Ordnungsnummer) - anzeigen 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 1. Bildschirmanzeige nach Login Mach-Web – Gesamtübersicht - 24

II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 2. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontenübersicht - Entfällt zukünftig !

II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 2. Bildschirmanzeige Mach-Web – Kontenübersicht - Nach Auswahl : 3. Finanzstelle (Ordnungsnummer) 4. Auswahl FiBu-Konto (Kostenart) Zeilen Ertrag / Aufwand = Betrag erscheint umgehend nach Buchung der Rechnung ! (neu = kaufmännisch) Zeilen Einzahlungen / Auszahlungen = Wert erscheint erst nach Bezahlung der Rechnung ! (wie bisher = kameral) Bei Zahlung unter Abzug von Skonto, erscheint der Skontobetrag in der Zeile -Aufwand- als separate Buchung auf dem FiBu-Konto, in der Zeile –Auszahlungen- sieht man den Zahlbetrag ( = Rg.-Betrag abzgl. Skonto ) in einer Buchung! Ausdruck BAB nur über Excel-Import möglich !

II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 3. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontoauszug - An dieser Stelle ist ein Ausdruck der Bildschirmanzeige über Auswahl der Schaltfläche DRUCKEN möglich ! Durch Auswahl der Schaltfläche EXPORT kann ebenso eine Tabelle in Excel-Format erstellt / gedruckt / gespeichert werden!

II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 3. Bildschirmanzeige Mach-Web - Kontoauszug - Nach : 3. Auswahl Kostenart 4. Auswahl Beleg Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Buchungen ist hier nur über den Excel-Export möglich. Details wie z.B. Partner / Postennummer werden nur in der Bildschirmanzeige ausgegeben. Bis zur Ergänzung um das Feld „Partner“ und „Posten“ (= Rg Nr.) wird das Feld „Belegtext“ bei der Belegerfassung genutzt, um die Informationen Partners + Rechnungsnummer auszugeben ! Buchungsdatum Ertrag /Aufwand = Datum an dem die Rechnung gebucht wurde ! ( neu ) Buchungsdatum Einzahlung / Auszahlung = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde ! ( wie bisher ) Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Belege/Buchungen pro Konto (Kostenart) ist hier nur über den Excel-Export möglich !

1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 4. Bildschirmanzeige HH-Info – Verwendungsnachweis -

II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 4. Bildschirmanzeige Mach-Web – Verwendungsnachweis - Wie Verwendungsnachweise zukünftig über Alternativ-BAB in MACH-Web abgebildet werden muss noch im einzelnen erörtert werden. Hierbei handelt es sich nur um eine Demonstration der Auswahl-Möglichkeiten verschiedener BAB-Zeilen !

III. Zugriffsberechtigungen 1.6 Einführung Mach WEB III. Zugriffsberechtigungen Alle bisher im HH-Info berechtigten Personen erhalten einen Mach WEB Zugang Die personellen Zugriffsberechtigung auf die einzelnen Ordnungsnummern werden aus dem HH-Info übernommen 31

Lehrstühle, Werkstätten, Läger, zentrale Einrichtungen, Verwaltung 2. Informations- und Kommunikationskonzept Zielgruppe II Lehrstühle, Werkstätten, Läger, zentrale Einrichtungen, Verwaltung Road - Show ca. 2 Stunden November bis Dezember 2010 (13 Termine)

2. Informations- und Kommunikationskonzept Inhalte Road - Show Die neue Aufbauorganisation des Dezernates 4 Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle Der Aufbau der Kontenpläne und der Hilfe zur Überleitung von bisheriger KEA Der Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH Die wichtigsten Änderungen in der Ablauforganisation des Finanz- und Rechnungswesen Präsentation und Erläuterung des Instrumentes Mach-Web (schriftlicher Leitfaden)

Homepage Dezernat 4: Download-Material 2. Informations- und Kommunikationskonzept Homepage Dezernat 4: Download-Material Material zum Download: Die heutige Präsentation Das Organigramm des Finanz- und Rechnungswesen sowie der Ansprechpartner/innen Die Kontenpläne incl. der Überleitungshilfe Die Buchungs- und Kontierrichtlinie (ab 2011) Kontierstempel Die „Betriebsanleitung“ für das Tool Mach WEB Zentrale E-Mail-Adresse

weiteres zukünftiges Schulungsangebot 2. Informations- und Kommunikationskonzept weiteres zukünftiges Schulungsangebot Über das interne Schulungsangebot sollen turnusmäßig die folgenden Schulungen angeboten werden: RUB - spezifische Grundlagenschulung Doppik In einer nächsten Ausbauphase: Budgetieren mit Mach WEB

3. Buchinventur / Eröffnungsbilanz Ausfüllen der Fragebögen zur Eröffnungsbilanz Oktober – Dezember 2009 Vollständigkeitsprüfung und Erinnerungsschreiben Januar – September 2010 Auswertung der Fragebögen Oktober – Dezember 2010 Lehrstuhl- und Stichtagsbezogene Einzelanfragen Januar – Juni 2011

Fazit: Vorteile für Fakultät und Lehrstuhl mit Einführung der Doppik Ressourcenplanung von Fakultät und Lehrstuhl Die doppischen Informationen bilden die Grundlage für einen umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch sowie das zur Verfügung stehende Vermögen und die damit verbunden Verbindlichkeiten. Diese Information unterstützen bei der strategischen Planung (z.B. Bestimmung des Zeitpunkts für die Ersatzbeschaffung) sowie bei der konkreten Jahresplanung . Aufgrund der Darstellung des ganzheitlichen Ressourcenaufwandes ist ein zielgenauerer Einsatz der Finanzmittel möglich. Unterstützung der Drittmittelprojekte Im Rahmen der Doppik gelingt es langfristig, die Vorgaben aus dem Bereich der Trennungsrechnung effektiver umzusetzen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!