IT Einführungsprojekte für Standardsoftware

Eingrenzung der Themenstellung Die folgenden Folien beschränken sich auf die Einführung von Standardsoftware (Einführungsprojekt) Entwicklungsprojekte von Individualsoftware werden nicht berücksichtigt Die Ausführungen sind in Verbindung zu ITIL und Cobit zu sehen, die den gesamten Lebenszyklus eines Softwareprojektes betrachten Die Ausführungen konzentrieren sich auf den Systembetrieb in einem Unternehmen (im Gegensatz zur Inanspruchnahme von Diensten von Service-Providern) Die Ausführungen orientieren sich an Einführungsprojekten von SAP, die jedoch auf jedes andere Softwareprodukt übertragen werden können

Eingrenzung der Themenstellung Die Darstelllungen beschränken sich auf die Problematik in einem relativ einfach strukturierten Unternehmen Die Problematiken beim Projektmanagement von IT-Projekten in einem weltweit agierenden Unternehmensverbund stellen eine sehr viel größere Komplexität dar

IT Infrastrucutre Library (ITIL) Service Strategy Design Service Transition Service Operation Continual Service Improvement Schwerpunkt von ITIL ist die Definition von IT-Prozessen

Softwarelebenszyklus Anforderungsdefinition (Pflichtenheft, Budget, Zeitraum, …) Softwareauswahl Systemimplementierung Systembetrieb Wartung, Hot packages, Fixes Releasewechsel Schulung User Support Continual Service Improvement Systemoptimierung, Anpassung Systemerweiterung, erweiterte, neue Funktionen Systemablösung

Klassifizierung von Einführungsprojekten Systemeinführung Ersteinführung Ablösung eines vorhandene Systems Datenübernahme Parallelbetrieb (Ablösung von Teilen) Go-Live Termin Änderungen bei einem bestehenden System Erweiterung eines bestehenden Systems (zusätzliche Module) Schnittstellen Intern extern (Releasewechsel)

Themenbereiche IT-Projektmanagement 1 Unterstützungsfunktionen (Betriebliche Prozesse, Workflow, IT-Support) Prozessoptimierung (IST-Analyse, SOLL-Prozess) Höhere Effizienz durch IT-Unterstützung Infrastrukturmanagement Rechner (Server, Clients, Kommunikationsmanagement) Netzwerkinfrastruktur Sicherheitsmanagement Schnittstellenmanagement (intern, extern) Benutzerkonzepte und integrierte Zugangskonzepte (Single Sign On) Anpassungsprogrammierung, Individualsoftware

Themenbereiche IT-Projektmanagement 2 Budgetplanung Mitarbeiterqualifikation und Schulung Outsourcing oder Application Service Providing

Anpassungsprogrammierung Standardsoftware Standardsoftware kann in gewissem Umfang durch Parametrisierung an die Unternehmensanforderungen angepasst werden Ein wesentlicher Vorteil von Standardsoftware ist die Möglichkeit Aktualisierungen durch Releasewechsel und veränderte Anforderungen z.B. durch Änderungen von rechtlichen Vorgaben durch Patches und Hot Fixes zu nutzen Bei Änderungen an der Standardsoftware ist dies entweder mit Zusatzaufwand verbunden oder sogar unmöglich Möglichkeiten bieten sich bei Standardsoftware durch Definierte Programmschnittstellen (User Exits) Definierte Standardschnittstellen Daher sollten möglichst keine oder nur auf den Standards des jeweils eingesetzten Systems basierende Erweiterungen vorgenommen werden

Phasen der Systemeinführung Vorprojekt Einführungs-Projekt Systembetrieb Anstoß Vorprojektteam Entscheidungs-vorbereitung Entscheidung Ablehnung/ Projektdefinition Phase 1: Dokumentation Zielausarbeitung Prozessoptimierung und Pflichtenheft Phase 2: Auswahl- und Entscheidungsphase Phase 3: Implementierung Phase 4: Systemtests und Endabnahme(n) Phase 5: Go live Wartung und Support Continual Improvement Hot Fixes und Patches Releasewechsel

Anstoß für eine Verbesserung im IT-Umfeld Services werden angeboten und der Bedarf für neue Services, Veränderungen, Verbesserungen muss systematisch erfasst werden Der Prozess der Aufnahme, Bewertung, Ausarbeitung der Notwendigkeit, Vor- und Nachteile, Aufwand muss klar definiert, reproduzierbar dokumentiert sein Continual Service Improvement (CSI) Für diese Aufgaben kann ein zentrales Intranet-System eingerichtet werden, das für alle Mitarbeiter eines Unternehmens verfügbar ist

Ergebnis Vorprojekt: Projektdefinition Ziele und Rahmenbedingungen Budget Grobe Aufgaben, Termine Teilnehmer für die erste Phase Ergebnisse, Präsentationen, Entscheidungen Ergebnispräsentationen Milestones, Erfüllung, Abweichungen, Revisionen Kostenkontrolle und -verfolgung Abnahmen von Teilergebnissen Zahlungstermine Go live Termin

Prozess- dokumen- tation Anforde-rungs- katalog, Pflichten- heft Einführungsprojekt Prozess-optimierung Systemauswahl und Entscheidung Schulung Prozess- dokumen- tation (SOLL) Daten- übernahme Bereitstellung System Customizing System- vergleich, Entschei-dung Test Anforde-rungs- katalog, Pflichten- heft Go Live Daten- übernahme

Prozessoptimierung Siehe Themenbereich Optimierung von Geschäftsprozessen Aus den Anforderungen an die Geschäftsprozessoptimierung resultieren Prozessdokumentationen, die SOLL-Prozesse beschreiben Aus den SOLL-Prozessen werden Anforderungen an die Standardsoftware abgeleitet (IT-Workflow) Die funktionalen Anforderungen ergeben ein Fachkonzept für die Unterstützung der Fachabteilungen mit den entsprechenden Prozessen Bei SAP existieren mehrere Unterstützungsfunktionen zur Entwicklung des IT-Workflows Z.B. best practices Ansätze, Business Blueprints, Testwerkzeuge zur Prüfung der Konsistenz der Anforderungen

Pflichtenheft Funktionale Anforderungen Nicht funktionale Anforderungen Technologie Hilfesysteme Verfügbarkeit ausgebildeter Mitarbeiter Beurteilung Lieferant(en)

Kosten Lebenszyklusplanung und Amortisation Kostenplanung Budget und Finanzierungskonzept Einmalige Investitionen Software Lizenzkosten Named User Concurrent User Zusätzlich erforderliche Software-Lizenzen Aufwand eigener Mitarbeiter Hardware-Einsatz Laufende Kosten Kauf, Miete, Leasing (Alternative: ASP) Schulung

Systemauswahl und Entscheidung Vorauswahl von Systemen Messen (www.cebit.de) Fachzeitschriften Fachkataloge (www.nomina.de) Spezielle Studien Online Auswahlsysteme für ERP Erfüllung der Anforderungskriterien (Muss-, Soll-, Kann-Kriterien, Scoring-Modelle, …) Benchmarking von 3-5 Systemen mit eigenen Daten Entscheidung Einsatz externer Berater bei der Auswahl

Projektgruppe Sponsor Projekt- leiter intern Projekt- leiter extern Key User (Fachabteilung) ABAP-Programmierer Fach-Consultant System-administrator

Teambildung und Ausbildung Interne Mitarbeiter Externe Mitarbeiter (Berater) Schulungskonzept Systemadministratoren Programmierer Key User Anwender

Bereitstellung System Systemauslegung und Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur Rechner Server Clients Zusätzlich notwendige Softwareprodukte Netzwerkinfrastruktur inklusive Sicherheitskonzept (Bandbreite, Verfügbarkeit, Sicherheit, Kosten) Installation und Test der Hardware-Komponenten Installation und Test der Software (Systeme) Benutzerkonzept und anlegen der Benutzer Implementierung Entwicklungs- und Transportprozesse

Systemarchitektur - Grobkonzept Produktivsystem(e) IT-Infrastruktur Sicherheit Zuverlässigkeit Kosten Transportwesen Front End Schulungssystem Test- und Entwicklungssystem Erweiterungssysteme (BW, APO, CRM, …)

Mandantenkonzept 901: Produktivstart 902: Schulungsmandant 901: Entwicklungsmandant Schulungssystem Test- und Entwicklungssystem 901: Vorbereitung und Test Patches, Hot Packages, Releasewechsel

Implementierung - Customizing SAP Solution Manager Implementation Guide (Projekte) Abbilden der Workflows im System (Customizing) Klärung von Schnittstellen und Überschneidungen Dokumentation der Workflows und Systemobjekte

Customizing SAP Eigener Themenbereich

Testmanagement Laufende Tests im Rahmen des Customizing Abschlusstest vor dem Go Live Abnahme des fertigen Systems durch die Benutzer Einsatz von Test-Werkzeugen Definition von Test-Transaktionen, die ausgeführt werden Unterstützung durch Test-Tools (Computer Aided Test Tool, CATT) Durchführung von Tests nach dem erfolgreichen Durchführen von Release-Wechseln

Exkurs: Releasewechsel, Patches, Hot fixes in SAP Kopie Produktivsystem auf Entwicklungssystem Einspielen der Releases, Hot fixes und patches Ausführen von Tests (CATT) Transport in das Produktivsystem