Foto: Petra Spiola "Die beste Rechnung ist die bezahlte" Tipps rund um das Forderungsmanagement

WIFI Campus Dornbirn Saal der Wirtschaft 18. Nov KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Mag. Johannes Eibl Wagenseilgasse Wien Tel.: Ein Vortrag von Frau in der Wirtschaft Vorarlberg:

3© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Themen Vorstellung Gruppe KSV1870 Zahlungsmoral wie arbeiten die Österreichischen KMUs Debitorenmanagementtipps für die Praxis Tipps zu Inkassobüros

4© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Unternehmensgruppe Kreditschutzverband von 1870 KSV1870 Holding AG KSV1870 Forderungsmanagement GmbH KSV1870 Information GmbH 100 %

5© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Die Gruppe Mitglieder 410 Mitarbeiter EUR 46 Mio. Umsatz der KSV1870 Gruppe rd. 5,9 Mio. Bonitätsauskünfte > übergebene Inkassofälle p.a. Ca Insolvenzverfahren 2015 Ca. 2/3tel Privat und ca. 1/3tel Unternehmen mit mehr als betroffenen Gläubigern

Zahlungsmoral

7Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Teilnehmerstruktur Trendumfrage 2015 nach Umsatzklassen < 2 Mio. 2 – 10 Mio. > 10 – 50 Mio. > 50 Mio. Keine Angabe 12% 6% 14%42% 26%

8Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Beurteilung der derzeitigen Geschäftslage im 5 Jahresvergleich 2% 1% 2%

9Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Entwicklung des Umsatzes im Vergleich zu 2014 und 2013

10Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Zahlungsdauer 2015 – Vergleich Firmen-/Privatkunden/Öffentlicher Sektor

11Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Internationaler Vergleich 2015 der Zahlungsfristen

12Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Zahlungsfristen 2015 – Firmenkunden nach Bundesländern getrennt

13Inkasso Trendumfrage 2015, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Zahlungsfristen 2015 – Privatkunden nach Bundesländern getrennt

14Inkasso Trendumfrage 2015, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Zahlungsfristen 2015 – Firmenkunden nach Branchen getrennt 24

15Inkasso Trendumfrage 2015, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Zahlungsfristen 2015 – Privatkunden nach Branchen getrennt

16Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Zahlungseingang innerhalb des Zahlungsziels 77% 23% Öffentliche Hand 76% 24% Firmenkunden 84% 16% Privatkunden Nein Ja

17Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Gründe für den Zahlungsverzug 2015 bei Firmenkunden

Wie arbeiten Österreichische KMUs?

19© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, fehlende Strategie und operative Planungsfehler Motto: „Die Strategie bin ICH“ mangelhafte Planung und Steuerung (fehlendes kaufmännisches Rüstzeug) schlechte Kostenstruktur (Personalkosten) zu schnelles Wachstum fehlen einer geordneten und zeitgemäßen Buchhaltung Fakturierung und Mahnwesen nicht à jour (zu spät/zu oft) Die häufigsten Insolvenzursachen (Auszug)

20Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Maßnahmen zur Hereinbringung unbestrittener Forderungen bei Firmen-/privaten Kunden

21Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Innerbetriebliche Mahnschritte bei Firmen-/privaten Kunden

22Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Zeitraum, in welchem nach Fälligkeit der Rechnung die 1. Mahnung versendet wird bei Firmen-/privaten Kunden

23Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Rechnungshöhe, ab welcher Maßnahmen zur Einbringung gesetzt werden

24Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Forderungsverlust in % des Jahresumsatzes (2014) 2,0%

25Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Auswirkungen von Zahlungsausfällen

26Trendumfrage 2015, Mag. Johannes Eibl, September 2015© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Vorbeugende Maßnahmen, um künftigen Forderungsverlust auszugleichen

27© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Rechnungshöhe, ab welcher Maßnahmen zur Einbringung gesetzt werden

28© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Prozentmäßige Verteilung des Forderungsbestandes dem Alter nach

Debitorenmanagementtipps für die Praxis

30© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Was kostet mich ein Forderungsausfall? Annahmen: 1, ,- Euro Umsatz 250 Arbeitstag p.a. 5 % Umsatzrentabilität 1.000,- Euro Forderungsausfall Fragen: Wie viel muss der Unternehmer an Mehrumsatz machen, um den Ausfall von 1.000,- EUR wieder zu verdienen? Wie viele Tage hat der Unternehmer umsonst gearbeitet? Auflösung: ,- Mehrumsatz; 5 Arbeitstage

31© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Kostenrechner Ausfallskosten unter

32© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, „Credit Policy“ (Mindestinhalt) – oder wie gehe ich mit meinem Kunden um Wie/wann erfolgt die: Anlage und Wartung der Stammdaten? Bonitätsprüfung vor Angebotslegung? Festschreibung der Zahlungskonditionen/-fristen? Rechnungslegung? Mahnläufe? Verbuchung der Zahlungseingänge? Liefersperren? Externe Forderungsbetreibung - Inkasso? Ausbuchung? Welche Außenstandsdauer ist geplant und somit normal?...

33© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Anlage und Wartung von Stammdaten Richtige Bezeichnung des Schuldners (Firma/Person) Richtige Adresse Geburtsdatum (Privatpersonen) adresse Pflichtangaben aus dem Firmenbuch nutzen: Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht bei Einzelunternehmen: voller Name Auf richtige und vollständige Bezeichnung des Vertragspartners und seine Bonität bereits beim Vertragsabschluss achten!

34© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Wirtschaftsauskunft Rating-Klassen Die Rating-Klassen zeigen auf einen Blick den Risikostatus eines Unternehmens.

35© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, klassischer Risikoverlauf

36© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Laufendes Monitoring der Geschäftspartner ist wichtig, weil … Oft trügt der Schein … 80 % aller Forderungsausfälle kommen aus dem Stammkunden- Geschäft. Die gute und teilweise persönliche Kenntnis dieser Geschäftspartner lässt viele Unternehmer auf geordnete Verhältnisse schließen. „Alter (der Kundenbeziehung) schützt vor Forderungs- verlust nicht“  oft wird bei Hauptlieferanten bis zuletzt die heile Welt vorgegaukelt  andere Lieferanten werden schon längst schleppend bezahlt

37© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Risikokundenanalyse Verteilung auf Ratingklassen Namentliche Nennung aller Unternehmen ab KSV-Rating > 399  Erste Entscheidungshilfe für Maßnahmen

38© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Außergerichtliches Mahnwesen (1) Keine besonderen Formvorschriften im Interesse der Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen klar und sachlich keine zu langen Texte zusätzlich telefonische Kontaktaufnahme Zwei interne Mahnschritte sind sinnvoll kein abgestuftes Mahnsystem  kein Hinweis auf die Mahnstufe 1 bis max. 2 Wochen Zahlungsfrist gewähren

39© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Außergerichtliches Mahnwesen (2) konkrete weitere Schritte ankündigen: Weitergabe an Inkassobüro (KSV1870) Weitergabe an Rechtsanwalt Angekündigte Schritte auch tatsächlich umsetzen! Konkrete Zahlungsfrist anführen: „zahlbar bis...“ „auf unserem Konto einlangend am...“ Zahlschein beilegen Detaillierte Tipps auf unter „Services“

40© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Kennzahlen Dauer Rechnungslegung: x Stunden/Tage nach Lieferung/Leistung Ziel: Stunden Anzahl beglichener Rechnungen innerhalb der Fälligkeit: Ziel: 95 % Dauer Mahnprozess bei Überfälligkeit: Ziel: max. zwei schriftliche Mahnschritte und ein erfolgreicher Telefoninkassoversuch (4 – 6 Wochen) Anzahl der Beschwerden im Mahnprozess Durchschnittlicher Außenstand (Höhe/Dauer)

Tipps zu Inkassobüros

42© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Vorteile des Inkassos Ersparnis: weniger Arbeits- und Kostenaufwand für Ihr Unternehmen schnelle Rückführung des Kapitals Kosten nach dem Verzugsschadensprinzip Eskalation durch einen Dritten ohne gerichtlicher Betreibung Fachwissen durch jahrelange Erfahrung Maximale Effizienz: drohende Bonitätsverschlechterung in der KSV1870 Wirtschaftsdatenbank Forderungsbetreibung im In- und Ausland

43© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Woran erkenne ich ein seriöses Inkassounternehmen? Wie schnell erfolgt der erste Mahnschritt? Wie oft und lange werden außergerichtliche Mahnschritte vorgenommen? Wie oft wird Gläubigergeld überwiesen? Wie werden eingehende Zahlungen gebucht? Wie transparent und nachvollziehbar, sind die Vorgänge Internetanwendung Sachstandberichte

44© KSV1870 Forderungsmanagement GmbH Die beste Rechnung ist die bezahlte! J. Eibl, Zeit ist Geld