Informationen zur Vergabe von Hilfskraftverträgen Tanja Ammermann Birgit Janßen-Schäfer -Personalabteilung-

Themen Mindestlohngesetz (MiLoG) Einhaltung Mindestlohn Aufzeichnungspflicht Umgang/Probleme Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten Geringfügige Beschäftigung (bis 450,00 €) Kurzfristige Beschäftigung Meldefristen an die Minijob-Zentrale Sonstiges, Formulare, etc…..

Informationen/Änderungen (Bezug: Mail v. 28.10.2015) Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) seit 01.01.2015 Einhaltung Meldefristen gegenüber der Minijob-Zentrale Grundsatz: Keine Aufnahme der Beschäftigung vor Vertragsunterzeichnung!!!

Mindestlohngesetz (MiLoG) 01.01.2015 Regelt den gesetzlichen Mindestlohn § 1 MiLoG: (1) Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Zahlung eines Arbeitsentgelts mindestens in Höhe des Mindestlohns durch den Arbeitgeber. (2) Die Höhe des Mindestlohns beträgt ab dem 1. Januar 2015 brutto 8,50 Euro je Zeitstunde.

Wer kann den gesetzlichen Mindestlohn geltend machen? Nach dem Wortlaut von § 1 Absatz 1 MiLoG haben alle Arbeitnehmer Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. § 1 MiLoG. Hierzu zählen grundsätzlich auch geringfügig und/oder kurzfristig Beschäftigte. Somit ALLE studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte an der Hochschule Emden/Leer

Welche Arbeitgeberpflichten ergeben sich aus dem MiLoG? Aufzeichnungs- und Nachweispflicht gem. § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ist aufzuzeichnen durch stud./wiss. Hilfskraft = Stundenzettel/Infoblatt Spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag: Bsp.: spätestens am 12.01. für den 05.01. Vorlage, Unterschrift und Kontrolle am Monatsende durch die/den Vorgesetzten (verantwortlich für die Kontrolle, Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bleibt weiterhin bei der/dem Vorgesetzten) Aufbewahrungspflicht mind. 2 Jahre nach Aufzeichnungsbeginn

Welche Arbeitgeberpflichten ergeben sich aus dem MiLoG? Einhaltung des Mindestlohns 8,50 €/Std. Die vereinbarte Bruttomonatsvergütung einschließlich aller berücksichtigungsfähigen Vergütungsbestandteile geteilt durch die individuelle regelmäßige monatliche Arbeitszeit des betreffenden Arbeitnehmers in Stunden ergibt den fiktiven Bruttostundensatz. Dieser muss den gesetzlichen Mindestlohnsatz pro Stunde erreichen oder überschreiten. Das Verhältnis der monatlich gezahlten Vergütung muss zu den tatsächlich monatlich geleisteten Arbeitsstunden passen. Der rechnerische Stundensatz muss mind. 8,50 € ergeben. Bitte tragen Sie daher dafür Sorge, dass die von Ihnen der/dem jeweiligen Mitarbeiter/in zur Erledigung übertragenen Aufgaben grundsätzlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit erledigt werden.

Beispiel: (Stundenvergütung stud. HK –ohne Abschluss- 9,51 €) Welche geringfügigen Überschreitungen von der monatlich vereinbarten Arbeitszeit sind möglich? Beispiel: (Stundenvergütung stud. HK –ohne Abschluss- 9,51 €) Vereinbart: 40 Std. a 9,51 € = 380,40 € 40 Std. a 8,50 € = 340,00 € Differenz: 44,40 € entspricht bei 8,50 € 4,75 Std. (4h/45min) Alternat. Rechnung: Brutto-Grundbetrag: (40*9,51) 380,40 : 8,50 = 44,75 Somit beträgt die max. monatliche Arbeitszeit 44 Std. 45 Min. Bei einem Stundensatz von 9,51 € wäre eine Überschreitung der vereinbarten monatlichen Stundenzahl um 11,88 v.H. möglich, ohne das der gesetzliche Mindestlohn unterschritten wird.

Probleme bei der Überschreitung der monatlich vereinbarten Arbeitszeit Wird die Gesamtarbeitszeit über die Laufzeit des Vertrages eingehalten, wird das vertraglich geschuldete Entgelt in der Gesamtbetrachtung nicht unterschritten, wohl aber in der Monatsbetrachtung, wie im Folgenden dargestellt: Beispiel: Vertrag mit monatl. durchschnittlich 40 Stunden für sechs Monate = 240 Stunden; geleistet werden jeweils 25, 55, 40, 55, 25 u. 40 Stunden; am Ende der Vertragslaufzeit sind insgesamt 240 Stunden geleistet. Sozialversicherungsrechtlich verbleibt es bei einer geringfügigen Beschäftigung. Bei der vom MiLoG vorgegebenen monatlichen Betrachtungsweise kommt es jedoch im Beispielsfall im zweiten und vierten Monat zu einer Unterschreitung des Mindestlohns, während in den anderen Monaten eine Überschreitung des vereinbarten Entgelts vorliegt. Wie die Prüfbehörden der Bundeszollverwaltung mit derartigen Konstellationen umgehen, ist ungeklärt.

Umgang mit der gegenwärtigen Rechtslage Keine Überschreitung der vereinbarten monatlichen Stundenzahl möglich (bis auf wie im Beispiel auf -Folie 8- aufgeführt) im Vorfeld sollte der Beschäftigungsbedarf genau kalkuliert werden Einführung von Arbeitszeitkonten gem. § 2 Abs. 2 MiLoG sind derzeit nicht vorgesehen (ggf. Änderung durch Erlasslage) Problem: Generelle Regelung müsste vorab getroffen werden (PersRat). Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte unterfallen nicht den geltenden Dienstvereinbarungen zur Regelung der Arbeitszeit bzw. der Zeiterfassung Haushaltsrechtliche Folge: Zeitguthaben sind zu bilanzieren. D.h. für jede Hilfskraft wäre am Jahresende entsprechende Einstellungen in den Jahresabschluss zu tätigen. Auch hier müsste das MF/MWK entsprechende Hinweise/Arbeitsanweisungen erteilen. Erhöhter Arbeitsaufwand für die Fachbereiche sowie Verw./ZE bei der Überwachung, Pflege, etc… der Arbeitszeitkonten. Erwartung/Hoffnung: Forderung einer Ausnahme durch die Ministerien von der Aufzeichnungspflicht auf Drängen der Hochschulen und Unis über HRK / Tagungen der HVP´s sowie der P-Leiter der Nds. Hochschulen und Unis

Konsequenzen bei Nichtbeachtung Wer kontrolliert und was passiert bei Nichtbeachtung der Bestimmungen des MiLoG? Kontrolle durch Zollverwaltung, § 14 MiLoG § 15 Nr. 1 MiLoG Einsichtnahme in Unterlagen (Arbeitsverträge, etc…), die mittelbar und unmittelbar Auskunft über die Einhaltung des Mindestlohns geben Konsequenzen bei Nichtbeachtung § 21 MiLoG/Bußgeldvorschriften Verhängung von Bußgeldern bis zu 500.000,00 € bei Nichteinhaltung des Mindestlohns i.H.v 8,50 € Verhängung von Bußgeldern bis zu 30.000,00 € bei Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflicht

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten Kurzfristige Beschäftigung: Die Beschäftigung ist von vornherein auf nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage (bis 31. Dezember 2014 sowie ab 1. Januar 2019: zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage) im Kalenderjahr begrenzt und wird nicht berufsmäßig ausgeübt. Die Höhe des Verdienstes spielt keine Rolle. Für stud. und wiss. HK gilt aber die Stundenhöchstgrenze von derzeit 86 Std./mtl. (= weniger als halbtags) – gem. § 33 NHG Es sind keine SV-Versicherungsbeiträge durch AN/AG zu zahlen.

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten Geringfügige Beschäftigung (bis 450 € Minijob): Liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig im Monat 450 € nicht überschreitet Die Geringfügigkeitsgrenze von 450 € (im Interesse der Studierenden) ist ab 2016 bei einer durchgehenden Beschäftigung als Hilfskraft von Januar bis Dezember unter Beachtung der Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld) nicht überschritten für studentische HK bei max. 44 Std./mtl. wissenschaftliche HK mit Bachelorabschluss bei max. 37 Std./mtl. wissenschaftliche HK mit Masterabschluss bei max. 28 Std./mtl. E3-Kräfte bei max. 35 Std./mtl. Bis auf Rentenversicherung, keine SV-Pflicht des AN; AG zahlt SV-Beiträge Achtung! Befreiungsmöglichkeit durch AN von der RV-Pflicht

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten Auskünfte zu den umfassenden SV-Regelungen erteilt die OFD (LBV Aurich) Die Ansprechpartner sind zu finden auf der Homepage der PA unter Infos/Links oder die Minijob-Zentrale www.minijob-zentrale.de

Prüfung Kurzfristigkeit - Geringfügigkeit Wenn möglich, werden Hilfskräfte – auch unter 450 € vorrangig als kurzfristige Beschäftigte angemeldet. (Vorteil für AG: keine AG-Sozialabgaben) Die Prüfung erfolgt zunächst durch die Bezügestelle (OFD) und abschließend durch die Minijob-Zentrale. Ist die „Kurzfristigkeit“ ausgeschöpft, so erfolgt die Anmeldung als 450 € Minijob.

Versicherungspflicht in der Rentenversicherung Allgemeiner Beitragssatz der gesetzlichen Rentenversicherung derzeit 18,7 Prozent Der Arbeitgeber entrichtet einen Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 Prozent. Der Minijobber hat einen Eigenanteil in Höhe von 3,7 Prozent zu tragen.

Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Geringfügig Beschäftigte, die nicht der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung unterliegen möchten, können sich jederzeit - auch während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses - von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung befreien lassen. Ausgenommen von dieser Möglichkeit sind Minijobber, die bereits vor dem 1. Januar 2013 Rentenversicherungsbeiträge aufgestockt haben. In diesem Fall bleibt der Minijobber weiterhin versicherungspflichtig und ihm steht kein Befreiungsrecht zu. Kurzfristig Beschäftigte sind generell von der Versicherungs-pflicht befreit.

Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist vom Beschäftigten per ausgehändigtem Formular schriftlich beim Arbeitgeber zu beantragen. Der Arbeitgeber zahlt dann weiterhin den Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 Prozent. Der Eigenanteil (3,7 %) des Minijobbers fällt mit der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht weg.

Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Hinweis: Die Auskunfts- und Beratungsstellen der Deutschen Rentenversicherung informieren umfassend über rentenrechtliche Auswirkungen der Versicherungspflicht oder über die persönlichen Folgen der Befreiung von der Versicherungspflicht unter Berücksichtigung aller persönlichen Umstände. Vor der Entscheidung gegen die Versicherungspflicht wird eine individuelle Beratung bezüglich der rentenrechtlichen Auswirkungen empfohlen. !!! Aufgrund der Komplexität der Thematik findet dahingehend eine Beratung seitens der Hochschule nicht statt!!!

Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Antrageingang in der Hochschule im Monat des Beschäftigungsbeginns  Befreiung gültig ab Beschäftigungsbeginn  Bsp.: Beschäftigungsbeginn: 01.05. Antragseingang in der Hochschule: 20.05. Meldung durch die OFD an die Minijob-Zentrale: ca. 10.06. Antragseingang HS bis Meldung durch OFD < 6 Wochen: ja Widerspruchsfrist der Minijob-Zentrale: -- Befreiung gültig ab: 01.05. Die Einhaltung der Fristen ist mit rechtzeitiger Vertragsunterzeichnung (vor Beschäftigungsbeginn) und Einreichung der Unterlagen immer gewährleistet!

Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Antrageingang in der Hochschule NICHT im Monat d. Beschäftigungsbeginns Befreiung gültig ab Monatsanfang des Antrageingangs  Bsp.: Beschäftigungsbeginn: 01.05. Antragseingang in der Hochschule: 20.06. Meldung durch die OFD an die Minijob-Zentrale: ca. 10.07. Antragseingang HS bis Meldung durch OFD < 6 Wochen: ja Widerspruchsfrist der Minijob-Zentrale: -- Befreiung gültig ab: 01.06. Die Befreiung von der RV-Pflicht gilt somit nicht ab dem Beschäftigungs-beginn und der Minijobber trägt die finanziellen Konsequenzen

Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Voraussetzung für o. g. Fälle: Die Meldung an die Minijob-Zentrale (erfolgt jeweils am 1. oder 2. Donnerstag eines jeden Monats) durch die Abrechnungsstelle OFD-LBV. Die Meldung muss innerhalb von 6 Wochen (42 Tagen) nach dem (vom Sekretariat bzw. von der vertragsausstellenden Person dokumentierten) Antragseingang erfolgen. Erfolgt die Meldung durch die OFD erst nach Ablauf von 6 Wochen nach Antragseingang, hat das zur Folge, dass die Befreiung erst mit Ablauf des nachfolgenden Monats der Meldung bei der Minijob-Zentrale gültig ist, da die Minijob-Zentrale eine 4-wöchige Widerspruchsfrist hat, so dass eine Befreiung erst im Anschluss erfolgen kann.  Bsp.: Hochschule leitet den Antrag verspätet an die OFD, weil etwa keine Kostenstelle vorlag o.ä. Beschäftigungsbeginn: 01.05. Antragseingang in der Hochschule: 03.05. Meldung durch die OFD an die Minijob-Zentrale: 10.06. Antragseingang HS bis Meldung durch OFD < 6 Wochen: nein Widerspruchsfrist der Minijob-Zentrale: 11.06. – 10.07. Befreiung gültig ab 01.08. Deshalb: Vollständige Unterlagen unmittelbar nach Eingang über die PA an die OFD weiterleiten, damit sichergestellt ist, dass alle Fristen eingehalten werden.

Dauer der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht kann innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses jederzeit beantragt werden. Sie ist für die gesamte Dauer des Minijobs bindend und verliert erst mit dem Ende der geringfügig entlohnten Beschäftigung ihre Wirkung.

Mindestbeitrag Unterschreitet das Arbeitsentgelt die Mindestbeitrags-bemessungsgrundlage von 175 Euro, ist der Pflichtbeitrag zur Rentenversicherung von 175 Euro zu berechnen. Der vom Arbeitgeber zu tragende Anteil am Rentenversicherungsbeitrag von 15 Prozent ist jedoch stets vom tatsächlichen Arbeitsentgelt zu ermitteln. Der Arbeitnehmer übernimmt in diesen Fällen mit seinem Beitragsanteil die Differenz zum insgesamt zu zahlenden Pflichtbeitrag zur Rentenversicherung.

Der Beitragsanteil des Minijobbers ermittelt sich wie folgt: Berechnung des Beitragsanteils bei Unterschreitung der Mindestbeitragsbemessungsgrenze Der Beitragsanteil des Minijobbers ermittelt sich wie folgt: Verdienst bei 5 Std. pro Monat à 9,51 € = 47,55 (<= 175 €) Gesamtbeitrag zur RV 18,7% von 175 Euro = 32,73 Euro 32,73 Euro werden aufgeteilt auf AG (15% vom Arbeitsentgelt) und AN (Rest): AG-Anteil 15% vom Arbeitsentgelt (47,55 €): 7,13 € AN-Anteil (32,73 Euro abzügl. AG-Anteil 7,13 €): 25,60 € 32,73 € Auszahlung dann „nur“ 21,95 € (=47,55-25,60) anstatt 47,55 € Achtung! Bei einer vertraglich sehr geringen Stundenzahl (z.B. 2 Std. a 9,51€) kann ein Versäumnis oder eine verspätete Verzichtserklärung dazu führen, dass kein Arbeitsentgelt zur Auszahlung kommt und der Minijobber darüber hinaus noch einen Restbetrag zu erstatten hat. Bsp.: Verdienst 19,02€ / AN-Anteil RV 29,87€ / Somit Erstattungsbetrag vom Studierenden an die OFD i.H.v. -10,85 €

Sonstiges Bei einem Wiederzugang einer Hilfskraft nach 6 Monaten sind alle Vordrucke von der Hilfskraft erneut auszufüllen (wie Neueinstellung) Die Zahlungsanweisung für die Bezügestelle enthält keine Bankverbindung mehr. Die Bezügestelle entnimmt die Daten ausschließlich dem Besoldungsfragebogen. Eine Kopie der Krankenversichertenkarte reicht als Mitgliedsbescheinigung nicht aus, da darauf keine eindeutige Standortbestimmung ersichtlich ist.

Sonstiges Die bekannte Erklärung über die bereits geleisteten Stunden (mtl. und insgesamt) muss nach wie vor nach Ende des Vertragszeitraums (zusammen mit der neuen Stundenerfassung) abgegeben werden. Die Befristung der Arbeitsverträge (Stud. + wiss. HK) erfolgt auf Basis des WissZeitVG / Einhaltung der zulässigen Höchstbefristung (6 Jahre) beachten!!! Deshalb: Vordruck Erklärung über Promotions- und Beschäftigungszeiten zur Ermittlung der zulässigen Beschäftigungsdauer nach WissZeitVG ist bei der Beschäftigung von wissenschaftlichen Hilfskräften auszufüllen, zwecks Anrechnung von befristeten Arbeitsverhältnissen als wiss. HK mit mehr als ¼ der regelmäßigen Arbeitszeit auf ggf. zukünftige weitere Beschäftigungsverhältnisse im Sinne des WissZeitVG (z.B.Wimi)

Befristungsregelungen nach dem WissZeitVG Als studentische Hilfskraft können Sie nach dem WissZeitVG insgesamt bis zu einer Höchstdauer von 6 Jahren beschäftigt werden. Als wissenschaftliche Hilfskraft können Sie ebenfalls maximal bis zu 6 Jahre befristet beschäftigt werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Befristungshöchstgrenze nicht nur für wissenschaftliche Hilfskräfte sondern allgemein für wissenschaftliches Personal ohne abgeschlossene Promotion gilt. Das heißt, dass alle befristeten Beschäftigungen als wissenschaftliche Hilfskraft und als wissenschaftliche Mitarbeiterin bzw. wissenschaftlicher Mitarbeiter ohne abgeschlossene Promotion zusammen 6 Jahre nicht überschreiten darf. Dabei ist zu berücksichtigen, dass wie bisher auch auf die zulässige Höchstbefristungsdauer alle Arbeitsverhältnisse mit mehr als einem Viertel der regelmäßigen Arbeitszeit anzurechnen sind. Beschäftigungszeiten als studentische Hilfskraft sind dabei jedoch nicht anzurechnen.

Geänderte und neue Formulare auf der Homepage Antragsformular allg. Hinweis auf Tätigkeit einer Hilfskraft Hinweis „Keine Arbeitsaufnahme vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrages“ Zahlungsanweisung Abschlagszahlungen nur noch optional (Verdienst > 100€ mtl.) Bankverbindung Anschreiben Vorgesetzten Vertragsdaten und Hinweis „Keine Arbeitsaufnahme vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrages“ - Anschreiben Urlaubsanspruch an Vorgesetzten entfällt

Geänderte und neue Formulare auf der Homepage Formular zur Erfassung der Stunden pro Monat gem. MiLoG Allgemeine Übersicht des Urlaubsanspruchs der Hilfskräfte

Abschließend Zwecks Einhaltung aller Fristen im Sinne des MiLoG sowie der Meldepflichten ist der Antrag auf Einstellung/Verlängerung einer studentischen oder wissenschaftlichen HK mind. 14 Tage vor Beschäftigungsbeginn bei der Stelle vorzulegen, die die Vertragsunterlagen erstellt. FB (Erstellung Vertrag) PA (Eingabe SAP) OFD (1. Meldung Knappschaft, 2. Auszahlung)

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