Informations-veranstaltung LAG JAW Grundlagen für eine Zertifizierung von Jugendwerkstätten Hannover 11. April 2012

Block 4: Inhalt Audit Auditverfahren

Audit Audit = lateinisch: audire, hören; Anhörung Warum ein Audit? Druck vom Kunden (47 %) Internationalisierung der Märkte Forderung der Muttergesellschaft Eigenmotivation (hilfreicher Blick von außen)

Audits Audits sind in der Regel geplant (keine Überraschungsaktionen) dienen der Erlangung von Nachweisen um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind erfassen Zustände und Entwicklungstrends erfolgen nach einem festgelegten Verfahren werden von unabhängigem und geschultem Personal durchgeführt. Auditergebnisse sollen in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess münden .

Ablauf eines Audits Erst-Zertifizierung Kontaktaufnahme mit Zertifizierungsstelle(n) Angebot(e) einholen, ggf. Vorstellungsgespräch(e) Auditaufwand und -kosten ermitteln (orientiert sich an der Anzahl der Mitarbeiter/innen und Anzahl der Standorte) Antrag stellen, Vertrag abschließen Einreichung von Unterlagen: QM-Handbuch, Nachweise für Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, Maßnahmenübersicht, Eingliederungserfolge, Personalliste, Raumübersicht etc. Bereithalten: Managementbewertung, Aufzeichnung des internen Audits der letzten 12 Monate, aktuelle Ziele, Auswertung der Kundenzufriedenheitsbefragung, Nachweise über die Teilnahme an Arbeitsmarktkon-ferenzen, Raumstandards etc.

Ablauf eines Audits Erstzertifizierung Dokumentenprüfung durch Zertifizierungsstelle Auditplan Audit Stufe 1 / Audit Stufe 2 Auditbericht Bei erfolgreichem Audit: Zertifikatserteilung Folgejahre: Überwachungsaudits Nach längstens fünf Jahren: Re-Zertifizierungsaudit

Auditfeststellungen Hauptabweichung   Eine Hauptabweichung stellt einen Mangel an oder die unwirksame Durchführung von einer oder mehreren Systemanforderungen fest. Die Anforderungen der zugrunde liegenden Norm sind nachweislich nicht oder nicht geeignet umgesetzt. Es müssen umfangreiche Korrekturmaßnahmen eingeleitet und durchgeführt werden, die u.U. zu einem Auditabbruch führen können. Die Abweichung muss vor der Zertifikatserteilung behoben sein, was evtl. zu einem Nachaudit führen kann.

Auditfeststellungen Nebenabweichung Der Mangel an Disziplin oder Lenkung bei der Umsetzung von System- oder Verfahrensanforderungen im Einzelfall. Für die Behebung der Abweichung muss diese abgestellt sein oder ein Maßnahmekatalog vorgelegt werden, ein Nachaudit ist in der Regel nicht erforderlich. Die Zertifizierungsentscheidung ist davon abhängig, dass der Auditor die vorgeschlagenen Maßnahmen als erfolgsversprechend anerkennt. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird beim nächsten Audit überprüft.

Auditfeststellungen Hinweis Es wurden Schwachstellen ermittelt, die zu einer Abweichung führen könnten. Eine Zertifizierung kann sofort durchgeführt werden. Eine Beseitigung zu einem im Audit festgelegten Zeitpunkt ist erforderlich. Die Überprüfung der Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme erfolgt im nächsten Audit.

Auditfeststellungen Verbesserungspotenzial   Verbesserungspotenzial Die auditierte Organisation muss im nächsten Audit nachweisen, dass sie sich mit den Verbesserungspotenzialen auseinandergesetzt hat. Eine Umsetzung des Verbesserungspotenzials ist nicht zwingend erforderlich, wenn die Gründe für die Nicht-Umsetzung nachvollziehbar sind.

Block 5: Inhalt Offene Fragen? Perspektiven?

Nützlicher link:   http://www.arbeitsagentur.de/nn_164936/zentraler-Content/A05-Berufl-Qualifizierung/A052-Arbeitnehmer/Allgemein/Akkreditierung-und-Zulassung-ab-2012-04-01.html

Wie weiter? Jeder Träger alleine oder im Verbund? Chancen von Verbundlösungen: Gemeinsames Musterhandbuch zur Orientierung Trägerübergreifende Qualifizierung Kollegiale Reflektion der Umsetzung von Prozessen Austausch von Leitfäden, Formularen etc. Kostenersparnis (Beratung + Zertifizierung) Was brauchen Sie als Träger? Was haben Sie schon? Leitbild, Organigramm, viele mündlich geregelten Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formulare, Stellenbeschreibungen etc.

Kontakt Judith Braun Qubic Beratergruppe GmbH An der Christuskriche 18 D-30167 Hannover T 0511-16998885 / T 0421-1606821 F 0511-16998889 Email braun@qubic.eu www.qubic.eu www.qubic.eu