Einführung ins Freiwilligenmanagement Seminar beim Transforum Henriette v. Wulffen 26. Februar 2010

Offenheit und Atmosphäre des Willkommenseins Grundvoraussetzung Offenheit und Atmosphäre des Willkommenseins für alte & neue ehrenamtliche Mitarbeiter, für neue Ideen & kreative neue Wege im Rahmen des Möglichen – auch wenn es vielleicht erst mal unmöglich scheint?

in der Arbeit mit Ehrenamtlichen: Qualitätskriterien in der Arbeit mit Ehrenamtlichen: (in Anlehnung an die Berliner Charta zum Bürgerschaftlichen Engagement) 1. Einführung und Begleitung der freiwilligen Mitarbeiter 2. Fortbildungsangebote für freiwillige Mitarbeiter 3. Anerkennungskultur 4. Versicherungsschutz (Unfall- und Haftpflichtversicherung) 5. Auslagenerstattung

Einführung und Begleitung der freiwilligen / Genauer betrachtet… Einführung und Begleitung der freiwilligen / ehrenamtlichen Mitarbeiter:  Aufgabenprofile  Einarbeitungsphase  Probezeit bzw. Schnupperphase  Ansprechperson  Regelung der Möglichkeit zur Mitbestimmung und der Umsetzung eigener Vorstellungen  ggf. Austausch mit anderen Ehrenamtlichen, Supervision

2. Fortbildungsangebote für freiwillige / ehrenamtliche Mitarbeiter: Genauer betrachtet… 2. Fortbildungsangebote für freiwillige / ehrenamtliche Mitarbeiter:  wichtiger Aspekt der Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung  tragen zudem dazu bei, dass sich Ehrenamtliche ernst genommen fühlen und sich stärker mit der Organisation / Gemeinde identifizieren

 grundlegendes Klima der Wertschätzung und Genauer betrachtet… 3. Anerkennungskultur:  grundlegendes Klima der Wertschätzung und Anerkennung der ehrenamtlichen Arbeit  Ausdruck sowohl in expliziten Aufmerksamkeiten (z.B. Geburtstagsgruß, Dankeschön-Veranstaltung wie Mitarbeiter-Grillen) als auch im täglichen Umgang (z. B. Danke sagen)  in der Selbstdarstellung / Präsentation nach außen ehrenamtliche Arbeit erwähnen

werden (zumindest sollte das klare Angebot bestehen) Genauer betrachtet… Auslagenerstattung:  notwendige Kosten zur Erledigung der ehrenamtlichen Tätigkeit sollten von der Organisation / Gemeinde übernommen werden (zumindest sollte das klare Angebot bestehen)  Material-, Fahrt- und Portokosten

4. Versicherungsschutz:  Unfall- und Haftpflichtversicherung für Genauer betrachtet… 4. Versicherungsschutz:  Unfall- und Haftpflichtversicherung für die Ehrenamtlichen  in Kirchengemeinden meist gut geregelt

… sind ein hilfreiches Mittel zur Aufgabenprofile… … sind ein hilfreiches Mittel zur Gewinnung und Integration Ehrenamtlicher sowie zur Vorbeugung von Konflikten!

3-Schritte-Plan zur Erstellung eines Aufgabenprofils: Aufgabenprofile… 3-Schritte-Plan zur Erstellung eines Aufgabenprofils: (in Anlehnung an Kegel/Reifenhäuser, Fibel Freiwilligen-Koordination Basiskurs, Berlin 2003, 7ff.) 1. Identifikation der Engagementbereiche und Beschreibung der Aufgaben 2. Erstellung eines Anforderungsprofils bezüglich Zeit und Kompetenz 3. Erstellung eines Aufgabenprofils

Ergebnis sollte eine Liste von Aufgabenprofilen sein, die die Grundlage für die Engagementangebote und die zu erfolgende Werbestrategie bildet.

 Offenheit & Atmosphäre des Willkommenseins Ehrenamtliche gewinnen Grundlagen:  Offenheit & Atmosphäre des Willkommenseins  Umsetzung der Qualitätskriterien  konkrete Gesuche / Aufgabenprofile … optimalerweise plus …

 Koordinator für ehrenamtliche Tätigkeiten Ehrenamtliche gewinnen  Koordinator für ehrenamtliche Tätigkeiten  Angebot von Gabentest in der Gemeinde mit anschließender begleiteter Suche nach passender Einsatzmöglichkeit, sofern vorhanden möglichst durch Ehrenamtskoordinator

Darauf aufbauend: Auf die konkreten Gesuche / Ehrenamtliche gewinnen Darauf aufbauend: Auf die konkreten Gesuche / Aufgabenprofile abgestimmte Werbung  Aushänge, z. B. „Engagementecke“ mit verschiedenen Aufgabenprofilen  Flyer  Vorstellung von Einsatzmöglichkeiten im Gottesdienst / Präsentation im Foyer  konkrete Ansprache in Frage kommender Personen (i. d. R. effektivste Methode)  ggf. auch Werbung außerhalb der Gemeinde

Immer offen sein für neue Wege & kreative Ideen, Ehrenamtliche gewinnen Wichtig: Immer offen sein für neue Wege & kreative Ideen, ggf. auch Bereitschaft zur Umschichtung und Neuverteilung von Aufgaben, wenn es den Profilen der Mitarbeiter besser gerecht wird

… eine große und schöne Aufgabe! Ehrenamtliche begleiten Unterstützung der Ehrenamtlichen beim Hineinwachsen in ihre persönlichen Berufungen … eine große und schöne Aufgabe!

Ausführliche(s) Vorgespräch(e) Klar abgesprochene Schnupperphasen Ehrenamtliche begleiten Ausführliche(s) Vorgespräch(e) Klar abgesprochene Schnupperphasen Mitarbeitergespräche bei Konflikten ggf. Streitschlichter / Mediator … und natürlich (Angebot) gemeinsamen Gebets

Und wenn es mal Schwierigkeiten & Konflikte gibt? Umgang mit Konflikten Und wenn es mal Schwierigkeiten & Konflikte gibt? … nicht verzweifeln!

Umgang mit Konflikten Zunächst einmal: Klare Aufgabenprofile, Absprachen von Erwartungen und regelmäßige Kommunikation (inkl. offizieller Mitarbeitergespräche) verringern schon deutlich das Risiko von Schwierigkeiten und Konflikten!

Wenn es doch soweit kommt (oder schon gekommen ist): Umgang mit Konflikten Wenn es doch soweit kommt (oder schon gekommen ist): Schuld nicht nur beim anderen suchen (-> systemischer Ansatz) Selbstreflexion (Wo stehe ich? Was ärgert mich genau? Was wünsche ich mir konkret? Eigene Anteile an der Schwierigkeit / dem Konflikt?

grundsätzliche Haltung der Wertschätzung ICH-Botschaften Umgang mit Konflikten Möglichkeit von Missverständnissen in Betracht ziehen (Kommunikation sehr komplexer Prozess!) grundsätzliche Haltung der Wertschätzung ICH-Botschaften Realitätsprüfung: Stimmt meine Interpretation? Offen sein für andere Interpretationen

Umgang mit Konflikten ggf. weitere Person (Ehrenamtskoordinator, Mediator) zur Klärung / Schlichtung hinzuziehen wenn sich Konflikt nicht lösen lässt: Gott um die Kraft bitten, trotzdem zu vergeben und ggf. neues Arbeitsfeld suchen

Wenn der Herr nicht das Haus baut, so arbeiten die Bauleute umsonst. Psalm 127, 1