Objektive Berichterstattung mit Analysen und Kennzahlen Ablaufplan Objektive Berichterstattung mit Analysen und Kennzahlen 17.00 Uhr Begrüßung und Vorstellung der Firma Microsoft durch Frau Köhler 17.15 Uhr Frühwarnsystem – Berichterstattung aus der Projektsicht 18.15 Uhr Pause 18:45 Uhr Project Explorer – Projektübergreifende Berichterstattung aus der Sicht der Organisation 19:30 Uhr Diskussion 20:00 Uhr Schlusswort

Vorstellung iPPc Die iPPc – Gesellschaft für integriertes Projekt- und Prozesscontrolling gegründet 1995 vier Mitarbeiter Leistungen: Training von Projektleitern in Seminaren Projektunterstützung in Workshops Integrierte Softwarelösungen für Projekt- und Prozesscontrolling Beratung und Projektbegleitung Homepage: www.iPPc.de -selber vorstellen: Andreas Sykora seit 10 Jahren beschäftige ich mit der Umsetzung von PM-Methoden in Softwareprodukte im Frühjahr Abschluss als Diplomphysiker -auf Homepage verweisen

Frühwarnsystem und Project Explorer Erstellen von Berichten mit Analysen und Kennzahlen Mit dem Frühwarnsystem erfolgt eine Berichterstattung aus der Projektsicht, gedacht für Projektleiter und Manager. Mit dem Project Explorer erfolgt eine Berichterstattung aus Sicht der Organisation, gedacht für Vorgesetzte und Controller. Beide Analysesysteme sind Dienstleistungen, die mit unserem Softwareprodukt Pacta System erstellt werden können. Die benötigten Daten sind in den Terminplänen vorhanden, die mit den gängigen Softwarewerkzeugen erstellt wurden. Konzepte, die eine Berichterstattung ermöglichen So konzipiert, dass sie auch von Projektfremden gemacht werden können Die benötigten Daten sind so gewählt, dass die Auswertungen durch Software erledigt werden können

Earned-Value-Analyse EVA PGK geplante Gesamtkosten PK Plankosten zum Stichtag AIK Istkosten zum Stichtag AFW aktueller Fertigstellungswert Kosten Zeit heute Plan Ist PGK Leistungsabweichung Zeit- abweichung PK: lt. Plan fertige AP x Plankosten AFW: (ist) fertige AP x Plankosten Kostenabweichung AIK: (ist) fertige AP x Istkosten AFW: (ist) fertige AP x Plankosten Earned Value Arbeitswert Fertigstellungswert FW Plan- und Ist-Kurve, PGK (geplante Gesamtkosten) KLICK EVA entsteht aus weiter Kurve: Earned Value (Ist-Termine der Arbeitspakete mit Plan-Kosten bewertet) KLICK Punkte PK, AIK, AFW KLICK Leistungs- und Zeitabweichung KLICK Kostenabweichung erklären KLICK Die EVA misst die Produktivität im Vergleich zum Projektplan, die Mehrkosten können leicht abgelesen werden

EVA Beispiel Messung an einem realem Projekt, Grafik aus Pacta, hier mit Aufwand und nicht mit Kosten bewertet Kurven wieder erklären Interessant: Obwohl die Istkurve nahe an der Plankurve verläuft, ist der FW viel niedriger  Die Produktivität ist wesentlich geringer als geplant

Projekt-Status-Analyse PSA Aufwandsabweichung 50% Sektor II: „Kapazitätsfresser“ Sektor I: „Problemfälle“ 40% 30% Projekt 1 20% Projekt 3 10% Gesamtprojekt Zeitabweichung -50% -40% -30% -20% -10% 10% 20% 30% 40% 50% -10% Daten der PSA stammen aus PSA An Projekt 1 erklären: Lage des Zentrums, Projektfortschritt, Trend Gesamtprojekt vergleichbar mit Teilprojekt Diagramm erklären, grünen, gelben und roten Bereich erklären Aufteilung der Sektoren erklären (weitere KLICK) Ablesbar sind: Terminverschiebungen und Abweichungen Kosten und Aufwandsabweichungen Projektfortschritt Trends können vorhergesagt werden - -20% Projekt 2 -30% Sektor III: „Fragezeichen“ Sektor IV: „Intensivstation“ -40% -50%

PSA Beispiel Nochmal alles erklären Hinweis auf Weg des Projekts

Meilenstein Trend Analyse (MTA) 12/00 12/01 12/02 Berichts-Termine 12/02 Projektstart Pflichtenheft fertig Entwurfsphase erledigt Implementierung beendet Integration abgeschlossen Abnahme durchgeführt Die Meilensteine rücken zusammen dies ist nur möglich, wenn Arbeiten vorgezogen wurden Meilenstein-Termine 12/01 Diese Verzögerungen sind Ursache des Terminverzugs Diagramm kurz erklären (Quartale) KLICK Messtermin (Projektstart), eintragen der geplanten Meilenstein Termine KLICK Weitere Messung: Messtermin, vorläufiger Termin der Meilensteine KLICK Weitere Messung: erste Terminverschiebungen KLICK Grund für Dreieck: Vorläufiger Termin = Messtermin  Meilenstein erledigt KLICK Weitere Messungen: Meilensteine wandern (meist nach oben) KLICK Meilensteine rücken nur zusammen, wenn Arbeit vorgezogen wird, oder Hinweis auf fehlerhafte Berichterstattung KLICK Wenn alle Meilensteine auf der Diagonale liegen ist das Projekt abgeschlossen KLICK Die Ursache von Terminverschiebungen kann abgelesen werden Mit der MTA können Terminverschiebungen auf dem kritischen Pfad gemessen werden! Wenn die Diagonale erreicht wird, ist der Meilenstein erledigt 12/00

MTA Beispiel Diagramm noch einmal erklären Wir mussten Basisplan zurückstellen Blaue Kurve: Nacharbeiten Hinweis auf Phasenfüllstand

Backlog Projektzeit heute Eine konstante Steigung deutet auf einen Kapazitätsbedarf hin. 50 d 40 d Zu diesem Zeitpunkt sind 10 Tage Arbeit nicht erledigt, die erledigt werden sollten. 30 d 20 d Diagramm erklären Gemessen werden die APe, die eigentlich fertig sein sollten, aber nicht fertig sind KLICK Beispiel KLICK Aus einer konstanten Steigung des Backlogs kann ein Kapazitätsproblem abgeleitet werden: In drei Monaten 30 Tage Arbeit : durchschnittlich 10 Tage Arbeit pro Monat, bei 20 Arbeitstagen im Monat fehlt also ½ Mitarbeiter Backlog zeigt Kapazitätsengpässe an und damit Terminprobleme im Projekt 10 d Projektzeit 1. Monat 2. Monat 3. Monat 4. Monat heute

Backlog Beispiel Wieder Diagramm erklären Am Anfang konstanter Backlog, dann konstanter Anstieg In 15 Wochen steigt Backlog um 700 Tage 15 Wochen sind 75 Arbeitstage  es fehlen etwa 10 Mitarbeiter

Zykluszeit und Anzahl der Arbeitspakete Anzahl der APe 25 75 50 125 100 Ist die Zykluszeit hoch, sinkt die Effizienz 25 20 15 Ist die Zykluszeit niedrig, kann effizient gearbeitet werden 10 Zykluszeit: mittlere Verweilzeit von Arbeitspaketen im Projekt Diagramm erklären pro Messintervall: Verhältnis von APen in Arbeit zu APen die fertig werden Wert 1: alle APe werden fertig Wert unendlich: kein AP wird fertig (Wird bei 25 gekappt) KLICK Zykluszeit hoch KLICK Zykluszeit niedrig KLICK Zur Überprüfung: Anzahl der Arbeitspakete Hinweis auf Projektende: nur wenige Arbeitspakete  Überwachung auch bei langen APen leicht Es kann die Aussage gemacht werden, ob die geplanten Daten zur Steuerung des Projekts geeignet sind 5 Projektzeit

Zykluszeit Beispiel Diagramme erklären: Oben Anzahl der APe, unten Zykluszeit Zum Projektende hin: immer längere APe, sollten noch aufgeteilt werden Am Ende: nur wenige APe, also nicht so problematisch

Übersicht APe Aus den Auswertungen ergeben sich viele Zahlen die für Kennzahlensystem interessant sind. Diese hier beziehen sich auf einheitlose Werte: Anzahl der APe Erledigte APe APe im Backlog (also mit der Anzahl bewertet)

Übersicht Aufwand Werte die mit Aufwand (oder Kosten) bewertet sind: Planaufwand Istaufwand Arbeits- oder Fertigstellungswert Mehraufwand (aus Plan und Ist) Backlog (hier mit jeweiligem Aufwand bewertet) Voraussichtlicher Aufwand

Übersicht Kennzahlen Die eigentlichen Kennzahlen, Werte die mit anderen Projekten verglichen werden können Fertigstellungsgrad des Projekts Zeitverzug des Projekts Mehraufwand in Prozent Termintreue (wieviele Arbeitspakete wurden innerhalb des geplanten Termins fertig) Trefferquote (wieviele Arbeitspakete konnten ohne Nacharbeiten erledigt werden)

Übersicht Phasenplan Im Phasenplan kann der Anfang, das Ende und der Fertigstellungsgrad der einzelnen Phasen abgelesen werden.

Anwendung und Möglichkeiten Eigenen Projekte Fremden Projekte: Überwachung von Unterauftragnehmern Projekte mit Partnern: Überwachung von Konsortialprojekten Möglichkeiten Die Auswertungen können für eines oder mehrere Projekte gleichzeitig erstellt werden. Die Gruppierung von Projekten ist beliebig. Das Gesamtprojekt kann ausgewertet werden, wenn nur Pläne für die Teilprojekte bestehen. Es ergeben sich viele Möglichkeiten der Anwendung: Die Auswertungen ermöglichen Aussagen zu machen, ohne dass direkt Zugang zu den Projektplänen Bestehen muss.

Ablauf der Dienstleistung *.mpp *.xls ... Bericht Auswertungsbaustein des Pacta Systems Kunden liefern (z. B. einmal im Monat) ihre Projektpläne per e-mail MS Project, wir haben auch schon Excel-Tabellen ausgewertet Mit Pacta werden die Analysen erstellt Die Analysen werden zu einem Bericht zusammengestellt (Beispiele auf Homepage) Weiter muss überprüft werden, ob die Berichterstattung im Projekt in Ordnung ist, d. h. ob die Terminpläne richtige und aktuelle Werte enthalten. Dazu sind Audits notwendig. Monatliche Berichterstattung Ein Audit am Anfang und in der Mitte jedes Projekts