Abteilung Transport am Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Bilder würden den Vortrag auflockern Nummerierung der Überschriften und Inhaltsverzeichnis zu Beginn Eine Folie des GB LOG? „Tag der Logistik“ der Bundesvereinigung Logistik Regionalgruppe Sachsen Dresden, 19.04.2012, Thomas Kalina

Gliederung Struktur und Aufgaben der Abteilung Transport am UKD Rahmenbedingungen für das UKD, die Abteilung Transport und deren Folgen für die Abteilung Lösungsansätze für die Abteilung Transport am UKD EDV gestützte Disponierung am UKD Beispiele aus dem Alltag am UKD, der „tägliche Krampf“

1.1 Struktur der Abteilung Transport am UKD Fuhrparkmanagement 3 Mitarbeiter Innerbetrieblicher Krankentransport 32 Mitarbeiter, 7 studentische HK 12 Fahrzeuge Materialtransport 46 Mitarbeiter 12 Fahrzeuge Fahrbereitschaft 5 Mitarbeiter 14 Fahrzeuge Innerhäuslicher Transport 14 Mitarbeiter Datum unten rechts Botendienst 3 Mitarbeiter, 14 Mitarbeiter Service GmbH 1 Fahrzeug,10 Botenräder

1.2 Aufgaben des innerbetrieblichen Krankentransportes/ Botendienstes UKD Transport von Patienten des Klinikums im Campusgelände und zu den Außenstellen Fahrten HZ – Dresden, MVZ, Rettungshubschrauber Absicherung der klinikinternen Rettungskette Behandlungsfahrten ins Stadtgebiet Transport verstorbener Patienten Transport „patientennaher“ Güter (Blut, Befunde, Präparate und Medikamente) Technikpflege und Wartung bei Bedarf Disponierung des Tagesbetriebes bundesweite Fahrten(zentr. Giftstelle Berlin, Stammzellen, Medikamente …) Bundesweite Fahrten des IKT??? Ja, Nachts und am Wochenende Technikwartung selbst vom IKT??? Ja, Beatmungsgeräte, Sauerstofflaschen, Defis, Tragen …

1.3 Aufgaben des innerbetrieblichen Materialtransportes des UKD Transport „patientenferner“ Güter Regeltransporte am UKD für Patientenküche, Materialwirtschaft, Sterilgut, Apotheke Abfallmanagement am UKD Materialtransporte im Stadtgebiet und zu Außenstellen des UKD Tiertransporte Möbeltransporte und Umzüge Haustransportdienste im Rahmen der Stationsversorgung und Entsorgung Transport „patientennaher“ Güter (Blut, Befunde, Präparate und Medikamente) Technikpflege und Wartung bei Bedarf Disponierung des Tagesbetriebes Punkt 2: Apotheke/ OK

1.4 Aufgaben des innerhäuslichen Transportes Sämtliche Transportaufgaben wie im hausexternen Transport bezogen auf den Komplex der baulich miteinander verbundenen Häuser (Häuser 19, 21, 29, 30, 58, 59, 27) Transport von OP – Präparaten, Notfallpräparaten aus dem Komplex ins Klinikgelände bei Bedarf Disponierung des Tagesbetriebes

1.5 Aufgaben der Fahrbereitschaft am UKD Regionale und überregionale Fahrten, Fahrten für Kongresse und Tagungen (Personal als auch Material) Transporte von Postgut Stammzellentransporte deutschlandweit und angrenzende Staaten Transporte für therapeutisches Reiten Tiertransporte bei Bedarf Transportaufgaben im IKT, IT und IHT Transport „patientennaher“ Güter für Partnerkliniken/ Partnereinrichtungen Punkt 5: Knochenmark deutschlandweit und in angrenzende Länder/ OK Transport patientennaher Güter (Blut, Befunde, Präparate und Medikamente) anderer Kliniken/ OK

1.6 Aufgaben des Fuhrparkmanagement Fahrzeugverwaltung für das UKD, die med. Fakultät, die UKD Service GmbH (Buchführung, Planung von Wartung und Pflege) Reparaturmanagement für die Fahrzeuge, die gesamte Transporttechnik sämtlicher Bereiche des UKD, der Fakultät und der UKD Service - GmbH Personal - und Fahrzeugeinsatzplanung der Fahrbereitschaft Koordinierung von Umzügen, Fahraufträgen, Spezialtransporten Zusammenarbeit und Koordinierung von und mit Fremdfirmen Servicehotline für die gesamte Abteilung Transport Projektmanagement für Vorhaben im Zusammenhang mit Logistik und Transport am UKD

2.1 Rahmenbedingungen des UKD verschärfte finanzielle Rahmenbedingungen Wettbewerb mit den Kliniken in der Region (Stichwort „der mündige Patient“) neue diagnostische, operative und konservative Behandlungsmethoden Notwendigkeit einer hohen Auslastung modernster Gerätetechnik Zentrenbildung ( UCC, UGC, USC, DUSC, RBC … ) umfangreiche Baumaßnahmen im Klinikum Baumaßnahmen der Stadt im Klinikumfeld Verlagerungen von Abteilungen / Stationen im Campusgelände in Folge der Baumaßnahmen

2.2 Folgen für die Abteilung Transport Steigender Kostendruck auf die Abteilung Transport Fahrzeugbestand/ Equipment auf hohem Niveau erforderlich zunehmend zeitkritische Transporte (Spontantransporte) Transportkonzentration an Zufahrten und Einfahrten (Bsp.: Haus 21, Haus 58) angespannte Park – und Stellplatzsituation im Klinikum bauliche Veränderungen unter mangelnder Berücksichtigung logistischer Erfordernisse (Abakus, Haus 27, Haus 58) Umstellungen auf Stationen, in Funktionsbereichen, der Verwaltung ohne Einbeziehung des Bereiches Transport steigende Anforderungen an das Personal der Abteilung Fotos?/ suche ich noch bzw. machen wir mal zusammen

Entwicklung Abteilung Transport (2007 bis 2011 nach Transportkategorie)

2.2.1 Folgen am Beispiel IKT/ Botendienst Steigende Anforderungen an Pünktlichkeit, Freundlichkeit und Serviceorientiertheit des IKT als Qualitätsmerkmale (Dienstleistungscharakter) zunehmender Schweregrad der Erkrankungen von zu transportierenden Patienten Neuerungen bei Fahrzeugen, Lagerungstechniken, Hygiene, erste Hilfemaßnahmen etc. Überlastungen von Klinik - und Hauszufahrten, Aufzügen etc. verlängern Standzeiten der Fahrzeuge (z.T. mit Patienten) Änderungen bei Fahrstrecken, Zufahrten, örtlichen Gegebenheiten verlängern Transportstrecken Übernahme ehemals „transportfremder“ Tätigkeiten in den IKT/ Botendienst durch Wegfall der ZIVI in anderen Klinikbereichen (Akten, Patientensachen…)

2.3 Ergebnis Verspätungen mit all ihren Folgen (Leerlaufzeiten in Ambulanzen, OP – Sälen etc.) Transportflexibilität stark eingeschränkt Unmut bei Patienten und Klinikmitarbeitern über Verspätungen und Verzögerungen übermäßige Frequentierung und damit regelmäßige Überlastung der Transportabteilung Transportabteilung bzw. die Logistik zunehmend als „Puffer“ zwischen den Bereichen und „Ausrede“ für auftretende Probleme Notwendigkeit einer effektiven Arbeitsweise in Disponierung und Planung der Transportabläufe und Ressourcenauslastung Notwendigkeit einer lückenlosen Dokumentation auch im Bereich der Transportlogistik

(Martin Johow, DYNAMED GmbH)

3. Lösungsbeiträge Seitens der Abteilung Transport Anbindung fehlender Bereiche an LOGBUCH (fortlaufend) Erneuerung Fahrzeugbestand der Abteilung Transport (fortlaufend) Beschaffung eines Spezialfahrzeuges zum Transport schwerer Patienten und zur Abwicklung geräteintensiver Transporte (Mai 2010) Ausrüstung der Fahrzeuge mit aktuellster Technik(fortlaufend) Abschluss Dienstgütevereinbarung Teil 1 : „Patiententransporte“ (2010) Dokumentation der Standards „Patiententransport“ und „Transport von Verstorbenen“ in ANEIS (2011) Vorbereitung der Standards „Materialtransport“ in ANEIS Zusammenarbeit zwischen Transport und Pflege im Rahmen der Transportkommission (fortlaufend) Schulungen der Mitarbeiter in Reanimation (ISIMED), Krankenhaushygiene, rückengerechtes Arbeiten im Patiententransfer (fortlaufend) Schulungen der Disponenten (fortlaufend) Echtbetrieb der Dispositionsautomatik im IHT (aktuell) Projekt zur Dienstplanoptimierung im Krankentransport (aktuell)

Montag - Freitag 06:00 bis 14:30 7 Fahrer/ 1 Bote Sonn – u. Feiertag 3.1 Arbeit im IKT mit Zwischendiensten zur bedarfsgerechteren Dienstplanung Montag - Freitag 06:00 bis 14:30 7 Fahrer/ 1 Bote 07:00 bis 15:30 6 Fahrer/ 4 Boten 10:00 bis 18:30 4 Fahrer 11:30 bis 20:00 5 Fahrer/ 3 Boten 14:00 bis 22:30 4 Fahrer 20:00 bis 06:00 4 Fahrer Sonn – u. Feiertag 06:00 bis 14:30 4 Fahrer/ 2 Boten 11:30 bis 20:00 4 Fahrer/ 2 Boten 19:30 bis 06:00 4 Fahrer

3.2 Entwicklung Fahrzeugbestand zwischen 1990 und 2011 im IKT

3.3Transportfahrzeuge Material – und Essentransport

3.4 Umstellung auf Gittertransportwagen (links alt und rechts neu)

3.5 Stationsassistenten (Kommissionierung im Lager und dann auf Station)

3.6 Präsentation und Information für das Klinikum und seine Mitarbeiter (aus „Carus Intern“ Dezember 2011)

4. EDV gestützte Disponierung Vereinfachung der Abläufe bei der Transportbestellung und Disponierung schnellere Client – Anwendung auf Station/ in den Funktionsbereichen 24 Stunden Erreichbarkeit der Leitstellen Automatische Zuordnung der Transportaufträge an die entsprechenden Leitstellenbereiche (Patiententransport, Materialtransport, Innerhaustransport) stabiles EDV – System Erteilung der Aufträge per Datenfunk (BlackBerry) (Vorstandsvorlage des MRZ vom 05.07.2005) Einführung der Dispositionsautomatik zur Unterstützung der Disponententätigkeit Verbesserung der Planung und der Dokumentation aller transportrelevanten Vorgänge

4.1 Logistiksoftware LOGBUCH am UKD (seit September 2001)

Auftragsmaske (Stationsclient) Eingaben für Pat. Mustermann

Auftragsmaske beim Disponenten (Bsp. 09.03.2012)

Auftragsanzeige Pat. Mustermann beim Transportmitarbeiter

Statusverlauf als wichtiges Kontrolldokument (Stations – und Transportpersonal)

Managementmonitor Fahrdienstleiter / IKT am 16.04.2012

Bsp. Transportspitzen im Tagesprofil Patienten (2007 bis 2011)

Bsp. Transportspitzen im Tagesprofil CITO (2007 bis 2011)

Bsp. Transportspitzen im Tagesprofil Material (2007 bis 2011)

4.2 Ergebnisse der Umstellung auf eine EDV – unterstütze Disponierung (speziell seit LOGBUCH 4.0) 98% aller anfordernden Stellen eingebunden Fahrer überall mittels BlackBerry erreichbar Wegfall Sprachkommunikation „Der Disponent disponiert.“ schnelle Meldekette deutlich weniger Leerfahrten und mehr Anschlusstransporte Erfassung der Transportzeiten in Echtzeit Statusverlauf der Aufträge nachweisbar Transparenz gegenüber allen Bereichen Nachweisbarkeit aller Vorgänge, Datensätze und der erbrachten Leistungen 1 zu 1 Information aller angeschlossenen Bereiche über aktuelle Auftragslage, Bearbeitungsstand der Aufträge, Ressourcen usw.

5. Alltag am UKD Alltag am Haus 58: VTG-OP13: „Wo bleibt mein Patient“

Haus 27 NEU - SU: „Wir haben einen Notfall in das CT“ Haus 27/ OK

Haus 32 „Hier ist das Team vom Brückenprojekt, wie kommen wir hier raus?“

„Eines morgens in der Linie 74, Haltestelle Uniklinikum“

„Traumhafte Zeiten“

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Thomas Kalina Gruppenleiter Krankentransport/ Botendienst stellvertr. Leiter der Abt. Transport GB LOG Telefon: 0351/ 45813600 oder thomas.kalina@uniklinikum-dresden.de