Reportware auf dem Branchentag der MIS AG 09.05.00 Reportware auf dem Branchentag der MIS AG

Agenda Vorstellung Referent und intersense AG Erklärung Reportware 09.05.00 Agenda Agenda Vorstellung Referent und intersense AG Erklärung Reportware Einsatzscenario Kontakt Gerne zwischenfragen

Agenda Agenda Vorstellung Referent und intersense AG

Vorstellung Referent Mehr als 10 Jahre Tätigkeit als Controller Promovierter Volkswirt Betriebswirtschaftliche Datenverarbeitung Projekte Mehrere Management-Informationssystem-Projekte Entwicklung von Controlling-Instrumenten Mitaufbau Intranet Releasewechsel R2/R3 Vortragstätigkeit und Artikel im Bereich Wissensmanagement

Vorstellung intersense AG MIS, Intranet/Wissensmanagement und Internet: Wissensorientiertes E-Business formale Unternehmensgründung in 2000 Projekte in den Bereichen MIS, Intranet, Internet

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09.05.00 Erkl. Reportware Erklärung Reportware Reportware ist ein Vorgehen zum Aufbau eines datenbankbasierten Reporting-Systems Ergebnis des Vorgehens ist, daß eine Datenbank mit Unternehmenszahlen gefüllt wird und aus dieser automatisiert die im Unternehmen gebräuchlichen Reports erstellt werden Die Datenbank wird so eingerichtet, daß Datenstrukturen wie Hierarchien und die verschiedenen Analysegesichtspunkte berücksichtigt werden. Somit führt Reportware zu einem Controlling-Data-Mart, das als Startpunkt eines MIS geeignet ist. Alea wird hier bisher überhaupt nicht erwähnt

Zukünftig: Analysen sind Schnitte durch einen Datenwürfel Erkl. Reportware Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind heute auf verschiedene Tabellen verteilt Heute: Kennzahlen sind auf verschiedene Tabellen verteilt und daher schwer zugreifbar Zukünftig: Analysen sind Schnitte durch einen Datenwürfel

Gesellschaften Wertart Monate Mehrdimensionale Datenbank 09.05.00 Erkl. Reportware Mehrdimensionale Datenbank Gesellschaften ab a a b b Wertart Monate Beitragssumme VS-Summe Stat. Jahrespr. Geb. Beitrag Stück

Gewohnte Benutzerumgebung: MS-Excel 09.05.00 Erkl. Reportware Gewohnte Benutzerumgebung: MS-Excel Als das am häufigsten genutzte Analyse-Tool bietet Excel eine leistungsfähige und vertraute Benutzerumgebung. Schulungsmaßnahmen können in einem weitaus geringerem Umfang ausfallen als bei proprietären Systemen. Großes Excel-Symbol

Nutzung der Alea Datenbank-funktionen in Excel und Visual Basic Erkl. Reportware Methoden/Werkzeuge Excel Visual Basic Nutzung der Alea Datenbank-funktionen in Excel und Visual Basic

Vorhandene Berichte weiter nutzen Erkl. Reportware Vorhandene Berichte weiter nutzen Aus verschiedenen Abteilungen gelieferte Excel-Berichte können ohne Änderungen in die Datenbank übernommen werden. Abstimmaufwand entfällt. Kein Mehraufwand für Layoutänderungen.

Berichte zum aktuellen Datum produzieren 09.05.00 Erkl. Reportware Berichte zum aktuellen Datum produzieren Die bisher verwendeten Excel-Berichte dienen als Layout-Vorlagen (Templates) für die dynamisch aus der Datenbank erzeugten Berichte. Screenshot Berichtsarbeitsblatt

Das Reporting hängt heute von solchen Formelstrukturen ab: Erkl. Reportware Formelstrukturen Das Reporting hängt heute von solchen Formelstrukturen ab: = INDEX('V:\Beta\Berichte\Berichtswesen intern\ Arbeitsmappen\[BasisAlpha.xls]Alpha ÜbLeben'!$AA$77:$AL$97;3;Tab!$B$8) Zukünftig wird dies die Form sein: = DBSET(„200“;„aleaServer“;„misDatenbank“;“Alpha“; “Eingelöst“;“Januar“;“2001“;„Versicherungssumme“ )

Verbindung zur Datenbank Erkl. Reportware Verbindung zur Datenbank aleaServer Beantragt Eingelöst misDatenbank Januar Alpha 2001 Managementbericht für Gesellschaft Alpha Beantr. NG 01/2001 Eingel. NG 01/2001 Versicherungssumme VS-Summe 200 100 = DBSET(„200“;„aleaServer“;„misDatenbank“;“Alpha“; “Eingelöst“;“Januar“;“2001“;„Versicherungssumme“ )

Auch Lieferdateien schwieriger Struktur können verarbeitet werden Erkl. Reportware Auch Lieferdateien schwieriger Struktur können verarbeitet werden

Erkl. Reportware Automatisiertes Dateneinlesen und Berichtsproduktion über Nutzerschnittstelle in Excel

Excel als Nutzerschnittstelle Erkl. Reportware Zusammenfassung der Vorteile von Reportware Excel als Nutzerschnittstelle keine Abstimmungsaufwände mit Berichtsempfängern, da bestehendes Berichtslayout 1:1 übernommen werden kann keine Abstimmungsaufwände mit Datenlieferanten, da auch Quellen mit komplizierter Struktur automatisiert eingelesen werden können Wegfall komplizierter Verknüpfungen Zugriffsfähigkeit von Kennzahlen

Erfolgreich im Einsatz Erkl. Reportware Erfolgreich im Einsatz Mit dem Vorgehen „Reportware“ wurde in verschiedenen deutschen Versicherungsunternehmen z.B. der Post- und Citi-Bankversicherung das Reporting erfolgreich auf eine fehlerärmere und rationellere Arbeitsweise umgestellt. Gleichzeitig wurde die Basis für ein MIS geschaffen, da die Reportinggrößen in einer Olap-Datenbank abgelegt werden.

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Auskunftsfähigkeit gefährdet Einsatzscenario Auskunftsfähigkeit gefährdet der Prozeß der Berichtserstellung erfolgt in Excel, ist aufwendig, durch vielfach verknüpfte Dateien fehleranfällig und damit unwirtschaftlich Excel und Access stoßen schon bei den heutigen Reporting- und Analyse-Anforderungen auch in bezug auf das Datenvolumen an ihre Grenzen. Die Bewältigung zukünftiger Anforderungen, z.B. ein Storno-Reporting, Integration neuer Produkte, neuer VTW ist gefährdet Kennzahlen sind nicht kurzfristig zugriffsfähig

Relationale-Datenbank Einsatzscenario Aufbau eines Controlling-Datamarts als Startpunkt eines MIS Einsatz leistungsfähiger Datenbanken, die vom Controlling beherrscht werden können Anschaffung einer spezialisierten Datenbank für betriebswirtschaftliche Kennzahlen Nutzung einer Data-Warehouse geeigneten Datenbank von Microsoft, die in der MIS Decisionware enthalten ist, in späteren Stufen Olap-Datenbank Berichte über Excel Systemausschnitt Verdichtete Daten Neugeschäfts- und Bestandsdaten Relationale-Datenbank Beitrags- und Schadendaten

Kriterien Toolauswahl Einsatzscenario Kriterien Toolauswahl Für die Toolauswahl wurden insbesondere folgende Kriterien berücksichtigt: 1. Weiterentwicklung MIS muß auch vom Controlling leistbar sein, d.h. die Fachabteilung muß das Produkt beherrschen können 2. Schnelle Einarbeitungszeit durch Integration ins Office-Paket muß gewährleistet sein 3. Mittelfristig dringende Berichtsanforderungen können abgedeckt werden 4. Einstieg in den Aufbau eines Data-Warehouses 5. Referenzen im Controlling-Bereich, d.h. längerfristige Erfahrungen mit dem Produkt 6. Stabilität des Anbieters Entscheident ist eine Einhaltung der Kriterien 1. und 3.

Auswahl Tool Tool Kriterium Einsatzscenario Access, Excel Microstrategy Tools mit integrierten betriebs-wirtschaftlichen Schemata (GuV etc.), z.B. Professional Planner Datawarehouse geeignete Datenbank von Microsoft Cognos Alea 1 2 3 4 5 6 a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a Fazit: Das Tool Alea von der MIS AG erfüllt als einziges alle Anforderungen

Merkmale MIS-Decisionware (insbesondere Olap-Datenbank Alea) Einsatzscenario Merkmale MIS-Decisionware (insbesondere Olap-Datenbank Alea) Mehrjährig in Versicherungsunternehmen mit ähnlicher Struktur erprobt Das System kann nahtlos mit den Bedürfnissen und Kenntnissen der Anwender wachsen Vertraute Benutzeroberfläche: Excel

Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? Einsatzscenario Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? Verbesserung der Prozeßeffizienz in der Reporterstellung, Nutzung der freiwerdenden Kapazitäten für analytische und konzeptionelle Aufgaben Vermeiden von Doppelarbeiten Reduktion der Fehleranfälligkeit Bündelung des Reporting-Know-Hows Vereinfachung der Vertretungsregelungen durch organisierten Einsatz von Standardsoftware

Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? Einsatzscenario Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? Startpunkt für ein umfassenderes dispositives System Start des MIS mit verdichteten Daten in einem Controlling Data-Mart MIS

Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? 09.05.00 Einsatzscenario Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? Nutzen Intranet wird durch Integration von Kennziffern erhöht (direkter Zugriff auf Daten über Intranet in späterer Stufe geplant) Wlodek bitten, Proactiv und Postbank Logos unkenntlich zu machen, bzw. durch alpha, beta logos zu ersetzen, ebenfalls in der Tabelle civ und pbv ersetzen

Warum Aufbau des Management-Informationssystems jetzt? 09.05.00 Einsatzscenario Warum Aufbau des Management-Informationssystems jetzt? Projekt ist zentrale Aufgabe des Controllings: --> Berichtsfähigkeit muß sichergestellt werden Kapazitäten sind zwar begrenzt, deswegen soll der Aufbau durch Externe stark unterstützt werden. Eine ausreichende Einarbeitung der Mitarbeiter ist gewährleistet Motivationsaspekt für Mitarbeiter, Know-How-Ausweitung Beispiel Kaercher zeigt, daß Zahlen benötigt werden

Das MIS wird stufenweise ausgebaut Einsatzscenario Das MIS wird stufenweise ausgebaut

Zeitplan mit Meilensteinen Einsatzscenario Zeitplan mit Meilensteinen März/April - Vorbereitung Alea Mai/Juni Installation Quell-Dateien vorbereiten Management- Bericht vorber. Juli/August - Forts. Quelldat. und M.bericht Nutzeroberfl. Benutzerber. Produktivsetz. Abschlußdok. Sept./Okt. Ext. Berichtsw. durch Controlling Schulung und Dokumentation über die gesamte Projektlaufzeit

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Kontakt Sprechen Sie mit uns! Gerne entwickeln wir zusammen mit Ihnen ein Vorgehen für Ihr Unternehmen. intersense AG Ruhrstrasse 126 22761 Hamburg Tel (040) 889 156 90 Fax (040) 889 156 99 www.intersense.de info@intersense.de