Dr. Ulrich Kampffmeyer Elektronische Archivierung und Continuous Migration PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 21.04. Frankfurt / Hanau 23.04. München 05.05. Düsseldorf / Neuss 07.05. Hamburg

Agenda Datenwachstum: Nicht allein ein Storage-Thema? Revisionssichere Archivierung, Langzeitarchivierung und universelle Archivsysteme Archivierungs-Standards und internationale Initiativen Neue Archivspeichertechnologien Migration und das Konzept der „Continuous Migration“ Ausblick: Anspruch & Herausforderungen

Datenwachstum: Nicht allein ein Storage-Thema? Archiv Tape Server User Mobile Nutzer Datenwachstum: Nicht allein ein Storage-Thema? Datenwachstum: Nicht allein ein Storage-Thema! 3

Datenwachstum: Nicht allein ein Storage-Thema? Nur Handout 4

Der Content „Big Bang“ Elektronische Information wächst exponentiell. 40.000 v.C Höhlen- malerei Werkzeuge 105 Papier 3500 Schrift 1947 Tran- sistor 1950 Computer Späte 1960s Internet 1870 Elektrizität,Telefon 1450 Druck 1993 Das Web 2004 36 Mrd 2003 24 Mrd 2002 12 Mrd 2001 6 Mrd 2000 3 Mrd 2005 52 Mrd 2006 87 Mrd Elektronische Information wächst exponentiell. Jedes Jahr werden mehr als doppelt so viele Daten wie im Vorjahr generiert. Gigabyte

Explosion der Unternehmensinformationen Storgage Demand Petabytes Feststehende „unstrukturierte“ Daten Dynamische „strukturierte“ Daten Nur Handout

Strukturierte & unstrukturierte Information Strukturierte Information sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierte Information sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierte Information sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.) Nur Handout 7

Archivierung nur ein Storage-Thema?! Ist die Bewältigung der Informationsflut nur ein Speicherproblem? Ist der Ansatz ILM Information Lifecycle Management der Speichersystemanbieter ausreichend? Archivierung ist kein HSM; Archivierung ist mehr als nur ein Speicherthema! 8

Storage Archiv Tape Server User Mobile Nutzer Revisionssichere Archivierung, Langzeitarchivierung und universelle Archivsysteme 9

Revisionssichere Archivierung, Langzeitarchivierung und universelle Archivsysteme Nur Handout 10

Archiv Unter einem Archiv (von lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. Die Archivierung von Informationen zu Geschäftsgängen und Entscheidungen ist seit jeher eine Verpflichtung für alle Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die rechtlich relevante Handlungen vornehmen, die nachvollziehbar bleiben müssen. 11

Elektronische Archivierung Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme. Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff. 12

Langzeitarchivierung Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung. 13

Revisionssichere Archivierung Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. In 2009 kommen kommt der Nachfolger der GoBS: die GoBIT! 14

Aufbewahrungspflicht Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf Handelsbriefe, Geschäftsbriefe und sonstige wichtige Dokumente. Auch E-Mails, Webseiten, SMS und andere Formen von Dokumenten können für das Geschäft wichtig sein – auch wenn sie explizit kein Handelsbrief sind! Die ordnungsgemäße Dokumentation der Geschäfts- tätigkeit ist eine Kardinalspflicht des Kaufmanns. 15

Revisionssicherheit: Kriterien Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit 16

Revisionssicherheit: Kriterien Revisionssicherheit ist kein technisches Merkmal. Es gibt daher auch keine revisionssicheren Speichermedien! WORM – d.h. nur einmal beschreibbare und dann nur noch lesbare Speicher – unterstützt die Revisionssicherheit, ist aber selbst und für sich allein genommen nicht revisionssicher! Man kann bei Einsatz geeigneter Verfahren auch auf wiederbeschreibbaren Speichern revisionssicher archivieren! 17

Revisionssicherheit: Kriterien Die Revisionssicherheit wird in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen (siehe GoBS und GoBIT). Prozesse, Organisation und Betrieb sind auf die Erfüllung der Revisionssicherheit auszulegen und die Einhaltung der Vorgaben und beschriebenen Verfahren ist regelmäßig zu prüfen. Die „Abnahme“ der Revisionssicherheit hat durch einen unabhängigen Dritten bzw. durch die entsprechende Aufsicht zu erfolgen. 18

Anforderungen an die Elektronische Archivierung Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc. Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte Nur Handout 19

Anforderungen an die Elektronische Archivierung Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien Nur Handout 20

Anforderungen an die Elektronische Archivierung Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis Nur Handout 21

Anforderungen an die Elektronische Archivierung Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten Nur Handout 22

Anforderungen an die Elektronische Archivierung Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden Nur Handout 23

Anforderungen an die Elektronische Archivierung Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren Nur Handout 24

10 Grundsätze der elektronischen Archivierung 1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein. 4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. 25

10 Grundsätze der elektronischen Archivierung 7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO, etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Anm.: Im Mai 2009 wurde eine Neufassung als „Grundsätze der elektronischen Archivierung vom VOI e.V. veröffentlicht. Diese Version basiert auf der Veröffentlichung Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6 26

Architektur von Archivsystemen Fokus Datenbank Referenz-Datenbank mit separatem Repository BLOB-Datenbank (oder integriertes Content Management Repository) © PROJECT CONSULT 27

Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Pointer Referenz- Datenbank Speicher

Architektur von Archivsystemen BLOB-Datenbank BLOB (Binary Large Object) Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank PROJECT CONSULT © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Dokument BLOB-Datenbank

Architektur von elektronischen Archivsystemen Index Datenbank Archivsystem Management Archivsystem Speicher

Grundsatz „Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“ Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können. 31

Archivverwaltung Datenbank Architektur Vergangenheit Monolith Fach-Client Archiv-Client Fachanwendung Archivanwendung Archivverwaltung Datenbank Speicher Archivspeicher

Architektur Heute Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS Fach-Client Scan-Client Administration Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Temporärer Speicher Cache Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher

Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Architektur Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Heute Workflow-Client Fach-Client Scan-Client Administration Workflow Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Speicher Temporärer Speicher Cache Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher

Universal-Archiv für alle Formen von Informationsobjekten Architektur Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Heute Portal E-Mail Office andere Fach- verfahren Administration Archivlogik & Dienste Enabling Enabling Enabling Enabling Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Universal-Archiv für alle Formen von Informationsobjekten

Universal-Archiv für alle Formen von Informationsobjekten Architektur Was bleibt an eigenständigen ECM-Anwendungen? Postkorb- Anwendung Records Manager Recherche- Client Virtuelle Akte Administration Archivlogik & Dienste Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Universal-Archiv für alle Formen von Informationsobjekten

Grundsatz „Ein Archiv(medium) allein ist nie genug!“ Speichermedien müssen redundant und sicher ausgelegt sein. Die Lesbarkeit und Verfügbarkeit muss regelmäßig überprüft werden.

Architektur und Sicherheit Inhouse Outhouse Archiv operativ Archiv Sicherung Eigen- Anwender Eigen- Anwender mit outge- sourctem Sicherheits- archiv Archiv operativ Archiv Sicherung Archiv operativ Archiv Sicherung SaaS & Outsourcing

Standards in der Archivierung Storage Archiv Tape Server User Mobile Nutzer Standards in der Archivierung 39

Standards in der Archivierung Nur Handout 40

Standards Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert: Architektur Metadaten Schnittstellen Verfahren Formate Einige Beispiele:

Archivierung Archivierung ist normiert: ISO 17799: Information Security ISO 14721: OAIS Open Archive Information System ISO/TR 18492: Long-term preservation of electronic document-based information ISO/CD TR 26102: Information and documentation Requirements for long-term preservation of electronic records „Vertrauenswürdige Archive“ 42

OAIS ISO 14721 OAIS-Reference Model for an Open Archival Information System 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1) 2003 als Standard ISO 14721 übernommen Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler Informationen Logisch strukturiert und damit unabhängig von Implementierung Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des Informationsflusses darstellbar Nur Handout 43

OAIS-Referenzmodell

OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung

Logik Verwaltung Datenbank OAIS-Referenzmodell Logik Verwaltung Datenbank

OAIS-Referenzmodell Archiv- Speicher

Zugriff Bereitstellung OAIS-Referenzmodell Zugriff Bereitstellung

Vertrauenswürdige Archivierung Definition: Vertrauenswürdigkeit (engl. trustworthiness) wird als Eigenschaft eines Systems angesehen, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen zu operieren. Aus Sicht der IT-Sicherheit stellen Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Grundwerte dar. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger Baustein für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive. Die Kriterien für vertrauenswürdige Archivsysteme wurden vom nestor-Projekt in die ISO-Normung eingebracht. (http://www.univie.ac.at/lehrentwicklung/fileadmin/le/files/Phaidra/Kolar.vnd.ppt#260,3,Definition) 49

Standards Metadaten International: ISO 23081 Metadata-Standard LMER Langzeitarchivierungsmetadaten METS, MARC, Dublin Core … Europa: MoReq2 Records Management (einschließlich ISO 23081) Deutschland (öffentliche Verwaltung): XDOMEA mit XArchiv

Standards Schnittstellen Speichersystemanbieter (technisch für Archivspeicher) SNIA XAM Öffentliche Verwaltung Deutschland XDOMEA XArchiv Bundesarchiv SAM Zugriffsschicht (technisch für Clienten) CMIS WebDAV JSR 170/283

eXtensible Access Method XAM SNIA-Initiative, die aus der Zusammenarbeit von IBM und EMC im Oktober 2004 entstanden ist Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung Vereinfacht das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen: schnellere Erarbeitung und Umsetzung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance, Engere Integration zwischen unterschiedlichen Datentypen und –Gruppen, so dass IT- und Storage-Verantwortliche Informationen effektiver managen können. Nur Handout

XAM XAM „eXtensible Access Method“ Später stießen HP, Hitachi Data Systems (HDS) und Sun Microsystems dazu Das Konsortium legte seinen Vorschlag der SNIA vor, deren „Fixed Content Aware Storage Technical Work Group“ (FCAS TWG) sich für XAM als Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung entschied Ziel der technische Arbeitsgruppe des SNIA-Data-Management-Forums ist, Standards für das Speichern unveränderlicher Inhalte zu entwickeln. Zur Zeit existieren 3 verschiedene Ausprägungen von XAM. Nur Handout

XAM XAM „eXtensible Access Method“ Entwickelt ursprünglich von IBM und EMC sowie HP, Hitachi Data Systems (HDS) und Sun Microsystems (Oracle). Übernommen von der SNIA im Rahmen der „Fixed Content Aware Storage Technical Work Group“ (FCAS TWG): XAM als Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung. Ziel des SNIA-Data-Management-Forums ist, Standards für das Speichern unveränderlicher Inhalte zu entwickeln. XAM soll das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen vereinfachen. Zur Zeit existieren 3 verschiedene Ausprägungen von XAM.

XAM XAM soll das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen vereinfachen Unternehmen sollen schneller und einfacher Richtlinien für Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance erarbeiten und umsetzen können XAM soll unabhängige Software-Anbieter bei der Entwicklung von Lösungen für die Archivierung von Informationen unterstützen, da die Schnittstelle die langfristige Aufbewahrung, Bereitstellung und Verwaltung von unveränderlichen Daten, so genanntem Fixed-Content, ermöglicht. Nur Handout

SNIA LTACSI LTACSI - long-term Archive and Compliance Storage Initiative Konsortium zur Lösung von Langzeitarchivierungsproblemen Zielsetzung: weltweite Vorgaben für Best Practices und für Standards für die Langzeitarchivierung, die elektronische Archivierung generell und Compliance-relevante Systeme schaffen konkrete Anforderungen an XAM und andere ILM Aktivitäten der SNIA definieren.

Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard Die „100-Jahre“-Initiative ist eine Untergruppe von LTACSI Zielsetzung: mit Hilfe von Archiv-Anwendungen Daten-Objekte für die nächsten 100 Jahre logisch lesbar und migrierbar machen. Die XAM-Spezifikationen wurden Mitte 2008 durch das Archivierungsformat SD-SCDF (Self-Describing Self Contained Data Format) aufgewertet. Dies ermöglicht die Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch beim Wechsel von Hardware und Anwendungen. Die Initiative fordert einen multidisziplinären Ansatz, der auch Architektur- und funktionale Themen wie die ISO 17421 OAIS Open Archival Information Systems adressiert.

Standards Formate TIFF Tagged Image File Format verschiedene Spezifikationen (einschließlich Farbe) PDF Portable Document Format PDF/A als Norm ISO 19005 PDF/A-2 ist in Entwicklung PDF selbst wird ebenfalls durch die ISO normiert

Viele Standards … Dies heißt aber nicht, dass jeder Standard auch für die jeweiligen individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist! Aber: man kann gut abkupfern … Und: Standards ändern sich über die Zeit. DEN universellen Standard für Schnittstellen oder Formate gibt es nicht!

Standards Archivierung bedeutet immer auch zugleich Migration! z.B. Technologiewechsel bei langzeitiger Aufbewahrung, neue Nutzungsmodelle etc. Die Einhaltung von Standards macht das Leben bei Migrationen einfacher!

Initiativen Neben Standards gibt es zahlreiche Initiativen, geförderte Projekte und Verbände, die Vorgaben und Vorschläge, für die Archivierung entwickelt haben: DPE, DELOS, KOPAL, DLM, ICA, MARC, dSpace, nestor, Calimera, Fedora, AIIM, u.v.a. Nur Handout

Neue Archivspeichertechnologien Storage Archiv Tape Server User Mobile Nutzer Neue Archivspeichertechnologien 62

Neue Archivspeichertechnologien Nur Handout 63

Archivierung Bandspeichertechnologien Sehr geringe Anschaffungskosten für Magnetbänder; weniger als 10 Cent pro GB WORM Medien erfüllen die Forderung nach Revisionssicherheit Energieverbrauch ist gering und macht Bandsysteme auch für die Langzeitarchivierung interessant Datentransferrate wird von heute 120 MB/s auf 270 MB/s zunehmen, dagegen liegen die Zugriffszeiten im mehrstelligen Sekundenbereich Lagerbedingungen: niedrige Temperatur und niedriger Luftfeuchtigkeit Archivdauer von 30 Jahren möglich

Archivierung Festplatten Erste Wahl, wenn Daten ständig verfügbar sein sollen Es gibt bereits erste Festplatten mit bis zu 2TB Kapazität und Zugriffszeiten im einstelligen Millisekundenbereich Transferraten von über 100 MB/s garantieren eine sehr gute Performance Anschaffungspreis ca. 20 Cent/GB TCO jedoch hoch: hoher Energieverbrauch für Geräte und Kühlung, hoher Platzbedarf, Kurzlebigkeit (im Durchschnitt 6 Jahre) Revisionssichere Archivierung auf Festplatten erfordert einen zusätzlichen administrativen Aufwand (-> weitere Zusatzkosten, daher weniger für die Langzeitarchivierung geeignet)

Archivierung Solid State Disks Noch schneller als Festplatten: Zugriffszeiten liegen hier im Mikrosekundenbereich (ca. 200 μs), die Übertragungsraten (80 MB/s (schreiben) – 250 MB/s (lesen)) erreichen speziell beim Lesezugriff bisher von keinem anderen externem Speichermedium erreichte Werte Sehr robust, geringer Energiebedarf, geringe Wärmeentwicklung und extrem leise Aber: sehr teuer > 3 Euro/GB Lebensdauer liegt bei ca. 5 Jahren, die maximale Kapazität einer Solid State Disk beträgt heute 128 GB Für die Langzeitarchivierung daher weniger geeignet

Archivierung Digital-Optische Speicher Optimal für die Langzeitarchivierung, wenn man auf die richtigen Produkte setzt Werden bereits seit den 80er Jahren des letzten Jahrhunderts für die Archivierung digitaler Daten eingesetzt Heutige optische Platten bieten im 5 ¼“ Format 50 GB (Blue-Ray-Disc) bzw. 60 GB (UDO-2) an Kapazität Robust gegen äußere Einflüsse, bieten eine Transferrate von 5 -10 MB/s, Zugriff erfolgt als „Random Access“ und liegt bei 25 – 150 ms Datenlebensdauer liegt bei über 30 Jahren Nachteil optischer WORM Platten: Notwendigkeit spezieller Software erhöht administrativen Aufwand und Kosten Optische Platten werden in erster Linie als WORM Datenträger zur Langzeitarchivierung eingesetzt

Archivierung Holographische Speicher Der „natürliche“ Nachfolger der optischen Speicher Zwei Verfahren zur Speicherung von Hologrammen als Repräsentanten von ganzen Bitströmen werden zur Zeit entwickelt : Firma InPhase und eine HVD-Alliance Holographische Speicher erreichen relativ hohe Transferraten (160 MBit / s (=20MB/s)); künftige Generationen sehen Transferraten von 80MB/s bzw. 120 MB/s vor Lebensdauer holographischer Speicher wird mit mehr als 50 Jahren angegeben Vielleicht DAS Archivspeichermedium der Zukunft?

Archivierung Holographische Speicher InPhase arbeitet mit einem einzigen Laserstrahl (Wellenlänge etwa 405 nm (Blauer Laser)) Eine Änderung des Winkels des Spiegels, der den Referenzstrahl umleitet, erlaubt die Speicherung einer weiteren Seite auf der optischen Platte, ohne dass diese ihre Position verändert Bis zu 320 Seiten (~ 56MB) können so auf einer Stelle des Speichermediums abgelegt werden Hohe Kapazität (300 GB) des Speichermediums, das den gleichen Durchmesser wie eine CD hat Die Aufzeichnungsschicht fällt mit 1,5 mm jedoch im Vergleich zu anderen optischen Datenträgern wie CD oder DVD sehr dick aus, da die Interferenzmuster, wie oben gesagt, räumlich gespeichert werden Nur Handout

Archivierung Holographische Speicher HVD-Alliance Angeführt von Optware, Fuji Photo und CMC Magnetics Entwicklung einer holographischen Disk (HVD = Holographic Versatile Disc) Zwei Laser werden verwendet: ein blau-grüner zum Schreiben und Lesen der Daten, ein roter zum Schreiben der Daten und Lesen von Hilfsinformationen Aufbau der HVD wesentlich komplexer als der des InPhase-Mediums Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass damit bis zu 3,9 TB auf einer Disk gespeichert werden können und die Transferrate schon in der ersten Generation bei 125 MB/s liegen wird Nur Handout

Archivierung Holographische Speicher HVD-Alliance InPhase Struktur der Holographic Versatile Disc 1. grüner Schreib-/Lese-Laser (532 nm) 2. roter Positionierungs-/Adressierungs-Laser (650 nm) 3. Hologramm (Daten) 4. Polycarbon-Schicht 5. Photopolymerische Schicht (Datenträgerschicht) 6. Distanz-Schichten 7. dichroitische Schicht (reflektiert grünes Licht) 8. Aluminium reflektive Schicht (reflektiert rotes Licht) 9. Transparente Basis P. PIT

Archivierung Millipede Nanospeicher IBM arbeitet seit Jahren an der Entwicklung der Millepede (Tausendfüßler) Nanospeicher Grundprinzip ist vergleichbar mit der früheren Lochkarte, jedoch mit Größenordnungen, die im Nanobereich liegen Speicherung von bis zu 125 GB auf einem Quadratzoll möglich; aktuell werden Schreib-/Leseköpfe mit 64 * 64 (4096) Nadelspitzen eingesetzt Obwohl es sich um ein teilweise mechanisches Verfahren handelt, werden Übertragungsraten von 3 – 4 MB/s erreicht Prototyp noch 2009; langfristig sollen die heutigen Festplatten ersetzt werden

Archivierung Racetrack Memory Neue Speichertechnologie, die ebenfalls von IBM entwickelt wird Kombination der hohen Leistungsfähigkeit von Flashspeichern mit der großen Kapazität und den niedrigen Kosten der Festplatte Daten werden in Form von winzigen, gegensätzlich magnetisierten Bereichen (Domänen) in einem Nanodraht gespeichert Verschiebung der einzelnen Domänen im Nanodraht mit einer Geschwindigkeit von 100 m/s über die zentrale Schreib-/Leseeinheit Die Zugriffszeiten im Bereich unter einer Nanosekunde Arbeitet bewegungslos, daher keine Abnutzung, Lebensdauer nahezu unbegrenzt Erster Prototyp soll laut IBM in 10 Jahren erscheinen

Archivierung und ILM Information Lifecycle Management: Zwei Konzepte mit unterschiedlichem Ansatz Nur Handout 74

ILM Information Lifecycle Management Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien (Storage) Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Daten Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, Speicherorte und Aussonderung von Informationen Weiterentwicklung des HSM hierarchischen Speichermanagements in Richtung elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management Betriebssystemnahe Infrastruktur Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt, stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente innerhalb von ECM dar Nur Handout 75

ILM-Definition der SNIA 2004 Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition. Information is aligned with business processes through management processes and service levels associated with applications, metadata, information and data Nur Handout 76

ILM Information Lifecycle Management Betriebs- und speichersystemnahe Verwaltung von Informationen nach Wert Lebensdauer Nutzung Automatisierte, regelbasierte Speicherung Nicht beschränkt auf Dokumente, schließt alle Daten ein Weiterentwicklung in Richtung elektronische Archivierung, z. Zt. Besonders E-Mail-Archivierung Nur Handout 77

Ziele von ILM Management des gesamten Lebenszyklus von Informationen Erstellung Verteilung Veränderung Archivierung Löschung Hohe Verfügbarkeit für Anwendungen und Daten Optimierte Backup- und Recovery-Verfahren (auch bei steigendem Datenvolumen) Daten- und Informations-Archivierung Nur Handout 78

ILM Architektur ILM Logic ILM Virtualizing ILM Storage Disposal Anwendungen ERP Office File- system CRM ECM DB PDM ... Dokumente, Data, Metadata, Media Assets, Files, Records... Schnittstelle ILM Logic Logik Regularien Migration Metadaten Verteilung Protokollierung Monitoring Verwaltung ILM Virtualizing Transaktions- Sicherung Recovery Allocation Vernetzung Backup Remote DAS SAN NAS Speicher-Ebene ILM Storage Disposal Kontrollierte Vernichtung Primär online Sekundär online Nearline sekundär Nearline sekundär Sicherung Nearline Archiv Fixed Content Archiv Tape Worm Archiv Optical Disk Harddisk Harddisk Harddisk Jukebox Tape Harddisk Tape Jukebox Nur Handout 79

Migration Migration und das Konzept der „Continuous Migration“ 80 User Storage Archiv Tape Server User Mobile Nutzer Migration und das Konzept der „Continuous Migration“ Migration 80

Migration Migration ist eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit ist die Migration von Information in eine neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umständen ein Risiko dar, wenn die Informationen nicht nachweislich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder findbar von einer Systemlösung auf eine andere migriert werden.

Migration Originalität und Authentizität können durch eine Migration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingt der technologische Wandel die Anwender auf neue Speicher- und Verwaltungs-komponenten rechtzeitig zu wechseln, um die Information verfügbar zu halten.

Migration Die Migration ist bereits bei der Ersteinrichtung eines Archiv- und Speichersystems zu planen, um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel vollziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche Migration“ ist zur Zeit die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten.

Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ... Nur Handout

Migration Migration Geänderte Entscheidung Produktions- Realisierung betrieb Realisierung Migration Geänderte Anforderungen

Migration auch noch in 20 Jahren Dokumente wieder „Wenn ich heute ein System installiere, das auch noch in 20 Jahren Dokumente wieder bereitstellen können muss, da weiß ich doch schon jetzt, dass Hardware, Software und Umgebung nicht mehr vorhanden sein werden!“ Langzeitarchivierung und Migration sind zwei Seiten der gleichen Medaille!

Unterschiedliche Formen der Migration Erstmigration (Initial-Befüllung) Migration innerhalb der Umgebung durch Technologie-Wechsel „Harte“ Migration von Alt-Systemen „Integrative“ Migration von Altsystemen (anbinden für Recherche, aber nur noch lesen) „Kontinuierliche“ Migration (unabhängig vom technologischen Wandel ständig aktualisieren) Nur Handout

Migration Typen im Archivierungsumfeld Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformationen und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien oder Speichersysteme (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur Umkopieren und neu Organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Speichersysteme und Medien werden weiter genutzt Integrative Migration Paralleler Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) Nur Handout

Migration Strategie Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen Nur Handout

Migration Strategie Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden. Das Migrationskonzept muss Bestandteil einer langfristigen IT-Strategie sein, um Auswirkungen von Änderungen an Systeme auf Archive und archivierte Informationen kontrollieren zu können.

Beispiel: Vorgaben für die Migration von Archivinhalten Eine Migration ist immer ein geplanter, geordneter, zuvor ausführlich getesteter und dokumentierter Prozess Migrationen müssen verlustfrei in Bezug auf Informationsobjekte, Metadaten und Kontextinformationen sein Zugriffsmöglichkeiten, Verfügbarkeit und Sicherheitskriterien müssen in der neuen Umgebung identisch gegeben sein Auch für eine Migration gibt es eine Verfahrensdokumentation und eine rechtliche Würdigung in Bezug auf den Originalitätscharakter der migrierten Informationen Nur Handout

Continuous Migration Continuous Migration ist das kontinuierliche, verlustfreie Verlagern und neu Archivieren von aufbewahrungswürdigen und aufbewahrungspflichtigen Informationsbeständen nebst ihrem Kontext- und ihren Index-Informationen mit Sicherstellung der Lesbarkeit, Nutzbarkeit und Verfügbarkeit aller Informationen. Continuous Migration nutzt Konzepte der integrativen Migration zur Ausalterung älterer Informationsbestände.

Continuous Migration Continuous Migration ist eine ständige Aktivität, die zwar durch externe Faktoren beeinflusst wird, aber entsprechend einer Langfristplanung zur Sicherstellung der Informationsverfügbarkeit kontinuierlich durchgeführt wird. Die Continuous Migration wird von regelmäßigen Tests zur Verfügbarkeit der archivierten Informationen begleitet, die zusätzlich immer dann durchgeführt werden, wenn Betriebssysteme, Anwendungen, Konfigurationen oder andere Komponenten ersetzt, verändert oder ergänzt werden.

Nach der Migration… Die Entsorgung von Altsystemen Nur Handout 94

Entsorgung migrierter Altsysteme Für die Entsorgung von migrierten Archivsystemen gilt Folgendes: (1) Konzept zur Migration, in dem besonders die Aspekte von möglicherweise notwendigen Konvertierungen, Weglassungen, Behandlung von fehlerhaften Dokumenten, Vollständigkeitskontrolle etc. dargelegt sind. Hierfür wird eine Verfahrensdokumentation für die Migration mit Beschreibung Altsystem, Test-, Migrations- und Prüfungsprozessen sowie dem Zielsystem erstellt. Das Dokument beinhaltet eine Übersicht über den Inhalt, Umfang und Rechtscharakter des Archives und der archivierten Dokumente. Die Zulässigkeit der Entsorgung ist zu dokumentieren (2) Dokumentierte Genehmigung des Konzeptes und der Migration durch die zuständigen Stellen. Nur Handout

Entsorgung migrierter Altsysteme Fortsetzung: (3) Ausführliche Tests der Migration unter Einbeziehung von Anwendung, Datenbank, Kontext, Ordnungsstrukturen, Index, Klassen, Speicher, Formate sowie Migrations- Audit-Trail, Fehlerbehandlung etc. (4) Dokumentation und Abnahme der erfolgreichen Tests. Gegebenenfalls Prüfung und Abnahme der Migrationsverfahrensdokumentation durch einen unabhängigen Dritten Nur Handout

Entsorgung migrierter Altsysteme Fortsetzung: (5) Vollständige, verlustfreie Migration des Dokumenten-, Daten- Index, Regelwerke und Kontextbestandes (Zuordnung Renditionen, Order etc.) (6) Dokumentation des Migrationsvorganges mit dem Nachweis, das er ordnungsgemäß erfolgt ist. Fehler und Differenzen sind zu dokumentieren und nachzuarbeiten sowie begründet nicht transferierte Daten und Dokumente zu belegen Nur Handout

Entsorgung migrierter Altsysteme Fortsetzung: (7) Sofern Veränderungen an Daten und Dokumenten vorgenommen werden mussten, sind diese zu dokumentieren (z.B. notwendiges Weglassen von Overlay-Annotationen, verlustfreie Konvertierung in aktuellere Formate) (8) Nachweis, das die Sicherung des migrierten Bestandes erfolgt und verfügbar ist (es besteht keine zusätzliche Backup-Anforderung) Nur Handout

Entsorgung migrierter Altsysteme Fortsetzung: (9) Im neuen System ist eindeutig der Bestand des migrierten Systems identifizierbar, so dass der letzte Stand der Übernahme nachvollziehbar ist (z.B. über Datum oder ein Kennzeichen zur Abgrenzung von späteren Ergänzungen, Löschungen etc.) (10) Revision oder zuständige Stelle hat die Migration und die neue Lösung geprüft sowie den migrierten Bestand als identisch abgenommen (Bestätigung der Verfahrensdokumentation aus). Gegebenenfalls Prüfung und Abnahme der Migrationsverfahrensdokumentation durch einen unabhängigen Dritten. Nur Handout

Entsorgung migrierter Altsysteme Fortsetzung: (11) Altarchivsystem wird nach einer definierten Übergangssicherheitsfrist entsorgt und gegebenenfalls bestehende Kopien von Daten gelöscht. (12) Es wird ein Nachweis erstellt, dass und wie entsorgt wurde, dass alle Daten und Dokumente vernicht sind und dass keine weiteren Kopien in älteren Datensicherungen bestehen. Der Nachweis wird der Migrationsverfahrens- dokumentation - mit allen anderen zwischenzeitlich entstandenen Dokumenten - als letztes Dokument beigefügt. Gegebenenfalls Prüfung und Abnahme der Verfahrensdokumentation durch einen unabhängigen Dritten. Nur Handout

Informationsmanagement Storage Archiv Tape Server User Mobile Nutzer Ausblick: Anspruch & Herausforderungen Informationsmanagement 101

Ausblick: Anspruch & Herausforderungen Nur Handout 102

Anspruch & Herausforderung Notwendigkeit Elektronische Daten und Dokumente sind mit gleicher Qualität, Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit zu archivieren wie Papierdokumente. Elektronische Archive sind daher eine unabdingbare Voraussetzung für die Einführung sicherer elektronischer Verfahren. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Qualität Der elektronische Archivbestand muss die gleiche rechtliche Qualität wie die bisherige papiergebundene Dokumentation besitzen! Der Maßstab - und die davon abhängigen Investitionen - ist allerdings zu definieren … Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Qualität Die inhaltliche Qualität ist für die Nutzbarkeit entscheidend. Nicht die Menge an Information macht’s, sondern die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz zu haben. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Qualitätsmaßstab Festlegung der Ablieferungsformate für Objekte und Metadaten in Bezug auf Vollständigkeit und Richtigkeit Die inhaltliche Qualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte nebst ihren Kontext- und Prozessinformationen ist ausschlaggebend für die rechtliche Qualität. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Elektronische Signatur Ordnungsgemäße Behandlung elektronisch Signierter Informationsobjekte. Speicherung von Objekt mit Bestätigungsstring der Signaturprüfung sowie Anzeige-Rendition unter gleichem Index Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Rechtscharakter Dokumente mit elektronischer Signatur sind elektronische Originale, die nur elektronisch geprüft werden können und elektronisch gespeichert werden müssen! … wenn Sie diese denn nicht mit zweidimensionalem Signatur-Barcode ausdrucken wollen … Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Protokollierung Speicherung vom Protokollen, Journalen und Logs als eigenständige Informationsobjekte zum Nachweis der Transaktionen und der Unverändertheit der Objekte selbst (Zeitstempel) Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Richtigkeit Es gilt nicht “à la Google” beliebige Informationen zu finden, sondern die richtige in ihrem Kontext und dem Nachweis der Authentizität. Falsche Information ist gefährlicher als gar keine Information. Sie wägt uns in trügerischer Sicherheit. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Kontrollierte Redundanz Festlegung der Sicherheits- und Fallback- Auslegung der Systeme sowie der gespeicherten Objektbestände. Eine Kopie ist selten genug und ohne regelmäßige Prüfung der Lesbarkeit helfen auch Kopien nicht weiter … Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Sicherstellung Wiederanzeige und –nutzung Festlegung von Standardformaten, deren Verfügbarkeit sichergestellt wird, sowie Strategie zur Erzeugung von Archivformatkopien (Renditionen; z.B. PDF/A) von Objekten, die im Originalformat archiviert werden. Viewer- und Konverterstrategie müssen gegen Einander abgewogen und gegebenfalls kombiniert Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Authentifizierung und Identifikation Zuordnung von Aktionen im Archiv zu den jeweils Handelnden in ihrer jeweiligen Berechtigung. Die Veränderungen von Berechtigungen, Gruppenzugehörigkeiten und Rollen über die Zeit stellen ein erhebliches Problem für die Langzeitarchivierung dar. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Testszenarien und Testdatenreferenzbestände Standardisierte Überprüfung von neuen Versionen, Änderungen und Adaptionen für die verschiedenen RZ zur Sicherstellung der Lauffähigkeit und Kompatibilität. Ohne stabile Testdatenbestände ist die Wiederholbarkeit von Tests nicht möglich. Dies hat Auswirkungen auf die Konsistenz von Lösungen und Migrationen. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Change Management Technische Unterstützung und organisatorische Regelungen für das Change Management und die Versionierung einschließlich aller zusätzlichen Anpassungen, Schnittstellen, etc. Langzeitarchivierung heißt auch sich auf die Veränderungen der Systeme über die Zeit rechtzeitig einzurichten. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Migrationsstrategie Regeln und Planung für die verschiedenen Arten von Migrationen und die unterschiedlichen technischen Szenarien. Migration ist die Rückseite der Medaille Archivierung. Man muss vor dem Thema „keine Angst haben“, sondern sich schon bei der Planung eines Archivsystems auf die sicher kommenden Migrationen einrichten. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Ausbaufähigkeit & Modularität Ausbaufähigkeit und Modularität sind für Archivsysteme essentiell. Ein langlebiges System muss auf Veränderung ausgelegt sein. Archivsysteme müssen daher Standards erfüllen, um integrierbar und langfristig nutzbar zu bleiben. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Informationslücke Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Das „Information-Gap“ wird trotz exponentiellen Informationswachstums größer, da die Ermittlung der richtigen, vollständigen und aktuellen Information immer schwieriger wird. Nur Handout

Anspruch & Herausforderung Steigende rechtliche Dokumentationsanforderungen Ständig neue Gesetze & Verordnungen: Die rechtliche Welt wird dem Informationszeitalter angepasst. Was elektronisch entsteht oder nur elektronisch vorliegt, muss auch elektronisch nachvollzieh- bar und prüfbar sein.

Anspruch & Herausforderung Bedeutung Archive sind kein Nebenkriegsschauplatz! Ohne elektronische Archive keine Nachvollziehbarkeit und keine Rechtssicherheit! Der Unternehmensleitung muss begreiflich gemacht werden, dass Archivierung auch in ihrer Verantwortung liegt.

Anspruch & Herausforderung Der Wert von Information Der Wert von Information muss für jede individuelle Lösung ermittelt werden. Die Bestimmung des Wertes der gespeicherten Information, der Grad der Abhängigkeit und die Abwägung der Risiken bestimmen die Auslegung des Archivsystems. 121

Anspruch & Herausforderung Wirtschaftlichkeit & Sicherheit Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive. Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive. Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des „Wie“ und nicht mehr des „Ob“ und „Wann“.

Anspruch & Herausforderung Abhängigkeit Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.

Anspruch & Herausforderung Verfügbarkeit Betriebszeiten mit entsprechenden Regelungen für Mindestverfügbarkeit und Mindest- performance. Die Verfügbarkeit von Informationen ist essentiell. Nach Naturkatastrophen wie großen Über- schwemmungen machen Unternehmen häufig nicht wieder auf – nicht, weil ihre Lagerhallen weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre EDV nicht wieder ans Laufen bekommen haben. Nur Handout

Elektronische Archive der Informationsgesellschaft. Ausklang Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. (Zitat von Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999) Die Archivierung von geschäftsrelevanten Informationen ist nicht alles! Es gilt auch über den Tellerrand zu blicken und die historische Bedeutung von Informationsobjekten im Auge zu behalten.

Elektronische Archive der Informationsgesellschaft. Ausklang Storage Archiv Tape Server User Mobile Nutzer Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. (Zitat von Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999) Die Archivierung von geschäftsrelevanten Informationen ist nicht alles! Es gilt auch über den Tellerrand zu blicken und die historische Bedeutung von Informationsobjekten im Auge zu behalten.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Dr Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer Stefan Meinhold E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com Folien zum Vortrag, Newsletter, Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com 127