Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Informationsveranstaltung zur ZUWES Online-Beleg- bzw. Teilnehmererfassung im ESF-Programm CSR – Gesellschaftliche Verantwortung im Mittelstand 05.09.2012

Belegabrechnung in ZUWES ZUWES-Eingaben zur Teilnehmendenverwaltung Inhalt Belegabrechnung in ZUWES ZUWES-Eingaben zur Teilnehmendenverwaltung Erfassung von Unternehmen und strategischen Partnerschaften Berichterstattung – Ausgabenerklärung Mittelerstattung Fragen zu Einzelsachverhalten Sammelbelege Personalkostenbelege / Besserstellungsverbot Beiträge zur Berufsgenossenschaft Verwaltungsgemeinkostenpauschale Öffentlichkeitsarbeit Reisekosten Offene Fragerunde zu allgemeinen Themen

Abrechnung Allgemein

Originalbeleg (der/des Zuwendungsempfängerin/s) Abrechnung Allgemein Originalbeleg (der/des Zuwendungsempfängerin/s) Prüfbeleg (der/des Zuwendungsgeberin/s) Korrekturbeleg (der/des Zuwendungsempfängerin/s) Ausgabenerklärung Teilnehmendenbericht Jahresbericht = Zwischennachweis Endbericht = Verwendungsnachweis

Abrechnung ZUWES: Belegerfassung Prozess der Belegerfassung Aufruf der Belegliste Nachdem der Bewilligungsbescheid bestandskräftig ist (nach Freigabe durch das BVA), können Sie die Funktionen Belegliste, Berichtsliste und Ausgabenerstellung aufrufen.

Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

Abrechnung ZUWES: Belegerfassung BEACHTEN SIE: Der Beleg kann nicht über die die Projektnummer aufgerufen werden!

Abrechnung ZUWES: Belegerfassung Sofern Sie hier irrtümlich mal auf die Projektnummer klicken sollten, springt das System auf die ursprüngliche Projektanfangsseite zurück. Über die Belegliste gelangen Sie dann wieder zu Ihren Belegen und können hier die erneute Bearbeitung Ihres Beleges etc. vornehmen.

Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung Zur Erstellung einer Ausgabenerklärung klicken Sie bitte auf den Button „Ausgabenerklärung erstellen“.

Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

Bewilligte Kosten laut Antrag Belegte Ausgaben laut Belegerfassung Ausgabenerklärung Bewilligte Kosten laut Antrag Belegte Ausgaben laut Belegerfassung

Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung Finanzierung der Ausgabenerklärung:

Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung „geplante Einnahmen“ „tatsächliche Einnahmen“

Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

Abrechnung ZUWES: Prüfbeleg auf SB-Ebene

Teilnehmendenverwaltung Allgemein Teilnehmendenverwaltung in ZUWES: Definition Teilnehmerin/Teilnehmer: Teilnehmer/innen sind alle Personen aus der Zielgruppe oder den Zielgruppen Ihres Vorhabens, die eine oder mehrere Maßnahmen darin durchlaufen.

Teilnehmendenverwaltung Allgemein Es wird zwischen langfristigen Maßnahmen und so genannten Bagatellmaßnahmen unterschieden. Zu den Bagatellmaßnahmen werden sämtliche Vorhaben gezählt, die folgende geförderte Aktivitäten vorsehen: Teilnahme an individuellen Kurzberatungen (max. 4 Std. z.B. Telefonberatung, Beratungen von Unternehmen); Teilnahme an kollektiven Informationsveranstaltungen (max. 1 Tag bzw. 8 Std. z.B. Großveranstaltungen, Orientierungstag etc.)

Teilnehmendenverwaltung

Teilnehmendenverwaltung : Teilnehmendenerfassung Beleg Teil1

Teilnehmendenverwaltung : Teilnehmendenerfassung Beleg Teil2 Alle mit einem Stern * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder! Hinweis: Die Daten im TRS werden anonymisiert verarbeitet, dies bedeutet weder das BVA noch Dritte können die Daten sehen. Es werden nur die kumulierten Zahlen über das ADELE System an die EU weitergeleitet.

Teilnehmendenverwaltung Mit dem Button „TLN prüfen“ kann der einzelne oder es können alle Teilnehmer überprüft werden. Hierbei findet keine Plausibilitätsprüfung statt. Die Angaben werden auf Ihre Vollständigkeit hin überprüft.

Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht „bearbeiten“ (1)

Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht „bearbeiten“ (2)

Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht „bearbeiten“ (3)

Erfassung von Unternehmen / strategischen Partnern

Erfassung von Unternehmen / strategischen Partnern

Weiterleitung der Berichte Jahresbericht bzw. Zwischenverwendungsnachweis 1 pro Jahr Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Endbericht = Verwendungs- nachweis Jahresbericht = Zwischen-nachweis (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Teilnehmenden-Daten Die Berichterstattung pro Jahr steht in Abhängigkeit zu der Laufzeit jedes einzelnen Projektes

Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Personalkosten Sammelbeleg für unterschiedliche Ausgabenpositionen mit unterschiedlichen Zahldaten: Gehaltszahlung (an den MA) SV-Beiträge/Umlagen (an die KV) VWL (Bausparkasse/Pensionskasse) Monatliche Zusammenfassung in einem Abrechnungsbeleg Dokumentation aller Einzelausgabenpositionen notwendig Zahldatum: Fiktion des letzten Kalendertags im lfd. Monat (zur Vereinfachung)

Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Personalkosten - notwendige Angaben: TvöD Eingruppierung und Stufe gem. Bewilligung Vertraglich geschuldete Arbeitszeit: [z.B. 30h/Wo.] Davon Stellenanteil im Projekt: [z.B. 75% = 22,5h/Wo.] AN-Brutto Gehalt VWL (bis maximal 6,65 € ansetzbar gem. TVöD – Vorlage Vertrag!) bAV / Entgeltumwandlung / Pensionskasse / VBL (6,45 % des AN-Netto) Sozialversicherungsabgaben des Arbeitgebers (SV-AG) Umlagen U1/U2/Insolvenzgeldumlage Sonstige Zahlungen / Einmalzahlungen / Sonderzahlungen Bitte entnehmen Sie die Zahlen immer Ihren Lohnjournalen bzw. Gehaltsabrechnungen um Fehler zu vermeiden.

Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Beiträge zur Berufsgenossenschaft Als gesonderter Sammelbeleg zu erfassen Stellenanteil im Projekt muss berücksichtigt werden (ggfs. anteilige Anrechnung) Abrechnung erst nach Zugang der Beitragsrechnung Keine Erfassung kalkulatorischer Ansätze in Personalbelegen! Nur tatsächlich kassenwirksame Ausgaben innerhalb des Bewilligungszeitraums sind ansatzfähig

Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Pauschale für Verwaltungsausgaben Pauschale Abdeckung zuwendungsfähiger Ausgaben, die nur indirekt einen Projektbezug aufweisen. z. B.: Büromaterial, Mietnebenkosten, Ausgaben für Sozialräume, Telekommunikationskosten, Portokosten, Kosten im Zusammenhang von (Mitarbeiter-) Bewerbungen, Wartungskosten bzw. Hostingkosten, sonstige Verwaltungskosten, Kleinstbeträge etc. Die Berücksichtigung dieser Ausgaben im Rahmen der Pauschale zeigt auf, dass sie als zuwendungsfähig bewertet werden.

Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Reisekosten Vorschriften des BRKG sind einzuhalten Dienstreisen müssen notwendig und projektbezogen sein! Dienstreiseantrag und -genehmigung sind zu erstellen und vorzuhalten (zur Abrechnung) Übernachtungskosten >60 € nur in begründeten Ausnahmefällen (+Preisermittlung) Die Wegstreckenentschädigung pro Reise beträgt höchstens 150,00 EUR.

Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Öffentlichkeitsarbeit Bitte beachten Sie den Leitfaden Publizität (Logos, Hinweistexte etc.) Die Vorgaben gelten insbesondere auch für Ihre Webseite, Flyer, Broschüren und Pressemitteilungen!

Hinweis: Behandlung von Anlagen in ZUWES Im Menü Antrag, hier Reiter „Anlagen“ können projektabhängige Dokumente des Antragstellers hinterlegt bzw. hochgeladen werden Sofern hier ein ZB erfolgt ist, können etwaige Unterlagen über den Menüpunkt „Anlagen verwalten“ hochgeladen werden. Dieser Button wird erst nach einem Statuswechsel sichtbar. Mögliche Dateiformate sind: PDF, TXT, RTF, DOC, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, GIF, TIF(F) und BMP

VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!!!