Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung ORACLE Versicherungsforum 08.06.2005, Schloss Bensberg © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 1

Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial Persönlicher Ausblick © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 2

Papier im Prozess ... ... ist Informationsträger ... ist verbindlich in der Kommunikation ... ist rechtlich abgesichert ... ist Produkt der Versicherungswirtschaft ... ist langsam im Transport ... erlaubt schnelle Anweisungen ... schafft schwergewichtige Akten und Archive ... ist unser gewohntes Medium ... ist eine Effizienzfalle (?!?) © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 3

Papier berührt ... ... Kommunikation ... Logistik ... Rechtsverbindlichkeit ... Arbeitsverhalten © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 4

Papierwelt Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 5

Medienbrüche – Variante1 Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 6

Medienbrüche – Variante2 Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 7

Medienbrüche – Variante3 Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang Scan © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 8

Medienbrüche – Variante4 Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang Scan Das Ersetzen von Papier ist komplex und benötigt Äquivalente. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 9

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Beispiel ATRADIUS AG Archivlösung IDEA Aufnahme und Abbildung von 25.000 Akten mit beliebiger Strukturierung. Zusammenführung von Papierteilakten zu einer vereinheitlichten digitalen Kundenakte. Unterstützung von 13 Fachabteilungen mit 300 MA. Digitalisierung von 2.000.000 Seiten in 6 Wochen. Ausbau- und Integrationsfähigkeit. Weltweiter Zugriff auf die Akte. Unterstützung der „Satelliten-Büros“. Zeitrahmen Projektbeginn + 7,5 Monate = Start Produktion. Projektbeginn + 3,5 Monate = Start Software-Development, Aufbau IT-Infrastruktur, Scan-Vorbereitung. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 11

Prozessmodell IDEA Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang Scan IDEA Optimiert wurde der Zugriff auf Akten und deren Verwaltung. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 12

Akten und Dokumente Oberbegriff Unterbegriff Registerblatt .... Unterregister ... Hierarchie von Begriffen bestimmt die Semantik von Akte und Dokument. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 13

Dateisystem Das Dateisystem ist die akzeptierte Standardsoftware zur flexiblen Modellierung von Begriffshierarchien. Sehr flexibel. Wenig Sicher. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 14

Dokument-Management Systeme Dokumentenzentrierte Abbildung von Begriffshierarchien und Dokumenten-eigenschaften. Wenig flexibel. Sehr sicher. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 15

ORACLE iFS Datenbankbasiertes Dateisystem. Sehr flexibel. Sehr sicher. Die Datenbank stellt sich nach außen dar, als wäre sie ein Dateisystem. Die Dokumente, Dateien oder E-Mails liegen als Dateiobjekte in der Datenbank. Der Zugriffsschutz wird über den Datenbank-Kernel gesteuert. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 16

IDEA Implementierung Modellierung von Akten. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 17

IDEA Implementierung Zuordnung der Dokumente zur Akte: Drag&Drop Geführter Dialog Scan Navigation in der Akte wie im Dateisystem-Browser. Sortierung der Dokumente. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 18

IDEA Implementierung Anzeige der Dokumente im Navigationsbaum. Optimierte Anzeige von Dokumenten. Ganzseitenansicht DIN A4 senkrecht. Monitorbetrieb im sog. Portraitmodus. 18“ Zoll TFT Monitore. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 19

Architektur Arbeitsplatz-rechner Intra-, Inter-, Extranet Juke-Box Datei-Server Mail-Server Index-Server © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 20

IDEA-Architektur Arbeitsplatz-rechner Intra-, Inter-, Extranet Weniger Komponenten Weniger Kosten Weniger Lieferanten Datei-Server Mail-Server Archiv-Server © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 21

IDEA Benefits Reduzierung von Investitions- und Betriebs-kosten. 1:1 Abbildung der Papierwelt im Archiv. Schnelle Akten-/Dokumentzugriffe. Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit zum Kunden und Quality of Service. Das Archiv ist gleichzeitig aktenbasiertes Content-Management-System im Intra-/ Extranet. Wegfall von Tätigkeiten. Hochautomatisierte Scanprozesse. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 22

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IT-Landschaft Knowledge Management Betriebs System Archiv System Retrieval System Document Management Workflow Management Legacy Systeme Office Suite E-Mail Collaboration Suite Content Management © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 24

Zukünftige IT-Landkarte Retrieval System Document Management Legacy Systeme Content Management Data + File Management E-Mail Office Suite Collaboration Suite Knowledge Management Workflow Management Archiv System © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 25

Potentiale IDEA Arbeitsplatz-rechner Intra-, Inter-, Extranet Single point of truth. Suchzeitenoptimierung durch Reduzieren der Ablageorte. Einfache und kostengünstige Integration mit Drittanwendungen. Datei-, Mail-, Archiv-Server © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 26

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Meine Erwartungen Datenbankbasierte Dateisysteme werden in den nächsten 5-10 Jahren zum Standard. Die damit verbundene Virtualisierung von Datei- und Verzeichnisdiensten: öffnet weitgehende Modellierungsfreiheit für andere Arbeitsorganisationsformen (z.B. Mobile Worker, Outsourcing, Telearbeit). Gestaltet etablierte IT-Marktsegmente gravierend um. Reduziert Betriebs- und Herstellungskosten. Konzentriert die erheblich die Anbieterzahl. © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 28

Vielen Dank Gute Beratung erkennen Sie daran, dass Schwieriges und Kompliziertes einfach und machbar wird. Stefan Görres maitco management – it – consulting Stefan Görres Brüsseler Ring 51 52074 Aachen fon: +49 173 3131399 fax: +49 221 27113154 mail: goerres@maitco.de http: www.maitco.de/ © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 29