Trennungsrechnung und Overhead 2012

Agenda Warum Trennungsrechnung? (Herr Prof. Witte) Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL (Herr Schulze) Drittmittelanzeigen (Frau Lipinski) Diskussion

Warum Trennungsrechnung? Hintergrund: EU-Beihilferahmen Mit der Bearbeitung von Aufträgen Dritter durch die Hochschule, darf keine indirekte Subvention der Auftraggeber durch Landesmittel erfolgen (Landesmitarbeiter, Einrichtungen der Hochschule, …) Hier müssen alle Hochschulen eine Lösung finden Trennungsrechnung: berücksichtigt die indirekten Kosten als Overhead und weist diese auch in der Kalkulation aus Trennungsrechnung bezieht sich nur auf Aufträge Dritter: Private Unternehmen bietet diese Leistung auch an: z.B.: bilaterale Forschungsprojekte (Unternehmen finanziert Entwicklung) Messaufgaben und Analysen durch Unternehmen beauftragt Studien, direkt beauftragt …

Agenda Warum Trennungsrechnung? Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL Drittmittelanzeigen Diskussion

Was wird über den Overhead abgedeckt? Aufträge erzeugen zusätzlichen Aufwand Einstellung von Personal (Einstellung, Abrechnung, Infrastruktur-Integration ) Betriebs- und Mietkostenanteile Verträge mit den Projektpartnern Buchhaltungsaufgaben / Steuerfragen mehr Bestellungen Arbeitsplätze einrichten (Möbel, Rechner, email, etc. ...) mehr Betriebskosten (Server, Drucker, Telefone, …) Notwendigkeit von personellen Übergangslösungen (Budget muss da sein) Ausbau/Erhalt des Grundbedarfs (Messgeräte, etc.) Projektcontrolling (Rechnungen, Meilensteine, Terminverfolgung) Zusätzliche Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben in Lehre, Forschung und Transfer Kostenanteile des Landes müssen ausgeglichen werden Wettbewerbs- fähigkeit der HS-OWL

Overhead-Kosten an der HS-OWL Randbedingungen Alle Hochschulen haben unterschiedliche Regelungen getroffen: NRW: Es gibt keine Landesvorgabe. Ziel HS-OWL: Pauschalierter Ansatz für alle FB und Standorte gleich. Overhead-Ermittlung angelehnt an NRW Kostenmodell (Hochschul-Kompetenzzentrum Rechnungswesen NKR der Landes NRW an der Uni Duisburg/Essen) HS-OWL 40% der Personalkosten als Overhead durch Administrations- und Infrastrukturkosten mindestens 3% Gewinn Bisher: Jetzt: Personalkosten Material Externe Leistungen ggf. Gewinn Personalkosten Material Externe Leistungen 40 % Gewinn 3+x %

Was passiert mit dem Overhead? Zentral Miet- und Betriebskosten, Steuern, Buchführung, etc. Vertragswesen Personaleinstellung und –verwaltung Bestellwesen Raumschaffung Dezentral „Laborkostenstellen“ Aktuelle Arbeitsinfrastruktur Verbesserung der Ausstattung Personalüberbrückungen Möglichkeit der eigenen Voruntersuchungen Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben (Lehre, Forschung, Technologietransfer) 40% 60%

Grundlage für die 40 / 60% Kostenaufteilung? Die in der Administration zentral anfallenden Kosten müssen abgedeckt werden (wichtig für Wirtschaftsprüfer): Schätzung des VZÄ-Bedarfs (Personalstellen) für die Aufgabenerledigung Konsequenz: Konsens in der AG Trennungsrechnung: Bei heutigem Volumen scheinen 40% der Overhead-Kosten zentral angemessen. Es soll in spätestens 2 Jahren erneut betrachtet werden, sobald reale Erfahrungen und Zahlen vorliegen

Agenda Warum Trennungsrechnung? Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL Drittmittelanzeigen Diskussion

Wozu eine Drittmittelanzeige? Nachweis gegenüber Wirtschaftsprüfer/EU, Eine direkte Kostenzuordnung ist erfolgt und damit 1. die Subventionsfreiheit wirtschaftlicher Leistungen nachgewiesen 2. ein notwendiges Testat für den HGB-Jahresabschluss und die Bilanz nach HGB sichergestellt Info an die HS-Leitung Überblick über Projektaktivitäten, Controlling, Statistik, … Vorbereitung von Abrechnungsobjekten Eigene Dokumentation/Kalkulation Überblick über Projektaktivitäten und des Personaleinsatzes Deshalb: Drittmittelanzeige für alle Drittmittelaktivitäten

Die jeweilige Drittmittelanzeige ist zu finden auf der Internet-Seite der Hochschule  Formulare, Dezernat IV/Controlling, Drittmittel: Drittmittelanzeige bei Angebot eines wirtschaftlichen Projektes Drittmittelanzeige bei Bewilligung eines Förderantrages für ein öffentlich gefördertes Projekt Drittmittel-Sammelanzeige bei gleichgelagerten wirtschaftlichen Projekten unter 1.000 EUR Aufwandsanzeige für studentische Projekte In Kürze: Drittmittelanzeige für Weiterbildung/wissenschaftliche Tagung

Weitere Formulare: Finanzierungsplan nicht bei öffentlich geförderten Projekten (AZA über „kurzen Dienstweg“) Mit Overhead: Bilaterale Forschungsprojekte z. B. Forschungstätigkeiten f. Unternehmen Bilaterale Dienstleistungen z. B. Prüfungen, Beratungen, Gutachten, Vermietung von Hochschulinfrastruktur Ohne Overhead: Öffentliche Förderprojekte (Förderantrag) Studentische Projekte im Rahmen von Lehrveranstaltungen, auch wenn ein Dritter den Aufwand bezahlt Allgemeine Zuwendungen Dritter (Spenden, …) Marktpreise sind vorhanden

Weitere Formulare: Umbuchungsbeleg für die Personalstunden-/kosten in Kürze auf der Internetseite der Hochschule Nachkalkulation

Weitere Vorgehensweise: Drittmittelanzeige inkl. Anlagen an Dez. IV, SG 2 (derzeit Frau Lipinski) Prüfung, ggf. Rückfragen… bei Aufträgen > 1.000 EUR wird ein Abrechnungsobjekt eingerichtet Standard-Mail an den Projektleiter: alles o.k. + Abrechnungsobjekt Fragen zu den o.g. Formularen, etc. Stefanie Lipinski, Tel.: 05261/702-5921, stefanie.lipinski@hs-owl.de

Weitere Vorgehensweise: Durchführung des Projektes/Auftrags Durch den Projektleiter/Mitarbeiter: Rechnungen für Aufwand/Erlös werden mit dem Abrechnungsobjekt versehen Nach Projektende: Info durch den Projektleiter an Personalabteilung mittels Umbuchungsbeleg zum Personalaufwand Bei überjährigen Projekten: Personalaufwand zum 15.01. für das Vorjahr an die Personalabteilung melden Nachkalkulation erstellen Durch das Dez. IV Buchung der Rechnungen Overhead wird nach Vorgabe der Personalkosten umgebucht

Fazit: Die Hochschule OWL kann gegenüber den Wirtschaftsprüfern/EU nachweisen, dass keine bilateralen Projekte mittels staatlicher Hilfen quersubventioniert wurden! Die Hochschule kommt den gesetzlichen Verpflichtungen nach!

In Planung: Prozessdarstellung auf der Internetseite der Hochschule Von dort aus Zugriff auf alle benötigten Formulare

Agenda Warum Trennungsrechnung? Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL Drittmittelanzeigen Diskussion

Prof. Dr.-Ing. Stefan Witte Vizepräsident für Forschung und Technologietransfer der Hochschule Ostwestfalen-Lippe Telefon 05261 – 702 116 Telefax 05261 – 702 223 stefan.witte@hs-owl.de www.hs-owl.de