Eureka! -Anwenderschulung! Herzlich Willkommen zur Eureka! -Anwenderschulung! © ECG GmbH Berlin

Funktionen/Servicefunktionen Antragsbearbeitung (Demonstration) Schulungsplan Aufbau der Website Anmeldung Zugriffsrechte Funktionen/Servicefunktionen Antragsbearbeitung (Demonstration) Berichterstattung (incl. Übungsaufgaben) © ECG GmbH Berlin

allgemein zugänglicher Informationsteil Aufbau der Website ECG www.ecg.de allgemein zugänglicher Informationsteil passwortge-schütze Umgebung = EUREKA! © ECG GmbH Berlin

Aufbau der Website ECG Erstanmeldung noch nicht registrierter Träger! Mit Eingabe des selbst angelegten Benutzer-namen und Benutzer-passwort in EUREKA! Eingangs-bereich für die Trägernutzer-verwaltung © ECG GmbH Berlin

Bereits erfasster Träger Anmeldung Neuer Träger Bereits erfasster Träger Träger stellt zum ersten Mal einen ESF-Antrag und ist somit noch nicht bei ECG registriert Funktion Registrierung bzw. Anmeldeformular aktivieren und die geforderten Angaben ausfüllen Trägerpasswort für die Nutzerverwaltung geht per Post an den Träger es bestehen ESF-Projekte aber das Passwort fehlt oder wurde verlegt Anruf oder Mail an ECG mit Bitte um Zusendung neues Passwort alle bei ECG registrierten Träger haben bereits ein Passwort erhalten! © ECG GmbH Berlin

Zugriffsrechte werden über die passwort-geschützte Nutzer-verwaltung gesteuert © ECG GmbH Berlin

Die Nutzerverwaltung verwaltet: Angaben zum Antragsteller/Projektträger Logins und Passworte der Nutzer Legitimation (Unterschrift) der Nutzer Rechte der Nutzer © ECG GmbH Berlin

Es können Rechte getrennt vergeben werden für : Antrag TRS URS Nutzerverwaltung Nutzerrechte Es können Rechte getrennt vergeben werden für : Antrag TRS URS Verwendungsnachweis Bericht Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: Keine Rechte Neu Erstellen und Ändern Lesen Die Nutzerverwaltung ist mit Trägerlogin (Trägername) und Trägerpasswort geschützt © ECG GmbH Berlin

Vorstellung und Übungsaufgabe zur Nutzerverwaltung Zugriffsrechte Vorstellung und Übungsaufgabe zur Nutzerverwaltung © ECG GmbH Berlin

Allgemeine Vorstellung der Funktionen von Eureka © ECG GmbH Berlin

Funktionen Die Arbeit mit den ESF-Projekten erfolgt nach dem Einloggen in der geschützten Umgebung immer unter <Begleitsystem Projektebene> unter Angabe des ESF-Projektes Die Projektbegleitung ist unterteilt nach: Antragserstellung Berichterstattung © ECG GmbH Berlin

Funktionen Mailsystem Abruf der Mails erfolgt auf jeder Seite im Begleit-system Projektebene durch Anklicken des Schriftzuges © ECG GmbH Berlin

Funktionen Mailsystem Die Datenbank Eureka! ist mit einem internen teilautomatisierten Nachrichten- bzw. Mailsystem ausgestattet. Dieses Mailsystem wird zur Dokumentation der einzelnen Vorgänge in der Datenbank Eureka! genutzt und belegt somit alle Vorgänge und Änderungen. Abgelegt werden diese Eureka!-Mails in der Projekthistorie, die je nach Zugriffsrecht von allen Beteiligten eingesehen werden kann © ECG GmbH Berlin

Mailsystem Funktionen Anzahl ungelesener und gelesener Nachrichten Hinweis auf Zusatz-information Aufrufen abgelegter Nachrichten Ablage © ECG GmbH Berlin

Mailsystem -> Projekthistorie Funktionen Mailsystem -> Projekthistorie Das Mailsystem bildet die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Darstellung des individuellen Projektverlaufes in Form der Projekthistorie: © ECG GmbH Berlin

Projekthistorie Funktionen angezeigt werden pro Projekt chronologisch von unten nach oben: jeweils immer: Datum Absender Empfänger Bearbeitungszustand (Status) ggf. Mitteilungen pdf-Version des letzten Vorgangs -> gläserne Akte © ECG GmbH Berlin

Antragsbearbeitung © ECG GmbH Berlin

Der ESF-Antrag wird ausschließlich online gestellt! Antragsbearbeitung Der ESF-Antrag wird ausschließlich online gestellt! Ein ESF-Antrag besteht aus dem eigentlichen Online-Formular mit Angaben zu Allgemeines, Zielgruppe, Projektauskünfte, Kosten, Finanzierung, Kurzbeschreibung dem Antrag beizufügende Anlagen Projektbeschreibung, Begründung, Erläuterungen zum zeitl. Ablauf, Erläuterungen zur Projektverwaltung und –kontrolle, Erläuterung zur Kostenkalkulation, Erläuterungen zum Nachweis der Kofinanzierung Erklärung des Antragstellers Scoring-Fragebogen (wird von der Bewilligungsbehörde ausgefüllt) Erklärung der Bewilligungsbehörde zum Antrag © ECG GmbH Berlin

Demonstration in Eureka Antragsbearbeitung Demonstration in Eureka © ECG GmbH Berlin

Antragsbearbeitung Ein ESF-Antrag durchläuft bis zur Bewilligung verschiedene Bearbeitungsphasen bei allen Beteiligten Der jeweilige Bearbeitungszustand wird durch den Status gekennzeichnet, der für jeden Projektbeteiligten sichtbar ist Voraussetzung: der Bearbeiter ist eingeloggt © ECG GmbH Berlin

T FV TH Antragsbearbeitung Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Status 01 Antrag wurde erstellt; hat noch keine ESF-Nummer Träger bearbeitet Status 02 Antrag wurde vom Träger an FV abge-sendet FV prüft Status 1 Antrag von FV geprüft und an ECG weiter-gereicht ECG prüft Status 2/2b Antrag ist ESF-technisch vollständig FV kann bewilligen/ZWB bei ECG Status 8 Bewilligung liegt vor Bewilligung liegt ECG vor Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail T FV TH © ECG GmbH Berlin

Berichterstattung © ECG GmbH Berlin

die Berichterstattung gibt Auskunft über: Verwendungsnachweis Die Anforderungen beruhen auf der Festlegung der EU-Verordnung 438/2001 zur Umsetzung der Prüfbarkeit der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen Ein ausreichender Prüfpfad ist in diesem Sinne nur vorhanden, wenn folgende Angaben für ein ESF-Projekt erfasst werden: Belegnummer Beleg-, Buchungs- und Zahlungsdatum Zahlungsempfänger und Grund Betrag jeder Abrechnungsposition Bezeichnung der Belege sowie die Zahlungsweise wird projektbezogen mit Programmunterstützung vom Träger jeweils erstellt und kumulativ geführt die Berichterstattung gibt Auskunft über: Teilnehmerregistratursystem (TRS) die im TRS umgesetzten Anforderungen an die Erfassung der Teilnehmerdaten beruhen auf der bundesweiten Festlegung des Bundesarbeits-ministeriums schriftlich fixiert in den Programmplanungsdoku-menten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt Erfassung der Teilnehmerangaben und der Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen Verwendung der bewilligten Fördermittel (Einnahmen und Ausgaben) die Teilnehmer der Maßnahme (Name, Adresse usw.) und deren erreichte Ziele (Abschluss, Vermittlung) Verwendungsnach-weis TRS ESF-Bericht © ECG GmbH Berlin

(Einnahmen und Ausgaben) Berichterstattung Bericht 01.01.06-31.03.06 Einnahmen Ausgaben Jahres-bericht 2006 Bericht 01.04.06-30.06.06 Endbericht 01.01.2006-31.12.2007 Kumulativer Verwendungs-nachweis (Einnahmen und Ausgaben) Bericht 01.07.06-30.09.06 Bericht 01.10.06-31.12.06 Bericht 01.01.07-31.03.07 Kumulative Teilnehmer-stammdaten Jahres-bericht 2007 Bericht 01.04.07-30.06.07 Bericht 01.07.07-30.09.07 Bericht 01.10.07-31.12.07 © ECG GmbH Berlin

Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Berichterstattung Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekenn-zeichnet © ECG GmbH Berlin

T FV TH Berichterstattung Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Mail Status 00 Bericht wurde noch nicht erstellt Träger bearbeitet Status 01 Bericht wurde vom Träger erstellt Träger bearbeitet Status 02 Bericht an FV zur Prüfung abgesendet FV prüft Status 1 Bericht an ECG weiter-geleitet ECG prüft Status 2 Bericht ohne Beleg-prüfung vollständig Mail Mail Mail Mail Mail Mail T FV TH © ECG GmbH Berlin

Berichterstattung Unter <Begleitsystem Projektebene> findet sich die projektbezogene Berichterstattung © ECG GmbH Berlin

Allgemeine Vorstellung und Übungen zu zur Berichterstattung TRS Verwendungsnachweis ESF-Bericht (Zwischen-, Jahres- und Endbericht) © ECG GmbH Berlin

+ + Berichterstattung Berichts-zeitraum z.B. 1.04.05 - 30.06.05 Belegeingabe Stichtagsbericht Einnahme belege Einnahme + Ausgabe-belege Ausgabe Ausgaben- erklärung Land Berlin Status 2 + TRS Zahlungs-datum- filter Lisa Müller Willi Wipfel Unternehmen X TN-Stammblatt und UN-Stammblatt © ECG GmbH Berlin

= Untersetzung der getätigten Ausgaben nach Finanzierungsquellen Berichterstattung Ausgaben Maßnahmekosten Einkommen TN 10.000 € 25.000 € Gesamtkosten 35.000 € Finanzierung Kofinanzierung sonstige Einnahmen Privatmittel ESF-Mittel 27.000 € 7.950 € 0 € 50 € (Zinsen) Bundes-agentur f. Arbeit andere Bundes-progr. Zuschüsse des Landes sonstige Zuschüsse = Untersetzung der getätigten Ausgaben nach Finanzierungsquellen 25.000 € 0 € 2.000 € 0 € gesamt = 35.000 € gesamt = 27.050 € gesamt = 50 € © ECG GmbH Berlin

Berichterstattung © ECG GmbH Berlin

+/- Berichterstattung mittlere Spalte = „soll“- Finan-zierung lt. Abrechnung rechte Spalte = tatsächl. Einnahmen (davon tatsächlich erhalten) Kassen-bestand bzw. Anspruch auf Förder-mittel linke Spalte = Soll-Finanzie-rung lt. Bewilli-gung +/- © ECG GmbH Berlin

Berichterstattung Korrekturen eine Korrektur der Einnahmen und Ausgaben erfolgt grundsätzlich im aktuellen Zwischenbericht durch Saldobildung (sogn. „Korrekturbuchung“) Für eine Korrektur der Abrechnung muss prinzipiell immer ein neuer zusätzlicher Datensatz im VWN erzeugt werden. Die „fehlerhafte“ Position verbleibt unverändert im VWN! ein Korrekturdatensatz muss immer erläutert werden und ggf. den Zusammenhang zur korrigierten Abrechnungsposition im VWN darstellen © ECG GmbH Berlin

Demonstration und Übung Bericht - Übung Demonstration und Übung © ECG GmbH Berlin

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! © ECG GmbH Berlin